專職秘書(shū)管理工作辦法5

1、專職秘書(shū)管理工作辦法(最為保證集團(tuán)行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)提供周到細(xì)致的秘書(shū)服務(wù)，特制定本辦法。(最第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容(最（一）專職秘書(shū)(以下簡(jiǎn)稱秘書(shū))的工作職責(zé)，主要是對(duì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。(最（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。 (最第二條 接待事務(wù)(最（一）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來(lái)訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、

2、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。(最（二）對(duì)未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪者，在問(wèn)清對(duì)方姓名和要求后，應(yīng)先請(qǐng)對(duì)方稍候，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室。對(duì)不宜會(huì)見(jiàn)的來(lái)訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來(lái)訪意圖，以備日后答復(fù)。(最（三）對(duì)于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部），以便預(yù)訂會(huì)場(chǎng)及確定會(huì)務(wù)工作人員。(最（四）秘書(shū)應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐等情況，并事先通知與會(huì)者。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐廳并安排菜單。 (最（五）秘書(shū)應(yīng)會(huì)同總裁辦（綜合管理部）會(huì)務(wù)人員，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場(chǎng)地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及

3、水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)等事宜。(最（六）對(duì)來(lái)訪者，秘書(shū)要彬彬有禮，主動(dòng)遞送茶水。若需來(lái)訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫(huà)報(bào)等。(最第三條 傳達(dá)事務(wù)(最（一）秘書(shū)負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來(lái)公文、信函、傳真等，在收件登記表上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附收文處理單；需回復(fù)的，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。(最（二）秘書(shū)應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來(lái)電在來(lái)電登記表上登記后及時(shí)呈報(bào)。(最（三）秘書(shū)應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來(lái)電、來(lái)函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對(duì)工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送，并在發(fā)送登記表上進(jìn)行登記。(最第四條 文書(shū)管理(最（一）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)

4、經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。 (最（二）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號(hào)、打印、發(fā)放、歸檔等文書(shū)工作。(最（三）秘書(shū)應(yīng)定期收集公司及所屬子公司經(jīng)營(yíng)管理方面的重要情報(bào)，主動(dòng)以書(shū)面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。(最（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)文件明細(xì)表。(最第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排(最（一）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實(shí)。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過(guò)程。(最（二）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)

5、導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見(jiàn)、會(huì)議中的講話進(jìn)行記錄整理。 (最第六條 文件整理 (最（一）秘書(shū)應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對(duì)文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。 (最（二）急件須在2 4小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見(jiàn)辦理。 (最（三）秘書(shū)負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月5日前進(jìn)行整理、歸類；特殊文件、資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 (最第七條 內(nèi)務(wù)整理(最（一）秘書(shū)負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書(shū)架及工作所需的文件資料、臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場(chǎng)所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。(最

6、（二）秘書(shū)負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì)議室、門(mén)窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。(最（三）秘書(shū)應(yīng)隨時(shí)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。(最（四）秘書(shū)應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表，記錄品種、使用時(shí)間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。(最（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報(bào)刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報(bào)架的報(bào)紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過(guò)期報(bào)刊雜志及時(shí)下架交總裁辦（綜合管理部）處理。(最（六）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳票保存、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等事宜

7、。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來(lái)名片的整理、歸類和輸錄等工作。 (最第八條 會(huì)議事務(wù)(最（一）秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會(huì)議，應(yīng)事先制訂會(huì)議日程，填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表。并擬寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。(最（二）秘書(shū)應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部）進(jìn)行安排，了解并落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會(huì)議記錄等。(最（三）秘書(shū)應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的主題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知總裁辦（綜合管理部）及與會(huì)者。若需安排用餐，需預(yù)先了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須

8、預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)定酒店。(最（四）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)做好會(huì)議記錄，并請(qǐng)與會(huì)人員會(huì)簽或請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。(最（五）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加，并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。(最第九條 代行事務(wù)(最（一）秘書(shū)可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。(最（二）秘書(shū)應(yīng)及時(shí)了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。(最（三）秘書(shū)負(fù)責(zé)如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見(jiàn)，做到準(zhǔn)確和快速。事后視情況，將對(duì)方的答復(fù)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(最（四）秘書(shū)應(yīng)及時(shí)傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、書(shū)信與物品。(最（五）秘書(shū)可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(最（六）秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的交通、食宿安排。(最第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)(最（一）秘書(shū)應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道的暢通。 (最（二）秘書(shū)應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。(最第十一條 工作紀(jì)律 (最（一）秘書(shū)在日常工作管理中，應(yīng)自覺(jué)遵守公司的規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做到：不該問(wèn)的不問(wèn)，不該說(shuō)的不說(shuō)。(最（二）秘書(shū)對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)