科榮OA基礎操作手冊(實例篇)

1、OA基礎操作手冊目錄一、OA安裝與啟動1(一)進入登錄主頁面1(二)安裝報表和其它本地控件2二、郵件使用6(一)OA中的兩種類型的郵件6(二)OA內部郵件的發(fā)送和接收71.進入郵件收發(fā)的功能頁面72.進入寫信頁面83.選擇收件人（個人）104.選擇收件人（部門）125.輸入郵件標題和內容，上傳附件，發(fā)送郵件16(三)OA內部郵件的接收17(四)OA外部郵件的配置18(五)OA外部郵件的收取21(六)OA外部郵件的寫信和發(fā)送22(七)公共通訊錄與個人通訊錄管理24三、使用工作流25(一)工作流的兩種模式26(二)日常工作流的填制新增、提交26(三)日常工作流的審核、提交、結束28(四)文件流模板

2、的創(chuàng)建與授權30(五)數據流模板的創(chuàng)建與授權30四、公共信息（通知通告新聞等）的發(fā)布與瀏覽30(一)公共信息的瀏覽31(二)公共信息的添加32(三)公共信息的刪除33五、企業(yè)論壇33(一)進入論壇33(二)查看論壇貼子和發(fā)布新貼34一、 OA安裝與啟動公司的OA軟件，是一個WEB型網站程序，主程序無須安裝，只須直接輸入公司OA網站地址，即可登錄和使用大部分的功能，另有部分細節(jié)性功能，必須在登錄軟件后，下載和安裝OA的報表和功能控件，才能正常使用。(一) 進入登錄主頁面在公司的局域網范圍內（含豪鵬、曙鵬和新能源），在瀏覽器中輸入以下網址51:9000 進入OA登

3、錄主頁面（推薦使用微軟的IE瀏覽器，其它瀏覽器可能會有一些功能細節(jié)不正常），效果圖如下按照信息科技部提供給你的的登錄OA的賬戶和密碼，輸入信息后，點擊“登錄”按鈕，進入OA主工作頁面，整個登錄工作就算完成了。效果圖如下(二) 安裝報表和其它本地控件接下來，是要安裝OA的客戶端報表和功能組件，有了這些組件，郵件、報表、工作流定義等功能才能正常使用。值得注意的是，客戶端組件，通常只需要安裝一次即可，但是在軟件升級的情況下，可能需要卸載原來已經安裝的客戶端組件，重新下載和安裝新的客戶端組件。注意看OA主界面中的右下角，有一個“下載控件”的鏈接，點擊它，提示下載或者運行客戶端組件程序，選擇“運行”此程

4、序，參見以下效果圖注意，一些用戶的電腦可能由于使用其它瀏覽器、迅雷攔截等原因，不會彈出上面這個對話框，可以先把程序下載到本地，然后再運行此程序安裝過程效果圖類似如下（出現(xiàn)這個對話框時，為了確保安裝過程正常，把所有打開的瀏覽器頁面關閉，連同OA主工作頁面也關閉，安裝完成后，再重新登錄OA）在接下來的步驟中，按照默認值，一直按“下一步”即可完成安裝。一些WINDOWS7和VISTA等操作系統(tǒng)，在安裝完成后，組件注冊時可能會彈出2個類似如下的錯誤提示，選擇“忽略”跳過它。至此，組件安裝過程完成，在WINDOWS系統(tǒng)的“開始”程序菜單中，應該會看到多出一組新的程序菜單項（如下圖），暫時不用理它，只有等

5、到下一次，我們需要升級客戶端組件時，再利用這個卸載功能，把它卸載后再重新安裝現(xiàn)在，我們可以重新打開瀏覽器，再次輸入 51:9000 ，重新登錄系統(tǒng)小技巧：如何在桌面上快速登錄OA系統(tǒng)在瀏覽器中輸入 51:9000 登錄OA后，選擇瀏覽器中的“添加到收藏夾”菜單，然后再從瀏覽器快捷菜單中找到剛才添加上去的快捷方式，拖到你的桌面上，然后把拖出來的快捷方式改名為你喜歡的名稱，就可以從桌面上直接登錄OA了。 二、 郵件使用使用OA的郵件功能之前，先來了解一下OA中郵件的概念，和通常我們說的OUTLOOK和FOXMAIL中的郵件，有一些

6、什么區(qū)別(一) OA中的兩種類型的郵件OA中共有兩種郵件：OA內部郵件和OA外部郵件。OA內部郵件，發(fā)郵件和收郵件的雙方，無須有郵箱地址和郵箱服務器，只要雙方都是OA用戶，即可互發(fā)郵件。優(yōu)點是集成了OA的部門和用戶身份標識，很容易實現(xiàn)發(fā)郵件給特定部門和組織，特定用戶群。OA外部郵件，和我們通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用的郵件基本一樣的，雙方都需要有郵件服務器和郵箱地址。注意這里的OA內部郵件，不要和企業(yè)內部郵件概念混淆，OA內部郵件是指只能在OA軟件內使用的郵件，這種郵件收發(fā)的雙方都只能在OA軟件內部使用，用其它郵箱軟件無法接收這種郵件。而企業(yè)內部郵件，可能還包括了企業(yè)自備郵件服務

7、器，但是無法和企業(yè)外部聯(lián)系的郵箱。OA郵件與OUTLOOK和FOXMAIL等郵箱軟件區(qū)別1、收發(fā)的郵件，都存放在OA的服務器和數據庫中，并不存放在本地電腦上。不占用本地電腦硬盤資源，但是占用服務器資源。2、在OA中收到的郵件，只能OA可以使用的環(huán)境中，才能查看和管理。由于公司的OA目前還沒有開通外網接入功能， 一些用戶在家中，可能就無法查看和管理以前收到的OA郵件。未來可能視具體情況，開通OA的外網接入功能。(二) OA內部郵件的發(fā)送和接收先來看看OA中，最簡單的OA內部郵件的收發(fā)。1. 進入郵件收發(fā)的功能頁面登錄OA主頁面后，在右邊的菜單欄中，找到“我的郵件”，點擊它，進入郵件收發(fā)頁面。效果

8、圖如下2. 進入寫信頁面點擊頁面中的“寫信”按鈕，可以開始寫新的郵件3. 選擇收件人（個人）在寫郵件頁面中，可以選擇按部門發(fā)送，也可以選擇按個人發(fā)送，點擊其中的“選擇個人”，效果圖如下在彈出來的對話框中，支持一次選定多個收件人，可以如果只是一個收件人，可以直接輸入對方姓名，如果需要選擇多個人員，可以按不同特征過濾出相關人員，A、 在“關鍵字搜索”中，輸入對方的姓或姓名，來快速過濾人員，比如輸入 王，按回車或者點擊右上方的“查詢”按鈕，將過濾所有名字中帶有 王 字的人員。B、部門全稱中，輸入對方部門名稱中的關鍵字，比如輸入 研發(fā) ，點擊右上方的“查詢”按鈕，過濾出所有部門名稱中帶有研發(fā)兩字的人員

9、。C、按職務過濾，目前已經設置職務的名稱的副經理以上人員，可以使用這個規(guī)則。比如在職務一欄中，選擇“部門經理”，點擊右上方的“查詢”按鈕，過濾出所有職務是部門經理的人員。效果圖如下選擇完人員后，點擊右上方的“確定”按鈕，退出當前對話框4. 選擇收件人（部門）在寫信頁面中，也可以按部門發(fā)送，點擊右邊的“選擇部門”，在彈出來的集團鏈接中，選擇右邊的“顯示下級”鏈接，進入下一層部門選擇（如果此時不進入下一層部門，而直接勾選此項，郵件將會發(fā)送給集團所有OA用戶。勾選要發(fā)送的部門，注意下圖范例中，勾選了發(fā)送給兩個部門點擊右上方的“確定”按鈕，退出當前選擇窗，可以按人員和部門混合的方式發(fā)送，如下圖中5.

10、輸入郵件標題和內容，上傳附件，發(fā)送郵件在對應的文本框中，輸入郵件主題和郵件內容，點擊頁面下方的“瀏覽”按鈕，可以選擇上傳的附件，選擇“立即發(fā)送”，可以將郵件發(fā)出去。(三) OA內部郵件的接收在郵件頁面中，選擇左上方的“收信”按鈕，可以收取信件，如果有新的未讀郵件，收件箱中會有相應的數字提示，點擊右邊對應的鏈接，可以打開郵件查看(四) OA外部郵件的配置OA中使用外部郵箱地址，和OUTLOOK一樣，需要先設置郵箱地址，郵件服務器，用戶，密碼等，然后才能進行郵件收發(fā)。在郵件頁面中，點擊“郵件賬戶設置”鏈接，進入郵件賬戶設置點擊右上方的“添加”，添加新的郵件賬戶，在彈出窗口中，輸入郵箱和服務器對應資

11、料，完成后點擊右上方的“保存”按鈕，保存和關閉對話框。類似如下效果圖保存后，剛才配置的新郵箱，并不會馬上顯示出來，可以先關閉郵件操作頁面，然后再次打開它，就可以看到新的郵箱配置。參考操作方法，參見以下畫面先點擊頁面下方，關閉我的郵件頁面，然后在左邊菜單中點擊打開“我的郵件”注意看郵件上現(xiàn)在多了一欄新郵件， 可以點擊并打開它，接下來我們用它來發(fā)送和接收外部郵件(五) OA外部郵件的收取當點擊公司郵箱（或者外部郵箱）時，注意右上方出現(xiàn)一個新的按鈕“收信”，點擊它，如果郵箱服務器已經正確配置，并且有新的外來郵件，你會收到有新郵件的提示點擊對應的郵件主題，可以打開郵件查看(六) OA外部郵件的寫信和發(fā)

12、送選擇了“公司郵箱”（或者外部郵箱）后，點擊上方的“寫信”按鈕，可以出現(xiàn)OA外部郵件書寫界面，注意它和內部郵件的界面稍有不同，少了一個選擇按部門發(fā)送功能點擊“選擇通訊錄”后，出現(xiàn)一個和OUTLOOK等軟件類似的聯(lián)系人選擇畫面比如在關鍵字中輸入一個“王”字，點擊右上方的“查詢”按鈕，可以過濾出所有姓名和組名中含有“王”字的人員。勾選上需要的人員后（可以多選），點擊右上方的“確定”，返回寫信頁面。注意頁面下方的“瀏覽”和“立即發(fā)送”按鈕，可以添加附件，和把郵件發(fā)送出去。(七) 公共通訊錄與個人通訊錄管理在菜單“公共信息通訊錄”中，可以添加公共通訊錄，和自己的私人郵件通訊錄選中“個人通訊錄”，可以添

13、加和管理個人專用的郵件通訊錄選中“公共通訊錄”，可以添加公司人員共用的郵件通訊錄（一般由OA管理員添加即可）三、 使用工作流OA中的工作流，主要是指企業(yè)日常事務中，一些文書、表單等，需要經過多個人員或者多個部門審批閱覽等。(一) 工作流的兩種模式科榮OA系統(tǒng)提供了兩種模式的工作流，文件流和數據流文件流，是管理員先做好一份OFFICE文檔模板并定義好審批流程，一般用戶按這些模板創(chuàng)建新的文檔，并輸入文書和表單信息，然后將些文檔按預定義流程，轉發(fā)給不同的人員審批。數據流，是管理員先做好一份項目表單并定義好審批流程，一般用戶在這些表單中輸入各種數字信息,然后將此表單轉發(fā)給不同的人員審批。文件流和數據流

14、最大的不同，是數據流具有不同表單間的數據匯總和統(tǒng)計能力，文件流就象一份OFFICE文檔，要實現(xiàn)不同文檔間的匯總，只能靠手工去做。但文件流可以實現(xiàn)豐富多彩的頁面自定義效果，數據流則無法實現(xiàn)。文件流和數據流，主要是程序底層的實現(xiàn)方式不同，一般用戶在填單、提交、審核時，操作流程和操作試是一樣的，并不同感覺到有太大的不同。(二) 日常工作流的填制新增、提交點擊頂部菜單“協(xié)同辦公工作流新建工作”，彈出需要新增的工作流類型畫面這里試著選擇“采購申請單”，彈出申請單填寫界面填完后，點擊頁面頂部的“提交”按鈕，彈出提交人選擇頁面，如下圖，選完后，點擊“提交”按鈕，完成填單和提交審核工作記得將“消息提示”、“待

15、辦提示”勾上，這樣審批人將會收到消息提示，由于軟件的當前版本并不能自動勾選這兩項，所以此步操作需要手動進行(三) 日常工作流的審核、提交、結束如果單據提交人，選擇了消息提示，則審核人的OA界面將會出現(xiàn)一個提示框，類似如下效果，點擊可以進入審核界面如果沒有出現(xiàn)此對話框，也可以點擊頂部菜單“協(xié)同辦公工作流查詢工作流”，在彈出來的頁面中，選擇需要審批的工作流。在彈出來的對話框中，可以查看頁面內容，點擊“審批記錄”按鈕，可以查看以前審批人員的審核情況和意見點擊“退回”按鈕，可以拒絕審核，并將單據退出前一步驟或者制單人，重新填寫審核。點擊“審批通過”，將審核通過，并要求選擇下一審核步驟人員。如下圖其它審

16、核步驟效果與上面類似，在上面的單據中，如果金額較小，無須公司領導審核，可以在選擇框中，跳過公司領導審核，直接跳到下一個審核人如下圖中的選擇(四) 文件流模板的創(chuàng)建與授權(五) 數據流模板的創(chuàng)建與授權四、 公共信息（通知通告新聞等）的發(fā)布與瀏覽點擊上方菜單“公共信息”，可以進入新聞中心，通知通告，知識中心，規(guī)章制度等公共信息的瀏覽和發(fā)布。這些公共信息的瀏覽和發(fā)布都基本相同，下面以通知通告為例，示范如何使用這些功能(一) 公共信息的瀏覽點擊菜單“公共信息通知通告”，進入管理界面，點擊左邊的鏈接，可以查看對應的消息通告，效果圖如下下面是閱讀的實際效果圖(二) 公共信息的添加在通知通告管理界面的右上方，有一個“添加”按鈕，點擊它，可以添加新的公告在公告新增頁面中，輸入標題，類型，內容，提醒方式一般選擇“消息提示”，如下圖是否發(fā)布一欄中，選擇“立即發(fā)布”，如果選擇了“以后發(fā)布”，則在公告完成后，需要在公告管理頁面中，另外選擇“發(fā)布”按鈕，發(fā)布此公告是否單獨授權一欄中，如果是發(fā)布給所有人，則選擇“否”，如果要發(fā)布給指定人員，選擇“是”，會提示選擇發(fā)布給哪些人配置完成后，按頁面下方的“保存”按鈕，完成新頁面的發(fā)布，(三) 公