時間管理培訓

1、時 間 管 理12021/3/14在開始之前22021/3/14如果您的余生只剩下三天,您會做哪三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題32021/3/14時間管理是什么?42021/3/14 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣的多 所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間52021/3/14時間管理是什么? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富效率, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃62021/3/14這個課程給大家最重要的訊息是。不是教給你把事

2、情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休。我的問題有哪些我的問題有哪些?我要如何處理這些問題我要如何處理這些問題?我要什么時候開始我要什么時候開始?2022-3-312021/3/14目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)2022-3-312021/3/14時間管理的錯誤觀念什么是時間殺手人最容易掉進的時間陷阱認識時間障礙2022-3-312021/3/14時間管理只是常識只要我把工作做好, 我的時間管理應該還不錯我在壓力下表現(xiàn)較好, 時間管理會令我失去我的優(yōu)勢我有使用計事本和行事歷,這還不夠嗎?時間管理的錯誤觀念2022-3-312021/3/14什么是時間殺手無形的（不自覺）無形的（不自覺

3、） 有形（自覺的）有形（自覺的）接聽電話打電話會議打擾官僚作風溝通不足辦公室政治資源不足閱讀文件及郵件交通堵塞欠缺周詳計劃不懂分辨輕重緩急過分注重細節(jié)猶豫不決不懂得說不拖延善忘不懂授權欠缺組織健康欠佳2022-3-312021/3/14工作欠目標, 優(yōu)先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求拖延工作會議人最容易掉進的時間陷阱2022-3-312021/3/14目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)2022-3-312021/3/14如何運用時間管理自己訂立目標妥善計劃權衡輕重權利下放自我約束2022-3-312021/3/14要管理好自己嗎? 要懂得管理自己,

4、首先要認識自己。拋棄惡習, 引進新的工作方式和生活習慣2022-3-312021/3/14為什么需要目標為什么需要目標? ?目標是行動的導航燈目標是行動的導航燈! !成功就等于目標成功就等于目標, ,其他的一切都是這句話的注解。其他的一切都是這句話的注解。 美國潛能大師伯恩美國潛能大師伯恩崔西語崔西語2022-3-312021/3/14為什么需要目標為什么需要目標? ?哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查:對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人,調(diào)查發(fā)現(xiàn) :27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標2022-3-312021/3/14成為社會各界的頂尖人士

5、成為社會各界的頂尖人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作社會的最底層社會的最底層,抱怨整個世界抱怨整個世界3 3有清晰且長期的目標有清晰且長期的目標 1010有清晰但較短期的目標有清晰但較短期的目標 60%目標模糊目標模糊27%27%沒有目標沒有目標25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) :2022-3-312021/3/14Specific - 明確的Measurable - 可以量度Achievable - 可以達成Time Bound - 有時間性Realistic - 實際可行2022-3-312021/3/14魚骨圖法個人目標:

6、健康、休閑和營養(yǎng)方面的目標事業(yè)目標:自我職業(yè)規(guī)劃項目計劃（例如推行新系統(tǒng)）日常運作計劃（編寫每月生產(chǎn)報告）每周的行事安排每日需要完成的工作長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己！長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己！2022-3-312021/3/14命中是偶然的命中是偶然的, ,打不中是必然的打不中是必然的! !如 果 沒 有 目 標2022-3-312021/3/14訂立計劃以掌握時間訂立計劃以掌握時間以目標, 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎, 想好一天的計劃搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效的工作時間,勾勒出“ 理想工作時間表”根據(jù)目標的輕重, 安排優(yōu)先次序訂好長期目

7、標,以及短期目標運用企劃的概念- 擬定計劃2022-3-312021/3/14TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單2022-3-312021/3/14TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單2022-3-312021/3/14看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后問自己然后問自己: :幾點開始目標幾點開始目標? ? 能不能早點開始能不能早點開始? ? 有沒有任何讓你分心有沒有任何讓你分心, ,以致無以致無法完成目標的事情法完成目標的事情? ?你完全不受干擾的最長時段有多久你完全不受干擾的最長時段有多久? ( ? ( 不要把午飯也放進去不要把午飯也放進去) )你最有

8、效率和最沒有效率是什么時候你最有效率和最沒有效率是什么時候? ? 你將當天的主要目標完成到什么程度你將當天的主要目標完成到什么程度? ? 你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎? ? 你在適當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠崮阍谶m當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠? ?你在怎么處理不應該做的事你在怎么處理不應該做的事? ? 手邊的工作要如何做得更有成效手邊的工作要如何做得更有成效, , 更為簡化更為簡化, , 并減少細節(jié)并減少細節(jié)? ? 你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱? ?請記著 : 巴雷德“80/20”定理2022-3-312021/3/14以行動配合計劃以行

9、動配合計劃將目標寫下來- 是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 甚么時候處理甚么事項?2022-3-312021/3/14你是怎樣編排時間計劃?一、年度計劃甘特圖二、月計劃執(zhí)行事項清單史蒂芬 柯維博士“與時間有約”2022-3-312021/3/14權衡輕重最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all ti

10、mes2022-3-312021/3/14區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作某些事件某些電話浪費時間之事不重要又不緊急改進產(chǎn)能建立人際關系發(fā)新機會重要但不緊急某些電話某些信件與報告某些會議不重要但緊急危機急迫的問題有期限壓力的計劃重要又緊急有趣的活動防患未然規(guī)劃、休閑不速之客必要而不重要的問題受歡迎的活動2022-3-312021/3/14自我約束 行為科學研究表明:一個人一天的行為只有5是屬于非習慣性的,而95的行為都是習慣性的。江山易改,本性難移 !羅曼羅蘭名言:性情即命運 ! 時光對有些人像張滿的風帆,而對另一些人卻像爬行的蝸牛。1、改變你的習慣2、修正你的態(tài)度2022-3-312021/3/14

11、3、提高你的生產(chǎn)力1. 你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 2022-3-312021/3/14改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔2022-3-312021/3/142. 歸檔一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱

12、讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS所有的文件和書信應分三類所有的文件和書信應分三類歸檔只作參考馬上處理2022-3-312021/3/143. 如何處理電話/ 電郵如果找不到要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件 自設時限2022-3-312021/3/144. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發(fā)議程 說明開會的目的 如果

13、你是主席,你應鼓勵發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各人安排工作2022-3-312021/3/145. 要懂得說不 說” 不”應該是有禮貌 要給對方清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 2022-3-312021/3/146. 處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做?不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后2022-3-312021/3/147.改善拖延方法行動:每次只處理一項工作及時去做委托別人去做/尋求幫助把工作分成若干部分訂出工作時間問題、文問題、文件洗牌件洗牌著手工著手工作時間作時間2022-

14、3-312021/3/14改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的方法- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備,才會把事情做好時間就是金錢2022-3-312021/3/14我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時間與運動同行避開繁忙時間車上觀察構(gòu)思車上看書出差外游收集情報計劃構(gòu)想寓工作于娛樂2022-3-312021/3/14目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)2022-3-312021/3/14希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習慣和工作方式 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 訂立目標, 策略, 行動去應付每一個挑戰(zhàn)在不能完全自己控制的情況下, 把負面的影響減到最低總結(jié)總結(jié)2022-3-312021/3/