會(huì)議管理制度20141104

1、會(huì)議管理制度1 1 目的目的2 2 釋義及范圍釋義及范圍3 3 管理權(quán)責(zé)管理權(quán)責(zé)4 4 定義定義5 5 內(nèi)容內(nèi)容 5.1會(huì)議流程 5.2會(huì)議內(nèi)容管理 5.3職務(wù)代理人制度6 6 如何提高會(huì)議效率如何提高會(huì)議效率主要框架 目的本制度目的本制度目的：保障會(huì)議質(zhì)量以及會(huì)議的決策執(zhí)行效率 釋義和范圍會(huì)議：三個(gè)人以上為解決工作中某個(gè)問題或出于不同目的，聚集在一起進(jìn)行討論與交流的活動(dòng)。會(huì)議功能：提供信息？ 匯集信息？解決問題？宣傳政策？培育訓(xùn)練？會(huì)議分類集團(tuán)會(huì)議集團(tuán)會(huì)議職能職能線線會(huì)議會(huì)議公司會(huì)議公司會(huì)議其他會(huì)議其他會(huì)議指集團(tuán)層面就集團(tuán)整體工作開展或重大事項(xiàng)召開的會(huì)議。集團(tuán)各職能線（如經(jīng)營、運(yùn)營、財(cái)務(wù)、技

2、術(shù)、綜合管理等）或集團(tuán)專項(xiàng)工作組，就職能線工作或?qū)ｍ?xiàng)工作召開的會(huì)議指子公司就子公司整體工作開展或相關(guān)事項(xiàng)召開的會(huì)議除上述三種會(huì)議之外，與工作業(yè)務(wù)范疇相關(guān)，通常表現(xiàn)為不定期舉行的會(huì)議，包括專題會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)、評(píng)審會(huì)等管理權(quán)責(zé)會(huì)議組織方會(huì)議組織方會(huì)議參會(huì)方會(huì)議參會(huì)方定義一般指的是會(huì)議召集單位會(huì)議通知當(dāng)中所指的單位及個(gè)人根據(jù)慣例需參會(huì)人員列席人員職責(zé) 會(huì)議計(jì)劃報(bào)備 會(huì)議通知發(fā)布 會(huì)議材料組織 會(huì)議紀(jì)要撰寫 會(huì)議執(zhí)行監(jiān)督會(huì)前準(zhǔn)備：資料/議題/心理；會(huì)場(chǎng)紀(jì)律記錄/傳達(dá)決議執(zhí)行兩類最重要的角色內(nèi)容會(huì)議流程會(huì)議流程（1 1）會(huì)議組織方上報(bào)會(huì)議計(jì)劃會(huì)議組織方發(fā)布會(huì)議通知會(huì)議參與方提交相關(guān)材料至組織方會(huì)議

3、組織方預(yù)約會(huì)議室會(huì)議組織方指定人員安排會(huì)場(chǎng)、整理材料會(huì)議組織方發(fā)布會(huì)議議程友情提醒：若會(huì)議計(jì)劃發(fā)生變化需第一時(shí)間告知相關(guān)方會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備內(nèi)容會(huì)議流程會(huì)議流程（2 2）會(huì)議實(shí)施會(huì)議實(shí)施準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)安排會(huì)議簽到發(fā)放會(huì)議材料通報(bào)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律做好會(huì)議記錄不得遲到遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律做好個(gè)人會(huì)議記錄會(huì)議組織方會(huì)議參與方內(nèi)容 會(huì)議流程會(huì)議流程（3 3）指定人員撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主持人審核會(huì)議紀(jì)要會(huì)議組織方第一負(fù)責(zé)人簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要對(duì)會(huì)議決議及議定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議組織方集團(tuán)會(huì)議、集團(tuán)工作職能會(huì)議需要填寫會(huì)議執(zhí)行情況反饋表，并發(fā)送給相關(guān)方面，抄送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。其他類型會(huì)議，根據(jù)會(huì)議要求編制反饋表。內(nèi)容 內(nèi)容內(nèi)容管理管理（1

4、1）會(huì)議會(huì)議內(nèi)容內(nèi)容保密保密及文及文件發(fā)件發(fā)放放涉及商業(yè)秘密的會(huì)議，除會(huì)議組織方外，一律不得錄音、攝像。嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，會(huì)議文件由會(huì)議組織方統(tǒng)一收發(fā)，并指定專人對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行管理。機(jī)密文件，發(fā)放范圍限定為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員，以及會(huì)議召集人指定的人員。會(huì)議文件涉及集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重要決策、以及包含集團(tuán)經(jīng)營、財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理、統(tǒng)計(jì)資料等均視為機(jī)密文件內(nèi)容 內(nèi)容內(nèi)容管理管理（2 2）會(huì)議紀(jì)要等總結(jié)性文件一經(jīng)簽發(fā)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)貫徹落實(shí)。會(huì)議確定事項(xiàng)由相關(guān)負(fù)責(zé)部門在會(huì)后三個(gè)工作日內(nèi)完成文件起草、審閱、分發(fā)。會(huì)議組織方做好會(huì)后各類總結(jié)性文件的歸檔工作。內(nèi)容 職務(wù)代理人制度職務(wù)代理人制度（1 1）培養(yǎng)

5、代理人目的：為使集團(tuán)各項(xiàng)工作不受該崗位人員暫時(shí)無法處理日常事務(wù)影響為培養(yǎng)接班人的領(lǐng)導(dǎo)及管理能力代理人要求：代理人應(yīng)為該崗位的接班人、重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象或?qū)υ搷徫粯I(yè)務(wù)狀況最為了解的人員代理人職責(zé)：協(xié)助被代理人處理相關(guān)日常事務(wù)及出席會(huì)議。內(nèi)容 職務(wù)代理人制度職務(wù)代理人制度（2 2）代理人出席會(huì)議，應(yīng)做好會(huì)議記錄，并主動(dòng)向被代理人通告相關(guān)事項(xiàng)。涉及文件、事項(xiàng)確認(rèn)等事宜，需經(jīng)由被代理人電話核準(zhǔn)或短信核準(zhǔn)，由代理人簽認(rèn)。代理事項(xiàng)說明如何開出高效的會(huì)議凡是會(huì)議，必有人員會(huì)議組織方應(yīng)明確會(huì)議目的和職責(zé)范圍，確定參會(huì)人員及會(huì)議工作人員凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備會(huì)議組織方：提前準(zhǔn)備，將會(huì)議通知及時(shí)送至參會(huì)人員。參會(huì)方：會(huì)議材

6、料提交至?xí)h組織方，做好會(huì)前溝通工作。會(huì)議主持人員：提前熟悉會(huì)議議程、做好充分準(zhǔn)備。 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理如何開出高效的會(huì)議凡是會(huì)議，必有主題會(huì)議組織方在會(huì)前將會(huì)議主題通知到各與會(huì)人員。會(huì)議須開門見山，直奔主題。避免和會(huì)議無關(guān)的討論。凡是會(huì)議，必有紀(jì)律準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。如不能參會(huì)需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，同時(shí)安排自己的第一代理人參會(huì)。將手機(jī)調(diào)成振動(dòng)或無聲狀態(tài)，開會(huì)期間不接聽或撥打電話。禁止私下小聲討論、不按流程等行為。 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理如何開出高效的會(huì)議 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理凡是會(huì)議，必有紀(jì)律無正當(dāng)理由遲到、早退、缺席，每次樂捐愛心基金50元；凡必須參加會(huì)議者，未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議，或

7、請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)仍不參加會(huì)議的，均視為缺席；凡參加會(huì)議者在會(huì)議期間玩手機(jī)、接聽電話或睡覺每次樂捐愛心基金50元。如何開出高效的會(huì)議 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理凡是會(huì)議，必有議程會(huì)議組織方在會(huì)前將會(huì)議議程發(fā)送到參會(huì)人員手中。每一項(xiàng)討論需圍繞主題，不能泛泛而談，海闊天空。凡是會(huì)議，必有訓(xùn)練會(huì)議組織方需在會(huì)前就會(huì)議進(jìn)行宣導(dǎo)，使每位同仁對(duì)開會(huì)技巧有足夠的訓(xùn)練。需要與會(huì)人員討論的一定不是既定的決議，如果要公布政策、決定，在會(huì)前就說明不容討論。如何開出高效的會(huì)議 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理凡是會(huì)議，必須守時(shí)會(huì)議需準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。參會(huì)人員應(yīng)尊重他人時(shí)間，發(fā)言簡短有重點(diǎn)。凡是會(huì)議，必有記錄會(huì)議組織方指定人員做好完

8、整的會(huì)議記錄。參會(huì)人員必須做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。如何開出高效的會(huì)議 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理凡是會(huì)議，必有結(jié)果會(huì)議中形成的決議以及待解決的問題，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)明確，且馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。會(huì)議各項(xiàng)決議要由責(zé)任人當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)，并安排具體執(zhí)行人員及設(shè)定完成期限。若部分細(xì)節(jié)問題未有結(jié)論，則后續(xù)安排專題會(huì)議另行討論。如何開出高效的會(huì)議 會(huì)議效率管理會(huì)議效率管理凡是會(huì)議，必有跟蹤會(huì)議組織方負(fù)責(zé)會(huì)議布置工作的跟蹤、督辦，以及會(huì)議紀(jì)要、決議、決策的跟進(jìn)落實(shí)，確保工作及時(shí)推進(jìn)、順利完成和迅速反饋。成功會(huì)議的13大要素會(huì)議的時(shí)間成本與會(huì)者的日均日薪與會(huì)者人數(shù)（會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間差旅時(shí)間正式會(huì)議時(shí)間）會(huì)議組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)人員的平均日薪人

9、數(shù)投入會(huì)議的全程時(shí)間會(huì)議的直接成本場(chǎng)地費(fèi)差旅費(fèi)食宿費(fèi)文件制作費(fèi)會(huì)議的機(jī)會(huì)成本與會(huì)人員為了參加會(huì)議而離開自己的工作崗位，從而不能直接從事增值活動(dòng)所帶來的損失（各類與會(huì)人員在自己的工作崗位上飽滿工作所能帶來的直接經(jīng)營創(chuàng)收各類人員人數(shù)）會(huì)議成本知多少？會(huì)議成本知多少？與會(huì)人員的選擇，應(yīng)該是： 對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人 能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人一對(duì)一形式的排座一對(duì)一形式的排座：這種安排座位形式適用于小型會(huì)議。一對(duì)一形式有三種安排座位的方式，而這三種方式分別包含著三種暗示。暗示一：支持性即彼此之間是一種互相支持的關(guān)系。如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角的兩邊就座，這有助于消除障礙，并且可以

10、進(jìn)行目光接觸。暗示二：合作性即彼此之間是一種合作關(guān)系。坐在另一個(gè)人的旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。暗示三：面對(duì)面即兩個(gè)人分別坐在桌子的兩邊。坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自如。 按等級(jí)排座按等級(jí)排座在召開正式會(huì)議的時(shí)候，會(huì)議的安排者應(yīng)該充分考慮到與會(huì)者的等級(jí)，根據(jù)與會(huì)者的等級(jí)和商務(wù)禮儀的規(guī)范安排分組就座。如果會(huì)議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置。應(yīng)該把最重要的與會(huì)人物安排在此位置上。一般會(huì)讓老總坐在這個(gè)位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。顯示等級(jí)的座位安排顯示等級(jí)的座位安排 按角色排座按角色來排座應(yīng)該注意幾個(gè)關(guān)鍵性的

11、會(huì)議角色：第一個(gè)是主席，他是主持會(huì)議的，主席的位置決定了其他座位的意義。與會(huì)者往往有幾種人，一個(gè)是支持者，一個(gè)是反對(duì)者，還有一個(gè)是觀望者。通過合理安排這三種人的座位，幫助你達(dá)到會(huì)議的目的。對(duì)于有爭議的會(huì)議，通過座位安排把派系分開，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相近的相鄰而座，這樣，有利于使觀點(diǎn)分明，防止討論離題運(yùn)用策略排坐運(yùn)用策略排坐六頂思考帽一個(gè)典型的六頂思考帽團(tuán)隊(duì)在實(shí)際中的應(yīng)用步驟： 1、陳述問題事實(shí)（白帽） 2、提出如何解決問題的建議（綠帽） 3、評(píng)估建議的優(yōu)缺點(diǎn)：列舉優(yōu)點(diǎn)（黃帽）；列舉缺點(diǎn)（黑帽） 4、對(duì)各項(xiàng)選擇方案進(jìn)行直覺判斷（紅帽） 5、總結(jié)陳述，得出方案（藍(lán)帽） 你戴著什么顏色的帽子說

12、話？會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要有別于會(huì)議記錄。二者的主要區(qū)別是： 第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。 第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 事項(xiàng) 1.會(huì)議日程是否及早發(fā)放? 2.會(huì)議目的是否明確? 3.會(huì)議資料是否提前準(zhǔn)備好，并且出現(xiàn)在會(huì)議中？ 4.會(huì)議室是否準(zhǔn)備好? 5.會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始? 6.會(huì)議是按照日程來召開的嗎? 7.會(huì)議參與者明白他們來參加會(huì)議的目的嗎? 8.會(huì)議按時(shí)結(jié)束了嗎? 9.會(huì)議中是否有很好的分享?10.會(huì)議是在可控范圍內(nèi)進(jìn)行的嗎?11.是否有會(huì)議總結(jié)? 12.尋找到會(huì)議參與者困難、關(guān)注點(diǎn)和需求了嗎?13.是否做了決定或者有行動(dòng)方案來解決問題?14.會(huì)議決議責(zé)任人明確了