時(shí)間管理和工作統(tǒng)籌技巧概述

1、 目錄員工的職業(yè)生涯規(guī)劃團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理時(shí)間管理的根本策略根底工作與有備無(wú)患分清工作的輕重緩急時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧管理技巧的具體應(yīng)用小實(shí)驗(yàn)道具：鐵桶一只，大石頭一塊，碎石假設(shè)干，細(xì)沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問(wèn)：如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會(huì)按怎 樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？1、員工職業(yè)生涯與時(shí)間管理生命的有限性人最珍貴和稀缺的是什么生命的價(jià)值觀生命的價(jià)值和人生的意義追求成功人生是每個(gè)人的夢(mèng)想成功的原動(dòng)力來(lái)自心靈實(shí)現(xiàn)理想取決于行動(dòng)力個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個(gè)職業(yè)開展階段66歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和4

2、0多歲之間的某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之 間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說(shuō)明不同階段一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、人生定位與選擇最正確職業(yè)性格/愛好/能力/市場(chǎng)準(zhǔn)確定位提高人生價(jià)值是另一種時(shí)間節(jié)約一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃性格線愛好線能力線市場(chǎng)線個(gè)人職業(yè)選擇的范圍1、我們的問(wèn)題在哪里透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)局部人的三個(gè)字特征人治特征下的權(quán)力情結(jié)時(shí)間管理失序做事缺乏方案性做事分不清主次不善于說(shuō)“不無(wú)法恰當(dāng)處理外部的打攪二、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理“?！懊Α懊?、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi) 干擾，陪同煲粥會(huì)而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊

3、回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：A、公共交通班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等 B、餐飲效勞 C、社會(huì)化程度二、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理1、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果天三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理睡 眠 8.05小時(shí)用 餐 1.31小時(shí)瑣 事 0.55小時(shí)工 作 7.34小時(shí)交 際 0.39小時(shí) 休 息 0.45小時(shí)娛 樂(lè) 0.31小時(shí)上下班交通 0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志 0.42小時(shí)處理家務(wù)事 0.26小時(shí)興趣的工作 0.37小時(shí)音樂(lè)或電視 2.51小時(shí) 與朋友聊天 1.11小時(shí)1、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間陷井情不自禁過(guò)分客套例行公事猶豫不決漫不經(jīng)心碌碌無(wú)為三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理 國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨

4、國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打攪一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會(huì)收到1 次打攪，每小時(shí)大約7次，即每天5060次。平均每次打攪大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打攪是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí) 人被打攪后重拾原來(lái)的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打攪而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。 三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管

5、理2、團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的原那么時(shí)間進(jìn)度表制定原那么實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)突發(fā)性事件應(yīng)付原那么為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間日常性事務(wù)維護(hù)原那么做好數(shù)據(jù)庫(kù)清理與更新等根底工作時(shí)間被占用說(shuō)不原那么過(guò)度熱心腸者的良藥三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理3、走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益快就一定好嗎？方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)鑒別問(wèn)題比進(jìn)一步解決問(wèn)題容易想明白了再行動(dòng)三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理4、時(shí)間管理的八大法寶工作環(huán)境“準(zhǔn)備工作工作的方案性目標(biāo)管理分清工作輕重緩急優(yōu)先級(jí)并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)學(xué)會(huì)說(shuō)“不 拒絕的學(xué)問(wèn)案例：華為的時(shí)間管理韻律原那么“韻律原那么包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對(duì)

6、于無(wú)意義的打攪 要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打攪性不強(qiáng)的溝通方式如e-mail，要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打攪等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。 三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理1、提高你的時(shí)間管理技能做個(gè)時(shí)間管理的高手有效地方案與安排自己的時(shí)間找到節(jié)約時(shí)間的措施學(xué)會(huì)積零成整提高“復(fù)種指數(shù)應(yīng)付意外事件四、時(shí)間管理的根本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備4購(gòu)置工具書/增加知識(shí)儲(chǔ)藏/提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣四、時(shí)間管理的根本策略 凡事預(yù)那么立，不預(yù)那么廢。2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法準(zhǔn)

7、備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備5明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作方案放到隨時(shí)可見的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作四、時(shí)間管理的根本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法要培養(yǎng)的好習(xí)慣6利用各種裝備如 /信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高/防止上午開會(huì)休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料每晚沉思片刻/回憶與總結(jié)四、時(shí)間管理的根本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力4站著接待一向健談的來(lái)訪者從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來(lái)閑聊者管理 ：主動(dòng)撥號(hào)/與被動(dòng)接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫3、秘書人員的

8、時(shí)間管理認(rèn)清自己的角色和職責(zé)四、時(shí)間管理的根本策略工作環(huán)境“白領(lǐng)階層的辦公室“工作方案表常用文件及工具書柜子及辦公室桌清理相關(guān)人員通訊錄事件記錄本五、根底工作與有備無(wú)患1、“80、20法那么運(yùn)用先做最重要的事情 你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？ 你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情六、分清工作的輕重緩急 請(qǐng)運(yùn)用“80、20法那么，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。個(gè)人模式：自發(fā)回憶法團(tuán)隊(duì)模式：頭腦風(fēng)暴法現(xiàn)場(chǎng)思考：六、分清工作的輕重緩急2、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限坐標(biāo)圖重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫六、分清工作的輕重緩急

9、請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)六、分清工作的輕重緩急案例分析 一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)開展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要給他女朋友過(guò)生日，心理在盤算這件事。突然收到 短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來(lái)此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于這次會(huì)議時(shí)間緊，請(qǐng)全體與會(huì)人員晚上要參加分組討

10、論。剛一散會(huì)，五金車間的一名班長(zhǎng)滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場(chǎng)，拉著李華就往外走，原來(lái)幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來(lái)了，車間主任和在場(chǎng)的保安制止不了，因此派一個(gè)班長(zhǎng)來(lái)找李經(jīng)理。 假設(shè)你是李華，此時(shí)此刻你該怎么辦？1、并行工作模式什么情況下能并行工作舉例七、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD 走訪客戶去甲城市 順便采購(gòu)某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧一次搞掂2、串行工作模式什么情況下必須串行工作舉例九、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD主要領(lǐng)導(dǎo)不到場(chǎng)會(huì)議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會(huì)議沒結(jié)束形不成工作決議決議沒有下達(dá)工作無(wú)法開展工作尚未結(jié)束無(wú)法進(jìn)行考核3、并行串行如何

11、兼顧學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué)九、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD 走訪客戶去甲城市 順便采購(gòu)某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧一次搞掂請(qǐng)問(wèn)：A、B、C、D如何排列？ 陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B、到市工商局辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)； C、擬寫一份國(guó)慶節(jié)放假以及平安本卷須知的通知； D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話； E、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后效勞單位前來(lái)維修； F、后天主管市場(chǎng)的張副總?cè)ケ本才庞啓C(jī)票。 主任交待完任務(wù)就外出辦事去了，這時(shí)公關(guān)部文員馬麗來(lái)到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來(lái)。其實(shí)這幾天他自己正面臨本科進(jìn)修班的考試階段，又要抽時(shí)間復(fù)習(xí)，面對(duì)這樣的情況： 陳明宇應(yīng)該如何對(duì)待和安排好一天