錢啤系統(tǒng)流程概述PPT課件

1、0. 主文件設(shè)置 財(cái)務(wù) 1. 系統(tǒng)/帳戶控制文件 2. 稅收文件 3. 銀行代碼 4.匯率文件 5. 會(huì)計(jì)單位 6. 總帳日歷 7. 科目分組 8. 帳戶代碼 9. 分帳戶代碼 A. 成本中心 B. 項(xiàng)目代碼 分銷 1. 地點(diǎn) 2. 庫位 3. 公司地址 4. 客戶文件 5. 供應(yīng)商文件 6. 產(chǎn)品類 7. 零件數(shù)據(jù) 8. 計(jì)量單位 系統(tǒng)管理 1. 用戶設(shè)置 2. 打印機(jī)設(shè)置 3. 菜單安全性設(shè)置 4. 字段安全設(shè)置 5. 會(huì)計(jì)單位安全設(shè)置 6. 帳戶安全設(shè)置 圖例:處理文擋檢查/批準(zhǔn)第1頁/共26頁1.1 銷售流程客戶訂單要貨通知審批？6.1 A/R各銷售公司優(yōu)惠結(jié)算瓶箱調(diào)換等收款開票提貨證

2、明單提貨證明單提貨證明單審批單驗(yàn)收單收款報(bào)表人工分配庫存發(fā)貨屏幕打印系統(tǒng)發(fā)票打印正式發(fā)票提貨證明單發(fā)票已打印系統(tǒng)發(fā)票日?qǐng)?bào)檢查過帳6.4 G/LY客戶財(cái)務(wù)部瓶箱倉庫收款處發(fā)酒調(diào)度成品倉庫開發(fā)票處第2頁/共26頁責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)業(yè)務(wù)部 做客戶定單（1） 定單號(hào)碼由電腦自動(dòng)生成，不許手工輸入；（2） 地點(diǎn)頭欄中的地點(diǎn)必須準(zhǔn)確輸入客戶相應(yīng)的銷售公司地點(diǎn)，定單中的地點(diǎn)缺省為頭欄地點(diǎn)；（3） 庫位：銷售公司虛擬庫位（4） 稅收：準(zhǔn)確輸入稅收種類；（5） 分批發(fā)貨標(biāo)志為“yes”；（6） 借用“采購單”字段填寫客戶開票種類（稅票、普票）；（7） 備注欄：填寫客戶付款（結(jié)算）方式；（8） 優(yōu)惠折讓處理：

3、在項(xiàng)目欄中填寫優(yōu)惠折讓代碼，在折讓酒款中價(jià)格為“零”。瓶箱倉庫收款開票室 根據(jù)審批單與其他有效財(cái)務(wù)單據(jù)收款 根據(jù)客戶要求拆分定單，開據(jù)提貨證明單（1） 必須按照結(jié)算方式錄入相應(yīng)的金額；（2） 提貨證明單不允許重新打印，若出現(xiàn)提貨證明單遺失情況，可經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)之后，由專人補(bǔ)開提貨證明單。1.1 銷售流程(1)第3頁/共26頁業(yè)務(wù)部發(fā)酒調(diào)度 查看各成品倉庫可用庫存 分配可發(fā)貨倉庫號(hào)（1） 必須準(zhǔn)確輸入倉庫號(hào)；（2） 備料后在提貨證明單上簽字。成品倉庫發(fā)貨管理員 憑客戶的提貨證明單，先從實(shí)際倉庫移庫到銷售公司虛擬倉庫，再從虛擬倉庫發(fā)貨 打印系統(tǒng)發(fā)票（1） 準(zhǔn)確根據(jù)每一張?zhí)嶝涀C明單中數(shù)量發(fā)貨，不得有多或

4、少；（2） 發(fā)貨后蓋章，并收下“提貨聯(lián)”；（3） 在發(fā)貨完畢后，屏幕打印系統(tǒng)發(fā)票，以檢驗(yàn)發(fā)貨記錄的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)開發(fā)票人員 根據(jù)客戶出示提貨證明單的第一聯(lián)（倉庫蓋章有效），打印發(fā)票。（1） 每天進(jìn)行第一張?jiān)鲋扯惏l(fā)票號(hào)碼的校驗(yàn)；（2） 準(zhǔn)確打印發(fā)票；（1） 打印當(dāng)日開票清單。責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)1.1 銷售流程(2)第4頁/共26頁2. 計(jì)劃概述預(yù)測(cè)SO庫存MPS確保能力和資源運(yùn)行MRP采購申請(qǐng)生產(chǎn)計(jì)劃轉(zhuǎn)為生產(chǎn)排程收集采購申請(qǐng)準(zhǔn)備采購3.采購流程接收排程轉(zhuǎn)為實(shí)際的排程4. 生產(chǎn)流程計(jì)劃員車間采購員第5頁/共26頁轉(zhuǎn)移單庫存轉(zhuǎn)移6.4 總帳正確？5. 庫存管理盤點(diǎn)報(bào)告初盤重盤庫存更新庫存更新計(jì)劃外

5、入庫計(jì)劃外出庫財(cái)務(wù)倉庫Yes第6頁/共26頁6.1 應(yīng)收帳款/暫收款項(xiàng) AR 會(huì)計(jì)出納銷售客戶客戶AR報(bào)表期末打印客戶報(bào)表抵銷未結(jié)發(fā)票AR帳齡報(bào)表退余款？支票/現(xiàn)金交存銀行按銷售員排序的AR報(bào)表匯票？記錄匯票NY記錄收款有發(fā)票號(hào)記錄付款應(yīng)用NY退余款銀行收款通知記錄借/貸通知單收款報(bào)表1。銷售流程YN催款付款確定付款用途銀行轉(zhuǎn)帳？YN第7頁/共26頁6.1 應(yīng)收帳款/暫收款項(xiàng)責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)銷售員 負(fù)責(zé)催收客戶欠并注明客戶付款的用途(如發(fā)票號(hào)等) 將現(xiàn)金/支票/匯票轉(zhuǎn)交出納 收到欠款必須注明發(fā)票號(hào)或付款用途 應(yīng)當(dāng)立即將收款轉(zhuǎn)交給出納出納 交存現(xiàn)金/支票到銀行 接收匯票并通知AR會(huì)計(jì) 在A

6、R收款模塊中記錄收款 做收款報(bào)表并轉(zhuǎn)給AR會(huì)計(jì)以沖銷客戶欠款 其他暫收款項(xiàng)業(yè)務(wù)借用AR得客戶付款功能，將付款人像客戶一樣處理，收款時(shí)，借：現(xiàn)金等 貸：其他應(yīng)付款，付款時(shí)(收負(fù)支票)，借：其他應(yīng)付款 貸：現(xiàn)金等 現(xiàn)金/支票在當(dāng)天或第二天交存銀行 每天做收款報(bào)表并盡量注明發(fā)票號(hào)，客戶代碼，付款用途等AR會(huì)計(jì) 在會(huì)計(jì)期末打印AR報(bào)表(分別按客戶和銷售員排序)并分別送到銷售部和客戶 根據(jù)銀行收款通知沖銷客戶欠款 在匯票模塊中處理匯票及其他期票 使用借/貸通知單功能處理退余款 在每一會(huì)計(jì)期末打印AR帳齡報(bào)表 當(dāng)退回暫收款項(xiàng)時(shí)，憑出納通知抵銷暫收款項(xiàng)(付款應(yīng)用) 假如客戶需對(duì)帳則打印AR報(bào)表給客戶 每一會(huì)

7、計(jì)期末打印客戶欠款給銷售部和其他管理部門 每一會(huì)計(jì)期末還應(yīng)當(dāng)打印其他應(yīng)付款明細(xì)報(bào)表第8頁/共26頁采購員A/P 會(huì)計(jì)YN建立采購單6.21 AP-原物料/固定資產(chǎn)等采購倉庫接收發(fā)票但不處理入庫單/報(bào)銷單采購需求6.22 三單檢查供應(yīng)商采購單發(fā)票發(fā)貨有采購單？有入庫單/報(bào)銷單？輸入發(fā)票YN第9頁/共26頁6.21 AP-原物料/固定資產(chǎn)等采購責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)采購員 業(yè)務(wù)暫時(shí)由手工處理倉庫AP 會(huì)計(jì) 檢查是否有采購單，如無則不接收發(fā)票 檢查是否已收貨，如沒有則不輸入發(fā)票 如已入庫，則輸入發(fā)票，并指明借方科目，系統(tǒng)會(huì)貸記AP帳戶 注意需把AP用量和費(fèi)率差異帳戶指定為所采購的原物料所屬的會(huì)計(jì)科目

8、 對(duì)非庫存零件采購，則必須由采購員填寫報(bào)銷單并須取得相應(yīng)的批準(zhǔn)，用該報(bào)銷單取代流程中的入庫單，然后連同發(fā)票一起送到AP會(huì)計(jì)進(jìn)行處理 發(fā)票應(yīng)當(dāng)注明采購單號(hào)碼送到財(cái)務(wù)部 只有當(dāng)入庫后或有報(bào)銷單時(shí)才輸入發(fā)票 業(yè)務(wù)暫時(shí)由手工處理第10頁/共26頁采購員AP會(huì)計(jì)6.22 三單檢查發(fā)票凍結(jié)輸入發(fā)票6.24 付款供應(yīng)商發(fā)票錯(cuò)誤Y輸入抵沖證明抵沖發(fā)票金額證明N發(fā)票數(shù)量=入庫/報(bào)銷單數(shù)量發(fā)票單價(jià)=PO單價(jià)YN取消發(fā)票凍結(jié)PO錯(cuò)誤相應(yīng)主管批準(zhǔn)YYN第11頁/共26頁責(zé)任人過程描述 控制重點(diǎn)AP 會(huì)計(jì) 比較發(fā)票與入庫單(或報(bào)銷單)和采購單上的數(shù)量與單價(jià)是否一致 輸入發(fā)票并轉(zhuǎn)給出納以備付款 接收抵沖證明并取消發(fā)票凍結(jié)

9、 業(yè)務(wù)暫時(shí)不在系統(tǒng)中處理采購員6.22 三單檢查 當(dāng)發(fā)票與采購單和入庫單(或報(bào)銷單)不一致時(shí)，必須取得相應(yīng)得批準(zhǔn)才可傳送給出納付款第12頁/共26頁6.23 差旅費(fèi)報(bào)銷報(bào)銷人主管按費(fèi)用金額做AP憑證出納N要求暫支費(fèi)用發(fā)生已批準(zhǔn)的申請(qǐng)單已批準(zhǔn)的付款憑證借款不足收到現(xiàn)金并作G/L憑證主管批準(zhǔn)主管審批出差申請(qǐng)單Fill in travel application有欠款？NY退回申請(qǐng)單主管檢查填寫出差申請(qǐng)單和付款申請(qǐng)單抵銷借款做負(fù)AP憑證并抵銷借款余額出差申請(qǐng)單作AP憑證 付款并在總帳 中處理記帳憑證按付款金額做負(fù)AP憑證并作零支票第13頁/共26頁第14頁/共26頁6.24 付款出納自動(dòng)付款選擇打印

10、付款清單手工選擇記錄手工支票財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)銀行付款到期零星銀行付款到期YN運(yùn)行自動(dòng)支票打印并實(shí)際簽發(fā)支票等蓋章并背書等送交銀行或受款人第15頁/共26頁責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)出納 選擇到期的付款清單并檢查 零付款使用人工書寫支票 打印到期應(yīng)付的付款清單并送交批準(zhǔn) 運(yùn)行自動(dòng)支票打印, 并將付款清單送交AP會(huì)計(jì)以抵銷先用的未結(jié)款項(xiàng) 檢查付款清單并審批 對(duì)實(shí)際填寫得支票蓋章等 系統(tǒng)有兩種付款方式-自動(dòng)支票主要針對(duì)大量付款，手工支票用于零星付款 所有付給員工的款項(xiàng)都像處理供應(yīng)商付款一樣處理財(cái)務(wù)主管6.24 付款第16頁/共26頁第17頁/共26頁第18頁/共26頁6.4 財(cái)務(wù)預(yù)算打印比較報(bào)表6.7 G/

11、L財(cái)務(wù)部計(jì)劃確認(rèn)年度計(jì)劃預(yù)算計(jì)算輸入預(yù)算實(shí)際數(shù)據(jù)預(yù)算查詢其它子模塊基于其它帳戶的數(shù)據(jù)？調(diào)整預(yù)算？分析yesyes第19頁/共26頁6.51 主文件設(shè)置總帳會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)主管需要新會(huì)計(jì)科目填寫申請(qǐng)表建立新會(huì)計(jì)科目正確編碼批準(zhǔn)？Y第20頁/共26頁責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)總帳會(huì)計(jì) 正確進(jìn)行編碼 填寫申請(qǐng)表并呈報(bào)主管批準(zhǔn) 建立會(huì)計(jì)科目表 批準(zhǔn)申請(qǐng)表 申請(qǐng)表應(yīng)包括科目分組，帳戶，分帳戶，成本中心代碼及其準(zhǔn)確描述，以及他們核算的主要內(nèi)容。會(huì)計(jì)主管 檢查會(huì)計(jì)科目是否必須，編碼是否符合原則，是否滿足未來的需求等6.51 主文件設(shè)置第21頁/共26頁第22頁/共26頁責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)分類帳會(huì)計(jì) 建立周期性憑證

12、傳送會(huì)計(jì)帳務(wù)到總帳 關(guān)閉當(dāng)期所有子模塊以防止再產(chǎn)生子模塊會(huì)計(jì)事項(xiàng) 使用標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)帳務(wù)維護(hù)處理總帳事務(wù)及通知事項(xiàng) 周期性執(zhí)行過帳功能 打印試算平衡表及其他會(huì)計(jì)報(bào)表以檢查正確性 關(guān)閉當(dāng)期總帳 處理調(diào)整事項(xiàng)以滿足管理目的 打印管理報(bào)表6.52 月末結(jié)帳管理會(huì)計(jì)總帳會(huì)計(jì) 憑分類帳會(huì)計(jì)通知關(guān)閉子模塊 當(dāng)確認(rèn)會(huì)計(jì)報(bào)表無誤后關(guān)閉總帳 必須取得會(huì)計(jì)主管的同意，方可重開已關(guān)閉的總帳會(huì)計(jì)期 在關(guān)閉之前，要確認(rèn)所有分類帳事務(wù)已處理完畢 分類帳會(huì)計(jì)不可以直接運(yùn)行關(guān)閉功能，須通知總帳會(huì)計(jì)，由總帳會(huì)計(jì)執(zhí)行本功能第23頁/共26頁6.6 會(huì)計(jì)期末集團(tuán)內(nèi)部單位間業(yè)務(wù)往來流程開具手工發(fā)票月匯總銷售報(bào)表月匯總銷售報(bào)表月匯總銷售報(bào)表手工發(fā)票手工發(fā)票打印發(fā)票手工發(fā)票集團(tuán)業(yè)務(wù)中心各啤酒分廠各銷售公司財(cái)務(wù)模塊中處理購貨業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)模塊中處理購貨業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)模塊中處理其他 業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)模塊中處理銷售業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)模塊中處理其他 業(yè)務(wù)在虛擬會(huì)計(jì)單位中處理合并會(huì)計(jì)事務(wù)集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表1. 銷售流程6.1 AR第24頁/共26頁責(zé)任人過程描述控制重點(diǎn)集團(tuán)業(yè)務(wù)中心 打印銷售報(bào)表(按各單位排序)并轉(zhuǎn)給啤酒廠 接收啤酒廠的發(fā)票并在財(cái)務(wù)模塊中處理 在虛擬會(huì)計(jì)單位中處理合并會(huì)計(jì)事務(wù) 打印集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表 按業(yè)務(wù)中心和各銷售公司月匯總銷售報(bào)表數(shù)量分別開票給業(yè)務(wù)中心和銷售公司并在財(cái)務(wù)模塊中處理銷售業(yè)務(wù) 其他如費(fèi)用報(bào)銷等只在財(cái)務(wù)模