石陵一中學校檔案管理制度

1、學校檔案管理制度一、檔案建立（一）建立健全學校各類檔案，目的主要在于為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據(jù)。校領導對此應高度重視，并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。（二）有條件的學校建立檔案資料室，由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理。教導處、總務處、勤工儉學辦公室等行政職能部門和團委應設檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。（三）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業(yè)務檔案按人頭建立，學生學籍檔

2、案按屆、按班分類建立。二、檔案立卷（一）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關部門統(tǒng)一要求。（二）卷宗必須注時保存的期限，凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。（三）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否留存。三、檔案補充（一）教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務，獲得學位、學銜，調(diào)資，入黨入團，獎懲等材料要及時收入個人檔案。（二）外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登

3、記，交待有關領導閱后即立卷歸檔。（三）校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、總務處、勤工儉學辦公室、團委、少先隊大隊部、學生會應將此類文件分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。四、檔案轉(zhuǎn)遞（一）教職工因工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。五、檔案查閱（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經(jīng)同志不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔

4、案材料拿出檔案資料室。（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。六、檔案安全保密（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物口。（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，應按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。宜陽縣石陵一中檔 案 管 理 制 度 匯 編宜陽縣石陵一中編 序 言為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定，規(guī)范檔案的管理，確保檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定學

5、校檔案管理制度。 本制度共分為檔案管理實施細則、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度、檔案人員崗位責任制度和分管領導職責七項內(nèi)容，希望學校各職能科室有關人員認真執(zhí)行。 宜陽縣石陵一中 目 錄1. 檔案管理實施細則12. 歸檔制度43. 檔案保管制度64. 檔案庫房管理制度75. 檔案借閱制度86. 檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度97. 檔案人員崗位責任制度118. 檔案員職責129. 分管領導職責13檔 案 管 理 實 施 細 則1. 總則1.1 為了加強學校檔案工作業(yè)務建設，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)國家、省、市檔案部門有關檔案管理的規(guī)定，制定本細則。 1.2 檔案工作是

6、學校工作的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。1.3 學校在重要工作活動中形成的全部檔案均由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。2. 檔案管理體制2.1 學校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負責組織、協(xié)調(diào)、管理學校檔案工作，配備專職檔案人員，負責綜合檔案室的日常工作和各項具體的檔案工作事項。2.2 檔案人員必須忠于職守，嚴格遵守保密紀律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識。2.3 檔案室由學校領導分管，并納入主管領導的目標和崗位職責。2.4 各科室應確定兼職檔案人員，負責本科室文件材料的積累、整理，并按時向檔案室移交。3. 文件材料的形成與歸檔

7、 3.1 學校在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、財會、設備等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。 3.2 根據(jù)學校檔案的種類、數(shù)量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求。 3.3 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計劃和有關人員的職責范圍。4. 檔案的管理4.1 檔案的分類。學校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學類、設備儀器類、基本建設類、校辦企業(yè)類、會計檔案類、聲像實物類、教師業(yè)務檔案九種門類。4.2 檔案編目。學校檔案室應編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。4.3 檔案鑒定。根

8、據(jù)上級檔案部門的有關規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。檔案鑒定工作分兩次進行：歸檔前對文件材料價值進行鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。4.4 檔案統(tǒng)計。建立檔案統(tǒng)計工作，編制檔案基本情況統(tǒng)計表，對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確無誤。4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。4.5.1 檔案存放應有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。4.5.2 對照片、膠片、磁帶等特殊載體

9、的檔案必須配備特制的設備進行管理。4.5.3 定期對檔案保管狀況進行檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案及時進行修補和復制。4.6 建立全宗卷，以積累存儲學校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。4.7 檔案管理現(xiàn)代化應納入學校辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學管理水平和服務效率。5、開發(fā)檔案信息5.1 在學校內(nèi)部可實行檔案開架閱覽。5.2 學校檔案室應根據(jù)需要編輯文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案利用工作。5.3 在檔案信息開發(fā)與提供利用中，必須嚴格遵守保密制度。6、 附則6.1 本細則根據(jù)工作需要可另行補充。6.2 本細則由灌南縣小窯中學檔案室負責解釋。6.

10、3 本細則自發(fā)布之日起執(zhí)行。歸 檔 制 度為了完整系統(tǒng)地保存學校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，更好地為學校各項工作服務，特制定本制度。1、文件材料的歸檔范圍1.1 凡是反映學校工作活動、具有參考價值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學校制定的文件材料歸檔范圍執(zhí)行）。1.2 代管和學校有關的撤銷學校的全部檔案。1.3 與學校業(yè)務工作有關的資料。2、 文件材料的歸檔要求2.1 應歸檔的文件材料必須齊全完整。2.2 應歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍及紅墨水等書寫材料。2.3 歸檔的文件材料必須是原件。2.

11、4 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，并進行科學的分類、立卷、編目。2.5 案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。2.6 文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。3、 文件材料的歸檔時間3.1 13大類檔案在第二年五月底前歸檔。3.2 會計檔案在會計年度終了后，由財會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。3.3 設備檔案在設備開箱時必須會同檔案人員進行技術(shù)資料核對登記，與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。4、 文件材料的歸檔份數(shù)4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。5、 學校檔案室應對文件材料的形成，積累，整理和歸檔工作進

12、行指導，監(jiān)督和檢查。檔 案 保 管 制 度為了保護好學校的檔案，維護檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。1. 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。2. 存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。3. 存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用柜內(nèi)。4. 定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進行修復，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5. 檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護設施。6. 檔案庫房應配置調(diào)控溫、濕度的設施和設備，使庫房溫濕度基本

13、保持在溫度1424攝氏度，相對濕度4560之間。7. 檔案庫房不應靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。8. 檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈。9. 庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，嚴禁吸煙和使用明火。10. 應保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應放置防霉、防蟲藥物。11. 檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。檔案庫房管理制度1. 檔案庫房是機要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內(nèi)。2. 檔案庫房是存放學校檔案資料的專用庫房，庫內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。3. 庫房內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有

14、防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設施，及時更換驅(qū)蟲藥物，定期檢查電器設備、消防器材等設施，保證安全可靠實用。4. 庫房里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風順暢。5. 檔案人員每天對庫房溫濕度進行檢查、記錄并采取措施，使庫房溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。6. 對庫房里的檔案資料做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取必要的措施。 檔 案 借 閱 制 度為了維護檔案的完整與安全，服務于學校的各項工作，特制定本制度。1、學校所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務。2、學校人員查閱檔案必須辦理登記手續(xù)。3、在借閱檔案時，應做到以下幾點：（1）按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，定期歸還；（

15、2）應該愛護檔案，不得遺失；（3）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁隨意更改和涂寫；4、借閱和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案人員與借閱者當面核對清楚。5、檔案如丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。6、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。7、調(diào)離學校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。8、外單位人員借閱學校檔案，須持所在單位介紹信和本人有效證件，并辦理有關手續(xù)。檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度為了對庫藏檔案的收進、移出能夠做到心中有數(shù)和保證檔案質(zhì)量，保護好有價值的檔案，結(jié)合學校的實際情況，特制定本制度。1. 檔案統(tǒng)計1.1 對檔案的收進、移出、保管和利用等情況進行統(tǒng)計，并按照

16、規(guī)定向檔案業(yè)務管理學校報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。1.2 統(tǒng)計工作應認真、求實、準確、及時。2. 檔案鑒定2.1 檔案鑒定工作由鑒定小組負責進行，鑒定小組由主管檔案工作的領導，檔案員和有關業(yè)務管理人員組成。2.2 鑒定小組的任務：負責制定學校檔案檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。3. 確定檔案保管期限的原則3.1 對學校有長遠利用價值并能反映學校職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。3.2 凡是在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4. 鑒定工作應定期進行。5. 檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達

17、到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，應及時責成有關部門和人員負責修改補充。6. 銷毀檔案程序6.1 鑒定小組應列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報告并報學校主管領導審批。銷毀清冊及報告的檔案應保存。6.2 銷毀檔案時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷，在銷毀過程中主觀失密或?qū)W校造成損失的，將根據(jù)國家和單位有關規(guī)定進行處理。檔案員崗位責任制度1. 熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀律，鉆研業(yè)務。2. 及時認真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關于檔案工作的各項方針、政策和業(yè)務規(guī)范。3. 制訂學校檔案工作計劃和長遠規(guī)劃。4. 制定各項檔案管理制度。5. 負責學校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作，

18、編制檔案檢索工具。6. 參與學校設備開箱驗收工作，確保歸檔文件材料的齊全完整。7. 做好檔案統(tǒng)計工作，對檔案收進、移出進行登記。8. 認真開展檔案利用工作，編寫適應工作需要的檔案參考資料。9. 做好檔案的統(tǒng)計鑒定工作。10. 加強對檔案庫房的管理，定期對庫房檔案進行檢查。11. 對學校內(nèi)部科室、所屬單位檔案工作進行培訓、監(jiān)督和指導。12. 加強檔案保密工作，嚴格遵守保密制度。 檔 案 員 職 責一、 認真學習貫徹執(zhí)行檔案法和檔案法實施辦法，并對學校形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。二、努力學習檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作能力，主動向領導請示匯報，爭取領導和各職能部門的支持。三、歸檔材料要做到準確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質(zhì)量符合要求。四、充分發(fā)揮檔案的作用，認真編制、完善檢索工具，做到查閱迅速準確。五、做好檔案統(tǒng)計工作，對庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。六、定期進行檔案鑒定工作，嚴格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復文件要銷毀的應造清冊，經(jīng)學校領導批準后，簽字見