錢啤系統(tǒng)流程概述PPT課件

1、0. 主文件設置 財務 1. 系統(tǒng)/帳戶控制文件 2. 稅收文件 3. 銀行代碼 4.匯率文件 5. 會計單位 6. 總帳日歷 7. 科目分組 8. 帳戶代碼 9. 分帳戶代碼 A. 成本中心 B. 項目代碼 分銷 1. 地點 2. 庫位 3. 公司地址 4. 客戶文件 5. 供應商文件 6. 產(chǎn)品類 7. 零件數(shù)據(jù) 8. 計量單位 系統(tǒng)管理 1. 用戶設置 2. 打印機設置 3. 菜單安全性設置 4. 字段安全設置 5. 會計單位安全設置 6. 帳戶安全設置 圖例:處理文擋檢查/批準第1頁/共26頁1.1 銷售流程客戶訂單要貨通知審批？6.1 A/R各銷售公司優(yōu)惠結算瓶箱調換等收款開票提貨證

2、明單提貨證明單提貨證明單審批單驗收單收款報表人工分配庫存發(fā)貨屏幕打印系統(tǒng)發(fā)票打印正式發(fā)票提貨證明單發(fā)票已打印系統(tǒng)發(fā)票日報檢查過帳6.4 G/LY客戶財務部瓶箱倉庫收款處發(fā)酒調度成品倉庫開發(fā)票處第2頁/共26頁責任人過程描述控制重點業(yè)務部 做客戶定單（1） 定單號碼由電腦自動生成，不許手工輸入；（2） 地點頭欄中的地點必須準確輸入客戶相應的銷售公司地點，定單中的地點缺省為頭欄地點；（3） 庫位：銷售公司虛擬庫位（4） 稅收：準確輸入稅收種類；（5） 分批發(fā)貨標志為“yes”；（6） 借用“采購單”字段填寫客戶開票種類（稅票、普票）；（7） 備注欄：填寫客戶付款（結算）方式；（8） 優(yōu)惠折讓處理：

3、在項目欄中填寫優(yōu)惠折讓代碼，在折讓酒款中價格為“零”。瓶箱倉庫收款開票室 根據(jù)審批單與其他有效財務單據(jù)收款 根據(jù)客戶要求拆分定單，開據(jù)提貨證明單（1） 必須按照結算方式錄入相應的金額；（2） 提貨證明單不允許重新打印，若出現(xiàn)提貨證明單遺失情況，可經(jīng)領導核準之后，由專人補開提貨證明單。1.1 銷售流程(1)第3頁/共26頁業(yè)務部發(fā)酒調度 查看各成品倉庫可用庫存 分配可發(fā)貨倉庫號（1） 必須準確輸入倉庫號；（2） 備料后在提貨證明單上簽字。成品倉庫發(fā)貨管理員 憑客戶的提貨證明單，先從實際倉庫移庫到銷售公司虛擬倉庫，再從虛擬倉庫發(fā)貨 打印系統(tǒng)發(fā)票（1） 準確根據(jù)每一張?zhí)嶝涀C明單中數(shù)量發(fā)貨，不得有多或

4、少；（2） 發(fā)貨后蓋章，并收下“提貨聯(lián)”；（3） 在發(fā)貨完畢后，屏幕打印系統(tǒng)發(fā)票，以檢驗發(fā)貨記錄的準確性。財務開發(fā)票人員 根據(jù)客戶出示提貨證明單的第一聯(lián)（倉庫蓋章有效），打印發(fā)票。（1） 每天進行第一張增殖稅發(fā)票號碼的校驗；（2） 準確打印發(fā)票；（1） 打印當日開票清單。責任人過程描述控制重點1.1 銷售流程(2)第4頁/共26頁2. 計劃概述預測SO庫存MPS確保能力和資源運行MRP采購申請生產(chǎn)計劃轉為生產(chǎn)排程收集采購申請準備采購3.采購流程接收排程轉為實際的排程4. 生產(chǎn)流程計劃員車間采購員第5頁/共26頁轉移單庫存轉移6.4 總帳正確？5. 庫存管理盤點報告初盤重盤庫存更新庫存更新計劃外

5、入庫計劃外出庫財務倉庫Yes第6頁/共26頁6.1 應收帳款/暫收款項 AR 會計出納銷售客戶客戶AR報表期末打印客戶報表抵銷未結發(fā)票AR帳齡報表退余款？支票/現(xiàn)金交存銀行按銷售員排序的AR報表匯票？記錄匯票NY記錄收款有發(fā)票號記錄付款應用NY退余款銀行收款通知記錄借/貸通知單收款報表1。銷售流程YN催款付款確定付款用途銀行轉帳？YN第7頁/共26頁6.1 應收帳款/暫收款項責任人過程描述控制重點銷售員 負責催收客戶欠并注明客戶付款的用途(如發(fā)票號等) 將現(xiàn)金/支票/匯票轉交出納 收到欠款必須注明發(fā)票號或付款用途 應當立即將收款轉交給出納出納 交存現(xiàn)金/支票到銀行 接收匯票并通知AR會計 在A

6、R收款模塊中記錄收款 做收款報表并轉給AR會計以沖銷客戶欠款 其他暫收款項業(yè)務借用AR得客戶付款功能，將付款人像客戶一樣處理，收款時，借：現(xiàn)金等 貸：其他應付款，付款時(收負支票)，借：其他應付款 貸：現(xiàn)金等 現(xiàn)金/支票在當天或第二天交存銀行 每天做收款報表并盡量注明發(fā)票號，客戶代碼，付款用途等AR會計 在會計期末打印AR報表(分別按客戶和銷售員排序)并分別送到銷售部和客戶 根據(jù)銀行收款通知沖銷客戶欠款 在匯票模塊中處理匯票及其他期票 使用借/貸通知單功能處理退余款 在每一會計期末打印AR帳齡報表 當退回暫收款項時，憑出納通知抵銷暫收款項(付款應用) 假如客戶需對帳則打印AR報表給客戶 每一會

7、計期末打印客戶欠款給銷售部和其他管理部門 每一會計期末還應當打印其他應付款明細報表第8頁/共26頁采購員A/P 會計YN建立采購單6.21 AP-原物料/固定資產(chǎn)等采購倉庫接收發(fā)票但不處理入庫單/報銷單采購需求6.22 三單檢查供應商采購單發(fā)票發(fā)貨有采購單？有入庫單/報銷單？輸入發(fā)票YN第9頁/共26頁6.21 AP-原物料/固定資產(chǎn)等采購責任人過程描述控制重點采購員 業(yè)務暫時由手工處理倉庫AP 會計 檢查是否有采購單，如無則不接收發(fā)票 檢查是否已收貨，如沒有則不輸入發(fā)票 如已入庫，則輸入發(fā)票，并指明借方科目，系統(tǒng)會貸記AP帳戶 注意需把AP用量和費率差異帳戶指定為所采購的原物料所屬的會計科目

8、 對非庫存零件采購，則必須由采購員填寫報銷單并須取得相應的批準，用該報銷單取代流程中的入庫單，然后連同發(fā)票一起送到AP會計進行處理 發(fā)票應當注明采購單號碼送到財務部 只有當入庫后或有報銷單時才輸入發(fā)票 業(yè)務暫時由手工處理第10頁/共26頁采購員AP會計6.22 三單檢查發(fā)票凍結輸入發(fā)票6.24 付款供應商發(fā)票錯誤Y輸入抵沖證明抵沖發(fā)票金額證明N發(fā)票數(shù)量=入庫/報銷單數(shù)量發(fā)票單價=PO單價YN取消發(fā)票凍結PO錯誤相應主管批準YYN第11頁/共26頁責任人過程描述 控制重點AP 會計 比較發(fā)票與入庫單(或報銷單)和采購單上的數(shù)量與單價是否一致 輸入發(fā)票并轉給出納以備付款 接收抵沖證明并取消發(fā)票凍結

9、 業(yè)務暫時不在系統(tǒng)中處理采購員6.22 三單檢查 當發(fā)票與采購單和入庫單(或報銷單)不一致時，必須取得相應得批準才可傳送給出納付款第12頁/共26頁6.23 差旅費報銷報銷人主管按費用金額做AP憑證出納N要求暫支費用發(fā)生已批準的申請單已批準的付款憑證借款不足收到現(xiàn)金并作G/L憑證主管批準主管審批出差申請單Fill in travel application有欠款？NY退回申請單主管檢查填寫出差申請單和付款申請單抵銷借款做負AP憑證并抵銷借款余額出差申請單作AP憑證 付款并在總帳 中處理記帳憑證按付款金額做負AP憑證并作零支票第13頁/共26頁第14頁/共26頁6.24 付款出納自動付款選擇打印

10、付款清單手工選擇記錄手工支票財務主管批準銀行付款到期零星銀行付款到期YN運行自動支票打印并實際簽發(fā)支票等蓋章并背書等送交銀行或受款人第15頁/共26頁責任人過程描述控制重點出納 選擇到期的付款清單并檢查 零付款使用人工書寫支票 打印到期應付的付款清單并送交批準 運行自動支票打印, 并將付款清單送交AP會計以抵銷先用的未結款項 檢查付款清單并審批 對實際填寫得支票蓋章等 系統(tǒng)有兩種付款方式-自動支票主要針對大量付款，手工支票用于零星付款 所有付給員工的款項都像處理供應商付款一樣處理財務主管6.24 付款第16頁/共26頁第17頁/共26頁第18頁/共26頁6.4 財務預算打印比較報表6.7 G/

11、L財務部計劃確認年度計劃預算計算輸入預算實際數(shù)據(jù)預算查詢其它子模塊基于其它帳戶的數(shù)據(jù)？調整預算？分析yesyes第19頁/共26頁6.51 主文件設置總帳會計會計主管需要新會計科目填寫申請表建立新會計科目正確編碼批準？Y第20頁/共26頁責任人過程描述控制重點總帳會計 正確進行編碼 填寫申請表并呈報主管批準 建立會計科目表 批準申請表 申請表應包括科目分組，帳戶，分帳戶，成本中心代碼及其準確描述，以及他們核算的主要內(nèi)容。會計主管 檢查會計科目是否必須，編碼是否符合原則，是否滿足未來的需求等6.51 主文件設置第21頁/共26頁第22頁/共26頁責任人過程描述控制重點分類帳會計 建立周期性憑證

12、傳送會計帳務到總帳 關閉當期所有子模塊以防止再產(chǎn)生子模塊會計事項 使用標準會計帳務維護處理總帳事務及通知事項 周期性執(zhí)行過帳功能 打印試算平衡表及其他會計報表以檢查正確性 關閉當期總帳 處理調整事項以滿足管理目的 打印管理報表6.52 月末結帳管理會計總帳會計 憑分類帳會計通知關閉子模塊 當確認會計報表無誤后關閉總帳 必須取得會計主管的同意，方可重開已關閉的總帳會計期 在關閉之前，要確認所有分類帳事務已處理完畢 分類帳會計不可以直接運行關閉功能，須通知總帳會計，由總帳會計執(zhí)行本功能第23頁/共26頁6.6 會計期末集團內(nèi)部單位間業(yè)務往來流程開具手工發(fā)票月匯總銷售報表月匯總銷售報表月匯總銷售報表手工發(fā)票手工發(fā)票打印發(fā)票手工發(fā)票集團業(yè)務中心各啤酒分廠各銷售公司財務模塊中處理購貨業(yè)務財務模塊中處理購貨業(yè)務財務模塊中處理其他 業(yè)務財務模塊中處理銷售業(yè)務財務報表財務報表財務模塊中處理其他 業(yè)務在虛擬會計單位中處理合并會計事務集團財務報表1. 銷售流程6.1 AR第24頁/共26頁責任人過程描述控制重點集團業(yè)務中心 打印銷售報表(按各單位排序)并轉給啤酒廠 接收啤酒廠的發(fā)票并在財務模塊中處理 在虛擬會計單位中處理合并會計事務 打印集團財務報表 按業(yè)務中心和各銷售公司月匯總銷售報表數(shù)量分別開票給業(yè)務中心和銷售公司并在財務模塊中處理銷售業(yè)務 其他如費用報銷等只在財務模