施工信息管理培訓(xùn)(201456)

1、1工程文件管理培訓(xùn)2014年05月05日術(shù)語1.1工程資料（buildingdocument）在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，可分為基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖。1.2竣工圖（as-builtdrawing）工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。1.3案卷（file）由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷盒的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位。1.4立卷（filing）按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分類整理成案卷的過程，亦稱組卷。1.5歸檔（puttingintorecord）將具有保存價(jià)值的資料整理組卷交檔案管理部門保存稱

2、為歸檔。1.6工程檔案（buildingdocumentarchive）在工程建設(shè)過程中形成的有保存價(jià)值的工程資料。2第一部分工程文件的立卷3工程資料組卷的目的是為了便于歸檔保存及查詢利用，主要用途是為了查詢利用，因此組卷的首要原則是遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，例如：工程變更洽商附有小圖時，就不宜把洽商與小圖拆開組卷。1.立卷的原則和方法1.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。1.2卷內(nèi)文件排列順序要依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。1.3卷內(nèi)文件的排列應(yīng)按資料

3、的內(nèi)在聯(lián)系及資料形成時間的先后順序排列。若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應(yīng)按資料的編號順序排列。42.卷內(nèi)文件排列2.1文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.2卷內(nèi)既有文字材料又有圖樣時，文字材料排列在前，圖樣材料排列在后。2.3竣工圖應(yīng)按同專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列，新繪制的竣工圖附有原圖時，新繪制的竣工圖在前原圖在后。3.立卷的具體要求3.1案卷不宜過厚，一般不超過40mm；3.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般

4、應(yīng)分別組卷。5第二部分工程文件案卷編制61.案卷封面編制1.1案卷封面內(nèi)容包括：名稱、案卷題名、編制單位、技術(shù)主管、編制日期、保管期限、密級、保存檔號、共冊第冊等。其中保管期限、密級、保存檔號、共冊、第冊等項(xiàng)由檔案接收部門填寫，檔案館代號由檔案館填寫，其他由移交單位填寫。1.2案卷封面的填寫1.2.1名稱：第一行應(yīng)填寫規(guī)劃許可證審批名稱。應(yīng)在第二行填寫工程建設(shè)項(xiàng)目竣工后名稱。1.2.2案卷題名：第一行填寫案卷所屬專業(yè)名稱如建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件、建筑電氣工程施工文件等；第二行為卷內(nèi)文件內(nèi)容提示。1.2.3編制單位：本案卷的主要編制責(zé)任單位，加蓋編制單位公章。1.2.4技術(shù)主管：編制單位技術(shù)負(fù)責(zé)

5、人簽名。1.2.5編制日期：填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。7 施工文件組卷范例-封面填寫1.3保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。1.4卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。保管期限永久長期短期密級絕密機(jī)密秘密2.卷內(nèi)目錄編制2.1卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括：順序號、文件材料題名、原編字號、編制單位、編制日期、頁次和備

6、注。2.2卷內(nèi)目錄的填寫2.2.1順序號：按卷內(nèi)文件資料排列先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編寫。2.2.2文件材料題名：填寫文字材料或圖紙名稱。2.2.3原編字號：文件文號或資料編號或圖紙圖號。2.2.4編制單位：文件資料的形成單位或主要責(zé)任單位名稱。2.2.5編制日期：文件資料的形成的起止時間；竣工圖卷為竣工圖章日期。2.2.6頁次：填寫資料的頁次或起止頁次。2.2.7備注：填寫其它需要說明的問題。9 施工文件組卷范例-卷內(nèi)目錄填寫3.案卷頁號編寫3.1卷內(nèi)文件資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨(dú)編號，頁號從阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始依次編寫。3.2頁號編寫位置、單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角

7、，雙面書寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角。圖紙折疊后無論何種形式，頁號一律編寫在右下角。3.3印刷成冊的文件資料，自成一卷的原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。3.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。10 施工文件頁號編寫范例4.備考表編制4.1內(nèi)容包括卷內(nèi)文字材料張數(shù)、圖樣材料張數(shù)、照片張數(shù)等，立卷單位的立卷人、審核人及接收單位的審核人、接收人應(yīng)簽字。4.2備考表的填寫：4.2.1案卷審核備考表分為上下兩欄，上一欄由立卷單位填寫，下一欄由接收單位填寫。4.2.2審核說明填寫立卷時資料的完整和質(zhì)量情況，以及應(yīng)歸檔而缺少的資料的名稱和原因；立卷人由責(zé)任立卷人簽名；審

8、核人由案卷審查人簽名；年月日按立卷、審核時間分別填寫。11施工文件組卷范例-備考表填寫一般填寫：本案卷文件完整、齊全，如確有未能歸檔的文件，應(yīng)說明原因。此處由接收單位填寫12黃色表示案卷封面綠色表示卷內(nèi)目錄白色部分表示應(yīng)歸檔的文件或竣工圖文件資料卷的排列5.案卷裝訂5.1文字材料必須裝訂成冊，圖紙材料可散裝存放。5.2裝訂時要剔除金屬物，裝訂線一側(cè)根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。5.3案卷用棉線在左側(cè)三孔裝訂棉線裝訂結(jié)打在背面。裝訂線距左側(cè)2cm，上下兩孔分別距中孔8cm。5.4裝訂時，須將封面、目錄、備考表、封底與案卷一起裝訂。圖紙散裝在卷盒內(nèi)時，需將案卷封面、目錄、備考表三件用棉線在左上角裝訂在一

9、起。文件資料卷的裝訂方法u裝訂工具：棉線繩、曲別針、手槍鉆u用手槍鉆打三個孔藍(lán)色表示備考表紅色表示托底一個檔案裝具里可以放一卷或多卷文件文件資料卷的裝訂136.案卷裝具、案卷脊背6.1案卷采用統(tǒng)一規(guī)格尺寸的裝具。移交城建檔案館的工程檔案應(yīng)采用城建檔案管理辦公室監(jiān)制的檔案卷盒。卷盒的外表尺寸為310mm220mm，厚度為20mm、30mm、50mm。卷盒應(yīng)采用無酸紙制作。案卷脊背樣式。147.圖紙折疊7.1不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標(biāo)欄露在外面。15第三部分工程文件的歸檔16歸檔文件形成單位完成其工

10、作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交相關(guān)管理機(jī)構(gòu)。1.工程文件的歸檔范圍1.1對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。2.歸檔文件的質(zhì)量要求2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件；2.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.3工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確與工程實(shí)際相符合。2.4工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。2.5工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2

11、.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm210mm)，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖、竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。173工程檔案的驗(yàn)收與移交3.1列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。3.2城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容:3.2.1工程檔案齊全系統(tǒng)完整；3.2.2工程檔案的內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況；3.2.3工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；3.2.4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格