檔案管理制度管理辦法96388

1、檔案管理制度96388檔案管理制度一、總則 1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。 2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。 3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。二、檔案管理機構的設置及基本要求 （一）檔案劃分及管理部門 1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。 2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。 3、公司檔案

2、根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。 （二）各部門資料管理 1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。 2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。 3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三 、檔案分類 （一）檔案質(zhì)量 1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文

3、件要進行修復處理。 3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。 4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。 5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。 （二）立檔 1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。 3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，

4、收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。 （三）分類 1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。 2、公司檔案大致分為以下幾類： （1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等； （2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件； （3）制度類：管理制度匯編； （4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。 （5）計劃總結類：分年度計劃及總結等； （6）會議紀要類：辦公例會紀要等 3、檔案的歸口存放部門 （1）公司各類批

5、文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部。 （2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部按國家及公司有關規(guī)定進行整理、分類存檔。 （3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研發(fā)部負責保管。 （4）有關房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管。 （5）除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。 （四）檔案編號 1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制檔案登記目錄表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 3、公

6、司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。 4、為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應按照規(guī)定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。四、歸檔及保存年限 （一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。 （二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。 檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：

7、 1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經(jīng)營計劃和總結；年度財務報表；重要技術資料；不動產(chǎn)所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的文件。 2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。 3、五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。 4、一年保存：部門工作計劃和總結；完成后的部門請求報告；無長期保存必要的文件。 5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存 6、1年以下暫時保存：結案后無長期保存必

8、要者。 （三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。 （四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。 （五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。五、檔案日常管理 （一）借閱 1、借閱手續(xù) （1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。 （2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理借閱檔案申請表并送達相關領導核批。 （3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應

9、由其部門負責人出示經(jīng)公司領導或主管領導審批同意借閱的書面檔案資料借閱登記表向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。 （4）檔案管理人員接到檔案資料借閱登記表，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。 （5）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。 2、檔案借閱審批權限 （1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。 （2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務文件、法律文書等重要文

10、件借閱須由常務副總及總經(jīng)理批準。 （3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。 （4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。 （5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。 （6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。 （7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、 3、借閱人不得轉借、拆卸、調(diào)換、污損所

11、借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。 4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務副總批準。 5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫檔案資料借閱登記表和獲得審批時需按填寫要求注明相關事宜。 6、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。 7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫檔案資料續(xù)借申請單，主管領導簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不

12、得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具閱檔催還單，借用人在收到閱檔催還單三天內(nèi)，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應處分。 8、丟失政府下達的重要文件者，應主動去政府部門補辦文件，同時應承擔補辦手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際情況和公司規(guī)定進行處罰。 9、丟失技術變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。 （二）銷毀 1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許和批準不得銷毀公司檔案資料。 2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和

13、電子的檔案銷毀審批表，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀審批表需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。 3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀審批表需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。 4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。 5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。 （三）移交 1、需要進行移交的檔案，需

14、由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。 2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密 1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。 3、愛護檔案室的一切設施設備

15、，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。 4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術資料、金額在1001000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。六、附則 （一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。 （二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。七、檔案管理人員職責 1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作； 2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 3、定期擦拭檔案架，保持檔案