外部聯系與內部溝通管理制度

1、制度文件修訂狀態(tài)：AOXX公司XX礦外部聯系與內部溝通管理制度AB-XX-P-03-13-XXA版編制:安全部審核:安全部批準:XXXX年X月X日發(fā)布：XX年X月X日實施:XX公司XX礦發(fā)布外部聯系與內部溝通管理制度文件編號：AB-XX-P-03-13-XX版次：A修訂狀態(tài)：A/01 目的規(guī)范信息的溝通與協商，保證XX礦與外部相關方的聯系及內部溝通管理,減少誤解和矛盾，融洽工作關系，建立良好的問題反映及解決渠道，避免出現因內部各環(huán)節(jié)溝通不及時或不順暢導致的工作脫節(jié)、推諉現象。2 適用范圍本制度適用于XX礦單位和個人。3 職責3.1 安全部3.1.1 負責政府安監(jiān)部門入外部相關方的聯系。3.1.

2、2 負責接受員工及相關方就安全問題的投訴、處理。3.1.3 負責評價員工或員工代表就安全生產、勞動保護方面提出的問題和合理化建議或提案進行評估審核，督促有關方面予以解決。3.2 人力資源部3.2.1 負責對管理人員及員工進行溝通方面的培訓。3.2.2 定期進行員工滿意度調查問卷，了解員工的目前工作的狀態(tài)和需求3.3 工會工作部3.3.1 組織召開職工（員工）代表會，及時將職工（員工）代表就安全生產、勞動保護方面提出的問題和合理化建議或提案及時反饋有關方面予以解決。3.3.2 負責員工滿意度的總體調查3.4 外委工程管理辦公室負責井下工程、地面建筑承包商的工程合同信息溝通。2.1 供應部、機動能

3、源部負責與供應商、承包商的信息溝通。2.2 礦長辦公室2.2.1負責外部聯系信息的處理并呈報礦領導和傳達至相關單位。2.2.2負責安全生產文件的發(fā)放。3.7各級領導e)其他需要對外發(fā)布的信息由相關部門報礦長辦公室征求意見后進行處理，必要時，由礦長辦公室礦領導處理。4.1.3外部聯系的形式4.1.3.1 書面形式a) 會議紀要；b) 各類報告、報表、刊物；c) 通知、通告、通報；d) 信息交流表4.1.3.2 會議形式安全部每季組織召開體系例會，由礦長主持，對下列各項進行交流、討論和匯報；a) 員工及相關方的安全問題投訴、處理；b) 評審指標及管理方案，匯報其完成情況；c) 體系運行監(jiān)測情況；d

4、) 糾正預防措施跟蹤驗證情況；e) 事故、事件報告調查與處理；f)其他系統問題。4.1.3.3 口頭信息、電子郵件等其他形式。4.2 內部溝通4.2.1 溝通渠道4.2.1.1 面談：主要指一對一的面對面談話；4.2.1.2 會議：包括早會、問題討論會議、工作協調會議、行政例會、座談會、全體員工大會等。4.2.1.3 書面渠道：包括工作報告、文件、任務單、通知、通告、行政命令、員工手冊、內部聯系、內部刊物等。4.2.1.4 通訊、網絡渠道：包括電話、傳真、手機、電子郵件等。4.2.1.5 其他渠道：包括宣傳欄、意見箱、意見調查等。4.2.2 正式溝通：依據組織結構，有目的有計劃地通過相關渠道和

5、方式所進行的溝通。a) 上行溝通：下級對上級所進行的信息傳遞過程，主要方式：報告、匯報等，上行溝通一般為逐級報告，匯報。b) 下行溝通：上級對下級所進行的信息傳遞過程，主要方式：命令、規(guī)定、通知、公函、手冊、正式會議等，下行溝通一般為逐級下傳。c) 平級溝通：各職能部門或人員之間相互進行的信息傳遞過程，主要方式有：會議、內部聯絡等。4.2.2.2 非正式溝通為補充正式溝通的不足，各職能部門或人員之間可時行非正式溝通，非正式溝通方式有：座談會、小組活動、相互交流、主題談話等。4.2.3 溝通內容4.2.3.1 車間、部室管理人員a) 在新員工入職時，要與其進行入職談話，介紹本礦及工作的簡要情況進

6、行三級安全教育，并表達對其在本礦發(fā)展的期望和祝愿。b) 在員工試用期滿轉正時，要與其進行轉正面談，對其試用期的表現做出評價，表揚優(yōu)點、指出不足，并提出對其今后的工作期望；c) 在員工工作績效不佳時，要通過面談，幫助員工尋找與工作目標之間的差距，與本礦要求的差距，提出改進意見，表達出對員工的期望，以提高員工的工作績效。d) 當員工表現優(yōu)異時，要表達出對員工的贊賞，并提出對員工更高的期望；e) 對于未發(fā)生以上情況的員工，也須保持最少每個月一次的深入溝通。4.2.3.2 員工a) 及時向領導和有關部門反映安全生產中出現的隱患和問題，提出有關安全生產勞動保護方面合理化建議；b) 積極與上、下級或同級同

7、事進行溝通，以促進工作成效和技能的提升c) 對于安全生產工作中，可能導致的安全問題，可通過上級逐級上報或越級上報4.2.3.3 礦長及各部門a) 在各項與員工相關的管理制度下發(fā)之前，應充分溝通，了解員工對制度的意見和建議；b) 在各項與工作相關的制度和流程下發(fā)之前，應和相關崗位的員工充分溝通，聽取和了解他們的意見和建議，提高制度與流程的準確性與可執(zhí)行性；c) 本礦下發(fā)的文件，各部門要通過各種會議、公告欄等方式及時、準確地傳達給全體員工；d) 工作中需要得到其他部門的支持與配合時，可通過工作協調會議、會議紀要、現場紀要、任務單等各種方式與相關部門的負責人及執(zhí)行人進行溝通，保障工作配合時不會出現因

8、溝通不暢而產生的問題。4.2.3.4 其他a) 各職能部室負責人與各單位負責人(以及關鍵崗位員工)之間，應經常進行交流，從容包括：工作目標完成情況的分析、研究與探討、提高工作進度、改進工作方式的方法，達成改進工作的一致意見；管理思路的交流與溝通，管理工作中的問題的提出，解決辦法的探討；進一步工作目標的研究、討論與確定，以及所轄員工各類問題的處理意見的交流確定；b) 礦長與車間、部門負責人每月應進行交流和溝通，內容包括：礦各方面工作進展情況：礦政策的改進的探討；工作目標差距、問題指導，提出要求，督促進展，達成改進工作的一致意見；收集各類建議或意見。4.2.4 溝通要求4.2.4.1 各職能部門之

9、間進行工作配合需要協調解決的問題，通過溝通以明確責任人，相關責任、時限、期望效果等，達成一致共識。4.2.4.2 各職能部門內部安全生產管理、績效管理、制度管理、組織管理、目標管理、職能管理、人員管理、激勵管理、日常管理等一系列管理活動中存在于組織、個人和程序上的問題通過相關溝通渠道使有關問題以界定并明確解決之方法、期限、效果、責任等。4.2.4.3 人力資源部應定期對管理人員和員工進行溝通方面的培訓，使管理人員掌握溝通技巧和內容，使員工熟悉合理化建議制度的詳細內容，了解建議的渠道、格式、接受過程等。4.2.4.4 各級主要負責人應定期與員工就安全問題進行溝通，聽取員工和相關方的意見及建議，按

10、照合理化建議制度，員工可以填寫合理化建議登記表與相關部門進行溝通。4.2.4.5 基層單位管理人員在向員工分派任務時應使用正確任務說明，基層單位管理人員每月與員工就重要安全生產事項進行計劃性對話，基層單位在合理的時間范圍內召開會議并討論安全生產事項，基層單位收集并處理在會議中員工關心的安全生產問題，設置專欄展示安全設備狀況和使用情況。4.2.5 越能溝通對于正常的工作，各級工作人員要養(yǎng)成一種逐級上報的習慣，但當工作出現如下情況時，可以進行越級溝通：a)下級向上級匯報的工作內容，提出的意見和建議，多次得不到答復；b)下級對上級的管理方式產生意見，需要投訴時c) 上級發(fā)現上級的違規(guī)行為時；d) 個

11、人對礦的改革、發(fā)展有建議或意見時。4.2.6 溝通反饋4.2.6.1 在各個溝通環(huán)節(jié)中，凡須有回復的意見或問題，溝通雙方必須明確反饋的時限，擔負反饋責任的一方，必須在規(guī)定時限內給予回復。4.2.6.2 人力資源部應定期進行員工滿意度調查問卷，了解員工的目前工作的狀態(tài)和需求，及時反饋礦領導和部門、單位。4.2.6.3 工會工作部應及時將員工或員工代表就安全生產、勞動保護方面提出的問題和合理化建議或提案及時反饋給有關單位并予以解決。4.2.6.4 各單位應對合理化建議或提案時行評估審核，對已采納的建議進行表揚、認可，對未采納的建議給予必要的解釋。4.3 建議或提案獎勵本礦員工提出的建議經采納后，產生了顯著效果的，應按照合理化建議制度和安全生產認可與獎勵管理制度給予獎勵。5相關文件5.1 安全生產法律法規(guī)與其他要求管理制度AB-XX-P-02-03-XXAB-XX-P-03-07-XXAB-XX-P-13-70-XXAB-XX-P-03-