淺談高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)策略

1、淺談高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)策略摘要社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與社會各行各業(yè)之間的聯(lián)系日益緊密，在高校檔案管理工作中推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，需要網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效支持與保障。檔案管理是高校行政工作的重要組成部分，在一定程度上影響了高校辦公的整體效率。在信息量不斷增加的背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)無法滿足日常工作的相關(guān)要求，紙質(zhì)檔案管理方式導(dǎo)致工作效率降低，許多工作人員面臨著較大的工作壓力。推動現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理相互融合，成為促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的重要方向，文章分析了高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的積極意義，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的問題，提出了有效推

2、進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的策略，供廣大檔案管理工作者參考借鑒。關(guān)鍵詞高等教育；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)高等教育是我國教育體系的重要組成部分,在我國教育事業(yè)飛速發(fā)展的時代背景下,高校的建設(shè)與發(fā)展同樣取得了長足的進(jìn)步。在高校的發(fā)展歷程中,檔案管理能夠?yàn)楦咝０l(fā)展過程中的決策提供相應(yīng)的資料支持,對學(xué)校的教學(xué)科研等各方面都能起到積極的推進(jìn)作用。在現(xiàn)代科技技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步的背景下,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),并沒有完全跟上時展的潮流,檔案管理工作的整體質(zhì)量受到一定的影響。由于現(xiàn)代化建設(shè)面臨著諸多問題與挑戰(zhàn),許多高校在檔案管理工作中,對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)投入不足導(dǎo)致檔案管理難以滿足日常的教育管理需求。筆者認(rèn)為推動

3、高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)能夠促進(jìn)高校日常工作的全面落實(shí),相關(guān)管理人員必須重視對現(xiàn)代化手段的有效應(yīng)用,更好地滿足使用者的實(shí)際需求。一、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的積極意義（一）有利于提高檔案管理工作效率在推進(jìn)現(xiàn)代化高校檔案管理的過程中,高校檔案管理工作的整體效率能夠得到顯著提升,一方面保證了檔案資料的安全性,另一方面也能夠?yàn)闄n案的歸類和整理帶來較大的便利,真正提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率,更好地服務(wù)于市場的使用需求。實(shí)際上傳統(tǒng)的高校檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理為核心,紙質(zhì)檔案本身具有一定的管理難度,復(fù)雜多樣的紙質(zhì)檔案雖然能夠起到記錄效果,但是很難真正滿足日常的使用需求,在檔案歸類和整理的過程中,管理人員面臨著

4、較大的工作壓力,部分檔案卷中長期積壓,沒能得到及時處理,導(dǎo)致檔案室的價值無法得到充分凸顯。在不斷推進(jìn)現(xiàn)代化管理的過程中,相關(guān)工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對相關(guān)資源進(jìn)行整合,既方便了檔案的歸檔,同時也能夠在一定程度上提高日常工作效率,這樣一來檔案管理的整體效果能夠得到充分保障。（二）有利于提高檔案管理服務(wù)水平高校檔案管理工作是為了服務(wù)于使用部門,在高校做出政策決策的基礎(chǔ)上,對檔案資料的調(diào)動顯得尤為重要,但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理下,檔案的調(diào)動效率較低,一方面需要經(jīng)過復(fù)雜的流程進(jìn)行申請,另一方面也需要相關(guān)管理人員花費(fèi)大量精力收集相關(guān)的檔案,這就導(dǎo)致檔案管理的服務(wù)效率較低,相關(guān)的使用部門在檔案使用過程中

5、很難提高實(shí)際工作效率。通過推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化,建設(shè)信息化的管理手段,能夠成為提高服務(wù)效率的重要途徑,在相關(guān)部門提出使用要求后,工作人員能夠借助電子信息技術(shù)快速調(diào)出與之對應(yīng)的檔案,并且通過在線發(fā)送的方式提供給相關(guān)的使用人員,在此基礎(chǔ)上,檔案服務(wù)效率變得更加高效。從某種程度上來看,高校檔案服務(wù)效率得以提升的情況下,日常的教育管理以及科研等各方面的工作效率也能隨之提高,高校檔案管理工作的基本職能才能得到充分凸顯。（三）有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享高校檔案管理工作本身是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?高校的建設(shè)和發(fā)展歷程都能夠在檔案中得到充分體現(xiàn),這部分內(nèi)容可以作為宣傳的重要素材,一方面幫助后來者了解歷史,另一方

6、面也能夠真正做到不忘初心。在推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中,檔案管理的相關(guān)資料內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)高效率的共享,只要權(quán)限到位,那么檔案可以在第一時間給使用部門,通過這樣的方式實(shí)現(xiàn)檔案的有效使用。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,現(xiàn)代化的檔案管理信息更加齊全,能夠有效避免信息殘缺,以及對檔案出現(xiàn)損壞的情況。在資源共享功能得到全面建設(shè)的情況下,高校檔案管理的整體工作效率才能得到提升,現(xiàn)代化的檔案管理活動才能發(fā)揮應(yīng)有作用。二、當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)面臨的問題（一）對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)缺乏重視高校檔案管理工作本身具有一定的基礎(chǔ)性特點(diǎn),在高校建設(shè)和發(fā)展的過程中,許多管理人員對檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)缺乏重視,沒

7、有真正意識到檔案管理現(xiàn)代化不可替代的作用,這就導(dǎo)致在檔案管理工作方面的投入較為有限。教育本身是為社會輸送高素質(zhì)人才的重要平臺,在高校的建設(shè)和發(fā)展歷程中,他們的關(guān)注點(diǎn)大多停留在學(xué)業(yè)情況,以及就業(yè)率等幾個方面,格外關(guān)注日?；顒又械慕逃顒?而沒有真正考慮到教育過程中形成的文件資料管理,這就導(dǎo)致檔案管理工作的整體實(shí)施效果較為有限。從教師的角度來看,許多高校教育工作者在工作過程中對檔案的使用不夠充分,他們只是偶爾查詢相關(guān)資料并調(diào)取文件,而沒有真正意識到檔案管理背后的深刻內(nèi)涵,這也導(dǎo)致檔案管理工作始終得不到重視。甚至還有部分檔案管理工作人員本身對自身的工作職責(zé)缺乏明確的定義,沒有真正意識到自身檔案管理工

8、作的獨(dú)特作用與價值,甚至出現(xiàn)了自我否定的心理,在實(shí)際工作中存在敷衍了事的情況。在各方面對檔案管理工作缺乏重視的情況下,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)難以得到充分的支持,最終導(dǎo)致檔案管理處于雜亂無章的狀態(tài)。（二）缺乏完善的檔案管理工作制度現(xiàn)有的高校檔案管理工作中,許多高校并未建立起相關(guān)的檔案管理工作制度,對高校檔案的整理以及后續(xù)的管理工作缺乏科學(xué)指導(dǎo),檔案管理大多停留在經(jīng)驗(yàn)的層面,而沒有真正形成完善的管理制度,這也導(dǎo)致檔案管理本身較為混亂,很難真正做到系統(tǒng)性的管理。許多高校在檔案管理制度建設(shè)方面缺乏經(jīng)驗(yàn),對檔案管理缺乏明確的流程和標(biāo)準(zhǔn),甚至出現(xiàn)將學(xué)生檔案交由學(xué)生會系部自行處理的情況,這就導(dǎo)致許多學(xué)生在臨近

9、畢業(yè)時發(fā)現(xiàn)檔案丟失。還有部分學(xué)校雖然設(shè)置了專門的檔案管理部門,但是在日常工作中并沒有制定相應(yīng)的工作規(guī)范,由于檔案管理人員本身缺乏科學(xué)的理論指導(dǎo),在檔案管理中沒有制度的約束,導(dǎo)致檔案管理過于隨意,在人員交接方面存在較大的漏洞。（三）缺乏推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的人才無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,還是現(xiàn)代化建設(shè)下的信息系統(tǒng)管理,這些活動都需要由人來完成,目前許多高校在檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)方面存在一定的不足,檔案管理工作人員專業(yè)技能和素養(yǎng)仍然有待提高。實(shí)際上現(xiàn)代化的高校檔案管理工作需要由人來完成,但是目前許多管理人員在檔案管理方面的學(xué)習(xí)不夠充分,有些高校在招聘相關(guān)人員時沒有考慮到專業(yè)特點(diǎn),這就導(dǎo)致檔

10、案管理人員的整體素質(zhì)有待提升,難以有效完成檔案管理的基本工作。實(shí)際上,檔案管理工作中對檔案的分類整理立卷等基礎(chǔ)知識都具有一定的學(xué)習(xí)門檻,在開展相關(guān)工作時,倘若工作人員不具備較強(qiáng)的理論知識和實(shí)踐能力,很難真正滿足高校的日常檔案管理工作需求,也無法適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)趨勢。（四）缺乏現(xiàn)代化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施高校現(xiàn)代化檔案管理需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施支持,電子計算機(jī)、高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)以及儲存信息的U盤,這些都是現(xiàn)代化檔案管理必不可少的內(nèi)容。但是在現(xiàn)有的高校檔案管理工作機(jī)制下,許多高校對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)投入不足,雖然能夠配置電子計算機(jī)等工具,但是工具大多較為老舊,一方面影響日常使用,另一方面也缺乏檔案儲存

11、和管理,必備的功能很容易由于設(shè)備出現(xiàn)故障而影響到檔案管理的效率。此外還有許多高校在檔案管理工作中沒有做好對檔案的備份,由于U盤等材料仍然存在一定的安全管理風(fēng)險。三、推動高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效策略（一）自上而下轉(zhuǎn)變對檔案管理的態(tài)度轉(zhuǎn)變對高校檔案管理工作的態(tài)度是推動高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基本前提和基礎(chǔ),只有思想觀念得到轉(zhuǎn)變才能真正推動相應(yīng)的工作形式改革,在各方面都對檔案管理產(chǎn)生正確認(rèn)知的情況下,相關(guān)的資源配置以及檔案管理工作人員的態(tài)度才能夠發(fā)生轉(zhuǎn)變。這就意味著高校管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身對檔案管理的認(rèn)知,在日常使用檔案的過程中,能夠意識到現(xiàn)代化的檔案管理工作,對提高高校整體工作效率的積極作用。

12、在管理者思想觀念得到轉(zhuǎn)變的情況下,還需要推動教師對檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變,通過集體會議以及下發(fā)文件等多種方式,讓教師能夠做到主動配合檔案管理人員完成日常的檔案管理工作,以此為基礎(chǔ),在高校內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍,通過這樣的方式讓檔案管理人員的自我認(rèn)同感得到有效提高。在高校全體工作人員的通力配合下,檔案管理工作才能得到順利落實(shí),現(xiàn)代化的檔案管理手段才能在高校檔案管理工作中得到有效的實(shí)現(xiàn)。（二）基于校情完善檔案管理工作制度制定完善的高校檔案管理工作制度是推動檔案管理工作有序開展的重要前提和基礎(chǔ),為此高校應(yīng)當(dāng)充分考慮到自身的建設(shè)發(fā)展情況,通過對檔案管理工作制度的合理優(yōu)化,更好地服務(wù)于日常工作。完善的檔

13、案管理工作制度,應(yīng)當(dāng)明確相關(guān)工作人員的操作要求,根據(jù)檔案的整理歸檔以及調(diào)動等各個方面的工作內(nèi)容,做出具體的指導(dǎo),一方面方便檔案管理人員規(guī)范操作,另一方面也能夠讓檔案管理工作整體的紀(jì)律感得到提升。高校檔案管理的工作制度應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)安全管理方面的內(nèi)容,一方面規(guī)定不同層級使用者的權(quán)限,另一方面也要建立起關(guān)于檔案數(shù)據(jù)備份遷移等方面的管理制度,通過這樣的方式避免檔案被盜、遺失。在檔案管理工作制度得到建立的情況下,無論是檔案的使用者還是檔案的管理者,都能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作,并且共同配合檔案管理的全面落實(shí)。（三）加大檔案管理工作培養(yǎng)培養(yǎng)力度為了積極推動高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè),高校必須重視檔案

14、管理方面的人才引入,以及對管理人員的在崗培訓(xùn),通過這兩個方面的有效落實(shí),讓檔案管理人才隊(duì)伍得到有效建設(shè)。從人才引入的角度來看,高校在招聘檔案管理工作人員時,應(yīng)當(dāng)考慮到應(yīng)聘者的學(xué)歷,工作經(jīng)驗(yàn)等具體的條件,同時也需要結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對相關(guān)應(yīng)聘者的信息化辦公能力提出相應(yīng)的要求,通過這樣的方式,不斷為高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)注入新鮮血液。在對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時,高校同樣需要建立起完善的培訓(xùn)制度,既要在校內(nèi)開展相關(guān)的工作會議,將先進(jìn)的檔案管理理念進(jìn)行有效宣傳。同時也要做好對相關(guān)領(lǐng)域的深入探索,邀請專家學(xué)者到校指導(dǎo)工作,真正推進(jìn)檔案管理工作人員素質(zhì)的提升。（四）配置現(xiàn)代化檔案管理

15、所需的基礎(chǔ)設(shè)施從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的角度來看,高校必須加大對現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)投入,在基礎(chǔ)設(shè)施配置方面提供充分的保障,既要關(guān)注檔案管理工作人員的基礎(chǔ)性要求,同時也要從長期發(fā)展建設(shè)的角度來看,提高相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn),確?，F(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施能夠服務(wù)于檔案管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施得到全面配置的情況下,檔案管理人員能夠更好地開展檔案管理工作,并且將自身的工作經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)代化設(shè)施緊密融合在一起,推動工作模式的進(jìn)一步優(yōu)化。對于良好的基礎(chǔ)設(shè)施,保障高校檔案管理工作中的檔案遺失等問題能夠得到有效避免,真正提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。綜上所述,推進(jìn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要保障,也是不斷服務(wù)于高校日常教育管理活動的基本要求,那必須在現(xiàn)代化建設(shè)中,加大力度從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)人員配置等多個角度出發(fā),更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作要求。參考文獻(xiàn)：1張紅,蘆彥波.高校檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化路徑探究J.黑龍江檔案,2021(04):46-47.2米丹.檔案管理現(xiàn)代化視域下高校檔案管理應(yīng)用于校園文化建設(shè)的實(shí)踐J.國際公關(guān),2020(08):182-183.3徐正輝.信息時代高校