掌控好自己的時(shí)間

1、掌控好自己的時(shí)間確保管理工作卓有成效梅子卓有成效是管理者必須做到的事。一般來(lái)說(shuō)，管理者普遍才智較高， 想象力豐富，并具有很高的知識(shí)水準(zhǔn)。但是，一個(gè)人工作的有效性， 與他的智力、想象力或知識(shí)之間，幾乎沒(méi)有太大的關(guān)聯(lián)。有時(shí)，有才 能的人往往最為無(wú)效，因?yàn)樗麄儧](méi)有認(rèn)識(shí)到才能本身并不是成果。他 們也不知道，一個(gè)人的才能，只有通過(guò)有條理、有系統(tǒng)的工作，才有 可能產(chǎn)生效益。智力、想象力及知識(shí)，都是我們重要的資源，但是， 資源本身是有一定的局限性的，只有通過(guò)卓有成效的工作，才能將這 些資源轉(zhuǎn)化為成果。那么，怎樣才能讓自己的工作卓有成效呢？德魯 克認(rèn)為，一名卓有成效的管理者必須具備五項(xiàng)素養(yǎng)，即記錄并分析時(shí)間的

2、使用情況；把眼光集中在貢獻(xiàn)上；充分發(fā)揮人的長(zhǎng)處；要事優(yōu)先； 有效決策。我認(rèn)為，記錄并分析時(shí)間的使用情況至關(guān)重要，它是管理工作卓有成效的前提保障。因?yàn)?，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素，任何生產(chǎn)程 序的產(chǎn)出量，都會(huì)受到最稀有資源的制約。而在我們稱之為“工作成 就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。時(shí)間租不到，借不到， 也買不到。不管時(shí)間的需求有多大，供給也絕不可能增加。時(shí)間的供 需沒(méi)有價(jià)格可資調(diào)節(jié)，也無(wú)法繪制邊際效用曲線。而且，時(shí)間如白駒 過(guò)隙，稍縱即逝，根本無(wú)法貯存，在所有的資源里面，時(shí)間永遠(yuǎn)都是 最短缺的。因此，作為一名管理者，要想自己的工作卓有成效，必須做好以下三個(gè)方面的工作：一、記錄并診斷自己的時(shí)

3、間常常聽(tīng)到一些從事管理工作的人抱怨自己時(shí)間緊， 工作忙，被一些 繁雜的事務(wù)累得無(wú)法分身。其實(shí)，這主要是因?yàn)樗麄儧](méi)有分配和利用 好自己的時(shí)間，把許多時(shí)間都耗用在諸如無(wú)聊的應(yīng)酬或沒(méi)有多大意義 的社交這些毫無(wú)貢獻(xiàn)的事情之上。 而作為一名有效的管理者，他就會(huì) 清楚地知道，任何工作都是在時(shí)間中進(jìn)行的，都需要耗用時(shí)間，自己 所能控制的時(shí)間又是非常有限的。例如，人際關(guān)系的處理和工作關(guān)系 的協(xié)調(diào)以及有關(guān)人事的決策都需要耗費(fèi)很多的時(shí)間。因此，為了確保管理工作的卓有成效，不能一開(kāi)始就著手自己的工作，應(yīng)該合理地安 排好這有限的時(shí)間。要想了解時(shí)間是怎樣耗用的，從而據(jù)以管理好自 己的時(shí)間，就必須要養(yǎng)成記錄時(shí)間的好習(xí)慣，

4、把自己在日常工作中耗 用時(shí)間的實(shí)際情形記錄下來(lái)。許多卓有成效的管理工作者都備有一本 小冊(cè)子，有的自己記錄，有的請(qǐng)秘書代為記錄一一當(dāng)然，必須在處理 某一工作的“當(dāng)時(shí)”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記一一并每 月定期拿出來(lái)檢討。他們往往以三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄， 一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了這樣一本時(shí)間耗用的記錄樣本，便能對(duì) 自己的日常工作進(jìn)行反思檢討，從而避免了將時(shí)間浪費(fèi)在種種無(wú)謂的 小事之上?？梢?jiàn)，要想避免時(shí)間的浪費(fèi)，管理者必須要養(yǎng)成記錄并診 斷時(shí)間的良好習(xí)慣。四、消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)為了提高時(shí)間的利用效率，避免浪費(fèi)，還要對(duì)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)地管理。 我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)

5、，盡可能地將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。也就是說(shuō)要找出什么事是根本不必做的， 因 為這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)助于成果?？山?jīng)常問(wèn)問(wèn)自己：“這 件事如果不做，會(huì)有什么后果？”如果認(rèn)為不會(huì)有任何影響，那么， 這件事就應(yīng)該立刻取消。許多大忙人，天天都在做著一些他們覺(jué)得難 以割舍的事，比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類， 不知占去了他們多少時(shí)間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得 也根本不夠精彩。然而，他們又不得不承受著這些負(fù)擔(dān)，一年又一年， 就像從天而降的災(zāi)難一樣躲也躲不掉。其實(shí)，對(duì)付這類事情，只要審 度一下對(duì)于組織有無(wú)貢獻(xiàn)，對(duì)于他本人有無(wú)貢獻(xiàn)，或是對(duì)于對(duì)方的組 織有無(wú)貢獻(xiàn)，如果都

6、沒(méi)有，直接謝絕就行了。第二個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是：“時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果？”如果不是非親自參加不可，完全可以請(qǐng)人代為參加，以便集中精力做自 己真正應(yīng)該做的事。第三個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是：“會(huì)議占用的時(shí)間是否過(guò)多？”所謂會(huì)議，顧名思義，是靠集會(huì)來(lái)商議，是組織缺陷的一種補(bǔ) 救措施。我們開(kāi)會(huì)時(shí)就不能工作，工作時(shí)就不能開(kāi)會(huì)，誰(shuí)也不能同時(shí) 又開(kāi)會(huì)又工作。一個(gè)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)臻于理想的組織，應(yīng)該沒(méi)有任何會(huì)議（在 今天動(dòng)態(tài)的世界中，這樣的組織只是理想而已）。每個(gè)人應(yīng)該都能了 解他工作所必須了解的事，也應(yīng)該都能隨時(shí)獲得他工作所必需的資 源。我們之所以要開(kāi)會(huì)，只是因?yàn)楦饔懈鞯墓ぷ?，要靠彼此合作才?完成

7、某一特定任務(wù)。我們之所以要開(kāi)會(huì)，只是因?yàn)槟骋磺闆r所需的知 識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能全部裝在一個(gè)人的頭腦里，需要集思廣益。但問(wèn)題在 于會(huì)議過(guò)多。一個(gè)人人都隨時(shí)開(kāi)會(huì)的組織，必然是一個(gè)誰(shuí)都不能做事 的組織。拿出時(shí)間記錄看一看，如果會(huì)議占用的時(shí)間達(dá)到了總時(shí)間的 四分之一以上，那么，這個(gè)組織一定是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的不健全的組織。 因此，一位管理者的時(shí)間，絕對(duì)不能讓開(kāi)會(huì)占用得太多。三、統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間管理者在做過(guò)了自己的時(shí)間記錄和分析后，自然了解了究竟有多少 時(shí)間可用于重要事務(wù)了。換句話說(shuō)，有多少時(shí)間可以自由支配，又有 多少時(shí)間可以用在確有貢獻(xiàn)的大事上。 但是，對(duì)于可以自由支配的時(shí) 間，也別存太大奢望。管理者

8、并非不食人間煙火，可以拒人于千里之 外，無(wú)論他怎樣無(wú)情地刪掉了浪費(fèi)的部分， 可供他自由支配的時(shí)間仍 然不會(huì)太多。一位管理者的職位越高，他的“管理關(guān)系”就越復(fù)雜， 用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系的時(shí)間就越多，可自由支配的時(shí)間就越少。常常會(huì) 出現(xiàn)“兩個(gè)人挖一條溝需要兩天時(shí)間，四個(gè)人挖一條溝需要四天時(shí)間” 的現(xiàn)象。因此，有效的管理者必須善于利用自己的時(shí)間，排除一切干 擾，集中時(shí)間和精力去做一件事一件真正值得他去做的事。他知道自己需要集中整塊的時(shí)間，不能把時(shí)間弄碎了，如果把時(shí)間分割成 許多段，就等于沒(méi)有時(shí)間。時(shí)間如果能夠集中起來(lái)，即使只有一個(gè)工 作日的四分之一，也足可辦理幾件大事。反之，零零碎碎的時(shí)間，縱 然總數(shù)有

9、四分之三個(gè)工作日，也是毫無(wú)用處的。至于如何集中時(shí)間， 各人有各人的辦法。有些高層人員，在一星期內(nèi)，會(huì)留有一天在家工 作。許多雜志主編和主持研究的科學(xué)家，常常采用這種方法；還有人 將會(huì)議、審核、問(wèn)題分析等例行工作，規(guī)定排在一星期內(nèi)的某兩天集 中辦理，而將其他日子的整個(gè)上午保留下來(lái)， 用于處理疑難問(wèn)題和真 正重大的事務(wù)；另一個(gè)常見(jiàn)的辦法，是每天都排定一段時(shí)間，在家里 辦公。例如，有一位有效的管理者，每天上班之前，在家中不接打電 話，排除一切干擾，用90分鐘的時(shí)間研究工作（據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，一個(gè) 普通人“超過(guò)90分鐘”就難以集中精力，而“不夠90分鐘”則難以 處理好一件事情）。上述做法都是行之有效的，值得

10、我們借鑒。當(dāng)然， 集中自己的時(shí)間，如何“集中”倒在其次，重要的是時(shí)間如何用法。 許多人把次要的工作集中起來(lái)辦理， 因而勻出一段整塊時(shí)間來(lái)。但這 樣的方法并無(wú)太大的作用。因?yàn)檫@樣的方法，不論是在心理上還是在 時(shí)間上，仍然沒(méi)有放下那些次要的事情，沒(méi)有放下那些貢獻(xiàn)很少而又 認(rèn)為不能不做的事。結(jié)果終究還會(huì)產(chǎn)生新的時(shí)間壓力，來(lái)占用他的自 由時(shí)間，犧牲他應(yīng)該做的事。幾天或幾個(gè)星期后，他已經(jīng)“集中”起 來(lái)的自由時(shí)間，又會(huì)被那些所謂的“新的問(wèn)題、新的緊急事件、新的 麻煩”瓜分得無(wú)影無(wú)蹤了。一位卓有成效的管理者，必須具有該放則 放的決心和毅力，把那些不重要的無(wú)關(guān)緊要的與貢獻(xiàn)沒(méi)有多少關(guān)聯(lián)的 次要事情放在一邊，集中時(shí)間和精力去做那些重要的與貢獻(xiàn)密切相關(guān) 的事情。不然的話，按下葫蘆浮起瓢，新的問(wèn)題，新的麻煩，總會(huì)接 踵而來(lái)，讓你永無(wú)寧日?？偠灾?，時(shí)間是稀有而不可或缺的資源，對(duì)時(shí)間的控制與管理 不能一勞永逸。作為一名管理者，要想