公文格式培訓(xùn)

1、1天藝酒店管理集團(tuán)公文格式2總總 則則 為了進(jìn)一步規(guī)范天藝酒店管理集團(tuán)各單位公文格式，特制訂本格式培訓(xùn)大綱。 本大綱以“文件式”公文為例，穿插講解非“文件式”公文。 本大綱適用于天藝酒店管理集團(tuán)與各成員企業(yè)。 標(biāo)準(zhǔn)參見：港天藝酒管辦20141號(hào)文件。 1 132 2公文種類公文種類“文件式文件式”公文公文 “文件式文件式”公文是指公文公文是指公文文頭中發(fā)文單位名稱后加文頭中發(fā)文單位名稱后加“文件文件”兩字的公文。兩字的公文。主要包括：主要包括：通知、通報(bào)、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、批復(fù)、決定、決議、請(qǐng)示、決議、請(qǐng)示、報(bào)告。報(bào)告。公公 文文非非“文件式文件式”公文公文非非“文件式文件式”公文是指公

2、公文是指公文文頭中不加有文文頭中不加有“文件文件”兩字的公文。兩字的公文。主要包括：函、命令（令）、主要包括：函、命令（令）、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究。報(bào)、學(xué)習(xí)與研究。43 3公文組成公文組成眉首眉首眉首又稱文頭或版頭，由份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、眉首又稱文頭或版頭，由份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人等組成。緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人等組成。主體主體公文主體又稱行文部分，主要包括標(biāo)題、主送單公文主體又稱行文部分，主要包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期和附注。位、正文、附件、印章、成文日期和附注。 版記版記版記又稱

3、文尾，主要包括抄送單位、印發(fā)單位、版記又稱文尾，主要包括抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。 5眉首眉首份數(shù)序號(hào)份數(shù)序號(hào)秘密等級(jí)秘密等級(jí)緊急程度緊急程度發(fā)文單位發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)簽簽 發(fā)發(fā) 人人主體主體標(biāo)題標(biāo)題主送單位主送單位正文正文附件附件印章印章成文日期成文日期附注附注版記版記抄送單位抄送單位印發(fā)單位印發(fā)單位印發(fā)日期印發(fā)日期印發(fā)份數(shù)印發(fā)份數(shù)擬核稿人擬核稿人認(rèn)識(shí)一個(gè)公文認(rèn)識(shí)一個(gè)公文64 4要素詳解要素詳解眉眉 首首主主 體體版版 記記 7001 機(jī) 密 特 急 此頁(yè)全部此頁(yè)全部稱為文頭稱為文頭或或眉首眉首81.1.份數(shù)序號(hào)份數(shù)序號(hào)如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)

4、字頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)左上首頁(yè)左上角第一行角第一行，如“NO.01”NO.01”、“01”01”、“001001”等。2.2.秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)和保密期限2.1 秘密公文分為：絕密、機(jī)密和秘密。2.2 公文公文的密級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)右上角首頁(yè)右上角，函函的密級(jí)在眉首橫隔線左眉首橫隔線左下方頂格標(biāo)識(shí)，兩字之間空下方頂格標(biāo)識(shí)，兩字之間空1 1個(gè)字。個(gè)字。2.3 如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開，秘密等級(jí)兩字之間不空1個(gè)字，如“絕密絕密3 3個(gè)個(gè)月月”。9001001 機(jī) 密一年 特特 急急6.2厘米厘米 下行文或平行下行文或平行文使用此文頭文使用此文頭文號(hào)與橫隔文號(hào)

5、與橫隔線之間線之間4 4毫米毫米 ( ) 【 】第第 0011011.7厘米厘米天藝酒店管理集團(tuán)文件天藝酒2014號(hào) 簽發(fā)人： 左空左空1個(gè)字個(gè)字三號(hào)三號(hào)仿宋體仿宋體不加不加0或或00三號(hào)三號(hào)仿宋體仿宋體三號(hào)三號(hào)楷體楷體右空右空1個(gè)字個(gè)字上行文使上行文使用此文頭用此文頭11香港天藝酒店管理集團(tuán)有限公司秘 密 港天藝酒管函200號(hào) 特 急香港天藝酒店管理集團(tuán)有限公司關(guān)于 的函： 1.7厘米厘米12眉眉 首首主主 體體版版 記記 13關(guān)于的通知各單位： 。 一、 1 (1) (2) 2 此頁(yè)全部此頁(yè)全部稱為行文稱為行文或或主體主體二號(hào)華文中宋體二號(hào)華文中宋體空一行空一行正文三號(hào)仿宋正文三號(hào)仿宋一級(jí)

6、標(biāo)題三號(hào)黑體一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體二級(jí)標(biāo)題三號(hào)仿宋加粗二級(jí)標(biāo)題三號(hào)仿宋加粗三、四級(jí)標(biāo)題仿宋三、四級(jí)標(biāo)題仿宋14。 （結(jié)束語(yǔ)） 附件：1. 2. 201年月日 ( ) （附注） 不加書名號(hào)不加書名號(hào)此頁(yè)接上頁(yè)此頁(yè)接上頁(yè)全部稱為行全部稱為行文或文或主體主體空空4 4個(gè)字個(gè)字以上均為三號(hào)仿宋體以上均為三號(hào)仿宋體151.1.標(biāo)題標(biāo)題1.1 標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)明方法一般由發(fā)文單發(fā)文單位位+ +事由事由+ +文種文種。 對(duì)內(nèi)行文，發(fā)文單位可以省略。有些公文內(nèi)容單一、正文部分文字較少時(shí)也可省略事由。1.2 標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。1.3 標(biāo)題應(yīng)在文

7、頭橫隔線下空二行的地方居中標(biāo)識(shí)，分一行或多行排列，分行時(shí)要做到詞意完整詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。發(fā)文單位一般單列一行，第二行開始標(biāo)明公文事由和文種。1.4 除函外，工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究等非“文件式”公文標(biāo)題則不需標(biāo)識(shí)文種，而此類公文還常常帶有副標(biāo)題，如有副標(biāo)題，應(yīng)在正標(biāo)題之下居中標(biāo)識(shí)，副標(biāo)題之前加上破折號(hào)。16公文標(biāo)題一般占正文寬度的3/5為宜。如字?jǐn)?shù)過(guò)多，超過(guò)正文寬度4/5以上就應(yīng)根據(jù)標(biāo)題語(yǔ)句分兩行或多行排列。 設(shè)計(jì)公文標(biāo)題通常有以下9 9種方法種方法： （1）直尺式 XXXXXXXXXXXXXXXXX （2）短長(zhǎng)式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX

8、X （3）長(zhǎng)短式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （4）寶塔式 XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX（5）倒寶塔式 XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX（6）梭子式 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX （7）等距式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （8）腰鼓式 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX （9）正副標(biāo)題式 XXXXXXXXX

9、XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX172.2.主送單位（即抬頭）主送單位（即抬頭）2.1 是指主要受理公文的單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱稱，多個(gè)主送單位可統(tǒng)稱。2.2 上行文主送單位一般只寫一個(gè)，如需同時(shí)送其他單位的 ，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。主送單位一般不標(biāo)識(shí)個(gè)人。2.3 主送單位列在正文之前，與標(biāo)題之間空一行，頂格標(biāo)識(shí)。2.4 非“文件式”公文，如會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)等等，主送單位不標(biāo)識(shí)在行文部分內(nèi)，而標(biāo)識(shí)在文尾的抄送單位前面。如主送單位名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，也應(yīng)將主送單位名稱移至文尾的抄送單位前面。183.3.正文正文3.1 正文是公文的主體部

10、分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容。一般每自然段左空2個(gè)字，回行頂格，而全部用阿拉伯?dāng)?shù)字和小圓點(diǎn)表示結(jié)構(gòu)層次的規(guī)章制度類公文，則采用懸掛縮進(jìn)方式排版，即每自然段序號(hào)一行頂格，其它各行右縮進(jìn)。正文中的數(shù)字、年份不能回行。3.2 正文結(jié)束語(yǔ)通常根據(jù)文種的類型確定。結(jié)束語(yǔ)中帶有“特此”和“此”等的結(jié)束語(yǔ)，均不加句號(hào)不加句號(hào)，如“特此通知”、“特此致函”、“此令”、“此復(fù)”等。3.3 一般說(shuō)，在主送單位之下、落款之前的部分都是正文，但如果是轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā)或印發(fā)公文，被轉(zhuǎn)發(fā)、下發(fā)或印發(fā)的公文同轉(zhuǎn)發(fā)性公文一樣仍屬正文，而不能看成是附件。u上行文中請(qǐng)示的結(jié)束語(yǔ)一般用“以上意見當(dāng)否，請(qǐng)批示?！?、“妥(當(dāng))否，請(qǐng)批示(復(fù))?！?/p>

11、，報(bào)告的結(jié)束語(yǔ)一般用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱。”或“特此報(bào)告”；u平行文的結(jié)束語(yǔ)一般用“妥(當(dāng))否，請(qǐng)復(fù)。”、“敬希函復(fù)”、“特此致函”、“特此函告”、“專此函達(dá)”等；u下行文的結(jié)束語(yǔ)一般為“特此通知”、“此令”、“此復(fù)”等。194.4.附件附件4.1 是指對(duì)公文具有補(bǔ)充、說(shuō)明性的附加文字材料。4.2 應(yīng)當(dāng)在正文之后空一行左空2個(gè)字、成文日期之前標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4.3 公文如有多個(gè)附件時(shí)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)序號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)序號(hào)，每個(gè)附件標(biāo)識(shí)1行，序號(hào)對(duì)齊。如“附件：1”。4.4 附件內(nèi)容要另起一頁(yè)標(biāo)識(shí)，主件和附件要裝訂在一起，并在附件

12、內(nèi)容左上角頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件和正文不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件首頁(yè)的左上角標(biāo)識(shí)正文的發(fā)文字號(hào)。附件1天藝酒店管理集團(tuán)公文格式細(xì)則205.5.成文日期成文日期5.1 成文日期是公文生效的時(shí)間，一般用領(lǐng)導(dǎo)最后的批準(zhǔn)日期。 聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。5.2 成文日期中年月日要寫齊全，不得有任何省略，一般使用小寫漢字，不使用阿拉伯?dāng)?shù)字，以示正式、莊重?！傲恪币獙懗伞啊?。5.3 除函外，會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究等非非“文件式文件式”公文公文正文后不署成文日期正文后不署成文日期。與工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究文頭類似的公文，成文日期標(biāo)識(shí)在文頭中發(fā)

13、文單位名稱的右側(cè)、橫隔線之上，發(fā)文單位左空發(fā)文單位左空1 1個(gè)字，成文日期右空個(gè)字，成文日期右空1 1個(gè)字個(gè)字，兩者并列一行。，兩者并列一行。201 年月日216.6.公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)6.1 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式，包括發(fā)文單位印章或簽署人姓名。加蓋印章要清楚、端正。6.2 單一發(fā)文印章 (1)單一單位發(fā)文，在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。 (2)成文日期右空4個(gè)字。加蓋印章后應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、 居中下壓成文日期。 (3)當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，僅以下弧壓在成文日期上， 即騎年蓋月；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線 壓在成文日期上

14、。 。2014 年 5 月 1 日226.6.公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)6.3 聯(lián)合行文印章(1)當(dāng)聯(lián)合行文只蓋兩個(gè)印章時(shí)，在落款處也不署發(fā)文單位名稱，而應(yīng)將成文日期拉開，左右各空左右各空7 7個(gè)字個(gè)字，主辦單位印章在前，兩個(gè)印章均壓在成文日期上，兩印章互不相交或相切，相距不超過(guò)3毫米。2014 年 5 月 1 日236.6.公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)(2) 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止空白印章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章居中加蓋或套印在其上。主辦單位印章在前，每排最多主辦單位印章在前，每排最多排排3 3個(gè)印章個(gè)印章，兩端不得超出版心。最后一排如

15、余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切，每排印章中心線對(duì)齊。在最后一排印章之下右空2個(gè)字標(biāo)識(shí)成文日期。(3) 在加蓋兩個(gè)或兩個(gè)以上印章時(shí)，只能采用一種加蓋方式，即不管個(gè)別印章適合哪種加蓋方式，只能統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。2014 年 5 月 1 日246.6.公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)6.4 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁(yè)，不得采不得采取標(biāo)識(shí)取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。6.5 除會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究等非“文件式”公文外，其它“文件”式公

16、文、函和命令（令）都應(yīng)加蓋印章，否則應(yīng)視為無(wú)效。公文蓋章應(yīng)用紅色印油。7.7.附注附注7.1 附注一般是對(duì)公文發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，應(yīng)居左空2個(gè)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。如“（此件發(fā)至副部門級(jí)以上干部）”等。7.2 上行文和函應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話上行文和函應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。如“（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：）”。25眉眉 首首主主 體體版版 記記 26 抄送：、 。天藝酒店管理集團(tuán) 部 200年月日印發(fā)擬稿： 核稿： （共印份）左上角左上角不不標(biāo)注標(biāo)注（此頁(yè)無(wú)正文）（此頁(yè)無(wú)正文）此部分此部分稱為稱為版記版記三號(hào)黑體三號(hào)黑體三號(hào)華文中宋三號(hào)華文中宋三

17、號(hào)仿宋體三號(hào)仿宋體左右各空左右各空1個(gè)字個(gè)字271.1.抄送單位抄送單位1.1 是指除主送單位以外，與該公文有密切關(guān)系的單位，即協(xié)助承辦或者需要知照公文內(nèi)容但并不需要辦理、答復(fù)或執(zhí)行的單位，用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱標(biāo)識(shí)。1.2 公文如有抄送單位，在主題詞下1行標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)，左右各空1個(gè)字。各單位間用逗號(hào)或頓號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。1.3 主送單位移至主題詞之下時(shí)，標(biāo)識(shí)在抄送單位前一行，標(biāo)識(shí)方法同抄送單位，主送單位和抄送單位兩者之間不加橫隔線。282.2.公文印發(fā)單位和印發(fā)日期公文印發(fā)單位和印發(fā)日期2.1 公文印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期并排標(biāo)

18、識(shí)于抄送單位和橫隔線之下，印發(fā)單位左空1個(gè)字，印發(fā)日期右空印發(fā)日期右空1 1個(gè)字個(gè)字。印發(fā)單位名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。2.2 印發(fā)日期以公文發(fā)文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不編虛位。3.3.擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)3.1 擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)并排標(biāo)識(shí)于印發(fā)單位名稱和印發(fā)日期及橫隔線之下，擬稿人和核稿人左空擬稿人和核稿人左空1 1個(gè)字個(gè)字，印刷份數(shù)右空印刷份數(shù)右空1 1個(gè)字個(gè)字。擬稿人、核稿人和印刷份數(shù)下邊緣不加橫隔線。3.2 擬稿人和核稿人標(biāo)識(shí)方法為“擬稿： 核稿：”，印刷份數(shù)標(biāo)識(shí)方法為“(共印份)”。294.4.文

19、尾的位置文尾的位置5.1 文尾應(yīng)置于公文最后一頁(yè)的偶數(shù)頁(yè)文尾應(yīng)置于公文最后一頁(yè)的偶數(shù)頁(yè)，文尾的最后一個(gè)要素置于公文最后一行。5.2 文尾在實(shí)際操作中會(huì)遇到以下情況：公文主體之后（公文如有附件，文尾則在附件之后公文如有附件，文尾則在附件之后）的空白容不下文尾的位置時(shí)，需另起一頁(yè)標(biāo)識(shí)文尾，此時(shí)文尾應(yīng)單獨(dú)置于公文最后的偶數(shù)空白頁(yè)，或加寬行距，使公文主體或附件和文尾同處一頁(yè)。30格式要求格式要求5 5字體字體u公文標(biāo)題用小標(biāo)宋體字或華文中宋體字華文中宋體字，密級(jí)、緊急程度、正文中的小標(biāo)題、“主題詞”三個(gè)字、“【按語(yǔ)】”兩個(gè)字用黑體字，簽發(fā)人姓名、按語(yǔ)內(nèi)容、圖片文字說(shuō)明用楷體圖片文字說(shuō)明用楷體字字，副標(biāo)

20、題用楷體字加粗副標(biāo)題用楷體字加粗，主題詞中的詞目用小標(biāo)宋體字或華文中宋體字，正文及其它部分均用仿宋體仿宋體字。u標(biāo)題用二號(hào)字，按語(yǔ)用四號(hào)字，正文及其它部分均用三號(hào)字標(biāo)題用二號(hào)字，按語(yǔ)用四號(hào)字，正文及其它部分均用三號(hào)字。表格可酌情用三號(hào)或小于三號(hào)字。u會(huì)議紀(jì)要文頭中的會(huì)議紀(jì)要類型和會(huì)議紀(jì)要文號(hào)一行用三號(hào)黑體字；工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、學(xué)習(xí)與研究等其它非“文件式”文頭中，期號(hào)、發(fā)文單位名稱、成文日期均用三號(hào)黑體字。u公文中的數(shù)字、英文字體同其所在段落的中文字體。31文字排列和頁(yè)面設(shè)置文字排列和頁(yè)面設(shè)置1 制發(fā)公文，文字一律橫排。2 公文頁(yè)邊距一般設(shè)置為：左邊距左邊距3 3厘米，右邊距、上邊厘米，右邊距

21、、上邊距和下邊距均為距和下邊距均為2.52.5厘米厘米。字距和行距設(shè)置字距和行距設(shè)置1 字間距按word默認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置。2 行間距設(shè)置為固定值固定值3030磅磅，段前和段后均設(shè)置為0 0行行。表格中的行距可適當(dāng)縮小。3 有時(shí)為了使落款日期和正文同處一頁(yè)，可根據(jù)版面狀況適當(dāng)縮小或加寬行距，但要保持版面美觀。公文頁(yè)碼公文頁(yè)碼公文超過(guò)1頁(yè)時(shí)，應(yīng)用半角阿拉伯?dāng)?shù)字在版心下邊緣居中下邊緣居中標(biāo)識(shí)頁(yè)碼標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。32公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1 當(dāng)公文用序號(hào)表示多層次結(jié)構(gòu)時(shí)，第一層用“一、”“二、”“三、”，第二層用“”“”“”“”“”，第三層用“1 1”“”“2 2”“”“3 3”，第四層用“(1)”

22、“(2)”“(3)”(1)”“(2)”“(3)”。2 而規(guī)章、制度、程序等類型的公文，結(jié)構(gòu)層次也可表示為第一層用“1”“2”“3”，第二層用“1.1”“1.2”“1.3”，第三層用“1.1.1”“1.1.2”“1.1.3”，第四層用“1.1.1.1”“1.1.1.2”“1.1.1.3”，超過(guò)四層用(1)、或a等表示。一、第一層 1 第二層第二層 1.11.1第三層 1.1.1第三層 1.1.2 第四層 、a33公文中的數(shù)字公文中的數(shù)字1 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。2 日期應(yīng)當(dāng)寫具體年

23、、月、日日期應(yīng)當(dāng)寫具體年、月、日。引用公文引用公文公文中人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。公文用詞用字公文用詞用字公文用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。例如：根據(jù)天藝酒店管理集團(tuán)公文格式細(xì)則（港天藝酒管辦20141號(hào)）相關(guān)規(guī)定 34公文用紙及復(fù)印要求公文用紙及復(fù)印要求公文紙一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。公文一律雙面復(fù)印。公文裝訂要求公文裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，對(duì)橫排A4紙型表格，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。騎馬訂或平訂的兩釘訂位分別位于本端頁(yè)高的1/4處，平訂釘鋸與書脊間的距離約8毫米。訂書釘?shù)闹?/p>

24、心訂書釘?shù)闹行奈恢秒x左邊緣位置離左邊緣約約0.8厘米，距厘米，距上邊緣垂直距上邊緣垂直距離約為訂位一離約為訂位一側(cè)紙高的側(cè)紙高的1/4356 6公文應(yīng)用公文應(yīng)用 “文件式文件式”公文公文報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。通知通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共

25、同執(zhí)行的事項(xiàng)；員工的職務(wù)任免和聘用。的事項(xiàng)；員工的職務(wù)任免和聘用。請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)， 一文一事。一文一事。通報(bào)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。決定決定適用于重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。適用于重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。批復(fù)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。36 非非“文件式文件式”公文公文函函適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。答復(fù)問(wèn)題。會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況的議定事項(xiàng)。適用于

26、記載和傳達(dá)會(huì)議情況的議定事項(xiàng)。工作簡(jiǎn)報(bào)工作簡(jiǎn)報(bào)用以匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、傳遞信息、指導(dǎo)用以匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、傳遞信息、指導(dǎo)工作的一種文體。工作的一種文體。 37函和請(qǐng)示的區(qū)別函和請(qǐng)示的區(qū)別“函函”的作用之一是的作用之一是“向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)”，請(qǐng)示則是請(qǐng)示則是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)” 。它們之間的區(qū)別，從一般意義上講：直接隸屬的下級(jí)它們之間的區(qū)別，從一般意義上講：直接隸屬的下級(jí)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)宜用單位向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)宜用“請(qǐng)示請(qǐng)示”，對(duì)不，對(duì)不相隸屬的主管部門宜用相隸屬的主管部門宜用“函函” 。 有些情況可以在既不違背行文規(guī)則，又有助于問(wèn)題的解決的前有些情況可以在既不違背行文規(guī)則，又有助于問(wèn)題的解決的前提下靈活處理。如公司在人事管理方面有事請(qǐng)求省人勞廳辦理，提下靈活處理。如公司在人事管理方面有事請(qǐng)求省人勞廳辦理，可由公司人事部用可由公司人事部用“請(qǐng)示請(qǐng)示”行文，因?yàn)樗鼈冇袑?shí)際上的業(yè)務(wù)指行文，因?yàn)樗鼈冇袑?shí)際上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。導(dǎo)關(guān)系。 38常見錯(cuò)誤u日期編虛位。誤：2010年01月01日，正2010年1月1日u此頁(yè)無(wú)正文。u使用口語(yǔ)化稱呼。u時(shí)間表述：誤：下午16：00，正：16：00/下午4：00u文頭發(fā)文單位、發(fā)文日期：正：左空一個(gè)字，右空一個(gè)字u文尾發(fā)文日期