NVQ企業(yè)行政管理課程講義PPT課件[通用]

1、NVQ企業(yè)行政管理（二級(jí)）課程講義2022/7/6第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)與大綱： 計(jì)劃課時(shí)：14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式；會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)；撰寫簡單的書面交流信函；設(shè)計(jì)和填寫簡單的表格；運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2022/7/6第五單元 : 工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2022/7/6主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會(huì)議的

2、組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8）七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績（教材5.9）2022/7/6交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會(huì)議組織日志管理書面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評(píng)估2022/7/6一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會(huì)議開展交流 利用郵政服務(wù)開展交流 2022/7/6一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)

3、（2）使用電信系統(tǒng)2022/7/6通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。（3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2022/7/6（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信

4、息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2022/7/62、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)：電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。 2022/7/6電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：（1）信息發(fā)送的速度快（2）費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地電話費(fèi)用，同時(shí)減少紙的使用量和

5、發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營成本。（3）信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個(gè)接收人同時(shí)接受到信息，方便快捷。（4）使用密碼等功能能保證信息安全。（5）能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。（6）正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦隨時(shí)接收和發(fā)送信息，達(dá)到過程辦公的目的。2022/7/6電子郵件的缺點(diǎn)有：（1）收件人必須有兼容的設(shè)備（2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費(fèi)收件人的時(shí)間。（3）人們需經(jīng)過一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，才能成功熟練地使用電子郵件。2022/7/6使用電信工具進(jìn)行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段

6、，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多新的設(shè)備已基本代替了電傳機(jī)的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來交流信息。傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 2022/7/6其優(yōu)點(diǎn)在于：（1）快速，信息能立即收到。（2）作為一種書面文件，能作為事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢，（3）相對于郵寄而言，費(fèi)用較低。（4）功能較全的傳真機(jī)也可通過計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于：（1）傳真信息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位。（2）不易保證信息的保密和安全。（3）想互相商討信息比較因難。通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤確認(rèn) 2022/7/63、利用會(huì)議開展交流會(huì)議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于

7、：（1）參會(huì)人員互相交流各自的意見和思想（2）參會(huì)人員就某一主題互相商討信息（3）就某些重大問題和工作程序進(jìn)行決策（4）信息發(fā)布2022/7/6會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于：（1）面對面的交流，彼此能更好地理解對方的意圖（2）會(huì)議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時(shí)也給大家提供一個(gè)提出問題并對問題進(jìn)行探討，最后達(dá)成共識(shí)的機(jī)會(huì)。（3）現(xiàn)代會(huì)議能通過投影儀等設(shè)備更形象地進(jìn)行信息交流。（4）會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書面決定。（5）參加會(huì)議的人也可通過會(huì)議紀(jì)要更深入地理解會(huì)議內(nèi)容。2022/7/6會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于：（1）浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承┤说闹毖圆恢M影響會(huì)議進(jìn)程，也會(huì)因有些人說

8、話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問題而浪費(fèi)時(shí)間的情況。（2）浪費(fèi)金錢。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi)大量的錢的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 2022/7/64、郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務(wù)仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于：（1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。（2）保密信息能通過掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全（3）能獲得發(fā)送和接收憑證。2022/7/6（4）能收到文檔的原件（5）當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可申請?zhí)厥鈨?yōu)惠郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)：（1）因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等（2）費(fèi)

9、用較高，需要紙、信封、郵費(fèi)等支出，如果是航空郵寄大宗文件，則價(jià)格更加昂貴（3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢（4）郵件可能會(huì)丟失或錯(cuò)投2022/7/6二、各種會(huì)議的組織（教材5.2）1、 會(huì)議的類型有哪些？答：會(huì)議的類型主要有以下幾種：（1）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等（2）非正式會(huì)議，如部門工作會(huì)議等（3）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂部會(huì)議（4）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì)（5）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議2022/7/62、 會(huì)議議程及主持人的議程是什么？答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會(huì)議開始前發(fā)到參會(huì)人員手中，會(huì)議議程上的項(xiàng)目主要有：（1）會(huì)議者出勤情況介紹（2）上

10、次會(huì)議記錄的簡單回顧（3）上次會(huì)議記錄中存在的問題（4）本次會(huì)議的主要議題（從財(cái)務(wù)項(xiàng)目開始討論）（5）本次會(huì)議議程未列出的其它議題（6）下次會(huì)議的日期和時(shí)間2022/7/62.行政管理人員組織會(huì)議的職責(zé)1、行政管理人員在會(huì)議之前，會(huì)議期間及會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？（1）行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé)（2）行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé)（3）行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé)2、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議記錄包括哪些內(nèi)容？（1）會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過程及所作決定的簡短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)做如下準(zhǔn)備工作 （2）會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括 2022/7/6（3）安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素 有

11、的會(huì)議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的則在企業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的安排就顯得非常重要，通常在安排會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考慮以下因素 2022/7/63.電話會(huì)議的特點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn)電話會(huì)議的特點(diǎn)是：電話會(huì)議允許人們在相距很遠(yuǎn)的不同地方舉行會(huì)議/討論,通過聲音聯(lián)系。為了便于討論，會(huì)議應(yīng)提前向國家電話服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)訂，以確保參加電話會(huì)議各方電話線路暢通。 2022/7/64.視頻會(huì)議的特點(diǎn)，需要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn) 視頻會(huì)議是比電話會(huì)議昂貴的一種會(huì)議方式，因?yàn)橐曨l會(huì)議能使人們互相看到，所以身體語言能幫助理解人們的觀點(diǎn)和情緒。視頻會(huì)議需要下列設(shè)備：多臺(tái)攝像機(jī),以保證多角度拍攝一臺(tái)編程處理圖像的計(jì)算機(jī)通過

12、電話線連接至少兩臺(tái)電視監(jiān)視器2022/7/6教學(xué)方法：課堂講授組織討論用各種合適文件、紀(jì)錄等進(jìn)行會(huì)議模擬和演練2022/7/6三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）1課時(shí)1. 手填工作日志的使用方法（見思考題13）2電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點(diǎn)（見思考題14、15）教學(xué)方法：課堂講授討論學(xué)員填寫相應(yīng)的模擬日志2022/7/6四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5。4、5。5）4.5課時(shí)1留言、短信、備忘錄的寫作方法（見思考題16、17、18）2表格的制備方法（見思考題19、20）教學(xué)方法：講述與作要求學(xué)員要做各種簡單的書面交流練習(xí)教師給出表格樣本并組織討論學(xué)員要設(shè)計(jì)，填寫相應(yīng)的表格2022/7/6五

13、、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6）1.5課時(shí)1. 如何使用流程圖進(jìn)行辦公室溝通（見思考題21）2. 如何使用計(jì)劃表進(jìn)行辦公室溝通（見思考題22）3. 如何使用行動(dòng)表進(jìn)行辦公室溝通（見思考題23）4. 如何使用工作日志進(jìn)行辦公室溝通（見思考題24、25）教學(xué)方法：組織討論學(xué)員制作各種圖表總結(jié)講授2022/7/6六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7，5.8）2課時(shí)1. 要按時(shí)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)（見思考題26）2. 要有團(tuán)隊(duì)工作精神（見思考題27、28）3. 要爭取首次做對做好（見思考題29、30、31）教學(xué)方法：討論學(xué)員進(jìn)行案例研究學(xué)員進(jìn)行有關(guān)文字材料核對和練習(xí)總結(jié)講授2022/7/6七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績（教材5.9）1課時(shí)1. 要遵守本單位的工作規(guī)定及質(zhì)量要求（見思考題32、33）2. 要嚴(yán)格評(píng)估和監(jiān)督工作業(yè)績（見思考題34、35、36、37）教學(xué)方法，組織討論課堂講授2022/7/6單元復(fù)習(xí)：1課時(shí)用“企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集”中單元5的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí)2022/7/6推薦策略對當(dāng)前和未來的建議120