電子郵件使用規(guī)范

1、電子郵件使用規(guī)范電子郵件使用規(guī)范- 1 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范email作為非即時(shí)溝通方式，在工作中的重要性日益凸顯作為非即時(shí)溝通方式，在工作中的重要性日益凸顯- 2 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范email的重要特征：的重要特征：Email是書面溝通方式的一種，可以用文字一式多份保留溝通內(nèi)容合同法 第11條：書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。延時(shí)溝通延時(shí)溝通 書面溝通書面溝通 遠(yuǎn)程溝通、情境單一遠(yuǎn)程溝通、情境單一 有潛在風(fēng)險(xiǎn)有潛在風(fēng)險(xiǎn) - 3 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 ema

2、il的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 4 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收n撰寫撰寫n發(fā)送和抄送發(fā)送和抄送n收信收信n回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 5 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，表明主旨郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，表明主旨 一定不要空白標(biāo)題，這是非常失禮的一定不要空白標(biāo)題，這是非常失禮的 標(biāo)題應(yīng)表明郵件主旨、簡明扼要標(biāo)題

3、應(yīng)表明郵件主旨、簡明扼要 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件不相干的事情 可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE：RE：一大串。郵件標(biāo)題的注意點(diǎn)郵件標(biāo)題的注意點(diǎn) - 6 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范稱呼與問候：不管對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通，郵件起始的稱呼和問候語，結(jié)尾的祝語，稱呼與問候：不管對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通，郵件起始的稱呼和問候語，結(jié)尾的祝語，都不應(yīng)省略都不應(yīng)省略 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件

4、人，此郵件是面向他的，郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、各位。要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對(duì)方有職務(wù)，一般職務(wù)尊稱對(duì)方，如如果對(duì)方有職務(wù)，一般職務(wù)尊稱對(duì)方，如”X X總總” “x x經(jīng)理經(jīng)理”；如果對(duì)外溝通，必須按照；如果對(duì)外溝通，必須按照職務(wù)尊稱對(duì)方職務(wù)尊稱對(duì)方Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：開頭：“你好你好” “您好您好” “大家好大家好” “各位好各位好”結(jié)尾：結(jié)尾： “祝您工作順利祝您工作順利” - 7 -電子郵件使用電子郵

5、件使用規(guī)范規(guī)范正文：漢字老老實(shí)實(shí)用宋體，西文用正文：漢字老老實(shí)實(shí)用宋體，西文用arial，10號(hào)字號(hào)；嚴(yán)禁生僻字體。號(hào)字號(hào)；嚴(yán)禁生僻字體。原則原則子原則子原則舉例舉例/說明說明簡明扼要，重點(diǎn)突出用語簡潔明了通常來講，500人的公司，日均郵件量可達(dá)到10000封，人均20封。簡潔的語言有利于提高溝通效率分類敘述、逐條排列領(lǐng)導(dǎo)：今天約見了OA廠商，溝通信息如下：1、產(chǎn)品功能。、產(chǎn)品功能。其產(chǎn)品功能主要集中在工作流2、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、產(chǎn)品報(bào)價(jià)300元每用戶元每用戶：3、附加服務(wù)、附加服務(wù)：提供一次現(xiàn)場培訓(xùn)，送一部手機(jī)合理提示重要信息本周會(huì)議紀(jì)要如附件。王總和王總和POCT事業(yè)部事業(yè)部有新增工作，提請(qǐng)關(guān)注。

6、注意行文措辭和語氣警惕書面語語氣（寫完郵件自己讀一遍）李總，我把方案初稿給您，請(qǐng)您在10日前看完并給出反饋意見；我好提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。杜絕怒吼式嚴(yán)京！下周二我會(huì)去貴公司做培訓(xùn)！請(qǐng)幫忙安排好住宿，還有培訓(xùn)場地！注意不要忘記懸掛橫幅！謝謝！杜絕可愛式公務(wù)email，盡量少用或者不用笑臉符、背景信紙- 8 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范附件：附件：提醒收件人查看附件提醒收件人查看附件合理命名附件合理命名附件附件通常不超過附件通常不超過2m，最大不超過，最大不超過5m特殊格式附件，告知收件人打開方式特殊格式附件，告知收件人打開方式注意提示或處理注意提示或處理excel工作簿中的多張工作表工作簿中的多

7、張工作表- 9 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范結(jié)尾簽名：個(gè)人建議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淺色以便區(qū)別于正文結(jié)尾簽名：個(gè)人建議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淺色以便區(qū)別于正文- 10 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收n撰寫撰寫n發(fā)送和抄送發(fā)送和抄送n收信收信n回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 11 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范發(fā)送、抄送和密送：只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源發(fā)送、抄送和密送：只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源TO發(fā)送發(fā)送對(duì)

8、象為：受理這封郵件所涉及的主要問題的、理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人CC（carbon copy）抄送CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EmailBCC（blind carbon copy） 密送即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合- 12 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范CC和和BCC：盡量減少：盡量減少CC和和BCC的使用的使用自我顯示：自我顯示：抄送給某位領(lǐng)導(dǎo)，只是為了讓他知道你工作得很努力或加班到很晚 客氣敷衍：客氣敷衍：抄送給一位同事，只是為了禮貌，而不是真正的工作需要 給人難堪：給人難堪：把包含有

9、對(duì)某人批評(píng)意見的郵件抄送給他。 以防萬一：以防萬一：為防文件丟失而多作一些備份，于是抄送給同事。 萬一BCC收件人Re all 呢？CC的小九九的小九九 BCC的風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn) - 13 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收n撰寫撰寫n發(fā)送和抄送發(fā)送和抄送n收信收信n回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 14 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范公司郵箱要保證正常接收，在電腦前要保證每小時(shí)收信一次，外出時(shí)至少保公司郵箱要保證正常接收，在電腦前要保證每小時(shí)收信一次，外出時(shí)至少

10、保證證1天天1收；如果需要收件人確認(rèn)收到郵件的，可設(shè)置收；如果需要收件人確認(rèn)收到郵件的，可設(shè)置閱讀紙條閱讀紙條（如下圖）（如下圖）- 15 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的使用原則的使用原則二二 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收n撰寫撰寫n發(fā)送和抄送發(fā)送和抄送n收信收信n回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)三三 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具四四 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 16 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)Email是基本的職業(yè)禮貌是基本的職業(yè)禮貌收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重

11、，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；對(duì)于優(yōu)先級(jí)較低、占用時(shí)間比較長的，可以延后回復(fù)，但最長不要超過24小時(shí)。及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù) 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待。復(fù)雜事務(wù)的回復(fù)復(fù)雜事務(wù)的回復(fù) 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 出差或休假時(shí)的郵出差或休假時(shí)的郵件回復(fù)件回復(fù) - 17 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范回復(fù)回復(fù)email的原則：的原則：如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該RE All

12、，讓大家都知道；除此，讓大家都知道；除此以外，不用以外，不用re allEmail只回復(fù)給必要的人只回復(fù)給必要的人 21- 18 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范回復(fù)回復(fù)Email時(shí)禁止的三個(gè)常見做法：時(shí)禁止的三個(gè)常見做法：不要就同一問題多次回復(fù)討論不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷;不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。避免無謂的回復(fù)避免無謂的回復(fù)為避免無謂的回復(fù)、浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”等。

13、嚴(yán)禁全部回復(fù)（嚴(yán)禁全部回復(fù)（Re All）“全部回復(fù)全部回復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件?？赡墚a(chǎn)生一大堆不必要的郵件。如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請(qǐng)問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議，應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！“全部回復(fù)全部回復(fù)”更大的風(fēng)險(xiǎn)在于不必要的信息泄露更大的風(fēng)險(xiǎn)在于不必要的信息泄露- 19 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范舉例：舉例：“全部回復(fù)全部回復(fù)”的受害者的受害者作者網(wǎng)名：阿康接手一個(gè)挑剔的客戶，耗了很久，價(jià)格一直談不攏，差不多有兩周時(shí)間，我每天上班頭一件事，就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對(duì)方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到

14、有一天，在我們通過20封郵件時(shí)，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過，包括各級(jí)老板的回復(fù)意見、他們預(yù)期爭取的價(jià)格，還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。這下好了，掌握了對(duì)方的底線，后面的事情做得極其順利。- 20 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的使用原則的使用原則二二 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收三三 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具四四 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 21 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范收發(fā)收發(fā)email，最好使用專門軟件（個(gè)人推薦免費(fèi)軟件，最好使用專門軟件（個(gè)人推薦免費(fèi)軟件fo

15、xmail） ：http:/ ：http:/ ：http:/ ：http:/ 見下文Android手機(jī)- 22 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具n電腦客戶端電腦客戶端foxmail設(shè)置設(shè)置n安卓手機(jī)客戶端設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 23 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口B 郵箱登錄入口：郵箱登錄入口：B 郵箱登錄入口：郵箱登錄入口： 24 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范在在foxmail中新建郵箱賬

16、戶中新建郵箱賬戶- 25 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范填寫填寫email地址、密碼，郵件中采用的名稱，其他可默認(rèn)地址、密碼，郵件中采用的名稱，其他可默認(rèn)- 26 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范填寫收件服務(wù)器和發(fā)件服務(wù)器，注意填寫收件服務(wù)器和發(fā)件服務(wù)器，注意pop3賬戶名一定要是完整的賬戶名一定要是完整的email地址地址.net 郵箱：郵箱：POP3服務(wù)器為：SMTP服務(wù)器為： 郵箱郵箱POP3服務(wù)器為：SMTP服務(wù)器為：- 27 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范完成賬戶建立，選擇是否在服務(wù)器保留備份（強(qiáng)烈建議備份到本地硬盤）完成賬戶建立，選擇是否在服務(wù)器保留備份（強(qiáng)烈建議備份到本

17、地硬盤）- 28 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范設(shè)置收件頻率設(shè)置收件頻率- 29 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具n電腦客戶端電腦客戶端foxmail設(shè)置設(shè)置n安卓手機(jī)客戶端設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 30 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范步驟步驟1：在電腦上下載、安裝、運(yùn)行豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線連接手機(jī)與電腦：在電腦上下載、安裝、運(yùn)行豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線連接手機(jī)與電腦- 31 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范步驟步驟2：搜索：搜索“電子郵件電子

18、郵件”，選擇下圖第一個(gè)軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)，選擇下圖第一個(gè)軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)- 32 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范步驟步驟3： 在手機(jī)中啟動(dòng)該軟件，輸入在手機(jī)中啟動(dòng)該軟件，輸入email地址、密碼地址、密碼- 33 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范步驟步驟4：選擇賬戶：選擇賬戶pop3類型，設(shè)置接收服務(wù)器、發(fā)送服務(wù)器類型，設(shè)置接收服務(wù)器、發(fā)送服務(wù)器- 34 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范步驟步驟5：設(shè)置收信頻率，開始正常使用：設(shè)置收信頻率，開始正常使用日均郵件10封以上，建議1小時(shí)收一次；其他人可每4小時(shí)收一次打勾選中設(shè)置- 35 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范使用手機(jī)收發(fā)使用手機(jī)收發(fā)email的的前提：把前提：把email下載到下載到電腦，而不是留在服電腦，而不是留在服務(wù)器上務(wù)器上- 36 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范一一 email的寫、發(fā)、收的寫、發(fā)、收二二 email的收發(fā)工具的收發(fā)工具三三 使用使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄總目錄- 37 -電子郵件使用電子郵件使用規(guī)范規(guī)范好習(xí)慣好習(xí)慣用客戶端軟件收發(fā)email行文簡潔、羅列要點(diǎn)寫完從到尾看一遍，檢查行文是否得當(dāng)、拼寫是否正確越級(jí)郵件，根據(jù)需要抄送直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于作出關(guān)鍵決策的郵件,