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1、Part Logistics Business Correspondence第二篇 物流商務(wù)信函Unit OneBasic knowledge about Business L第一單元 商務(wù)書信基本知識(shí) Pre-reading questions:1. How about the writing format of Chinese letters?2. In your opinion, is there any difference of writing format between English and Chinese letter? If there is, whats that?Wha
2、t is business letter?Business letters (including commonly-used E-mails now) are correspondences between companies which represent companies personality indirectly so that it is essential to write letters in a proper way. 什么是商務(wù)書信?什么是商務(wù)書信? 商務(wù)書信(包括當(dāng)今常用的電子郵件的形式)是公司之間往來的信函,間接代表著一個(gè)公司的形象,所以使用一種良好的體裁或形式是非常必
3、要的。 The Superscription Print the receivers name and address in the bottom right-hand corner. And write the senders name and address at the top left corner which was always printed already for special ones. The stamp is at the top right corner. And the category of mails is in the bottom left-hand 信封的
4、寫法信封的寫法 收信人的姓名、地址寫在信封中央偏右下的地方,打印上去,一般不要手書。發(fā)信人的地址位于信封左上角,一般的專用信封上已印好此項(xiàng)內(nèi)容。郵票貼在右上角,而左下角則可附加說明該信函的類別。Different kinds of mails: Ordinary Mail By Air Mail(Par Avion)Registered(Reg./R) Express Express Delivery Express Mail Service(EMS) Sample Printed Matter Local Urgent 表示信件類別的信封標(biāo)志:表示信件類別的信封標(biāo)志: Ordinary Ma
5、il 平信 By Air Mail(Par Avion) 航空 Registered(Reg./R) 掛號(hào) Express 快件 Express Delivery 快遞 Express Mail Service(EMS) 特快專遞 Sample 樣品 Printed Matter 印刷品 Local 本地 Urgent 急件Styles of English Business Letter 1. Block style:all paragraphs should begin flush with the left margin except the letter head which is a
6、lways printed in the top middle of the letter.2. Semi-block style: date and references are on right for the convenience of file and searching; complimentary closing and signature are in the middle with letter head and the others are on the left.3. Intended style is alternative one of the above two s
7、tyles with five to six spaces intended from the margin. 商務(wù)書信的形式商務(wù)書信的形式 1.齊頭式: 除了Letterhead已印制于公司專用信紙的中央頂端,其他各項(xiàng)則集中于信紙的左端。 2.混合式:混合式把date(日期)和references(參照號(hào))的位置固定在右邊,以便歸檔、檢索;complimentary closing(結(jié)束語)、signature(簽名)同信頭一起放中間去,其余部分放在信紙左端。 3. 縮行式:縮行式可以選擇以上兩者任意一個(gè)形式,只有正文起頭處想內(nèi)縮五、六個(gè)空格。date(日期)complimentary cl
8、osing(結(jié)束語)、signature(簽名)放在右邊。Components of English Business Letters 1. Letter head 2. Reference number 3. Date 4. Inside address 5. Attention the operators name 6. Salutation 7. SComponents of English Business Letters 8. Main body 9. Complimentary closing 10. Signature 11. Identification marks 12. E
9、nclosure 13. Carbon copy(C.C.) 14. Postscript (P.S.)商務(wù)信函的構(gòu)成要素商務(wù)信函的構(gòu)成要素 1.信頭:信頭事先印就,表示發(fā)信人的公司名稱及地址。它還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼(code)、電傳和傳真號(hào)碼以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍等。2.參考號(hào)碼/編號(hào):寫信人為了便于歸檔分類而編的號(hào)。如:Our Ref.3.日期:日期與信頭相隔三至六行??s行式函中日期在信頭下的右上角;齊頭式函則在左上角。如:2nd March,2002/2 March,2002 或 March 2nd ,2002/March 2,2002。4. 信內(nèi)地址:指收信人的姓名和地址。英文
10、信地址包括4部分:門牌號(hào)碼和街(路)名;城市;縣、州(?。┟班]政編碼(post code or zip code);國(guó)名。禮稱甚多,男用“Mr.”或“Esq.(esquire)”,女用“Miss”、“Mrs.”或“Ms.”。 “Mr.”置于姓名前,而“Esq.”則在姓名之后,并加逗號(hào),如:Mr. H. Jackson; H. Jackson, Esq.。5.經(jīng)辦人的姓名。商務(wù)信函的構(gòu)成要素商務(wù)信函的構(gòu)成要素 6.稱呼:難以確定對(duì)方性別可用“Dear Madam or Sir”。若致函某個(gè)人如John Jackson 先生,則可用“Dear Mr.Jackson”。當(dāng)收信人擁有某些特殊頭銜時(shí),
11、應(yīng)稱呼其相應(yīng)的頭銜。如:Dr.(Doctor),Prof(Professor),Sir, Rev.(Reverend)等。Messrs.是Mr.的復(fù)數(shù)形式,它被用來稱謂兩個(gè)或兩個(gè)以上的收信人,如(Messrs. Paul Smith &Macdonald Evans) 或是以人名命名的公司,如:(Messrs. Williams & Co.)7.主題:業(yè)務(wù)函一事一函為好,可在稱呼下方兩行的中央打標(biāo)題加底線。如: Subject: Short-weight claim,2000M/T Aliette.8. 正文:通常的業(yè)務(wù)函首段回顧前函,中段轉(zhuǎn)入本題,末段提出要求。通篇上下應(yīng)注意
12、三點(diǎn):明確、簡(jiǎn)潔、達(dá)禮。9. 結(jié)束語:尾詞表示信的結(jié)束。英國(guó)多用“Yours faithfully”,美國(guó)則為“Yours truly”或“Sincerely yours”。10. 簽名:手簽,在簽字下方打上簽字人姓名、職務(wù)。若某雇員代負(fù)責(zé)人簽,應(yīng)注以per procreation;per pro;P. pro. 或P. P.以示代理,如:per pro: Guangzhou Trading Company。商務(wù)信函的構(gòu)成要素商務(wù)信函的構(gòu)成要素 11.識(shí)別記號(hào):寫上書信者與打字員姓名的頭一個(gè)字母。如:RI/WN。 12.附件:隨信同寄有附件。簡(jiǎn)寫為Encl. 或Enc. 如:Encls:4 I
13、nvoices。 13.副本抄送:寫信人如需將本函抄送有關(guān)人或單位,可以在簽名左下方打上c.c.字樣并注明抄送單位如:c.c. Bank of America, Washington。 14.(P.S.)附筆:補(bǔ)充說明內(nèi)容。The Three Cs for Business Writing 1. Courtesy 2. Clarity 3. C商務(wù)信函三原則商務(wù)信函三原則 1. 禮貌 不必在信函中過分強(qiáng)調(diào)禮貌的重要性。其中迅速是最重要的。嚴(yán)格遵守時(shí)間受到那些厭惡長(zhǎng)時(shí)間等待的顧客的歡迎。 與此相抵觸肯定是錯(cuò)誤的。商務(wù)活動(dòng)中肯定存在差異,但是運(yùn)用外交手段和策略可以克服和解決,不會(huì)出現(xiàn)誤解。2. 清
14、楚 首先,必須確認(rèn)信函意思清楚,不會(huì)引起誤解。信函意思模糊會(huì)給雙方都帶來麻煩,而解釋不可避免會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。 其次,當(dāng)你確定要說的話后用簡(jiǎn)潔明了的言語來表達(dá)。商務(wù)信函語言表達(dá)必須直接簡(jiǎn)要。3. 簡(jiǎn)潔 信函簡(jiǎn)潔不一定簡(jiǎn)短。有時(shí)候一封信要說一堆事情,篇幅肯定長(zhǎng)。如果簡(jiǎn)潔和禮貌產(chǎn)生了沖突,那么簡(jiǎn)潔需要讓讓步。一般來說,短句子要比長(zhǎng)句子更清晰準(zhǔn)確。Complete the tasks 1. Write your address in English. 2. Write an application letter to Mr. Smith the manager of the personnel depar
15、tment of ABC Logistics CTasks格式:齊頭式格式:齊頭式/混合式混合式/縮行式縮行式信頭:本人名字和地址信頭:本人名字和地址封內(nèi)地址:美國(guó)紐約市第封內(nèi)地址:美國(guó)紐約市第50大街大街10號(hào)號(hào)Harper & Row出版公出版公司司 John Morris 郵編:郵編:NY10022寫信日期:實(shí)際日期寫信日期:實(shí)際日期信文內(nèi)容:信文內(nèi)容:o 從朋友處看到從朋友處看到成功的商務(wù)溝通成功的商務(wù)溝通一書。一書。o 為提高寫作水平欲購(gòu)一本。為提高寫作水平欲購(gòu)一本。o 請(qǐng)出版商盡快告知付款方式請(qǐng)出版商盡快告知付款方式o 希望希望9月底收到此書月底收到此書 xxx xxx x
16、xx Mr. John Morris Harper & Row Publishing, No. 10 Fiftieth Avenue, New York, NY10022 U.S.A Helena White OSullivan Building Baltimore, Maryland 10026 USA Our Ref.: Your Ref.: September 17th,2014 Mr. John Morris Harper & Row Publishing, No. 10 The Fiftieth Avenue, New York, NY10022 Attention: Mr. Joe Green Dear Mr. Morris, Ive read the book Successful Business Communication at m
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