單位企業(yè)物資采購和管理程序

1、物資采購和管理程序 1 目的為了通過對物資（建筑材料、構(gòu)配件、工程設(shè)備）采購、搬運(yùn)、儲存、發(fā)放過程的管理與控制，確保物資質(zhì)量符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并滿足環(huán)保與職業(yè)健康安全管理的要求，特制訂本程序。2 適用范圍適用于局質(zhì)量體系覆蓋范圍內(nèi)，物資采購、搬運(yùn)、儲存與發(fā)放的管理與控制。3 職責(zé)3.1 局生產(chǎn)副總經(jīng)理對本程序負(fù)責(zé)。3.2 局物資設(shè)備部是本程序的主責(zé)部門。工程技術(shù)部和安質(zhì)部是相關(guān)部門。3.3 分公司、各項(xiàng)目經(jīng)理部執(zhí)行本程序。3.4 物資部門負(fù)責(zé)物資采購、運(yùn)輸、搬運(yùn)、驗(yàn)收、儲存與發(fā)放。3.5 安全質(zhì)量監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)勞動防護(hù)用品、防暑防寒用品等的采購、驗(yàn)收、發(fā)放與檢測。4 工作程序4.1 工程備

2、料單各項(xiàng)目經(jīng)理部工程技術(shù)部門依據(jù)技術(shù)管理的有關(guān)規(guī)定確定物資需求，編制工程備料單。工程備料單要準(zhǔn)確表述工程所需物資的名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、需求數(shù)量等內(nèi)容。工程備料單按規(guī)定程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后交項(xiàng)目部物資部門。批準(zhǔn)后的工程備料單不得隨意改動。由于設(shè)計及施工組織設(shè)計變更、核算錯誤等原因，需變更工程備料單內(nèi)容時，應(yīng)另外編制工程備料單進(jìn)行追加或核減，也可先將原工程備料單作廢，重新編制。為確保物資采購人員正確理解采購要求，必要時工程技術(shù)部門應(yīng)就工程備料單向物資部門進(jìn)行技術(shù)交底。4.2 物資采購權(quán)限的確定4.2.1 甲供物資由甲方組織采購。甲控物資由項(xiàng)目部按照甲方的要求，并在甲方的指導(dǎo)下采購。4.

3、2.2 自購物資中適合集中采購的，按照集團(tuán)有限公司物資集中采購管理辦法進(jìn)行集中采購，不適合局集中采購的由公司或項(xiàng)目部采購。4.2.3 勞動防護(hù)等用品的采購由分公司安全質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)，數(shù)量較大或集中發(fā)放的用品由局組織招標(biāo)選購。除個別危害性較小的用品（如肥皂、毛巾）委托現(xiàn)場采購?fù)?，禁止?xiàng)目部自行采購。4.3 編制物資申請計劃4.3.1 項(xiàng)目部應(yīng)按照甲方的要求編制甲供物資申請計劃報送甲方。4.3.2 由局進(jìn)行集中采購的物資，項(xiàng)目部應(yīng)編制物資申請計劃報局或局直屬項(xiàng)目部。4.4 編制物資采購計劃4.4.1 對于權(quán)限內(nèi)采購的物資，物資部門應(yīng)按月編制物資采購計劃（JCX13-1）。物資采購計劃應(yīng)當(dāng)明確采購

4、物資的名稱、規(guī)格和型號，明確采購物資的數(shù)量和采購時間，必要時還應(yīng)明確環(huán)保和職業(yè)健康安全要求。物資采購計劃經(jīng)物資部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。4.4.2 需要采購的勞動防護(hù)等用品，安全人員應(yīng)編制需求計劃（JCX13-9），經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)上報分公司安全質(zhì)量管理部門，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施或下達(dá)委托采購計劃。4.5 評價供應(yīng)商采購物資前，物資采購部門應(yīng)對供應(yīng)商提供合格物資的能力進(jìn)行評價。甲方以文件形式指定的供應(yīng)商可以不評價。4.5.1 評價權(quán)限的劃分依據(jù)根據(jù)“誰采購誰評價”的原則，物資由哪一級負(fù)責(zé)采購就由哪一級物資部門負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商。4.5.2 合格制造商標(biāo)準(zhǔn)：a)工業(yè)品制造商應(yīng)具有營業(yè)執(zhí)

5、照，且業(yè)務(wù)內(nèi)容在其經(jīng)營范圍之內(nèi)。實(shí)行了生產(chǎn)許可證制度的產(chǎn)品，制造商應(yīng)有生產(chǎn)許可證；實(shí)施強(qiáng)制性認(rèn)證的產(chǎn)品，制造商應(yīng)具備ccc認(rèn)證證書；實(shí)施認(rèn)證的鐵路專用產(chǎn)品，制造商應(yīng)具備鐵路產(chǎn)品認(rèn)證證書；實(shí)施制造特許證制度的鐵路專用器材，制造商應(yīng)具備制造特許證書。b)產(chǎn)品質(zhì)量合格；c)具備一定的生產(chǎn)規(guī)模和供貨能力；d)信譽(yù)良好；e)價格合理；f)服務(wù)良好。4.5.3合格銷售商標(biāo)準(zhǔn)：a)有營業(yè)執(zhí)照，且業(yè)務(wù)內(nèi)容在其經(jīng)營范圍之內(nèi)。實(shí)行專營（或特許經(jīng)營）的物資，銷售商應(yīng)有專營（或特許經(jīng)營）許可證。代銷、特約經(jīng)銷要有相關(guān)協(xié)議；b)有可靠的貨源和資金保證；c)信譽(yù)良好；d)價格合理；e)服務(wù)良好；f)產(chǎn)品質(zhì)量合格。4.5.

6、4評價程序a)成立供應(yīng)商評價小組。供應(yīng)商評價小組由物資、施工技術(shù)、安質(zhì)等部門的人員組成，組長由物資部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。b)供應(yīng)商評價。評價小組應(yīng)根據(jù)貨源情況確定評價對象，收集能夠反映供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品能力的資料和證據(jù)，必要時進(jìn)行現(xiàn)場考察，填寫供應(yīng)商評價表（JCX13-2），初評合格后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。c)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，該供應(yīng)商即為合格供應(yīng)商。4.5.5 勞動保護(hù)用品、防暑防寒用品等的合格供應(yīng)商必須是符合安全生產(chǎn)資質(zhì)條件的生產(chǎn)廠家，由局正式確定。4.6 編制合格供應(yīng)商名錄物資采購部門根據(jù)供應(yīng)商評價表，編制合格供應(yīng)商名錄（JCX13-3）。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)當(dāng)及時更新，保持其有效

7、性。4.7 供應(yīng)商績效考核物資采購部門應(yīng)按年度對供應(yīng)商和制造商進(jìn)行績效考核，強(qiáng)化供應(yīng)商激勵機(jī)制?？冃Э己说膬?nèi)容包括：產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性和服務(wù)質(zhì)量。經(jīng)考核不具備合格制造商、合格銷售商標(biāo)準(zhǔn)的，撤銷合格供應(yīng)商資格，并從合格供應(yīng)商名錄中刪除?？己斯?yīng)商應(yīng)填寫供應(yīng)商/制造商考核表（JCX13-6）并逐級上報公司、局。4.8 簽訂物資采購合同4.8.1 物資采購合同應(yīng)全面正確地反映采購要求，合同內(nèi)容一般包括（但不限于）：物資名稱、規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量、包裝要求、價款、交貨日期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收方法、結(jié)算方式、履約期限、違約責(zé)任、解決糾紛的方式。當(dāng)所購物資有可能對環(huán)境、職業(yè)健康安全造成危害時，應(yīng)

8、要求供應(yīng)商提供“物資儲運(yùn)使用說明書”，供應(yīng)商負(fù)責(zé)送貨的，供應(yīng)商應(yīng)作出安全和環(huán)保承諾。4.8.2 書面物資采購合同的簽訂、審核、批準(zhǔn)程序，執(zhí)行局/分公司制定的合同管理辦法。4.9 甲方提供物資各項(xiàng)目經(jīng)理部物資部門根據(jù)工程施工合同、工程備料單或業(yè)主發(fā)布的其它文件，向甲方或甲方指定的物資供應(yīng)機(jī)構(gòu)提報物資申請計劃，并辦理提料、運(yùn)輸、接收業(yè)務(wù)（甲方負(fù)責(zé)的除外）。4.10 貨源處驗(yàn)證當(dāng)采購合同中有貨源處驗(yàn)證條款時，采購人員應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，安排適宜的驗(yàn)證時間，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)委派有資格的人員實(shí)施驗(yàn)證，驗(yàn)證人員依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)證并做好記錄。未經(jīng)驗(yàn)證或不符合放行條件的物資，不得發(fā)運(yùn)。4.11 進(jìn)貨驗(yàn)證物資進(jìn)場后

9、由管庫人員進(jìn)行驗(yàn)證，以確定其數(shù)量和質(zhì)量狀態(tài)，驗(yàn)證合格后的物資方可入庫保管及發(fā)放使用。進(jìn)貨驗(yàn)證物資的范圍包括：甲供物資、甲控物資、自購物資、內(nèi)部單位調(diào)撥物資。進(jìn)貨驗(yàn)證由管庫人員實(shí)施，并填寫進(jìn)貨驗(yàn)證記錄（JCX13-4）。程序如下：a)驗(yàn)證隨行資料是否齊全、清晰和真實(shí)有效。b)檢查產(chǎn)品的標(biāo)志是否符合要求，是否標(biāo)明了制造商名稱或代碼，限期使用的產(chǎn)品是否標(biāo)明了安全使用期，強(qiáng)制性認(rèn)證產(chǎn)品是否有強(qiáng)制性認(rèn)證標(biāo)志，驗(yàn)證產(chǎn)品標(biāo)志、隨行資料、采購合同三者的一致性。c)按照有關(guān)物資技術(shù)保管規(guī)程和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)對實(shí)物進(jìn)行數(shù)量驗(yàn)收和外觀檢驗(yàn)。d)當(dāng)規(guī)范有要求，或經(jīng)過上述檢查驗(yàn)證尚不能確定物資是否合格時，通知試驗(yàn)員抽樣檢測。e

10、)勞動防護(hù)等用品由安全人員驗(yàn)收簽字，并上報分公司安全質(zhì)量管理部門備案；局/分公司安全質(zhì)量管理部門可組織抽檢或送國家質(zhì)量衛(wèi)生檢驗(yàn)中心檢測。4.12 物資驗(yàn)證狀態(tài)標(biāo)識管庫人員應(yīng)采用掛牌的方法對物資的驗(yàn)證狀態(tài)做出標(biāo)識。物資的驗(yàn)證狀態(tài)分為未檢、待判、合格、不合格，含義如下：a)未檢：該批物資進(jìn)貨檢驗(yàn)工作尚未開始；b)待判：物資的檢驗(yàn)工作已經(jīng)開始，但尚未完成；c)合格：物資符合質(zhì)量要求；d)不合格：物資不符合質(zhì)量要求。4.13 不合格物資的處置發(fā)現(xiàn)不合格物資后，按照不合格品控制程序妥善處置，并填寫不合格物資處置記錄（JCX13-5）。4.14 物資搬運(yùn)物資搬運(yùn)人員要了解被搬運(yùn)物資的性質(zhì)和搬運(yùn)要求，采用適

11、宜的設(shè)備和工具，采取必要的防護(hù)措施，遵守操作規(guī)程，保證物資、設(shè)備和人身安全，避免造成環(huán)境污染。4.15 物資儲存4.15.1 物資儲存要具備必要的倉儲設(shè)施，為物資創(chuàng)造適宜的儲存環(huán)境，危險物品要單獨(dú)存放并做出明顯標(biāo)志。4.15.2 管庫人員要根據(jù)物資的理化性能、結(jié)構(gòu)形態(tài)、包裝狀況，實(shí)行分區(qū)分類管理，合理選擇貨位，正確堆碼與擺放。不同品種、規(guī)格、型號、材質(zhì)、等級、批次的物資要分開。4.15.3 管庫人員應(yīng)在物資的存放處所設(shè)置料簽或料牌，標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)、質(zhì)量等級和唯一性標(biāo)識（批號、爐號、出廠編號、序列號等）。4.15.4 管庫人員要按照有關(guān)物資技術(shù)保管規(guī)程和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，針對存放物資的不同情況，采取可靠的溫控、防雨、防潮、防塵、防火、防爆、防環(huán)境污染、防危害職業(yè)健康安全的措施，保證庫存物資的安全和完好。4.15.5 管庫人員應(yīng)經(jīng)常檢查庫存物資，對已確認(rèn)為損壞、變質(zhì)的物資，按照不合格品控制程序妥善處置，并填寫不合格物資處置記錄（JCX13-5）。4.16 物資發(fā)放4.16.1 管庫人員發(fā)放物資時，應(yīng)認(rèn)真檢查核對物資的名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)，檢查物資的質(zhì)量和數(shù)量，確認(rèn)無誤后當(dāng)面與領(lǐng)料人員辦理交接，并