公司寫(xiě)字樓退租管理辦法

1、寫(xiě)字樓退租管理辦法第一條 為規(guī)范 xx 公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司” ）所管轄范圍內(nèi)所有大廈 租戶(hù)的退租管理，優(yōu)化退租程序，維護(hù)雙方權(quán)益。根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定及公司有關(guān)規(guī)章制度，特制定本辦法。第二條 本辦法中相關(guān)名詞定義如下：1. “大廈 ” ：指由公司直接或代管的物業(yè)項(xiàng)目及其附屬區(qū)域；2. “租戶(hù)” ：指已與公司簽訂租賃合同 、 物業(yè)管理合同的租戶(hù)（即合同乙方） ；3. “退租” ：包括自然退租和非自然退租。 “自然退租”指合同到期。 “非自然退租”指租戶(hù)在不具備法定或合同約定的解除條件時(shí)，因租戶(hù)單方原因提前終止合同的履行， 并按合同約定和有關(guān)辦法交還租賃單元的行為；4. “協(xié)作部門(mén)” ：指公司

2、具體負(fù)責(zé)租戶(hù)退場(chǎng)工作的部門(mén)。第三條 租戶(hù)退租時(shí)，應(yīng)遵循客戶(hù)退租管理流程（見(jiàn)附件一）辦理相關(guān)手續(xù)。第四條公司有關(guān)人員在辦理租戶(hù)退租工作時(shí)，要嚴(yán)格依照公司租賃合同 、 租賃合同、 本管理辦法及國(guó)家或地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條各協(xié)作部門(mén)職責(zé)（詳見(jiàn)附件二）：1市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部：負(fù)責(zé)與客戶(hù)商談，編制退租方案，進(jìn)行退租談判，做好相關(guān)合同會(huì)簽等工作。2客戶(hù)服務(wù)部：負(fù)責(zé)退租客戶(hù)的訪(fǎng)談?wù){(diào)查，準(zhǔn)備退租資料，審核各類(lèi)退租材料，收回公司發(fā)放的各類(lèi)證卡，出具退租報(bào)告，協(xié)助做好租區(qū)保潔，將相關(guān)資料存檔。3 .計(jì)劃財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審查收繳退租客戶(hù)的費(fèi)用繳清情況，進(jìn)行 租、押金處理。4 .工程部：對(duì)退租租賃單元恢復(fù)后進(jìn)行驗(yàn)收，根據(jù)實(shí)際情

3、況出 具整改意見(jiàn)。5 .安保部：協(xié)助其他門(mén)做好相關(guān)輔助性工作。第六條 客戶(hù)退租的具體處理事項(xiàng)包括：1 .客戶(hù)自然退租的處理1.1 客戶(hù)合同到期前3個(gè)月，由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與客戶(hù)商談續(xù)租事宜， 若客戶(hù)同意續(xù)租，則于合同到期前重新簽訂租賃和物業(yè)管理合同。1.2 若客戶(hù)確定不再續(xù)租，客戶(hù)服務(wù)部配合市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部了解客戶(hù) 退租原因，相關(guān)協(xié)作部門(mén)按流程為客戶(hù)辦理退租手續(xù)。2 .客戶(hù)提前退租的處理2.1 客戶(hù)向市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提交退租申請(qǐng)，填寫(xiě) 大廈客戶(hù)退 租申請(qǐng)表。2.2 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與客戶(hù)服務(wù)配合調(diào)查并分析客戶(hù)退租原因，客戶(hù) 服務(wù)部向市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提供客戶(hù)退租前的詳細(xì)欠費(fèi)或應(yīng)繳費(fèi)清單。2.3 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與客戶(hù)商談編制退租方

4、案，進(jìn)入退租談判。2.3.1 若能與客戶(hù)達(dá)成并簽訂退租協(xié)議，按協(xié)議辦理，簽訂協(xié)議后， 將協(xié)議復(fù)印件送交客戶(hù)服務(wù)部。 若退租客戶(hù)繳納的保證金足夠抵扣欠款，按正常退租進(jìn)行。2.3.2 若因客戶(hù)原因無(wú)法達(dá)成一致意見(jiàn)不能簽訂退租協(xié)議，且其保證金不足以抵扣欠款時(shí)， 由客戶(hù)服務(wù)部出具清退報(bào)告， 報(bào)經(jīng)理辦公 會(huì)研究，再根據(jù)經(jīng)理辦公會(huì)達(dá)成的決議執(zhí)行。2.4 客戶(hù)服務(wù)部引導(dǎo)客戶(hù)辦理退租的具體手續(xù)。3 . 因客戶(hù)違約及其它原因而強(qiáng)制退租的處理3.1 由于客戶(hù)惡意拖欠費(fèi)用等原因，客戶(hù)服務(wù)部經(jīng)努力而無(wú)法解決、 確需通過(guò)解除合同以減少公司損失時(shí)， 客戶(hù)服務(wù)部應(yīng)發(fā)出工作聯(lián)系單將有關(guān)事由及時(shí)通知市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部。3.2 市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)

5、部在無(wú)法同客戶(hù)取得聯(lián)系，或洽談無(wú)法達(dá)成一致而客戶(hù)經(jīng)催告既不履行合同也拒不辦理退租手續(xù)等情況下， 以工作聯(lián)系單方式通知客戶(hù)服務(wù)部， 由客戶(hù)服務(wù)部、 安全保衛(wèi)部等協(xié)作部門(mén)在公證人員的監(jiān)督下對(duì)租區(qū)進(jìn)行清理，使租區(qū)恢復(fù)至待租狀態(tài)。3.3 因客戶(hù)原因給公司租賃區(qū)造成破壞， 且客戶(hù)無(wú)力或不愿承擔(dān)賠償責(zé)任時(shí)，公司可依法向有關(guān)部門(mén)提出上訴。3.4 退證客戶(hù)服務(wù)部收回公司發(fā)放給客戶(hù)的各類(lèi)證、卡。3.5 驗(yàn)收客戶(hù)按要求對(duì)租賃單元恢復(fù)到原狀或達(dá)到租賃合同、 退租協(xié)議中約定的狀態(tài)后， 客戶(hù)服務(wù)部會(huì)同工程管理部、 安全保衛(wèi)部對(duì)租區(qū)進(jìn)行驗(yàn)收。3.5.1 驗(yàn)收合格后，客戶(hù)服務(wù)部給客戶(hù)出具退租報(bào)告 ，督促做好退租區(qū)的保潔工作

6、，將相關(guān)資料存檔。3.5.2 驗(yàn)收不合格， 由工程部出具整改意見(jiàn)， 客戶(hù)按整改意見(jiàn)進(jìn)行整改，直至整改達(dá)標(biāo)，再由客戶(hù)服務(wù)部出具退租報(bào)告 ，督促做好退租區(qū)的保潔工作，將相關(guān)資料存檔。3.6 結(jié)算客戶(hù)在完成以上手續(xù)后，憑客戶(hù)服務(wù)部出具的退租報(bào)告到計(jì)劃財(cái)務(wù)部結(jié)清費(fèi)用。3.7 遷出客戶(hù)服務(wù)部通知安全保衛(wèi)部做好相關(guān)工作，協(xié)助客戶(hù)辦理遷出（物品搬出）等相關(guān)事宜，收回租區(qū)鑰匙。3.8 待租處理客戶(hù)遷出后，客戶(hù)服務(wù)部安排保潔人員對(duì)空租區(qū)進(jìn)行保潔清理，待其達(dá)到待租狀態(tài)后，書(shū)面通知市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部該租區(qū)可以正常出租。3.9 存檔由客戶(hù)服務(wù)部和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部分別整理客戶(hù)詳細(xì)資料檔案， 備檔查詢(xún)?？蛻?hù)服務(wù)部和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部應(yīng)就此客戶(hù)

7、入駐和退租期期間，對(duì)公司 的服務(wù)和管理情況按各自職能進(jìn)行分析總結(jié)， 形成記錄。并將其中的 有效信息傳遞至相關(guān)會(huì)議和部門(mén)，以便采取完善糾正和預(yù)防措施。最新合同范本附件一:1客戶(hù)退租管理流程附件二：客戶(hù)退租管理要求描述在舁 廳P活動(dòng)類(lèi)型活動(dòng)要求記錄1提交退租 申請(qǐng)客戶(hù)合同到期不再續(xù)租或因其它原因向市 場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提出提前退租。2編制退租 力殺如果客戶(hù)提前退租等非正常退租，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo) 部接收到以上信息后報(bào)部門(mén)經(jīng)理，按照租戶(hù) 退租情況編制退租方案。3退租談判1.1 由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與客戶(hù)就退租方案進(jìn)行交 流溝通并基本達(dá)成T,簽訂退租協(xié)議。1.2 如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與客戶(hù)就退租方案進(jìn)行交 流溝通沒(méi)有達(dá)成T,無(wú)法簽訂退租

8、協(xié)議。 則由客戶(hù)服務(wù)部在公司內(nèi)部會(huì)簽清退報(bào) 告。4清退報(bào)告1.1 消退報(bào)告內(nèi)核算的客戶(hù)保證金足以抵扣 所欠各項(xiàng)費(fèi)用,則按照清退報(bào)告辦理后 續(xù)流程。1.2 消退報(bào)告內(nèi)核算的客戶(hù)保證金不足以抵 扣所欠各項(xiàng)費(fèi)用，則由經(jīng)理辦公會(huì)集體決 議。清退報(bào)告5合同會(huì)簽市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部與提前退租的租戶(hù)簽訂退租協(xié) 議退租協(xié)議6準(zhǔn)備退租 資料1.1 客戶(hù)服務(wù)部按正常退租和簽訂退租協(xié) 議的租戶(hù)分別準(zhǔn)備退租資料。1.2 安保部根據(jù)客戶(hù)服務(wù)部出具的協(xié)助租戶(hù) 搬家的協(xié)作單配合租戶(hù)搬運(yùn)物品出大廈。協(xié)作單7對(duì)租區(qū)進(jìn) 行恢復(fù)客戶(hù)依據(jù)租賃合同或退租協(xié)議要求， 對(duì)承租單元進(jìn)行恢復(fù)。退租協(xié)議8收回公司 發(fā)放的各 類(lèi)證、卡客戶(hù)持有效證件和完整的

9、證、卡到客戶(hù)服務(wù) 中心辦理退還證、卡事宜。9對(duì)恢復(fù)后 租區(qū)進(jìn)行 驗(yàn)收工程管理部、客戶(hù)服務(wù)部、安全保衛(wèi)部與客 戶(hù)對(duì)退還的租區(qū)進(jìn)行驗(yàn)收，在退租房屋交 接表上簽字，由客戶(hù)服務(wù)部收回租區(qū)鑰匙。退租房屋交接 表10出具整改 意見(jiàn)若租區(qū)恢復(fù)經(jīng)驗(yàn)收不符合要求，在退租房退租房屋交接在舁 廳P活動(dòng)類(lèi)型活動(dòng)要求記錄屋交接表上提出整改意見(jiàn)，由客戶(hù)服務(wù)部 向客戶(hù)提出整改要求。表11進(jìn)行整改客戶(hù)根據(jù)整改意見(jiàn)進(jìn)行整改。12出具退租 報(bào)告客戶(hù)服務(wù)部對(duì)驗(yàn)收合格的退還租區(qū)向公司出 具退租報(bào)告，按正常退租和非正常退租兩 種情況對(duì)情況進(jìn)行描述，并將信息反饋到市 場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后將退租報(bào)告 交至計(jì)財(cái)部。退租報(bào)告13相關(guān)協(xié)助安保部對(duì)退還的租區(qū)進(jìn)行巡視，協(xié)助客戶(hù)服 務(wù)部對(duì)租戶(hù)遺留問(wèn)題的處理。14租區(qū)保潔客戶(hù)服務(wù)部通知保潔單位對(duì)收回的租區(qū)進(jìn) 行保潔清理。15接收信息客戶(hù)服務(wù)部將客戶(hù)已經(jīng)完成退租將租區(qū)歸 還的信息反饋到市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部將 該租區(qū)列入待租單元