商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

1、九行金融信息服務(wù)南京股份有限公司商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹立公司品牌形象，擴大對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、規(guī)范接待，標(biāo)準(zhǔn)管理，成本控制”的原則。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作。三、職責(zé)綜合管理部為公司商務(wù)接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要客戶的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障，并做好后續(xù)重要信息的傳遞及存檔工作；公司各部門在接到重要客戶來訪預(yù)約后，應(yīng)在OA上填寫接待聯(lián)系單及用車申請單及時把信息傳遞到綜合管理部，并協(xié)助其擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面或由綜合管理部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知。四、計劃與準(zhǔn)備1、綜合管理部在接到公司領(lǐng)

2、導(dǎo)通知或相關(guān)部門接待聯(lián)系單時，應(yīng)充分與申請部門溝通，詳細(xì)了解客戶的基本情況：客戶職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、逗留日期、目的和接待要求等。在此基礎(chǔ)上擬定相關(guān)接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、綜合管理部根據(jù)擬定計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、綜合管理部根據(jù)客戶情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請客戶的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；需住宿的應(yīng)提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好客戶下榻酒店。4、綜合管理部根據(jù)情況計劃安排客戶用餐酒店、游覽路線、購物商場、娛樂項目。5、因會議需要綜合管理部需準(zhǔn)備會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人

3、員，并安排現(xiàn)場攝影攝像等。6、綜合管理部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，接送人員負(fù)責(zé)協(xié)作綜合管理部接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、如有需要綜合管理部應(yīng)根據(jù)情況提前為客戶購買車票及機票。五、接待標(biāo)準(zhǔn)一級接待標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長在機場、車站、公司門口迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者

4、時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進(jìn)行介紹時,要先介紹主人一方，后介紹客戶一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部部長陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室?？筛?/p>

5、據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、綜合管理部根據(jù)情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、綜合管理部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：副總經(jīng)理、綜合管理部部長、相關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由綜合管理部人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)客戶。2、參觀：副總經(jīng)理、綜合管理部部長、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由綜合管理部部長沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資

6、料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：綜合管理部根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不

7、亢。5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、保密事項接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機密

8、，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、重要信息反饋接待人員應(yīng)及時記錄重要來訪客戶信息，并將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息傳遞有關(guān)部門負(fù)責(zé)人并由綜合管理部存檔。九、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌

9、握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的客戶，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)

10、。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時753T246主席臺主席臺人數(shù)為偶數(shù)時75312468主席臺（二）關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌1主暗24副餡3（三）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列（四）關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中

11、轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。乘車座次安排（五）合影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌FaTrA3"lQEQTi西I兩國才|國南畫tin注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席沙發(fā)室ID怎ff客-if.WB2BlAlB3B4注：A為主方，B為客方與上級領(lǐng)導(dǎo)座談82BlAlB3B4注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)十、相關(guān)文件附1商務(wù)接待流程圖附2接待聯(lián)系單附3用車申請單十一、附則本流程及標(biāo)準(zhǔn)由綜合管理部制訂、修改及解釋。本流程及標(biāo)準(zhǔn)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，自發(fā)布日生效商務(wù)接待流程結(jié)束來訪單位來訪事由3日程安排其他要求接待工作接待部門1二接待負(fù)責(zé)人1二電話L一（詳細(xì)要求請?zhí)顚懹密嚿暾垎危┯密囈髸h室會議室投影儀電腦其他:歡迎牌發(fā)布（視頻系統(tǒng)）不需要發(fā)布