采購管理教學(xué)ppt第13講 訂貨交付及物流管理

1、13.1 13.1 訂貨流程（訂貨流程（Order Process）13.2 13.2 采購訂單（采購訂單（Purchasing Order）13.3 13.3 交貨物流交貨物流 ( (Delivery & Logistics) )13.4 13.4 付款結(jié)算（付款結(jié)算（Payment）13.5 13.5 程序改進(jìn)（程序改進(jìn)（Procedure Improving ） 訂貨流程（訂單履行流程）： 1.準(zhǔn)備并發(fā)送采購訂單 2.訂單跟蹤或催貨 3.貨物裝卸和運(yùn)輸 4.貨物接受及檢驗(yàn) 5.結(jié)清發(fā)票并支付貨款 6.監(jiān)管及績效記錄訂單處理貨物交付后期采購訂貨信息流：1 庫存或生產(chǎn)部門將購貨請(qǐng)求發(fā)

2、到采購部；2 采購部向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單；3 將采購?fù)ㄖl(fā)給收貨部門；4 將采購?fù)ㄖl(fā)給應(yīng)付款處理部門物流： 5 供應(yīng)商將貨物運(yùn)輸或發(fā)給收貨部門；資金信息流：6 收到發(fā)票；7 收貨通知發(fā)付款部門；8 通知出納付款資金流： 9 出納將支票發(fā)給供應(yīng)商 1.1.請(qǐng)購確認(rèn)。請(qǐng)購確認(rèn)。 確認(rèn)需求：買什么，買多少，何時(shí)買，誰決定？ 制定需求說明：品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸、檢驗(yàn)及退回處理方式等； 審核請(qǐng)購單：編號(hào)、申請(qǐng)部門、日期；物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、估價(jià)、用途、需求日期、備注（結(jié)算及資金來源）；申請(qǐng)人，申請(qǐng)部門、經(jīng)理批準(zhǔn)人。 2.2.采購訂單準(zhǔn)備。采購訂單準(zhǔn)備。制作訂單；訂單審批（approval）

3、；訂單發(fā)送。 3.3.供應(yīng)商簽訂采購訂單供應(yīng)商簽訂采購訂單。供應(yīng)商接收采購訂單；簽字確認(rèn)；執(zhí)行訂單。 采購訂單發(fā)給供應(yīng)商后，采購方會(huì)進(jìn)行跟蹤后訂單催貨，一般在訂單發(fā)出的同時(shí)確定合適的跟蹤接觸日。 跟蹤：對(duì)訂單所做的例行追蹤以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾，及時(shí)了解質(zhì)量、進(jìn)度或發(fā)運(yùn)方面的問題，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤方式：走訪、電話詢問、發(fā)送跟蹤單、互聯(lián)網(wǎng)通訊、供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)告進(jìn)度等。 催貨：對(duì)供應(yīng)商施加壓力以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或加快已經(jīng)延誤的訂單的貨物發(fā)運(yùn)。催貨活動(dòng)只是訂單的一小部分，一般只在現(xiàn)貨訂購、物資匱乏的訂貨時(shí)，催貨活動(dòng)確實(shí)有意義。 在采購周期中，本階段主要包

4、括采購需求的實(shí)物轉(zhuǎn)移過程。 選擇承運(yùn)人 貨物裝配 組織運(yùn)輸過程 傳送單據(jù)： 物料核發(fā)單（貨單）：由供應(yīng)商提供給采購方，表明物料已經(jīng)發(fā)出的憑證，貨單上載明所發(fā)運(yùn)貨物的有關(guān)信息 物料裝箱單：是由供應(yīng)商提供的，詳細(xì)記載了所運(yùn)輸貨物的內(nèi)容，其中包括了運(yùn)輸產(chǎn)品的描述和數(shù)量，買方收到貨物時(shí)裝箱單是重要的參考依據(jù)，裝箱單與核發(fā)單的物料數(shù)量應(yīng)該一致。 提單：提單主要表明承運(yùn)人的責(zé)任，承運(yùn)人利用提單來記錄交到工廠的貨物數(shù)量。提單有利于保護(hù)承運(yùn)人避免不合理行為的指控。（1 1）接收流程：）接收流程：正確接收有重要意義，許多企業(yè)貨物接收集中于一個(gè)部門，收貨部門與采購部門關(guān)系密切。但在JIT庫存管理系統(tǒng)中，已經(jīng)獲得認(rèn)

5、證的供應(yīng)商的物料免除接受和檢查這兩道程序，并且直接送往使用部門。貨物接收的目的：確認(rèn)以往發(fā)出的訂單采購的貨物已經(jīng)到達(dá)；檢查到達(dá)的貨物是否完好無損；確保收到所訂購的貨物數(shù)量；確認(rèn)將貨物應(yīng)該送往俠義目的地（儲(chǔ)存、檢驗(yàn)或使用）；確保有關(guān)手續(xù)或文件已經(jīng)登記或送交有關(guān)人員。接收的方式：收貨部門填寫采購單副本中的數(shù)量、使用可傳遞的專門的收貨單。接受貨物的過程應(yīng)該通過利用條形碼技術(shù)進(jìn)行收貨并入庫。（2 2）貨物驗(yàn)收：）貨物驗(yàn)收：檢查的重點(diǎn)內(nèi)容：辨認(rèn)廠商和物料名稱，查驗(yàn)貨物是否短缺（發(fā)運(yùn)數(shù)量不足或運(yùn)輸中的丟失）；物料損毀等質(zhì)量問題（當(dāng)質(zhì)量無法確保時(shí)，就會(huì)進(jìn)行進(jìn)貨檢查），確定運(yùn)交日期，通知有關(guān)單位驗(yàn)收結(jié)果。減少

6、或消除檢查：采購商的想盡可能減少或消除對(duì)收貨的檢查環(huán)節(jié)。設(shè)計(jì)階段的質(zhì)量、供應(yīng)流程中的質(zhì)量、JIT生產(chǎn)環(huán)境下的質(zhì)量保證。驗(yàn)收不符與退貨處理。數(shù)量與合約不符；運(yùn)輸耗損的處理；拒收物料的退回；違約罰款的催收；特采或特別認(rèn)可。收貨誤差報(bào)告。 貨款結(jié)算是整個(gè)采購業(yè)務(wù)過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，能否按時(shí)支付貨款時(shí)供應(yīng)商最關(guān)心的問題，也是采購方的信譽(yù)所在。 供應(yīng)商在交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，收貨方及時(shí)履行付款義務(wù)。付款時(shí)采購方應(yīng)該核查訂單、發(fā)票、倉庫收料單的一致性，財(cái)務(wù)部門審核采購核銷的單證，審核無誤后才能付清貨款 把與訂單有關(guān)的單據(jù)、文件副本進(jìn)行組織和歸檔，并把采購部門想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。前者主要

7、是一種例行公事，后者則涉及對(duì)保存什么樣的記錄以及保存多久進(jìn)行判斷。 要保存的記錄有以下幾種： 采購訂單目標(biāo) 采購定案卷宗 關(guān)系維護(hù)記錄：對(duì)供應(yīng)商交付績效進(jìn)行總結(jié)評(píng)定并記錄備冊(cè)在案。 供貨合同與采購訂單：在選擇供應(yīng)商、簽訂合同后簽發(fā)采購訂單。采購部門應(yīng)在采購合同框架內(nèi)擬定采購訂單，采購訂單與采購合同有同樣的法律效力。 供應(yīng)商收到采購訂單正本和一份復(fù)本，供應(yīng)商在正本中簽字，并將其發(fā)送給買方，以證明供應(yīng)商收到采購訂單并同意訂單內(nèi)容。從法律角度講，采購訂單的發(fā)出稱為合同要約，供應(yīng)商的簽字認(rèn)可構(gòu)成了合同承諾，要約和承諾是受法律約束的有效協(xié)議的兩個(gè)要件。 訂單中的條款項(xiàng)目包括內(nèi)容類似合同條款。但是如果對(duì)方

8、沒有表示接受，發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項(xiàng)合同。 采購訂單描述了采購所需的重要信息，任何使用的采購訂單所必備的要素有： 訂單序列編號(hào)、發(fā)單日期 接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址 所需物品的數(shù)量和描述包括物料數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求 交貨日期、交貨方式、運(yùn)輸要求、送達(dá)地址 價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)和總價(jià) 支付條款 訂單到期日 其他對(duì)訂單有約束的各種條件?？偫ㄓ唵危嚎偫ㄓ唵我话惆嗽S多項(xiàng)目，大量使用并頻繁采購的生產(chǎn)線上的需求可以采用這一方式：所有協(xié)商條件都包括在原始訂單中，然后按這個(gè)總訂單再根據(jù)特定的數(shù)量發(fā)出具體的物料訂單。開放式訂單：開放式訂單則允許增加采購項(xiàng)目或?qū)r(shí)間進(jìn)行展期?？偫ㄓ唵位蜷_放式訂單使用1年以上也很

9、正?！，F(xiàn)貨采購訂單：普通訂單只表明每次采購所需要的貨物種類、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、交付等因素。有時(shí)訂單可以與生產(chǎn)計(jì)劃過程結(jié)合起來，甚至可以由生產(chǎn)計(jì)劃部門直接發(fā)給供應(yīng)商。系統(tǒng)訂貨單：將訂貨與庫存加以合并的形式，系統(tǒng)合同依靠定期支付程序有效運(yùn)行允許非采購人員發(fā)送訂單直接給供應(yīng)商，合同中也不具體指明必須購買項(xiàng)目的數(shù)量，但采用特殊的項(xiàng)目清單。通常需要供應(yīng)商保持最低的庫存水平，采購單被供應(yīng)商用于提庫、包裝、開發(fā)票、發(fā)運(yùn)單等，該程序減少采供雙方的文書處理，有助于多頻次小批量的訂單問題。第三方代理訂貨：有些公司與第三方（供應(yīng)商或代理商）簽訂合同，有其代理或保證提供企業(yè)所需要的維護(hù)、修理和輔助材料的供應(yīng)。 訂單份

10、數(shù)和傳遞路徑：原件發(fā)往供應(yīng)商（有時(shí)隨單附副本一份為供應(yīng)商返回作為接受訂貨合約的證明）；副本方面各不相同，一般會(huì)有4-9份復(fù)本：采購部門留存、供應(yīng)商保管、需求部門、會(huì)計(jì)部門、運(yùn)輸部門、收貨和倉儲(chǔ)部門等。副本1原件供應(yīng)商采購部門收貨部門會(huì)計(jì)部門采購訂單副本2副本3 臨時(shí)或緊急訂單的處理：緊急訂單的出現(xiàn)有正當(dāng)?shù)睦碛桑部赡軟]有站得住腳的理由，但緊急訂單的出現(xiàn)時(shí)不可避免的。無論原因?yàn)楹?，處理這些緊急訂單的成本都是極高的，同時(shí)緊急訂單也會(huì)給供應(yīng)商帶來負(fù)擔(dān)。因此應(yīng)該改善采購流程，減少緊急訂單，盡量降低這一問題帶來的不良后果。 小額訂單的處理：全部采購中70%的訂單只占采購金額的10%，處理小額訂單而付出的

11、成本運(yùn)這些訂單金額之間應(yīng)該配比。小額訂單涉及的物料本身的價(jià)值很小，但是短缺所造成的損失將是巨大的，因此確保這些物料的供應(yīng)是首要的目標(biāo)。解決小額訂單問題的方法有很多，通常涉及到通過采購過程簡(jiǎn)化、自動(dòng)化，合并采購以便減少采購周期時(shí)間，節(jié)約工作時(shí)間，提高效率和減少管理費(fèi)用。 貨物交付管理是采購部門的一項(xiàng)重要工作，也就是采購中的物流管理。 交付管理包括交付方式（運(yùn)輸方式、包裝方式、送貨方式）、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間（交貨期）等管理內(nèi)容。貨物交付管理交付方式交貨地點(diǎn)交貨時(shí)間運(yùn)輸方式包裝方式送貨方式按時(shí)交貨提前期壓縮 大型企業(yè)都設(shè)有獨(dú)立的物流部門，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)選擇承運(yùn)商、安排運(yùn)輸路線、催促裝貨、監(jiān)督包裝，同

12、時(shí)處理在裝卸和運(yùn)輸過程中發(fā)生的損毀和滅失的索賠。 中小型企業(yè)采購運(yùn)輸決策一般是由采購員或采購主管制定的，這也就要求采購人員應(yīng)具備物流決策所需要的各種知識(shí)，如離岸價(jià)格條款（FOB）、選擇承運(yùn)商和安排運(yùn)輸路線、確定運(yùn)輸費(fèi)率、準(zhǔn)備必要的單據(jù)文件、催促和跟蹤貨物的裝運(yùn)、提出或解決運(yùn)輸過程中對(duì)貨物損毀和滅失的索賠，以及對(duì)所得到的運(yùn)輸服務(wù)進(jìn)行支付的程序等。 空中運(yùn)輸：時(shí)間短，運(yùn)費(fèi)高；空中運(yùn)輸：時(shí)間短，運(yùn)費(fèi)高； 陸上運(yùn)輸：分鐵路和公路二種；陸上運(yùn)輸：分鐵路和公路二種； 水上運(yùn)輸：時(shí)間長，運(yùn)費(fèi)低。水上運(yùn)輸：時(shí)間長，運(yùn)費(fèi)低。 例如：從武漢到北京發(fā)運(yùn)一批貨物，采用普通郵包需要8天時(shí)間，采用快件郵包需要2天時(shí)間，二

13、種運(yùn)輸方式的運(yùn)費(fèi)如下表，每年的單位庫存費(fèi)為單位貨物價(jià)值的30%，采用哪種運(yùn)輸方式較好？ 解題思路：快件郵包的運(yùn)費(fèi)增加與其庫存費(fèi)節(jié)約平衡，或普通郵包運(yùn)費(fèi)的節(jié)省與其庫存費(fèi)增加的平衡，就是這二種運(yùn)輸方式的平衡點(diǎn)。 用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)=用普通郵包增加的庫存費(fèi) 用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)=貨物價(jià)值0.30（8-2）/365 所以，貨物價(jià)值=365用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)/（0.36） 當(dāng)裝運(yùn)重量為1千克，其價(jià)值為 1944.64 元時(shí)，用普通郵包運(yùn)輸和快件郵包運(yùn)輸?shù)幕ㄙM(fèi)是持平的。當(dāng)貨物價(jià)值超過 1944.64元時(shí)，用快件運(yùn)輸比較有利；當(dāng)貨物價(jià)值低于 1944.64元時(shí)，用普通郵件比較有利。 用同樣的方法，可以計(jì)算不同

14、裝運(yùn)重量下的物品價(jià)值平衡點(diǎn)。結(jié)果如下表： 1、采購應(yīng)知的財(cái)務(wù)知識(shí) 2、貨款支付和結(jié)算流程 3、支付方式：現(xiàn)金與賬期財(cái)務(wù)部門結(jié)算貨款支付和應(yīng)付賬款（票據(jù)、單據(jù)處理）決算預(yù)算總結(jié)和支出匯總（編制財(cái)務(wù)報(bào)表） （1）查詢和核對(duì)物料入庫信息 （2）準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù) （3）付款審核和審批 （4）資金平衡 （5）向供應(yīng)商付款 （6）供應(yīng)商收款 采購金額授權(quán)表職別授權(quán)金額采購項(xiàng)目 各 單 位部長主任各單位經(jīng)理廠長 采購人員 采購部長 采購經(jīng)理 副總經(jīng)理 總經(jīng)理 董事長 備注及說明 （1）XXX（2）XXX（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10） 支付途徑：支付途徑： 企業(yè)直接支付 銀行轉(zhuǎn)賬支付 網(wǎng)上

15、電子支付 支付手段：支付手段： 現(xiàn)金支付 票據(jù)支付：支票、商業(yè)匯票、銀行匯票 信用支付：信用卡、信用證 關(guān)于帳期： 帳期是貨款支付的延遲時(shí)間，即延期支付形式，同時(shí)延期支付要額外計(jì)算資金時(shí)間價(jià)值。賬期也是采購方的一種資金運(yùn)作模式，實(shí)質(zhì)在于占用供應(yīng)商一段時(shí)間的資金。 帳期方式主要有： 按銷售計(jì)算帳期，這是普遍采取的結(jié)算方法，優(yōu)點(diǎn)是公司無經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，又能占用對(duì)方資金，缺點(diǎn)是對(duì)供應(yīng)商無吸引力，不能取得最好的采購條件。 按商品入庫計(jì)算帳期，這是現(xiàn)在采取的結(jié)算方式。優(yōu)點(diǎn)是對(duì)供應(yīng)商來說經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)小，有吸引力，能取得最好的采購條件。 怎樣計(jì)算帳期？ 帳期有15天、30天、45天、60天、90天等，主要由采購和供應(yīng)

16、商談判時(shí)確定，當(dāng)然越長越對(duì)采購有利。一般來說，對(duì)于低價(jià)值物品的采購，應(yīng)盡可能簡(jiǎn)化采購程序：一般來說，對(duì)于低價(jià)值物品的采購，應(yīng)盡可能簡(jiǎn)化采購程序：1 1、非在線方式、非在線方式向用戶分發(fā)采購卡（procurement card）：提供給內(nèi)部用戶的信用卡，由用戶自行作出采購決定。長期采購協(xié)議：一般為1-5年，省去每年重簽協(xié)議的手續(xù)。重新設(shè)計(jì)采購流程：繪制流程圖、流程再設(shè)計(jì)、簡(jiǎn)化子流程允許用戶與供應(yīng)商直接取得聯(lián)系：低價(jià)值產(chǎn)品采購系統(tǒng)允許需求部門直接訂貨，如生產(chǎn)部門直接訂貨2 2、在線方式（電子化、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)）、在線方式（電子化、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)）從用戶到采購部門的在線請(qǐng)購系統(tǒng)（請(qǐng)購電子化）采購部門向供應(yīng)商的在線訂購系統(tǒng)終端用戶向供應(yīng)商的在線訂購系統(tǒng)網(wǎng)上采購電子商務(wù)（電子采購）供應(yīng)商在線訂貨系統(tǒng)（如阿里巴巴）使用電子數(shù)據(jù)交互（EDI）使用電子目錄的在線訂貨系統(tǒng)總樣本比例工業(yè)非工業(yè)向用戶分發(fā)采購卡長期采購協(xié)議重新設(shè)計(jì)采購流程允許用戶與供應(yīng)商直接取得聯(lián)系65.1%54.453.349.759.7%58.450.754.569.6%51.155.445.5從用戶到采購部門的在線請(qǐng)購系統(tǒng)采購部門向供應(yīng)商的在線訂購系統(tǒng)終端用戶向供應(yīng)商的在線訂購系統(tǒng)網(wǎng)上采購電子商務(wù)（電子采購）供應(yīng)商在線訂貨系統(tǒng)使用電子數(shù)據(jù)交互（EDI）使用電