物業(yè)招投標(biāo)寶典

1、 物業(yè)招投標(biāo)寶典伴隨著國(guó)家的改革開(kāi)放，物業(yè)管理行業(yè)在其自身三十多年的發(fā)展中，其市場(chǎng)化程度越來(lái)越深，民眾對(duì)物業(yè)服務(wù)的要求也越來(lái)越高，物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，因此物業(yè)服務(wù)招投標(biāo)工作也越來(lái)越被重視和規(guī)范。本人在十多年的物業(yè)服務(wù)行業(yè)各類(lèi)招投標(biāo)的日常工作中，發(fā)現(xiàn)整個(gè)物業(yè)服務(wù)行業(yè)的招投標(biāo)普遍存在一些弊端，同時(shí)也有一些值得分享的優(yōu)點(diǎn)，希望通過(guò)此文能給同行一點(diǎn)啟示。大家都非常熟悉整個(gè)物業(yè)服務(wù)行業(yè)的招投標(biāo)工作大致由幾項(xiàng)主要的工作組成：招標(biāo)書(shū)撰寫(xiě)、現(xiàn)場(chǎng)踏勘答疑、投標(biāo)書(shū)撰寫(xiě)、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)（含答辯）、定標(biāo)、合同簽訂等。此文主要圍繞與物業(yè)服務(wù)企業(yè)關(guān)系較大的現(xiàn)場(chǎng)踏勘答疑、投標(biāo)書(shū)撰寫(xiě)和現(xiàn)場(chǎng)答辯這三項(xiàng)工作，探討如何在

2、激烈競(jìng)爭(zhēng)中最終獲得投標(biāo)的成功。現(xiàn)場(chǎng)踏勘答疑這個(gè)過(guò)程是充分了解項(xiàng)目定位，了解業(yè)主需求的過(guò)程，是整個(gè)招投標(biāo)工作的前期準(zhǔn)備工作，也是投標(biāo)編制標(biāo)書(shū)的前提?，F(xiàn)場(chǎng)踏勘答疑的主要工作是信息收集和整理，而信息的來(lái)源有各種渠道，其中最重要的一個(gè)渠道是前期的拜訪（如有條件），若前期無(wú)法實(shí)現(xiàn)這個(gè)步驟可以通過(guò)公開(kāi)的現(xiàn)場(chǎng)踏勘來(lái)收集資料。一般公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目都會(huì)給出一定時(shí)間的現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需重視現(xiàn)場(chǎng)踏勘答疑，完成這項(xiàng)工作的效率決定了對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的了解程度。踏勘答疑前的準(zhǔn)備工作非常重要，投標(biāo)企業(yè)需要關(guān)注幾點(diǎn)：一是踏勘前應(yīng)該從網(wǎng)上了解這個(gè)項(xiàng)目的各種相關(guān)信息，對(duì)項(xiàng)目的初步定位和設(shè)計(jì)理念有個(gè)大概的了解，列明踏勘需要關(guān)注

3、的重點(diǎn)區(qū)域和內(nèi)容，以便提高踏勘的效率；二是在現(xiàn)場(chǎng)踏勘的時(shí)候應(yīng)多向現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人了解整個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)信息，一般這個(gè)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目工程非常熟悉，對(duì)項(xiàng)目的一些特別點(diǎn)和業(yè)主的關(guān)注點(diǎn)也會(huì)有所了解，如果負(fù)責(zé)人是后勤的人員，可能對(duì)招標(biāo)文件招標(biāo)要求也非常熟悉，可以從交談的過(guò)程中了解很多信息；三是做好現(xiàn)場(chǎng)踏勘時(shí)的拍照和記錄工作。這些收集來(lái)的素材可能將作為標(biāo)書(shū)編制中的亮點(diǎn)，成為業(yè)主關(guān)注的焦點(diǎn)，成為標(biāo)書(shū)的得分點(diǎn)。投標(biāo)書(shū)的編制投標(biāo)書(shū)一般由商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)組成，兩個(gè)標(biāo)書(shū)的側(cè)重點(diǎn)完全不同，商務(wù)標(biāo)主要包括企業(yè)資信文件、成本預(yù)算等，技術(shù)標(biāo)為物業(yè)管理方案。投標(biāo)中如有現(xiàn)場(chǎng)答辯，投標(biāo)書(shū)占90%左右的分值；若無(wú)現(xiàn)場(chǎng)答辯，投標(biāo)書(shū)即作為中標(biāo)

4、的唯一依據(jù)，因此投標(biāo)書(shū)的編制質(zhì)量決定著整個(gè)投標(biāo)的成功與否，編制投標(biāo)書(shū)可從下面幾個(gè)方面入手：編制標(biāo)書(shū)前需要做的幾項(xiàng)工作一是要充分通讀和研究招標(biāo)文件，圈注出重點(diǎn)內(nèi)容；二是根據(jù)招標(biāo)文件，分別編制商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)目錄大綱和編寫(xiě)計(jì)劃；三是根據(jù)專(zhuān)長(zhǎng)分配工作，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)稿，但統(tǒng)稿的人必須熟悉投標(biāo)項(xiàng)目；四是對(duì)照評(píng)標(biāo)得分明細(xì)，每一個(gè)得分點(diǎn)都確保不失。此環(huán)節(jié)注意時(shí)間安排，留出充足的統(tǒng)稿后的修訂和裝訂簽字時(shí)間。商務(wù)標(biāo)的編制商務(wù)標(biāo)應(yīng)充分展示本企業(yè)的財(cái)務(wù)和資信優(yōu)勢(shì)，特別是針對(duì)本項(xiàng)目業(yè)主關(guān)心的問(wèn)題的優(yōu)勢(shì)，有助于吸引業(yè)主，也有利于區(qū)別其他競(jìng)標(biāo)企業(yè)，可以在評(píng)審中得到不同的評(píng)分。這些資信文件和財(cái)務(wù)報(bào)表要確保真實(shí)，這部分一般占

5、標(biāo)書(shū)分值的40%左右，其中成本預(yù)算一般占整個(gè)投標(biāo)文件的30%左右的分值，這個(gè)分值相對(duì)客觀性比較強(qiáng)，容易控制和把握，但和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)也有很大的關(guān)系，有些評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)是以最低價(jià)格為基準(zhǔn)價(jià)格分，其他價(jià)格按照設(shè)定的價(jià)格區(qū)間比例進(jìn)行倒扣分，還有的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)以平均價(jià)格為基準(zhǔn)價(jià)格?；鶞?zhǔn)價(jià)格的不同，整體報(bào)價(jià)的策略也要作相應(yīng)的調(diào)整，這需要多年的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)對(duì)手的充分了解來(lái)綜合判定。無(wú)論評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)怎樣，一定要堅(jiān)守科學(xué)合理，有的公司為了中標(biāo)竟然罔顧法律要求，克扣員工的繳金，還有的管理費(fèi)為零，還有企業(yè)會(huì)以提供國(guó)際品牌、國(guó)內(nèi)價(jià)格來(lái)吸引業(yè)主，一般這種情況，業(yè)主會(huì)要求在承諾里白紙黑字確定下來(lái)國(guó)際品牌，這也勢(shì)必造成企業(yè)本身壓力，得不償失。這

6、些惡性競(jìng)爭(zhēng)只會(huì)讓業(yè)主享受不到想要的服務(wù)，讓我們物業(yè)服務(wù)行業(yè)越做越難，越做水平越低，形成惡性循環(huán)。評(píng)標(biāo)的時(shí)候遇到這些情況，不利于我們行業(yè)發(fā)展的事情，不利于業(yè)主的事情，一般得分不高。因此也請(qǐng)看到此文的同行，能一起為行業(yè)努力。定制化的物業(yè)管理方案的編制所謂定制化就是有針對(duì)性，目前很多投標(biāo)書(shū)都變成了流水作業(yè)，貼來(lái)貼去，沒(méi)有針對(duì)性和特色，根本不適合招標(biāo)項(xiàng)目的物業(yè)服務(wù)運(yùn)作和管理，致使物業(yè)服務(wù)運(yùn)營(yíng)和管理根本不能滿足業(yè)主的要求。如何編制定制化的物業(yè)管理方案呢？有幾點(diǎn)需要提醒：一是充分了解項(xiàng)目定位和設(shè)計(jì)理念。一般一個(gè)物業(yè)在進(jìn)行施工建設(shè)前就已經(jīng)對(duì)物業(yè)功能做了定位，并且功能實(shí)現(xiàn)都有相應(yīng)的設(shè)計(jì)理念，一定要清楚才能更好

7、地編寫(xiě)投標(biāo)書(shū)。如上海中心大廈，項(xiàng)目定位為上海標(biāo)桿性建筑，集商業(yè)、辦公、酒店、觀光、會(huì)務(wù)于一體的城市綜合體，其設(shè)計(jì)理念就是綠色垂直社區(qū)，這個(gè)功能定位和設(shè)計(jì)理念貫穿于整個(gè)大廈的物業(yè)服務(wù)運(yùn)營(yíng)和管理，如要編制這個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)書(shū)則要充分想到如何做到綠色物業(yè)服務(wù)，如何做到分區(qū)管理，如何將LEED綠色建筑的運(yùn)營(yíng)植入整個(gè)物業(yè)服務(wù)的運(yùn)營(yíng)中等等，如果投標(biāo)書(shū)里面沒(méi)有這些功能定位和理念的延續(xù)，據(jù)我多年評(píng)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)這些缺失將會(huì)失分不少。二是充分了解業(yè)主需求，業(yè)主往往對(duì)自己的物業(yè)管理都有不同的想法和要求，都會(huì)注入自己的特點(diǎn)，如我曾經(jīng)做過(guò)的一個(gè)二級(jí)甲等醫(yī)院項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目位于天津北辰區(qū)，醫(yī)院總面積不足10萬(wàn)平方米，但業(yè)主要求很明確

8、要成為天津市標(biāo)志性醫(yī)院，三年內(nèi)創(chuàng)三甲，讓北辰區(qū)人民享受?chē)?guó)家級(jí)醫(yī)療服務(wù)。雖然這個(gè)項(xiàng)目在設(shè)計(jì)的時(shí)候已經(jīng)考慮了三甲的一些硬件需求，但我們非常清楚三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)除了硬件滿足外，還需要完善的軟件服務(wù)配套。因此在這個(gè)項(xiàng)目的標(biāo)書(shū)編制中，我們加入了企業(yè)多年來(lái)對(duì)三甲醫(yī)院物業(yè)管理的一些經(jīng)驗(yàn)建議，將三甲一票否決項(xiàng)和醫(yī)療廢棄物的管理作為重點(diǎn)突出，這個(gè)方案根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)行的條件，提出了很多硬件配置的建議，同時(shí)在后勤的管理上提供了充分完善的管理方案，確保醫(yī)療廢棄物的管理萬(wàn)無(wú)一失。為了成為標(biāo)志性建筑，讓當(dāng)?shù)孛癖娤硎艿絿?guó)家級(jí)的醫(yī)療服務(wù)，特別在電梯服務(wù)上引進(jìn)了高水平貼心快捷服務(wù)方式，大大提高了整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)送速度，也成為整個(gè)醫(yī)院的一

9、條靚麗的風(fēng)景線，還有中央運(yùn)送系統(tǒng)的引入等等，這些都吸引了業(yè)主的眼球，最終即便是價(jià)格是最高的情況下，整個(gè)標(biāo)書(shū)得分最高，順利獲得此項(xiàng)目。三是根據(jù)服務(wù)內(nèi)容編制科學(xué)合理的組織架構(gòu)和人員配置。這個(gè)也是方案中與報(bào)價(jià)相關(guān)的內(nèi)容，也是能很好地運(yùn)營(yíng)物業(yè)服務(wù)方案的重要一環(huán)。人員配置與物業(yè)服務(wù)時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)頻次和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)幾個(gè)因素有關(guān)。在組織架構(gòu)設(shè)置和人員配置中需要關(guān)注本文提及的項(xiàng)目定位和業(yè)主的要求，要求標(biāo)準(zhǔn)不同人員配置也會(huì)有很大的差別。一般的物業(yè)服務(wù)僅僅指公共區(qū)域的服務(wù)，但一些特殊的業(yè)態(tài)如醫(yī)院是入室服務(wù)于每一位病人和醫(yī)護(hù)人員，所以人員的配置跟院方的標(biāo)準(zhǔn)要求有很大的關(guān)系，在人員配置上無(wú)法簡(jiǎn)單的按照面積或者床位數(shù)

10、來(lái)定。即便是公共性的場(chǎng)館、一般商務(wù)樓、涉外商務(wù)樓、超高層商務(wù)樓等等，要求標(biāo)準(zhǔn)不同人員配置也不同，如上海中心大廈這種超高層商務(wù)樓，不能簡(jiǎn)單的按照租戶數(shù)配置相應(yīng)的客服人員，還要考慮到分層管理因素，實(shí)現(xiàn)與總控室的統(tǒng)一管理，在人員配置上有所不同。再如世博會(huì)期間13個(gè)出入口，雖然都是出入口的物業(yè)管理，但由于每個(gè)出入口進(jìn)出人員數(shù)量不同，白蓮涇出入口和長(zhǎng)清路出入口周邊交通方便，人流量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其昌棧等水門(mén)出入口，因此客服人員配置完全不同。但在人員配置上都要堅(jiān)守一人多崗，節(jié)約資源的原則。四是編制具有針對(duì)性的應(yīng)急預(yù)案。在評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)此項(xiàng)也有一定的分值分配，往往很多投標(biāo)書(shū)直接將其他項(xiàng)目或者公司的應(yīng)急預(yù)案直接搬過(guò)來(lái)，

11、很多都無(wú)法適用。比方一個(gè)醫(yī)院的投標(biāo)，很多標(biāo)書(shū)中缺少針對(duì)針頭或污染銳器扎傷，或是運(yùn)送病人的過(guò)程中病人病情惡化等等緊急情況的處理預(yù)案，有的僅僅是其他物業(yè)業(yè)態(tài)通用的應(yīng)急預(yù)案，沒(méi)有考慮到此項(xiàng)目自身的設(shè)施設(shè)備的不同，造成應(yīng)急預(yù)案根本不適用，這些情況都不能得分或者得分很少。統(tǒng)稿、封裝標(biāo)書(shū)內(nèi)容全部編制完成后，將進(jìn)入統(tǒng)稿、封裝階段。統(tǒng)稿工作也很重要，通過(guò)統(tǒng)稿工作實(shí)現(xiàn)投標(biāo)書(shū)整個(gè)行文的格式統(tǒng)一、行文的語(yǔ)氣和行文的前后內(nèi)容等保持一致。統(tǒng)稿完成后將對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行封裝，一般而言招標(biāo)文件都會(huì)對(duì)標(biāo)書(shū)的封裝有明確的要求，根據(jù)其要求進(jìn)行封裝，封裝主要有下面幾種情況：一是商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)合并為一本，正本和副本分開(kāi)封裝；二是商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)分開(kāi)裝訂，商務(wù)標(biāo)正副本封裝在一起，技術(shù)標(biāo)正副本封裝在一起，或是是正副本分開(kāi)封裝在一起等等；有的會(huì)要求商務(wù)標(biāo)投標(biāo)一覽表單獨(dú)封存，以便唱標(biāo)。封裝前勿忘反復(fù)對(duì)照招標(biāo)書(shū)要求檢查，并在要求的位置加蓋公章，區(qū)分電子公章的可蓋位置，防止廢標(biāo)。封裝后封面的制作一般也要求同時(shí)在密封處加蓋騎縫公章等等，這些細(xì)節(jié)雖然繁瑣但往往每一個(gè)疏忽都可能牽涉到廢標(biāo)，所以一定要仔細(xì)。開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)答辯不是所有的投標(biāo)都有現(xiàn)場(chǎng)答辯，如果有現(xiàn)場(chǎng)答辯，答辯分值大多設(shè)定為10%左右，一般答辯團(tuán)隊(duì)以項(xiàng)目經(jīng)理為主，選定的項(xiàng)目經(jīng)理要熟悉整個(gè)投標(biāo)書(shū)的內(nèi)容，對(duì)這個(gè)項(xiàng)目有充分的了解，要關(guān)注項(xiàng)目物業(yè)管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)，同時(shí)要十