DB15∕T 2460-2021 著名人物檔案整理規(guī)范

1、ICS01.040.01CCSA1415內(nèi)蒙古自治區(qū)地方標(biāo)準(zhǔn)DB15/T 24602021著名人物檔案整理規(guī)范The specification of celebrity archival arrangement2021-12-10 發(fā)布2022-01-10 實(shí)施內(nèi)蒙古自治區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā) 布學(xué)兔兔 標(biāo)準(zhǔn)下載DB15/T 24602021目次前言II1 范圍12 規(guī)范性引用文件13 術(shù)語和定義14 收集35 整理46 裝盒67 編制檔案目錄7附錄 A（規(guī)范性）檔號(hào)結(jié)構(gòu)和構(gòu)成說明8附錄 B（規(guī)范性）歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣及示例9附錄 C（資料性）著名人物檔案目錄式樣10附錄 D（資料性）著

2、名人物檔案目錄封面式樣12附錄 E（資料性）著名人物檔案目錄備考表式樣13附錄 F（資料性）檔案盒式樣14附錄 G（資料性）檔案盒備考表式樣16IDB15/T 24602021前言本文件按照GB/T 1.12020標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定起草。本文件由內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局提出并歸口。本文件起草單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館。本文件主要起草人：穆林、烏冰、張存貴、肖虎、李秀萍、蔡霞、梁?jiǎn)磸?qiáng)、楊靜、邢夢(mèng)然。IIDB15/T 24602021著名人物檔案整理規(guī)范1 范圍本文件規(guī)定了著名人物檔案整理原則和方法。本文件適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)各級(jí)檔案館著名人物檔案的整理。2 規(guī)范性引用

3、文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件， 僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范GB/T 18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T1檔案工作術(shù)語DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范3 術(shù)語和定義DA/T1界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。著名人物celebrity在某一領(lǐng)域、行業(yè)、學(xué)科做出過重大貢獻(xiàn)

4、，產(chǎn)生較大影響，并得到社會(huì)和歷史認(rèn)可的內(nèi)蒙古籍或在內(nèi)蒙古自治區(qū)境內(nèi)長(zhǎng)期工作活動(dòng)過的非內(nèi)蒙古籍的知名人士。著名人物檔案celebrity archives著名人物在長(zhǎng)期工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的具有保存、利用價(jià)值的不同載體的文字、圖表、聲像等歷史記錄。1DB15/T 24602021立檔單位founds constituting unit構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人，著名人物檔案的立檔單位為著名人物個(gè)人。著名人物全宗celebrity fonds著名人物個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。匯集全宗collected fonds由若干個(gè)檔案數(shù)量較少且具有某些共同特征或聯(lián)系的全宗組成的作為一個(gè)

5、全宗對(duì)待的檔案整體。收集collection檔案館接收、征集著名人物檔案的活動(dòng)。包括檔案館依法接收；購買、復(fù)制或交換；檔案所有者向檔案館捐贈(zèng)；寄存及其他收集方式。整理archival arrangement按照一定原則對(duì)著名人物檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號(hào)和編目等，使之有序化的過程。編目catalogue按照一定的規(guī)則進(jìn)行著名人物檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。檔案目錄list按照一定的次序編排而成的揭示檔案內(nèi)容與形成特征的條目組合，是檔案管理、檢索和利用的工具。檔號(hào)archival code以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映著名人物檔案排列順序的一組代碼。件item歸檔文件材料的整

6、理單位。2DB15/T 24602021保管期限r(nóng)etention period對(duì)檔案劃定的存留年限。紙質(zhì)檔案paper records以紙張作為載體的檔案，如履歷、書稿、日記、筆記、家譜等。照片檔案photographic records以靜止攝影影像為主要反映方式有保存價(jià)值的歷史記錄，一般包括底片、照片和說明三部分。數(shù)碼照片檔案digital photographic records有歸檔價(jià)值的用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。錄音錄像檔案audio and video records采用數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體中以聲音或影

7、像為主要呈現(xiàn)方式的具有憑證、查考和保存價(jià)值的信息記錄。實(shí)物檔案physical archives具有檔案屬性的實(shí)物通過收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案。電子文件electronic records在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體中，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。4 收集收集原則著名人物在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的，具有查考、保存價(jià)值的各種載體的材料應(yīng)收集歸檔。收集范圍著名人物檔案收集范圍如下：3DB15/T 24602021a) 反映著名人物主要經(jīng)歷和活動(dòng)的生平材料，如自傳、往來信件、履歷表等；b) 反映著名人物社會(huì)活動(dòng)的材料，如報(bào)告、演講稿、工作日記

8、、簽到簿等；c) 反映著名人物成就的材料，如研究成果、作品等；d) 社會(huì)對(duì)著名人物研究、評(píng)價(jià)的資料，如紀(jì)念性、回憶性、介紹性、研究性文章等；e) 與著名人物有直接關(guān)系的材料，如各類證件、證書、獎(jiǎng)?wù)?、譜牒等；f) 反映著名人物活動(dòng)的照片、錄音、錄像等；g) 著名人物生活用品、手工藝品、收藏品等與本人相關(guān)且具有查考價(jià)值和紀(jì)念意義的物品；h) 其他具有保存價(jià)值的檔案資料。5 整理 整理原則遵循文件材料形成的客觀規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，真實(shí)反映著名人物工作、學(xué)習(xí)和生活的本來面貌，保證同一來源檔案的完整性，便于保管和利用。電子檔案整理應(yīng)便于數(shù)字化管理，按照GB/T 18894執(zhí)行。 整理總體要

9、求5.2.1 全宗劃分著名人物檔案以個(gè)人為單位進(jìn)行整理，為方便管理，根據(jù)實(shí)際情況，可將著名人物檔案設(shè)立為獨(dú)立全宗或匯集全宗。5.2.2 保管期限著名人物檔案全宗保管期限均為永久。5.2.3 分類制定分類方案，全宗內(nèi)檔案分為五類：紙質(zhì)檔案、照片檔案、數(shù)碼照片檔案、錄音錄像檔案、實(shí)物檔案。5.2.4 編號(hào)規(guī)則歸檔文件材料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)，檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則，按照DA/T 13中檔號(hào)編制規(guī)則執(zhí)行。5.2.5 整理依據(jù)按照DA/T 22中紙質(zhì)檔案整理規(guī)定執(zhí)行；按照GB/T 11821中照片檔案整理規(guī)定執(zhí)行；按照DA/T 50 中數(shù)碼照片檔案整理規(guī)定執(zhí)

10、行；按照DA/T 78中錄音錄像檔案整理規(guī)定執(zhí)行；實(shí)物檔案整理視具體情況而定。 整理方法5.3.1 紙質(zhì)檔案整理方法4DB15/T 24602021歸檔文件一般以每份文件為一件。履歷表格等圖表一套為一件；同一事件的來信和復(fù)信為一件；自傳、演講稿、學(xué)術(shù)論文、手稿、紀(jì)念文稿一般獨(dú)立成件，如有復(fù)制件、修改稿等也可為一件； 簽到簿、日記、著作等簿冊(cè)書籍一本為一件；事跡報(bào)道等報(bào)紙刊物一期為一件。件內(nèi)文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。件的排序一般按時(shí)間結(jié)合事由排列。對(duì)于事由

11、排列的先后順序一般按履歷簡(jiǎn)介、個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人成就等著名人物生平經(jīng)歷的發(fā)展順序進(jìn)行。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。成套性的文件材料可集中排列。檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般為：全宗號(hào)-類別號(hào)-件號(hào)，檔號(hào)的構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。檔案應(yīng)以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，應(yīng)分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可保持原有頁碼不變。歸檔文件應(yīng)在首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章項(xiàng)目、格式應(yīng)符合附錄B 的規(guī)定。著名人物字畫、圖表等不同的形狀與大小的紙質(zhì)檔案，按照尺寸制作信封或特殊裝具，在右上角加蓋歸檔章或粘貼相

12、同內(nèi)容的標(biāo)簽。歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，已破損的，可按照DA/T 25描述的方法予以修復(fù)，按照DA/T 69中相關(guān)要求進(jìn)行裝訂。5.3.2 照片檔案整理方法照片檔案應(yīng)按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。照片的檔號(hào)（照片號(hào)）是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、類別號(hào)、件號(hào)（張?zhí)枺┙M成，格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。經(jīng)過排序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。單張照片說明的填寫應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫。格式如下：題 名 ： 照片號(hào)： 底片號(hào)： 時(shí) 間 ： 攝影者：文字說明：填寫題名應(yīng)簡(jiǎn)明

13、概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日，不足兩位數(shù)的， 用0補(bǔ)齊。示例：1953年3月2日寫作19530302。攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。單張照片的說明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片裝具空白處的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片的說明可另附紙書寫，與照片一同

14、保存。如有底片，整理應(yīng)便于相照片和底片的相互查找。5.3.3 數(shù)碼照片整理方法5DB15/T 24602021反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。數(shù)碼照片檔案按時(shí)間結(jié)合事由排列。整理過程中，應(yīng)以檔號(hào)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。檔號(hào)由全宗號(hào)、類別號(hào)、件號(hào)（張?zhí)枺┙M成， 格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素， 概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或

15、RAW格式，推薦采用JPEG格式。數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，可采用硬磁盤和光盤作為數(shù)碼照片檔案長(zhǎng)期保存的存儲(chǔ)載體。數(shù)碼照片檔案一般采用一式3套分別存放。5.3.4 錄音錄像檔案整理方法由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨(dú)立存在的錄音錄像文件又稱為自然件,錄音錄像檔案以件為單位進(jìn)行整理。錄音錄像電子文件按照時(shí)間結(jié)合事由排列，整理結(jié)果應(yīng)保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。應(yīng)按照錄音錄像文件記錄的時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號(hào)并表示。為錄音錄像檔案編制檔號(hào)，檔號(hào)由全宗號(hào)、類別號(hào)、件號(hào)組成，格式及構(gòu)成應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。以檔號(hào)對(duì)錄音錄像電子文件重新命名。整理過程中應(yīng)對(duì)模

16、擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,按照DA/T 78中相關(guān)規(guī)定，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在硬磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件。應(yīng)對(duì)錄音錄像文件原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管，除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，裝盒豎立存放，避免擠壓。遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，選擇磁性載體、光盤適宜溫度濕度，妥善保存。5.3.5 實(shí)物檔案整理方法實(shí)物檔案一般以每個(gè)（件、套、張、本、枚等）單獨(dú)物品為一件，也可視具體情況而定。每件檔案按照時(shí)間順序排列，成套性的也可集中排列在一起。實(shí)物檔案體積形式不一，整理方式可靈活掌握。體積較小的實(shí)物檔案可放入特制檔案袋中加蓋歸檔章再

17、按順序放入檔案盒中；體積較大的實(shí)物檔案可直接放入特制裝具中，在裝具上粘貼與歸檔章內(nèi)容相同的標(biāo)簽，粘貼位置應(yīng)便于查找。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案歸檔章相同，項(xiàng)目、格式應(yīng)符合附錄B的規(guī)定。6 裝盒 裝盒要求將著名人物檔案材料按類別和檔號(hào)順序裝入標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或特殊裝具中，不同載體形式的檔案材料一般不混裝，特殊載體的檔案應(yīng)根據(jù)不同的形狀與尺寸制作裝具。紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)檔案盒規(guī)格、尺寸具體詳見附錄F。 填寫檔案盒封面著名人物檔案盒封面填寫項(xiàng)目包括全宗名稱、保管期限、件數(shù)，詳見附錄F。6DB15/T 24602021 填寫檔案盒脊著名人物檔案盒盒脊背填寫項(xiàng)目包括全宗號(hào)、起止日期、類別號(hào)、起止件號(hào)、盒號(hào)，詳見附錄F。 填

18、寫盒內(nèi)備考表盒內(nèi)備考表填寫項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，詳見附錄G。7 編制檔案目錄著名人物檔案目錄編制著名人物檔案目錄，各類載體檔案目錄具體情況詳見附錄C。著名人物檔案目錄封面著名人物檔案目錄封面包括全宗號(hào)、類別號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限，詳見附錄D。著名人物檔案目錄備考表著名人物檔案目錄備考表填寫項(xiàng)目包括全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、件數(shù)、起止日期、目錄張數(shù)、說明、目錄編制人、目錄編制日期，詳見附錄E。編制機(jī)讀目錄永久保存的檔案應(yīng)編制機(jī)讀目錄，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合國家檔案管理相關(guān)要求。7DB15/T 24602021AA附 錄 A（規(guī)范性）檔號(hào)結(jié)構(gòu)和構(gòu)成說明

19、著名人物檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為二種。第一種，設(shè)為獨(dú)立全宗，結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)類別號(hào)件號(hào)即：XXXX XX XXXX件號(hào)、張?zhí)栴悇e號(hào)獨(dú)立全宗號(hào)第二種，設(shè)為匯集全宗，結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)類別號(hào)件號(hào)即：XXXX XXXX·XX XXXX檔號(hào)結(jié)構(gòu)名稱說明：件號(hào)、張?zhí)栴悇e號(hào)人物號(hào)匯集全宗號(hào)全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，全宗號(hào)用 4 位代碼標(biāo)識(shí)，第一位以字母標(biāo)識(shí)，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如：G650。類別號(hào)：用 2 位代碼標(biāo)識(shí)，紙質(zhì)檔案為“01”，照片檔案為“02”，數(shù)碼照片檔案為“03”，錄音錄像檔案為“04”，實(shí)物檔案為“05”。人物號(hào)：為 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“0001”開始順序排號(hào)。件號(hào)（張?zhí)枺?/p>

20、為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“0001”開始順序排號(hào)。8DB15/T 24602021BB附 錄 B（規(guī)范性）歸檔章(檔案粘貼標(biāo)簽)式樣及示例B.1 歸檔章（檔案粘貼標(biāo)簽）式樣見表 B.1。表B.1 歸檔章（檔案粘貼標(biāo)簽）式樣單位：mm 比例1:1全宗號(hào)*年度件號(hào)8類別號(hào)保管期限頁數(shù)3×15注： 標(biāo)有“*”號(hào)的為選擇項(xiàng)。B.2 歸檔章（檔案粘貼標(biāo)簽）示例見表 B.2。表B.2 歸檔章（檔案粘貼標(biāo)簽）示例G6501986000101永久359DB15/T 24602021CC附 錄 C（資料性）著名人物檔案目錄式樣C.1 著名人物紙質(zhì)檔案目錄式樣見表 C.1。表C.1 著名人物紙質(zhì)檔案目錄式樣序號(hào)檔號(hào)責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注C.2 著名人物照片檔案目錄式樣見表 C.2。表C.2 著名人物照片檔案目錄式樣序號(hào)檔號(hào)責(zé)任者題名攝影者拍攝時(shí)間照片張?zhí)杺渥.3 著名人物數(shù)碼照片檔案目錄式樣見表 C.3。表C.3 著名人物數(shù)碼照片檔