社區(qū)會(huì)計(jì)檔案整理方法

1、金牛區(qū)金牛區(qū)2015年年社區(qū)檔案工作培訓(xùn)社區(qū)檔案工作培訓(xùn)第三部分第三部分會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案整理1會(huì)計(jì)檔案整理方法會(huì)計(jì)檔案整理按照四川省財(cái)政廳 四川省檔案局轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于印發(fā)的通知（川財(cái)會(huì)法199922號(hào)）和會(huì)計(jì)檔案案卷格式（DA/T392008）的規(guī)定執(zhí)行。 一、會(huì)計(jì)檔案的分類一、會(huì)計(jì)檔案的分類會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： （1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。2（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包

2、括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。注：1、各單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、預(yù)決算計(jì)劃、總結(jié)等材料不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍，應(yīng)移交文書部門整理歸檔。 2、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 3 名名 稱稱 保管期限保管期限 憑 證 （原始憑證、記帳憑證等） 15年帳 簿 （現(xiàn)金、銀行日記帳） 25年 （總帳、明細(xì)帳） 15年 財(cái)務(wù)報(bào)告 （年度財(cái)務(wù)報(bào)告） 永 久 （月、季財(cái)務(wù)報(bào)告） 5年其他類 （會(huì)計(jì)移交清冊(cè)） 15年 （會(huì)計(jì)保管、銷毀清冊(cè)） 永 久

3、（銀行對(duì)帳單、余額調(diào)節(jié)表） 5年 4三、會(huì)計(jì)檔案的管理要求三、會(huì)計(jì)檔案的管理要求 1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（會(huì)計(jì)檔案移交目錄）。 2、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)（會(huì)計(jì)檔案移交目錄），移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。3、會(huì)計(jì)檔案期滿后，由本單位檔案鑒定小組組織鑒定（會(huì)計(jì)檔案作待銷毀） 54、移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分

4、清責(zé)任。5、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 6、各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。6 四、會(huì)計(jì)檔案的整理方式（步驟）四、會(huì)計(jì)檔案的整理方式（步驟）分類分類分保管期限分保管期限編號(hào)編號(hào)編目編目入盒入盒 會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿 財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告 檔號(hào)：（全宗號(hào)、目錄號(hào)【咨詢檔案員】、案卷號(hào)每類會(huì)計(jì)檔案分保管期限跨年度編制大流水案卷號(hào)） 7（一）會(huì)計(jì)憑證的整理（1）會(huì)計(jì)憑證案卷號(hào)接上年度案卷號(hào)續(xù)編（2）填寫憑證封面全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（3）填

5、寫憑證卷盒封面、脊背（4）會(huì)計(jì)憑證封面會(huì)計(jì)主管、裝訂、復(fù)核等簽章必須完善。（5）會(huì)計(jì)憑證的總頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)口徑應(yīng)為憑證張數(shù)（含附件）所有張數(shù)之和。（6）編制會(huì)計(jì)憑證移交目錄89全宗名稱成都市金牛區(qū)檔案局（館）憑證名稱記帳憑證時(shí)間2012 年度 1 月份冊(cè) 數(shù)本月共 1 冊(cè)，本冊(cè)是第 1 冊(cè)頁(yè) 數(shù)本冊(cè)自第 號(hào)至第 號(hào)，共 頁(yè)保管期限15年歸檔號(hào)附記全宗號(hào)036目錄號(hào)4案卷號(hào)37會(huì)計(jì)主管 張三復(fù)核 李四裝訂 王五會(huì)計(jì)憑證封面的填寫內(nèi)容：10全宗號(hào)三位數(shù)；目錄號(hào)、案卷號(hào)自然數(shù)；共 頁(yè)：本冊(cè)所有憑證的總頁(yè)數(shù)案卷號(hào)：跨年大流水號(hào)歸檔號(hào)：年內(nèi)流水號(hào)（自定是否編制）11會(huì)計(jì)憑證封皮的填寫方法：1、單位名稱：填寫形

6、成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱“中共中央”；“中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部”簡(jiǎn)稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民政府財(cái)政廳”簡(jiǎn)稱為“云南省財(cái)政廳”。不得簡(jiǎn)稱“本部”、“本委”、“本省財(cái)政廳”等。2、會(huì)計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)帳會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。3、時(shí)間：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。4、冊(cè)數(shù)：填寫在3、時(shí)間界定內(nèi)會(huì)計(jì)憑證的冊(cè)數(shù)。5、冊(cè)次：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的序號(hào)。6、記帳憑證起止號(hào)：填寫本冊(cè)記帳憑證起號(hào)和止號(hào)。7、記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。

7、8、附件數(shù)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的附件張數(shù)。9、會(huì)計(jì)憑證總數(shù)：填寫本冊(cè)所有憑證的合計(jì)張數(shù)10、會(huì)計(jì)主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。11 、裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會(huì)計(jì)憑證裝訂的人員。12 、裝訂時(shí)間：填寫該本會(huì)計(jì)憑證裝訂結(jié)束的時(shí)間。13、備注：填寫該本憑證需要說(shuō)明的事項(xiàng)。 1213不同年度的會(huì)計(jì)憑證不能混裝在同一盒內(nèi) 會(huì)計(jì)憑證盒會(huì)計(jì)憑證盒單 位名 稱成都市金牛區(qū)檔案（館）憑 證名 稱 記帳憑證時(shí) 間 2012 年 12 月共3 冊(cè) 本盒 裝第1-2冊(cè)記賬憑證自 號(hào)至 號(hào)附件 張本盒內(nèi)共 張起止日期 自2012年1月1日起至2012年2月28日止歸檔時(shí)間立卷人保管期限 15年會(huì)計(jì)憑證盒

8、封面的填寫內(nèi)容：14全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)03643738全全 宗宗 號(hào)號(hào)036目目 錄錄 號(hào)號(hào)4案案 卷卷 號(hào)號(hào)3738年年 度度201212月月共共 3 冊(cè)冊(cè)第第 12 冊(cè)冊(cè)保管期限保管期限15年會(huì)計(jì)憑證盒盒脊的填寫方法15（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理 （1）會(huì)計(jì)賬簿案卷號(hào)接上年度卷號(hào)續(xù)編。（2）在經(jīng)管人員一覽表處加蓋單位公章、會(huì)計(jì)人員財(cái)務(wù)專用章應(yīng)完善（檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)有些單位就沒(méi)這張表，需要打印一張附在前面）。（3）填寫賬簿卷盒封面、脊背。（4）編制會(huì)計(jì)賬簿移交目錄。16會(huì)計(jì)賬薄的整理辦法會(huì)計(jì)賬薄訂本式和活頁(yè)式兩種。 1、訂本式的賬薄在封面上直接貼標(biāo)簽，編制年度、檔號(hào)、填寫經(jīng)管人員一覽表，直接裝盒。 空格

9、內(nèi)只填相關(guān)數(shù)字2、活頁(yè)賬薄則需加封皮，并如實(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容及經(jīng)管人員一覽表，再裝盒存放。（樣式如下） 。年 度 全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào) 172012 03659 賬簿頁(yè)數(shù)1、用財(cái)務(wù)軟件打印的帳頁(yè)，已有印好符合要求的連續(xù)頁(yè)號(hào)，則無(wú)需編制頁(yè)碼，但需統(tǒng)計(jì)有效頁(yè)數(shù)（即有數(shù)據(jù)內(nèi)容記載）。2、訂本式現(xiàn)金記賬和銀行存款日記賬必須保持原狀，不能抽去空白帳頁(yè)需統(tǒng)計(jì)有效頁(yè)數(shù)（即有數(shù)據(jù)內(nèi)容記載） 。單單 位位 名名 稱稱 （加蓋公章加蓋公章）帳帳 簿簿 名名 稱稱 帳帳 簿簿 頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)自第 頁(yè)起到 頁(yè)止 共 頁(yè)啟啟 用用 日日 期期年 月 日單位領(lǐng)導(dǎo)簽章單位領(lǐng)導(dǎo)簽章 會(huì)計(jì)主管人員簽 章 經(jīng)管人員職別經(jīng)管人員職別 姓 名

10、經(jīng)管或接管日期簽章 移交日期簽 章 年 月 日 年 月 日 18。192021活頁(yè)賬薄需加封皮，樣式如下：活頁(yè)賬薄需加封皮，樣式如下：全宗名稱成都市金牛區(qū)檔案局（館）賬簿名稱總 賬、明細(xì)賬所屬年度二一二年保管期限15年本冊(cè)頁(yè)數(shù)歸 檔 號(hào)22全宗號(hào)036目錄號(hào)5案卷號(hào)9本冊(cè)頁(yè)數(shù)：有效頁(yè)數(shù)本冊(cè)頁(yè)數(shù)：有效頁(yè)數(shù) 歸歸 檔檔 號(hào)：填寫當(dāng)年流水號(hào)號(hào)：填寫當(dāng)年流水號(hào) （ 自定是否編制 ）活頁(yè)賬薄封皮填寫內(nèi)容：活頁(yè)賬薄封皮填寫內(nèi)容：23不同年度的會(huì)計(jì)賬簿不能混裝在同一盒內(nèi)24名 稱 總賬、明細(xì)賬起止時(shí)間 2012 年 1 月 1 日至2012 年 12 月 31 日盒內(nèi)卷數(shù) 2保管期限15年 全宗號(hào) 036目

11、錄號(hào)5案卷號(hào)910單位負(fù)責(zé)人 *立卷人張三保管人*立卷時(shí)間 2013 年 1 月 10 日會(huì)會(huì) 計(jì)計(jì) 檔檔 案案 （賬薄類）會(huì)計(jì)賬薄盒封面填寫內(nèi)容：2526不同年度不同保管期限的會(huì)計(jì)賬簿不能混裝在一盒內(nèi)成都市金牛區(qū)檔案局（館）二O一二年總賬、明細(xì)賬自 2012 年 1 月 1 日起至 2012 年 12 月 31 日止 本盒共 2 卷共 87 張 保 管期 限15年會(huì)計(jì)賬薄盒封面填寫內(nèi)容：27全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)盒號(hào)03659-10不填（三）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理2829A4規(guī)格財(cái)務(wù)報(bào)表需加封皮樣式規(guī)格財(cái)務(wù)報(bào)表需加封皮樣式成都市金牛區(qū)檔案局（館）二一二年度決算報(bào)表卷內(nèi)文件2012 年 1 月1 日至

12、2012 年12月31止卷內(nèi)文件共 * 張 保管期限 永久 檔 案 館全 宗 號(hào) 目 錄 號(hào) 案 卷 號(hào) 檔案室目錄號(hào)案卷號(hào) 7 7630A4規(guī)格年度財(cái)務(wù)報(bào)表封面填寫內(nèi)容：31A3規(guī)格財(cái)務(wù)報(bào)表需加封皮樣式規(guī)格財(cái)務(wù)報(bào)表需加封皮樣式32成都市金牛區(qū)檔案局（館）類別二一二年度決算報(bào)表自2012 年 1 月1 日起至2012 年12月31止卷內(nèi)共 * 頁(yè) 保管期限 永久A3規(guī)格年度財(cái)務(wù)報(bào)表封面填寫內(nèi)容：全宗號(hào)036 目錄號(hào)5案卷號(hào)76（三）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理 （1）會(huì)計(jì)報(bào)表案卷號(hào)按年報(bào)（月、季報(bào)）分別接上年度案卷號(hào)續(xù)編；（2）報(bào)表封面加蓋單位公章；單位負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人簽字。（3）每份報(bào)表應(yīng)加蓋歸檔章并規(guī)范填

13、寫相關(guān)要素（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）。（4）填寫財(cái)務(wù)報(bào)告卷盒封面、脊背相關(guān)內(nèi)容。（5）編制會(huì)計(jì)報(bào)表卷內(nèi)目錄，填寫卷內(nèi)備考表。（6）編制會(huì)計(jì)報(bào)表移交目錄。3334 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄順順序序號(hào)號(hào)責(zé)責(zé)任任者者文文號(hào)號(hào)題題 名名日日期期頁(yè)頁(yè)號(hào)號(hào)備備注注3536編頁(yè)號(hào)原則正面編寫右上角，背面編寫左上角。37卷內(nèi)備考表項(xiàng)目的填寫方法：1、本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件材料（財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類）缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí)間。2、立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。3、檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。4、立卷時(shí)間：填寫完成立卷工作的年月日。5、檢查時(shí)間：填寫

14、審查案卷質(zhì)量的年月日。3839不同年度不同保管期限的財(cái)務(wù)報(bào)告不能混裝在一盒內(nèi)名 稱年度財(cái)務(wù)報(bào)告起止時(shí)間 2012 年 1 月 1 日至2012 年 12 月 31 日盒內(nèi)卷數(shù) 2保管期限永久） 全宗號(hào) 036目錄號(hào)7案卷號(hào)5單位負(fù)責(zé)人 *立卷人張三保管人*立卷時(shí)間 2013 年 1 月 10 日會(huì)會(huì) 計(jì)計(jì) 檔檔 案案 （財(cái)務(wù)報(bào)告類）會(huì)計(jì)報(bào)表盒封面填寫內(nèi)容：404142會(huì)計(jì)賬簿及A4規(guī)格的會(huì)計(jì)報(bào)表均可用此盒成都市金牛區(qū)檔案局（館）二二O一一年度決算報(bào)表一一年度決算報(bào)表自 2011 年 1 月 1 日起至 2011年 12 月 31 日止 本盒共 1 卷共 50 張 保 管期 限永久A4規(guī)格年度財(cái)

15、務(wù)報(bào)告盒封面填寫方法：43全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)盒號(hào)036575不填44A3規(guī)格會(huì)計(jì)報(bào)表盒成都市金牛區(qū)檔案局（館）類別二二O一一年度決算報(bào)表一一年度決算報(bào)表自 2011 年 1 月 1 日起至 2011年 12 月 31 日止 卷內(nèi)共 50 頁(yè) 保管期限 永 久A3規(guī)格年度財(cái)務(wù)報(bào)表盒封面填寫內(nèi)容：45全宗號(hào)036 目錄號(hào)5案卷號(hào)75會(huì)計(jì)檔案移交目錄（檔案所屬年度： 2011年 ）46案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注115會(huì)計(jì)憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會(huì)計(jì)憑證自2011年1月1日至2011年1月31日15年88116會(huì)計(jì)憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會(huì)計(jì)憑證自2011年2月2日至2011年

16、2月28日15年87117會(huì)計(jì)憑證類成都市金牛區(qū)檔案局館會(huì)計(jì)憑證自2011年3月1日至2011年3月31日15年9511855會(huì)計(jì)賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年總賬自2011年1月至2011年12月15年5056會(huì)計(jì)賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年明細(xì)賬自2011年1月至2011年12月15年32105會(huì)計(jì)賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年現(xiàn)金日記賬自2011年1月至2011年12月25年35106會(huì)計(jì)賬簿類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年銀行存款日記賬自2011年1月至2011年12月25年4275財(cái)務(wù)報(bào)告類成都市金牛區(qū)檔案局館二O一一年度決算報(bào)表自2011年1月至2011年12月

17、永久501、案卷號(hào)：根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫。2 、類別：填寫該卷會(huì)計(jì)檔案所屬的類別，如：“會(huì)計(jì)憑證類”、“會(huì)計(jì)帳簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等（分類填寫）。3、題名：題名即案卷題名，填寫要求與會(huì)計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。4 起止時(shí)間：填寫該卷檔案起止時(shí)間。475、保管期限：根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)確定的會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的保管期限填寫。6、卷內(nèi)張數(shù)：指會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、帳頁(yè)總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會(huì)計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。7 、備注：填寫記帳憑證起止號(hào)或其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。8、此目錄一式二份（會(huì)計(jì)部門自留一份；交檔案員一份）48 會(huì)計(jì)檔案移交清單會(huì)計(jì)檔案移交清單49附件：會(huì)計(jì)檔案移交目錄附件：會(huì)計(jì)檔案移交目錄一式二份，會(huì)計(jì)部門自留一份；交檔案員一份。一式二份，會(huì)計(jì)部門自留一份；交檔案員一份。單位單位(公章公章) ( 檔案年度檔案年度: )類類 別別會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證(卷卷)會(huì)計(jì)賬薄會(huì)計(jì)賬薄(卷卷)財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告(卷卷)其其 它它(卷卷)光盤光盤(張張)備注備注數(shù)