文件記錄管理控制程序

1、文件/記錄管理控制程序1目的對(duì)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保具有系統(tǒng)的分類、編號(hào)、制定、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、更改、作廢的規(guī)定，使公司各部門(mén)、單位均使用管理體系文件的有效版本。對(duì)記錄（表格）的收集、編目、標(biāo)識(shí)、歸檔、貯存、查閱、保管和處理做出規(guī)定，使記錄得到有效控制，并為證明其符合規(guī)定要求和管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)。2適用范圍適用于公司管理體系有關(guān)文件/記錄的控制、使用和管理，包括適用的外來(lái)文件/記錄（表格）。3術(shù)語(yǔ)和定義管理手冊(cè)中0.3章的有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義適用本程序。4職責(zé)4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系的總體框架策劃，對(duì)公司管理手冊(cè)、程序文件及有

2、關(guān)管理制度的批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。4.2 管理者代表負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、程序文件的審核及有關(guān)管理體系文件的審批，必要時(shí)組織進(jìn)行修改、換版。4.3 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)有關(guān)管理制度的審核及有關(guān)管理體系文件的審批。4.4 安質(zhì)部4.4.1 負(fù)責(zé)公司管理手冊(cè)的編制、評(píng)審和管理。4.4.2 負(fù)責(zé)與“質(zhì)量、環(huán)境、安全”相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.4.3 負(fù)責(zé)編制、管理公司和本部門(mén)的“記錄（表格）控制清單”，確定記錄的主管部門(mén)、單位和保管期限。4.4.4 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.5 辦公室負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件、網(wǎng)上辦公文件、公司行政文件的控制管理。4.6 人力資源部4.6.1 負(fù)責(zé)與人力資源、職

3、業(yè)健康相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.6.2 負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)，為文件控制提供良好的技術(shù)支撐。4.6.3 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.7 財(cái)務(wù)部4.7.1 負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.7.2 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.8 技術(shù)部4.8.1 負(fù)責(zé)與設(shè)備設(shè)施管理、維修、保養(yǎng)相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理4.8.2 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.9 生產(chǎn)部4.9.1 負(fù)責(zé)與船舶作業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.9.2 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.10 各部門(mén)、

4、單位4.10.1 負(fù)責(zé)與本部門(mén)相關(guān)的程序文件的編制、評(píng)審和管理。4.10.2 負(fù)責(zé)本部門(mén)、單位編寫(xiě)文件的修訂、報(bào)批、發(fā)放及內(nèi)部使用文件的管理。4.10.3 負(fù)責(zé)管理體系相關(guān)文件的接收和管理。4.10.4 負(fù)責(zé)與本部門(mén)相關(guān)外來(lái)文件的管理。4.10.5 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、收集、標(biāo)識(shí)、編目、查閱及處置。4.10.6 負(fù)責(zé)使用和流轉(zhuǎn)記錄（表格）的保存。5程序5.1 文件的分類5.1.1 管理體系文件a）管理方針、目標(biāo)b）管理手冊(cè)c）程序文件d）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)e）管理記錄（表格）5.1.2 與管理活動(dòng)有關(guān)的以公司名義制發(fā)的文件。5.1.3 各部門(mén)、單位編寫(xiě)的與管理活動(dòng)有關(guān)的其他文件。5.1.

5、4 與管理活動(dòng)有關(guān)的外來(lái)文件，如法律法規(guī)及其他要求等。5.1.5 記錄（表格）a）按質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系規(guī)定要求的記錄（表格）。b）對(duì)生產(chǎn)作業(yè)過(guò)程中形成的檔案資料和證實(shí)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理符合性的記錄（表格）。5.2 管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄（表格）的編號(hào)執(zhí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)則5.3 文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放5.3.1 文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放（見(jiàn)表一）。5.3.2 對(duì)顧客（相關(guān)方）和上級(jí)制發(fā)的外來(lái)文件由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或文件性質(zhì)向相關(guān)部門(mén)、單位分發(fā)。5.3.3 對(duì)國(guó)家、地方政府現(xiàn)行適用的法律法規(guī)、行業(yè)管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，分別由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)收集，建立法

6、律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效版本清單，并根據(jù)文件性質(zhì)分發(fā)到相關(guān)部門(mén)、單位或通過(guò)“報(bào)表專用”進(jìn)行公布；各部門(mén)、單位應(yīng)建立內(nèi)部適用的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單5.3.4 文件（含通過(guò)媒體形式文件）發(fā)放部門(mén)、單位應(yīng)建立“文件發(fā)放登記表”由文件編寫(xiě)部門(mén)征詢相關(guān)部門(mén)、單位意見(jiàn)并會(huì)簽。分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)514d一管理手冊(cè)、程序文件的更改、換版a)文件更改流程圖:文件經(jīng)多次修改或文件需多項(xiàng)修改編寫(xiě)部門(mén)曲潦以、人原文徉持有人對(duì)宓他進(jìn)行-平審“評(píng)審會(huì)議記實(shí)施修改并填寫(xiě)修改記錄頁(yè)。文件編寫(xiě)部隸啄”文件更改申請(qǐng)單”交安質(zhì)部并發(fā)放“文件更改通知單”填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”文件編寫(xiě)部門(mén)征詢相關(guān)部門(mén)、單位意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)理審批

7、相美部門(mén)會(huì)簽5.4.2其他文件（5.1.3所述文件）更改、換版流程圖:由原審批人對(duì)“文件更改申請(qǐng)單”進(jìn)行審核、批準(zhǔn)5.5文件的有效控制當(dāng)原審批人不在職時(shí)，由接替職位的人員審批，但必須獲得原審批所依據(jù)的背景材料。與管理體系有關(guān)的文件使用管理控制具體執(zhí)行文件管理規(guī)定5.6記錄（表格）的控制與管理5.6.1 記錄（表格）的編制、審批、借閱。a）與管理體系有關(guān)的記錄（表格）由相關(guān)部門(mén)、單位進(jìn)行編制，并由相關(guān)部門(mén)、單位負(fù)責(zé)人確認(rèn)。 與安全/質(zhì)量/環(huán)境有關(guān)的記錄（表格）由安質(zhì)部編制、確認(rèn)。 與行政、溝通有關(guān)的記錄（表格）由辦公室編制、確認(rèn)。 與人力資源、職業(yè)健康安全有關(guān)的記錄（表格）由人力資源部編制、確認(rèn)

8、 與財(cái)務(wù)有關(guān)的記錄（表格）由財(cái)務(wù)部編制、確認(rèn)。 與設(shè)備設(shè)施管理、維修、保養(yǎng)有關(guān)的記錄（表格）由技術(shù)部編制、確認(rèn)。 與船舶作業(yè)有關(guān)的記錄（表格）由生產(chǎn)部編制、確認(rèn)。b）記錄（表格）一般不得借閱。確需外借時(shí)，需經(jīng)記錄（表格）主管部門(mén)及其分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理審批后方可外借。5.6.2 記錄（表格）的填寫(xiě)、流轉(zhuǎn)a）各部門(mén)、單位應(yīng)按照記錄（表格）填寫(xiě)規(guī)范的具體要求填寫(xiě)記錄（表格）。b）記錄（表格）按照管理體系文件的要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過(guò)程所經(jīng)過(guò)的部門(mén)、單位必須予以妥善保管，流轉(zhuǎn)的最終部門(mén)、單位是該記錄（表格）的保管部門(mén)、單位。5.6.3 記錄（表格）的標(biāo)識(shí)、收集、整理、歸檔、保存a）記錄（表格）標(biāo)識(shí)包括

9、名稱、編號(hào)。b）記錄（表格）的收集、編目各部門(mén)、單位及時(shí)收集相關(guān)的記錄（表格），確保其完整、有效。記錄（表格）的保管部門(mén)、單位對(duì)所保管的記錄（表格）進(jìn)行編目以便于檢索。5.6.4 安質(zhì)部會(huì)同相關(guān)職能部門(mén)不定期檢查各部門(mén)、單位記錄（表格）的使用管理情況。5.6.5 記錄（表格）的處置a）保管部門(mén)、單位對(duì)超出期限需報(bào)廢的記錄（表格），填寫(xiě)“文件處置申請(qǐng)單”，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。b）實(shí)施銷毀時(shí)，應(yīng)由兩人以上同時(shí)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)，核對(duì)待銷毀記錄后，用機(jī)碎、焚燒或打紙漿等方法處置；負(fù)責(zé)銷毀和監(jiān)銷人員在“文件處置申請(qǐng)單”上簽字，并填寫(xiě)銷毀處置時(shí)間；銷毀后登記“已處理文件登記表”。c）記錄（表格）可以呈

10、各種媒體形式，例如照片、硬拷貝或電子媒體等。6相關(guān)支持性文件6.1 管理評(píng)審控制程序6.2 文件編寫(xiě)導(dǎo)則6.3 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)則6.4 文件管理規(guī)定6.5 記錄（表格）填寫(xiě)規(guī)范7記錄（表格）7.1 受控文件現(xiàn)行有效版本清單7.2 文件接收登記表HJHA/QES-CX23-2012HJHA/QG01-001-2012-01HJHA/QG01-001-2012-02HJHA/QG01-001-2012-03HJHA/QG01-001-2012-04JL01-01JL01-02JL01-03JL01-04JL01-05JL01-06JL01-07JL01-08JL01-09JL01-10JL01-117.3 文件發(fā)放登記表7.4 文件借閱登記表7.5 文件更改申請(qǐng)單7.6 文件更改通知單7.7 文件評(píng)審會(huì)簽表7.8 已處理文件登記表7.9 文件處置申請(qǐng)單7.10 記錄（表格）控制清單7.