《 企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程（ 38頁） 》

1、企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程本章主要內(nèi)容企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館企業(yè)檔案的整理企業(yè)檔案的鑒定與保管企業(yè)檔案的統(tǒng)計與利用第一節(jié) 企業(yè)檔案的收集與進(jìn)館收集工作企業(yè)文件進(jìn)館工作企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中檔案的流向國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的流向本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔外單位轉(zhuǎn)讓或移交企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的存放、捐贈或轉(zhuǎn)讓面向社會收集、征集相關(guān)材料一、收集工作一企業(yè)檔案的收集渠道承辦部門將?檔案移交接收登記表?隨同歸檔文件一起向檔案部門移交檔案部門接收檔案時，要認(rèn)真核對?檔案移交接收登記表?，并檢查整理質(zhì)量移交清冊雙方各保存一份二歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動無規(guī)定接

2、收單位卻有保存價值的檔案根據(jù)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料根據(jù)研發(fā)、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會、離退休人員收集征集的檔案資料三有關(guān)檔案資料的收集企業(yè)文件現(xiàn)行期滿，系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館企業(yè)檔案館室依法向國家有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案二、企業(yè)文件進(jìn)館工作 一企業(yè)文件進(jìn)館工作有二方面內(nèi)容以法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，謀求檔案信息資源整體效益的最正確化采取多種措施，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的控制明確進(jìn)館范圍、質(zhì)量要求、手續(xù)二企業(yè)檔案進(jìn)館工作的要求在大中城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行建設(shè)的企業(yè)，按?城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行規(guī)定?向城建檔案館

3、移交有關(guān)檔案處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的企業(yè)，按照或參考?國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行方法?，向有關(guān)的檔案館移交三企業(yè)向國家有關(guān)檔案館移交檔案的范圍四移交的檔案包括兩個方面企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的檔案五企業(yè)集團(tuán)檔案館的進(jìn)館范圍集團(tuán)總部形成的文件核心企業(yè)形成的文件其他成員企業(yè)形成的重要檔案從外單位、個人等處收集來的對集團(tuán)有重要參考價值的資料 隨實物走收進(jìn)存放所在地的國家檔案館收進(jìn)專業(yè)主管部門三、企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向?國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行方法?四、國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中檔案的流向一國有企業(yè)之間兼并的，被兼并企業(yè)的檔案歸屬于兼并企業(yè)或新設(shè)置的企

4、業(yè)，由兼并方統(tǒng)一管理，單獨保存。國有企業(yè)與國有企業(yè)合并，其檔案處置按國有企業(yè)之間兼并的檔案處理方法辦理。二國有企業(yè)被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業(yè)兼并的，其黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等類檔案按隸屬關(guān)系移交企業(yè)主管部門或存放所在地國家檔案館，也可由企業(yè)主管部門或所在地檔案管理部門指定有關(guān)的企業(yè)代為保管。 一破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品檔案隨產(chǎn)權(quán)的變更而轉(zhuǎn)移；其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給企業(yè)主管部門管理；無企業(yè)主管部門的應(yīng)當(dāng)按管理權(quán)限移交給市或區(qū)縣綜合檔案館代為保管。二破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的，記載國有資產(chǎn)的檔案須經(jīng)資產(chǎn)評估后以轉(zhuǎn)讓給對方；企業(yè)黨群工五、國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的流向作、行政管理

5、、經(jīng)營管理檔案及會計檔案等不需要轉(zhuǎn)讓的移交給企業(yè)主管部門管理，或由市、區(qū)縣綜合檔案館代為保管。破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的，不需轉(zhuǎn)讓的檔案可移交原企業(yè)主管部門管理。三破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)與國有資產(chǎn)清算移交工作同步進(jìn)行。四以下破產(chǎn)企業(yè)的檔案應(yīng)當(dāng)由市或區(qū)縣綜合檔案館無償接收：歷史悠久且在本地區(qū)的工商企業(yè)開展史上有影響的新中國成立前企業(yè)的歷史檔案已經(jīng)被市或區(qū)縣綜合檔案館接收進(jìn)館的對本地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)曾起著重要影響并具有一定地位和作用屬本市、本地區(qū)首家破產(chǎn)的第二節(jié) 企業(yè)檔案的整理文件材料整理檔案整理方法全宗卷遵循文件材料形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)要求文件材料一般按事由結(jié)合

6、時間或文件的重要程度排列具有成套性特點的文件材料按工程、專業(yè)等分階段或過程排列圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫時間、地點、事由、人物等文字說明根據(jù)需要填寫相應(yīng)目錄、備考表等一、文件材料整理制定統(tǒng)一的分類方案分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性，同時附分類說明根據(jù)分類方案設(shè)定類別符號明確全宗內(nèi)檔案排列方法根據(jù)分類方案擬定檔號編制方案二、檔案整理方法全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定分類號是根據(jù)分類方案設(shè)定的類別符號案卷號是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號根據(jù)需要填寫檔案盒封面、脊背全宗卷

7、是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。檔案部門應(yīng)對企業(yè)每個全宗檔案建立全宗卷全宗卷的主要內(nèi)容：接收、移交目錄、記錄、說明分類、檔號編制方案、說明檔案鑒定委員會名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀清冊三、全宗卷平安記錄、重點檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況檔案收進(jìn)、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案情況等管理臺賬全宗指南介紹、利用權(quán)限說明、檔案利用典型實例等軟件說明、操作手冊、數(shù)字檔案館室和檔案數(shù)字化情況說明等第三節(jié) 企業(yè)檔案的鑒定與保管企業(yè)檔案的鑒定 保管工作檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和

8、檔案人員組成的檔案鑒定委員會或小組，負(fù)責(zé)對文件材料價值和到期檔案的鑒定。一、企業(yè)檔案的鑒定從企業(yè)、國家和社會角度判斷文件材料對現(xiàn)實和今后工作的依據(jù)、參考價值以及對歷史研究的價值。制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。保管期限一般分永久、長期、短期。 永久: 30年以上 長期：10以上至30年以下含30年 短期：10年含10年以下一文件材料價值的鑒定無保存價值的應(yīng)進(jìn)行審核，需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限無保存價值的檔案經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后銷毀，銷毀清冊永久保存檔案銷毀必須實行兩人以上監(jiān)銷二到期檔案的鑒定保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與平安。檔案入庫前應(yīng)去污、消毒、去酸對不利于檔案

9、保管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)對一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存二、保管工作一檔案的保管底圖應(yīng)存放在底圖柜中，不易折疊磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存在防磁柜中光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)及時補救或修復(fù)受損的檔案采取防火、盜、光、有害氣體、潮、高溫、塵、蟲等措施區(qū)分載體控制庫房溫度和相對濕度堅持溫濕度登記，溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求定期檢查庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，及時排查隱患定期核對庫藏檔案,做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明二庫房管理檔案庫房遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品不在地下樓層或頂層樓面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求符合防火、盜、高溫

10、、潮、光、塵、蟲、有害氣體等有關(guān)要求庫房照明應(yīng)采用冷光源熒光燈三、檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置 一設(shè)施要求設(shè)立檔案館的庫房應(yīng)滿足今后二十年檔案存儲需要檔案館建筑應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求閱覽室辦公室檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房陳列室展覽室 檔案裝具檔案柜架應(yīng)牢固，具有防火、盜、塵作用磁性載體檔案宜采用防磁柜存放其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專用柜、架、盒中檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸制品二設(shè)備要求庫房保護(hù)設(shè)備配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)備根據(jù)庫房管理需要配備空調(diào)機、去濕機、加濕器等設(shè)備必要時配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控等設(shè)備日常管理設(shè)備 裝訂機、打印機等設(shè)備除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、去酸等設(shè)備照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機、裱糊機等設(shè)備計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機、縮微閱讀復(fù)印機。 第四節(jié) 企業(yè)檔案的統(tǒng)計與利用 做到統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確無誤統(tǒng)計資料按時報送，統(tǒng)計活動符合標(biāo)準(zhǔn)日常統(tǒng)計工作要有臺賬及時、準(zhǔn)確地填報本