Word格式目錄編輯

1、Word 格式編輯培訓(xùn)-蔣治坤培訓(xùn)內(nèi)容自動目錄的生成與編輯分節(jié)符與頁碼的使用 （包括如何分節(jié)打?。┳詣右牡纳膳c編輯 （包括如何使用EndNote進(jìn)行管理）其它格式上的編輯*本培訓(xùn)使用的是Office 2013以及EndNote X7，其他版本操作步驟會略微不同，可以私下詢問作者。2自動目錄的生成與編輯1級2級本次培訓(xùn)中我們將生成這樣的一個自動目錄。此目錄擁有五個1級目錄項(xiàng)目以及三個2級項(xiàng)目。3設(shè)置目錄文字首先，選擇要作為目錄的文字，把它的樣式改成標(biāo)題1/Heading 1。如圖，選中Defining Cloud Computing，進(jìn)入開始/Home菜單，點(diǎn)擊標(biāo)題1。4得到如圖的結(jié)果，文字

2、的外觀我們稍后再統(tǒng)一修改。我們現(xiàn)在把所有的要作為1級目錄項(xiàng)目的文字都改成標(biāo)題1的樣式。5把所有的1級目錄項(xiàng)目都變成了標(biāo)題1的樣式。6接下來可以插入目錄了：把鼠標(biāo)光標(biāo)移動到要插入目錄的位置。進(jìn)入引用/References菜單，點(diǎn)擊目錄/Table of Contents，選擇自動目錄1/Automatic Table 1。cc7結(jié)果如上圖。接下來，我們要添加2級目錄項(xiàng)目。8選中要變?yōu)槎壞夸涰?xiàng)目的文字，把它的樣式改成標(biāo)題2/Heading 2，如上圖。添加2級目錄項(xiàng)目9把所有的2級目錄項(xiàng)目文字都改為標(biāo)題2/Heading 2樣式，如圖：10選中目錄，點(diǎn)擊更新目錄/Update Table，選擇更

3、新整個目錄/Update Entire Table。把2級目錄項(xiàng)目加入到目錄中：11結(jié)果如下圖。此時也順便更改一下目錄的標(biāo)題，目錄部分就完成了12編輯正文中目錄文字的外觀你可能覺得目錄文字的字體不好看，或者字太大，或者想更改顏色，我們可以對它們進(jìn)行編輯。13在開始菜單，右鍵點(diǎn)擊標(biāo)題1/Heading 1，選擇修改/Modify。這樣會修改所有為標(biāo)題1樣式的文字。14紅色框內(nèi)可以修改字體，文字大小，紅色框內(nèi)可以修改字體，文字大小，樣式，顏色。樣式，顏色。藍(lán)色框內(nèi)可以修改文字的對齊方式：藍(lán)色框內(nèi)可以修改文字的對齊方式：靠左，居中，等等。靠左，居中，等等。綠色框內(nèi)可以修改目錄文字的行距，綠色框內(nèi)可以

4、修改目錄文字的行距，這個一般選擇最左邊的一項(xiàng)這個一般選擇最左邊的一項(xiàng)SingleSingle就就可以了?？梢粤?。紫色部分可以修改目錄文字與上下文紫色部分可以修改目錄文字與上下文之間的距離。之間的距離。點(diǎn)擊點(diǎn)擊確定確定保存修改。保存修改。15此時我們的目錄和正文是連在一起的。我們要把它們分開，并且給它們加上頁碼；使得目錄頁碼和正文頁碼獨(dú)立。在這里要使用分節(jié)符。16分節(jié)符(Section Breaks)與頁碼的使用分節(jié)符可以把文章分為單獨(dú)的節(jié)，我們要在目錄和正文之間插入一個分節(jié)符。把光標(biāo)移動到正文的開端，注意不要把光標(biāo)放進(jìn)目錄里，否則分節(jié)符會把目錄分為兩節(jié)。17進(jìn)入頁面布局/Page Layout

5、菜單，點(diǎn)擊分隔符/Breaks，選擇下一頁/Next Page，如圖。18如果插入后看不見分節(jié)符，可以進(jìn)入開始/Home菜單點(diǎn)擊圖中的按鈕。這樣分節(jié)符就可以看到了，想刪除分節(jié)符會比較方便。19如何插入頁碼選擇插入/Insert菜單，點(diǎn)擊頁碼/Page Number，選擇頁碼插入的位置。完成后目錄和正文的頁碼是連續(xù)的。20選中正文的任意一頁，點(diǎn)擊頁碼，選擇設(shè)置頁碼格式/Format Page Numbers，如下圖。如何分開目錄與正文的頁碼21選擇起始頁碼/Start at，數(shù)字為1。這樣正文的頁碼和目錄就分開了。2223如何分節(jié)打印分節(jié)的好處之一在于我們可以打印單獨(dú)的節(jié)。我們的文檔中分為了兩節(jié)

6、。第一節(jié)是目錄，第二節(jié)是正文。如果我們只想打印正文的話，我們可以指定只打印第二節(jié)。如圖，在選擇打印的頁數(shù)的一欄中填寫s2。想打印第一節(jié)就填s1。這里s代表節(jié)(section)。自動引文的生成與編輯接下來會解釋如何自動生成引文(citations)和書目(reference list/bibliography)，先介紹如何用EndNote管理引文，然后再介紹沒有EndNote的情況下如何使用Word管理引文。首先闡明一下以下兩詞的定義，這樣解釋操作步驟的時候意思會比較清晰： 引文(citation) - 正文中插入的(作者,年份)，或者數(shù)字代碼，比如 (Carter, 2013) 或者 1,2等

7、 書目(reference list/bibliography) - 正文之后引文的詳細(xì)信息，比如 Carter, D. (2013). How to write a letter. Letters, pp. 23-2524第一步是給書目創(chuàng)建單獨(dú)的節(jié)：在文章中要加書目的位置插入分節(jié)符/Section Breaks，選擇下一頁/Next Page，這樣書目會從新的一頁開始。如果想讓書目與正文連續(xù)，可以選擇連續(xù)/Continuous。此處插入分節(jié)符25如果發(fā)現(xiàn)書目的頁碼是和正文分開的，可以進(jìn)入插入菜單，選擇頁碼，然后設(shè)置頁碼格式，如上圖。在彈出的窗口中選擇續(xù)前節(jié)/Continue from pre

8、vious section。26使用EndNote管理引文接下來的步驟僅限于EndNote，沒有EndNote的可以跳致下一段使用Word直接管理引文（第34頁）。27如果使用EndNote管理引文，選中要插入引文的位置，進(jìn)入EndNote菜單，選擇Go to EndNote。這個時候EndNote的窗口會彈出。28在EndNote中選中想要插入的引文，然后點(diǎn)擊Insert Citation圖標(biāo)，如圖。29引文出現(xiàn)在正文中，如上圖。文章最后一節(jié)也出現(xiàn)了相應(yīng)的書目，如下圖。30再介紹另一種插入引文的方法：直接點(diǎn)擊Word 中的Insert Citation按鈕，如上圖。接下來會彈出右邊的窗口，在

9、上面的搜索欄里填寫搜索的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊Find，這樣會列出EndNote中所有提到該關(guān)鍵詞的文獻(xiàn)。選中你要作為引文插入的文獻(xiàn)，然后點(diǎn)擊Insert。31可以更改引文的樣式，點(diǎn)擊Style可以選擇其他的樣式。如圖，引文被改為了numbered樣式。32給引文部分加上標(biāo)題，如References，并把樣式改成標(biāo)題1。更新目錄后就就會出現(xiàn)在目錄里了。33使用Word直接管理引文在沒有EndNote 的情況下，也可以使用Word直接管理引文。進(jìn)入引用/References菜單，點(diǎn)擊管理源/Manage Sources，如圖。使用Endnote的用戶可以跳過本段直接看其他格式上的編輯（第43頁）。34在源

10、管理器里可以創(chuàng)建并編輯所有的源（source）。點(diǎn)擊新建/New來創(chuàng)建新的源。你也可以在搜索欄里搜索已經(jīng)創(chuàng)建的源。35填寫相應(yīng)的信息，不要忘了選擇源類型/Type of Source。注意，語言一定要選擇相應(yīng)的語言，否則會出現(xiàn)格式上的問題；如果英文文獻(xiàn)被當(dāng)做中文保存的話，作者的名字會出現(xiàn)問題（姓出現(xiàn)在名前，姓與名之間無空格）。填寫作者名稱的格式：姓1，名1；姓2，名2；如果有中間名（middle name)可以點(diǎn)編輯/Edit設(shè)置。點(diǎn)擊確定創(chuàng)建完畢后，該源就會出現(xiàn)在源管理器中，見下一頁圖。創(chuàng)建新源36藍(lán)框內(nèi)是當(dāng)前文檔中的源（當(dāng)前列表/Current List），在正文中添加引文時是從這個列表里

11、選擇的。紅框內(nèi)是用戶所有的源，包括其他文檔中創(chuàng)建的源?？梢园言磸倪@里復(fù)制進(jìn)當(dāng)前列表使用。37把所有要使用的源添加好之后就可以在正文中插入引文了。在引用菜單，選擇插入引文/Insert Citation，選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)。38選中需要插入書目的位置，進(jìn)入引用菜單，點(diǎn)擊書目/Bibliography圖標(biāo)，選擇書目/Bibilography，如圖。書目的創(chuàng)建39結(jié)果如下。Word在這里會添加源管理器當(dāng)前列表/Current List中所有的源；即使你沒有把他們插入正文，也會出現(xiàn)在書目中。下圖中我雖然在正文中只插入了一個引文，書目錄中出現(xiàn)了三個，其中兩個未使用，需要把未使用的兩個刪除。40再次進(jìn)入源管理

12、器/Source Manager。當(dāng)前列表中第一篇前方打了鉤，打鉤說明該源在文中被引用，沒有打鉤說明沒有被引用。把沒有引用到的源從當(dāng)前列表中刪除。41對引文和源進(jìn)行修改后記住要更新引文和書目，如下。42其它格式上的編輯接下來介紹以下的幾項(xiàng)編輯： 插入封面頁 正文的對齊 目錄項(xiàng)目的對齊 創(chuàng)建新的樣式43插入封面頁進(jìn)入插入/Insert菜單，點(diǎn)擊封面/Cover Page，選擇想要的封面樣式。44填寫封面的相關(guān)項(xiàng)目，標(biāo)題，作者，年份，等。45選中正文的任意部分，進(jìn)入頁面布局/Page Layout菜單更改它的對齊方式。如圖，被選中的段落左邊被縮進(jìn)了2字符。正文的對齊46目錄項(xiàng)目的 對齊要對齊目錄項(xiàng)

13、目最保險(xiǎn)的方法是右鍵要更改的樣式，如標(biāo)題1/Heading 1，然后選擇修改/Modify。這樣保證所有的目錄項(xiàng)目都統(tǒng)一得到修改。471.點(diǎn)擊格式/Format，選擇段落/Paragraph，如下圖。2.在縮進(jìn)(Indentation)部分更改各項(xiàng)縮進(jìn)，如右圖。48創(chuàng)建新的樣式Word自帶的樣式（如標(biāo)題1，標(biāo)題2，等等）有的時候會自帶一個小黑點(diǎn)，如圖。這個貌似沒有辦法通過編輯樣式來去掉，遇到這種情況，可以自己創(chuàng)建新的樣式。下面介紹步驟。49在開始/Home菜單的樣式/Styles模塊中，點(diǎn)擊右下角的箭頭，如下圖：選擇創(chuàng)建樣式/Save Selection as a New Quick Style，如下圖：50在新彈出的窗口中，選擇修改/Modify，如下圖。 在新窗口中，可以修改名稱，如目錄等級1。 樣式基準(zhǔn)選擇無樣式/no style。 后續(xù)段落樣式選擇正文/Normal。 在最下面選擇基于該模板的新文檔/New documents based on this template。 點(diǎn)擊格式/