會議與商務(wù)活動_03會中工作

1、會議與商務(wù)活動會議與商務(wù)活動 第第3章章 會中工作會中工作了解會間服務(wù)的工作內(nèi)容及重要性；明確多種會間服務(wù)的方法、了解會間服務(wù)的工作內(nèi)容及重要性；明確多種會間服務(wù)的方法、多種會議記錄的方法以及安排會間文化活動的方法；熟知會間服務(wù)多種會議記錄的方法以及安排會間文化活動的方法；熟知會間服務(wù)的多種技巧及常用的會議記錄方法，能完成基本的會議記錄；掌握的多種技巧及常用的會議記錄方法，能完成基本的會議記錄；掌握基本的會議主持方法及技巧，能根據(jù)議程獨(dú)立主持會議?；镜臅h主持方法及技巧，能根據(jù)議程獨(dú)立主持會議。 了解會議中主持人需要做的工作；明確會議主持人如何做開場了解會議中主持人需要做的工作；明確會議主持

2、人如何做開場白、串詞與總結(jié)；熟知會議主持人的管理技巧；掌握會議主持時間白、串詞與總結(jié)；熟知會議主持人的管理技巧；掌握會議主持時間安排、議事進(jìn)度安排以及會議意外情況處理的技巧。安排、議事進(jìn)度安排以及會議意外情況處理的技巧。 學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)3.33.3會場服務(wù)工作會場服務(wù)工作3.23.2報到與簽到報到與簽到3.43.4會議記錄會議記錄3.73.7會議主持人會議主持人3.83.8會中文書服務(wù)會中文書服務(wù)3.63.6會間食、宿工作會間食、宿工作3.53.5會間文化娛樂活動的安排會間文化娛樂活動的安排第第3章章 會中工作會中工作3.13.1接站技巧接站技巧3. 1 接站技巧接站技巧 一一. .接站工作

3、要素接站工作要素（1）掌握需接站人員的人數(shù)、身份、職務(wù)、級別、年齡、性別等）掌握需接站人員的人數(shù)、身份、職務(wù)、級別、年齡、性別等情況。情況。（2）確定需接待人員所乘的交通工具，弄清楚航班號、抵達(dá)日期）確定需接待人員所乘的交通工具，弄清楚航班號、抵達(dá)日期和具體時間，提早安排接待人員和車輛，以保證準(zhǔn)確無誤、安全及和具體時間，提早安排接待人員和車輛，以保證準(zhǔn)確無誤、安全及時地做好接站工作。時地做好接站工作。（3）在接站現(xiàn)場樹起醒目的標(biāo)志，以便讓與會者辨識。）在接站現(xiàn)場樹起醒目的標(biāo)志，以便讓與會者辨識。（4）當(dāng)與會者抵達(dá)后，接站人員要主動上前詢問，握手致意，并）當(dāng)與會者抵達(dá)后，接站人員要主動上前詢問，

4、握手致意，并介紹其他接站人員的姓名、身份、職位等。介紹其他接站人員的姓名、身份、職位等。（5）出站時主動幫助對方提行李，并為對方引路。）出站時主動幫助對方提行李，并為對方引路。（6）乘車返回時，須有主人陪車。工作人員要引導(dǎo)客人上車，為）乘車返回時，須有主人陪車。工作人員要引導(dǎo)客人上車，為其打開車門，準(zhǔn)確安排主客的座位。其打開車門，準(zhǔn)確安排主客的座位。二二. .接站工作要求及服務(wù)技巧接站工作要求及服務(wù)技巧（1）提前到達(dá)，做好迎接準(zhǔn)備工）提前到達(dá)，做好迎接準(zhǔn)備工作，這能讓對方感覺到自己被重作，這能讓對方感覺到自己被重視和受尊敬。視和受尊敬。（2）對來賓禮貌熱情，細(xì)致周到，）對來賓禮貌熱情，細(xì)致周到

5、，凡事替對方考慮，可幫助減少對凡事替對方考慮，可幫助減少對方對陌生環(huán)境的不適感。方對陌生環(huán)境的不適感。（3）一般采用對等接待或高規(guī)格）一般采用對等接待或高規(guī)格接待，即根據(jù)對方來人的職務(wù)接待，即根據(jù)對方來人的職務(wù)（級別），安排我方同等職務(wù)或（級別），安排我方同等職務(wù)或級別的人員前往接站，以示尊重級別的人員前往接站，以示尊重（4）用語禮貌恭敬，態(tài)度親切自）用語禮貌恭敬，態(tài)度親切自然。然。 （5）接站現(xiàn)場要對雙方人員作簡）接站現(xiàn)場要對雙方人員作簡單的相互介紹。單的相互介紹。3.2報到與簽到報到與簽到（一）報到（一）報到（1）設(shè)置報到處和路標(biāo)）設(shè)置報到處和路標(biāo)（2）查驗有效證件）查驗有效證件（3）登記

6、與會人員的個人信息）登記與會人員的個人信息（4）接收和發(fā)放材料）接收和發(fā)放材料（5）預(yù)收費(fèi)用）預(yù)收費(fèi)用（6）安排住宿）安排住宿3.2報到與簽到報到與簽到（二）（二）簽到簽到會議簽到工作的要求常見的簽到的方法 （1）認(rèn)真準(zhǔn)備。）認(rèn)真準(zhǔn)備。（2）有序組織。）有序組織。（3）及時統(tǒng)計。）及時統(tǒng)計。（1）簿式簽到。）簿式簽到。（2）卡片簽到。）卡片簽到。（3）會議工作人員代為簽到。）會議工作人員代為簽到。（4）電子簽到。）電子簽到。3.3會場服務(wù)工作會場服務(wù)工作 會場服務(wù)具體的工作內(nèi)容一般包括：會場服務(wù)具體的工作內(nèi)容一般包括：（1）引導(dǎo)座位、維持會場秩序）引導(dǎo)座位、維持會場秩序（2）保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)

7、）保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)（3）保持會議上下的溝通）保持會議上下的溝通（4）做好會議值班、電話接聽工作）做好會議值班、電話接聽工作（5）操作與維護(hù)會議設(shè)備）操作與維護(hù)會議設(shè)備（6）會場保衛(wèi)工作）會場保衛(wèi)工作（7）會場的清潔衛(wèi)生工作）會場的清潔衛(wèi)生工作（8）會間茶水點(diǎn)心等的供應(yīng)工作）會間茶水點(diǎn)心等的供應(yīng)工作3.4會議記錄會議記錄（一）會議記錄的定義（一）會議記錄的定義（二）會議記錄的作用（二）會議記錄的作用（1）會議記錄是研究和總結(jié)會議的重）會議記錄是研究和總結(jié)會議的重要依據(jù)。要依據(jù)。（2）會議記錄經(jīng)整理可作為向下傳達(dá)）會議記錄經(jīng)整理可作為向下傳達(dá)的文件，也可以作為向上級匯報的原的文件，也可以作為向上

8、級匯報的原始材料。始材料。（3）會議記錄可作為編寫會議紀(jì)要和）會議記錄可作為編寫會議紀(jì)要和會議簡報的基礎(chǔ)材料和重要的參考佐會議簡報的基礎(chǔ)材料和重要的參考佐證資料。證資料。（4）會議記錄是重要的檔案資料，在）會議記錄是重要的檔案資料，在編史修志、查證組織沿革、考核使用編史修志、查證組織沿革、考核使用干部以及落實政策、核實歷史事實等干部以及落實政策、核實歷史事實等方面，可起到無法替代的憑證作用。方面，可起到無法替代的憑證作用。（5）一些法定性會議，會議記錄經(jīng)發(fā)）一些法定性會議，會議記錄經(jīng)發(fā)言者和會議領(lǐng)導(dǎo)人確認(rèn)簽字后，具有言者和會議領(lǐng)導(dǎo)人確認(rèn)簽字后，具有法律效力。法律效力。（6）圖片類、音頻類的會議

9、記錄，可）圖片類、音頻類的會議記錄，可適當(dāng)用于報刊報道和影視制作。適當(dāng)用于報刊報道和影視制作。3.4.23.4.2會議記錄的分類會議記錄的分類（1）按記錄的手段分，有手工記錄和機(jī)器記錄兩種。）按記錄的手段分，有手工記錄和機(jī)器記錄兩種。（2）按會議記錄的載體分，有書面記錄、音頻記錄和視頻記錄三種。）按會議記錄的載體分，有書面記錄、音頻記錄和視頻記錄三種。（3）按會議記錄的詳略分，有詳細(xì)記錄和摘要記錄兩種。）按會議記錄的詳略分，有詳細(xì)記錄和摘要記錄兩種。3.4.33.4.3會議記錄的要求及注意事項會議記錄的要求及注意事項一一.會議記錄的要求會議記錄的要求二二.會議記錄的注意事項會議記錄的注意事項（

10、1）記錄的項目要完整。）記錄的項目要完整。（2）記錄內(nèi)容要客觀、準(zhǔn)確、真實、）記錄內(nèi)容要客觀、準(zhǔn)確、真實、完整。完整。（3）及時整理會議記錄。整理時要）及時整理會議記錄。整理時要實事求是，忠實于講話人、發(fā)言人實事求是，忠實于講話人、發(fā)言人的原意，盡可能采用原話；原話意的原意，盡可能采用原話；原話意思不完整的，可以作一些技術(shù)加工，思不完整的，可以作一些技術(shù)加工，但不能在內(nèi)容和意思上作隨意的增但不能在內(nèi)容和意思上作隨意的增減或刪改。減或刪改。（4）會議記錄一般不公開發(fā)表。如）會議記錄一般不公開發(fā)表。如需發(fā)表，必須征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意以需發(fā)表，必須征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意以及發(fā)言者本人審閱、同意方可進(jìn)行。及發(fā)言

11、者本人審閱、同意方可進(jìn)行。3.4.43.4.4會議記錄的基本格式會議記錄的基本格式一一.第一部分基本情況第一部分基本情況（1）會議名稱）會議名稱（2）性質(zhì)）性質(zhì)（3）次數(shù)）次數(shù)（4）出席會議的人數(shù)（人名）和缺席人）出席會議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名）數(shù)（人名）（5）開會的時間、地點(diǎn)）開會的時間、地點(diǎn)（6）主持人）主持人（7）記錄人）記錄人二二.第二部分會議內(nèi)容和會場情況第二部分會議內(nèi)容和會場情況三三.第三部分結(jié)尾第三部分結(jié)尾3.4.53.4.5會議記錄的記錄方法會議記錄的記錄方法一一.會議記錄的常用方法會議記錄的常用方法（1）摘要性記錄。）摘要性記錄。（2）詳細(xì)記錄。）詳細(xì)記錄。（3）“速

12、記法速記法”。二二.整理會議文字記錄的技巧整理會議文字記錄的技巧（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。（2）善于對發(fā)言人講話中的不足之處）善于對發(fā)言人講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)平時的寫作訓(xùn)練，提高表達(dá)）加強(qiáng)平時的寫作訓(xùn)練，提高表達(dá)能力和寫作水平。能力和寫作水平。3.53.5會間文化娛樂活動的安排會間文化娛樂活動的安排一一.會間活動的作用會間活動的作用二二.組織會間活動的原則組織會間活動的原則 （1）健康、輕松的原則）健康、輕松的原則（2）安全至上原則）安全至上原則（3）組織有序原則）組織有序原

13、則 （4）自愿參與原則）自愿參與原則（5）從簡節(jié)約原則）從簡節(jié)約原則三三.會間娛樂活動的種類和形式會間娛樂活動的種類和形式（1）會間娛樂活動的種類）會間娛樂活動的種類（2）常見的五種會間活動形式）常見的五種會間活動形式四四.組織會間活動的注意事項組織會間活動的注意事項（1）適當(dāng)照顧與會者的興趣和要求）適當(dāng)照顧與會者的興趣和要求（2）尊重與會者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣）尊重與會者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣（3）活動能體現(xiàn)地方風(fēng)俗或特色）活動能體現(xiàn)地方風(fēng)俗或特色3.63.6會間食、宿工作會間食、宿工作（一）會議餐飲工作（一）會議餐飲工作安排會議餐飲需要注意以下安排會議餐飲需要注意以下幾個方面：幾個方面：第一

14、，會議餐飲安排的首要第一，會議餐飲安排的首要原則就是量入為出。原則就是量入為出。第二，會議餐飲食品特別強(qiáng)第二，會議餐飲食品特別強(qiáng)調(diào)的是安全衛(wèi)生。調(diào)的是安全衛(wèi)生。第三，在具體菜式的選擇上，第三，在具體菜式的選擇上，工作餐要體現(xiàn)顧全大局的原工作餐要體現(xiàn)顧全大局的原則。則。第四，注意餐桌禮儀。第四，注意餐桌禮儀。（二）會間住宿工作（二）會間住宿工作安排會間住宿需要注意以下事項：安排會間住宿需要注意以下事項：（1）要了解住宿賓館的檔次）要了解住宿賓館的檔次（2）要了解房間的設(shè)施設(shè)備）要了解房間的設(shè)施設(shè)備（3）要了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)）要了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)（4）要了解住宿者有無特殊要求）要了解住宿者

15、有無特殊要求3.73.7會議主持人會議主持人 3.7.13.7.1會議主持人工作概述會議主持人工作概述（一）引領(lǐng)會議進(jìn)入程序（一）引領(lǐng)會議進(jìn)入程序 （1）將與會者引入會議狀態(tài)）將與會者引入會議狀態(tài)（2）準(zhǔn)時開會）準(zhǔn)時開會（3）介紹會議目的）介紹會議目的（4）開場白要簡潔、明快、扣人心弦）開場白要簡潔、明快、扣人心弦（二）推進(jìn)會議（二）推進(jìn)會議 （1）防止冷場）防止冷場（2）合理讓與會人員發(fā)言）合理讓與會人員發(fā)言（3）要限制超時和超次的發(fā)言）要限制超時和超次的發(fā)言（4）引導(dǎo)與會人員實現(xiàn)會議目標(biāo)）引導(dǎo)與會人員實現(xiàn)會議目標(biāo)（5）澄清混亂模糊的信息）澄清混亂模糊的信息（6）時常做簡短概括）時常做簡短概

16、括（三）結(jié)束會議（三）結(jié)束會議 （1）通報取得的成果）通報取得的成果（2）指出分歧）指出分歧（3）明確今后的行動方法）明確今后的行動方法3.7.23.7.2會議主持人的語言會議主持人的語言（一）會議主持的語言要求（一）會議主持的語言要求 （1）音調(diào)正確，舉止適當(dāng)）音調(diào)正確，舉止適當(dāng)（2）突出中心，緊扣議題）突出中心，緊扣議題（3）準(zhǔn)確鮮明，精練概括）準(zhǔn)確鮮明，精練概括（4）嚴(yán)謹(jǐn)靈活，通俗易懂）嚴(yán)謹(jǐn)靈活，通俗易懂（5）評述得體，幽默生動）評述得體，幽默生動（二）開場白（二）開場白（1）開場白的基本類型）開場白的基本類型開門見山式。開門見山式。迂回入題式。迂回入題式。引發(fā)思考式。引發(fā)思考式。（2）

17、開場白的技巧）開場白的技巧常見會議的開場白要實說巧說。常見會議的開場白要實說巧說。晚會類的開場白通常是先造氛圍，后入主題晚會類的開場白通常是先造氛圍，后入主題。（三）連接詞（三）連接詞（1）會議連接詞）會議連接詞（2）晚會串詞）晚會串詞（四）會后小結(jié)（四）會后小結(jié)3.7.33.7.3會議時間安排的改進(jìn)會議時間安排的改進(jìn)（一）（一）“壓縮法壓縮法”加加“限時制限時制” 推行會議推行會議“壓縮法壓縮法”、“限時制限時制”，要采取以下措施：，要采取以下措施：（1）加強(qiáng)教育，樹立正確的會議）加強(qiáng)教育，樹立正確的會議“質(zhì)量觀質(zhì)量觀”。（2）嚴(yán)格限時。）嚴(yán)格限時。（3）設(shè)置）設(shè)置“限時器限時器”。（4）簡

18、化會議程序。貫徹會議）簡化會議程序。貫徹會議“壓縮法壓縮法”，要特別注意從復(fù)雜的會議程序中，要特別注意從復(fù)雜的會議程序中解脫出來。解脫出來。（5）開會準(zhǔn)時。）開會準(zhǔn)時。（6）控制發(fā)言時間）控制發(fā)言時間。3.7.43.7.4掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度一.語言方式二.非語言方式3.7.53.7.5達(dá)成會議決策達(dá)成會議決策達(dá)成會議決策是很多會議的重要內(nèi)容，例如黨、團(tuán)員代表大會。達(dá)成決議可以有以下決策方式。圖 四種群體決策 3.7.63.7.6處理會議中的意外情況處理會議中的意外情況一一.可能出現(xiàn)的危機(jī)可能出現(xiàn)的危機(jī)會議開始前和進(jìn)行中，可能會出現(xiàn)下列會議開始前和進(jìn)行中，可能會出現(xiàn)下列“危機(jī)危機(jī)”：（1）

19、時間到了，答應(yīng)到會的人還沒有來，也許他根本就沒打算來。）時間到了，答應(yīng)到會的人還沒有來，也許他根本就沒打算來。（2）會議已經(jīng)在進(jìn)行中了，某位重要的嘉賓才匆忙趕到會場，讓他坐）會議已經(jīng)在進(jìn)行中了，某位重要的嘉賓才匆忙趕到會場，讓他坐哪里，要不要中止正在進(jìn)行的議程，向大會介紹這位嘉賓。哪里，要不要中止正在進(jìn)行的議程，向大會介紹這位嘉賓。（3）進(jìn)入會議室，才發(fā)現(xiàn)實物投影儀不能使用，或者是軟件出了問題，）進(jìn)入會議室，才發(fā)現(xiàn)實物投影儀不能使用，或者是軟件出了問題，或者電源界線板有了故障，或者是屏幕沒有地方懸掛等等?；蛘唠娫唇缇€板有了故障，或者是屏幕沒有地方懸掛等等。（4）需要臨時調(diào)換會議室。）需要臨時調(diào)換會議室。（5）夏季開會，會議室內(nèi)的空調(diào)啟動不了。）夏季開會，會議室內(nèi)的空調(diào)啟