2020年2月3日優(yōu)秀采購管理

1、2017 年 10 月，我作為乙方項目經(jīng)理承建了某省總醫(yī)院的“物聯(lián)網(wǎng)消防”項目。該項目合同簽訂金額為 1000 萬元，總工期為 12 個月。該項目NB-IOT 及 3/4 G 網(wǎng)絡(luò)通過對醫(yī)院消防系統(tǒng)實時監(jiān)測，保障建設(shè)目標(biāo)是基于系統(tǒng)正常運行，降低火災(zāi)風(fēng)險，實現(xiàn)火警及時提醒，故障一鍵報修、維保接單過程全掌握，降低人工成本改變以往維保監(jiān)督難的問題，實現(xiàn)智慧消防安全管理新模式，提高醫(yī)院整體消防安全管理水平。本文結(jié)合本人項目實踐,以此項目為例探討大型復(fù)雜信息系統(tǒng)項目采購管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了對規(guī)劃采購管理、實施采購、控制采購和結(jié)束采購等管理過程，有效地保障了項目的順利實施，并獲得了有

2、關(guān)的一致好評。【正文】2017 年 10 月，我作為乙方項目經(jīng)理承建了某省總醫(yī)院的“物聯(lián)網(wǎng)消防遠(yuǎn)”項目。該項目合同簽訂金額為 1000 萬元，總工期為 12 個月。該項程目建設(shè)目標(biāo)是通過對醫(yī)院消防系統(tǒng)實時監(jiān)測，保障系統(tǒng)正常運行，降低火災(zāi)風(fēng)險，實現(xiàn)火警及時提醒，故障一鍵報修、維保接單過程全掌握，實現(xiàn)智慧消防安全管理新模式，提高醫(yī)院整體消防安全管理水平。該項目的應(yīng)用層的物聯(lián)網(wǎng)消防采用 HADOOP 體系結(jié)構(gòu)，開發(fā)語言采用 JAVA 語言編寫，數(shù)據(jù)庫采用集群，匯聚層提供了物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備管理包括設(shè)備管理、通信管理、鏈路管理等，實現(xiàn)提高消防安全管理水平。該項目于 2018 年 10 月通過甲方省總醫(yī)院的驗收

3、并正式上線使用，并贏得有關(guān)的一致好評，并為下次大型項目的建設(shè)提供參考與借鑒。采購策略可分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購，招標(biāo)采購就是由我方提出招標(biāo)條件和要求，由多方供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過招標(biāo)的方式，我方能獲得比較合理的價格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時也可以促進(jìn)供應(yīng)商之間的公平競爭。而對于項目的采購管理過程而言，則可分為 4 個過程。一、規(guī)劃好采購管理，明確采購流程和標(biāo)準(zhǔn)，為后期采購過程提供指導(dǎo)。我、相關(guān)干系人和，根據(jù)項目管理計劃、需求文檔等等相關(guān)文件及事業(yè)環(huán)境和組織過程資產(chǎn)，一起多次召開會議，規(guī)劃采購管理。由于會上項目干系人一起并經(jīng)過系統(tǒng)分析師分析得出一些硬件因我公司不能滿足院方的要求，我做好了/外購分析，

4、提供了硬件等相關(guān)產(chǎn)品的供應(yīng)商和他們產(chǎn)品的特點，各硬件的數(shù)量和質(zhì)量，采購的時間，采購的驗收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容，院方根據(jù)/外購分析，一起制定好相關(guān)供應(yīng)商的管理，采購目錄管理，采購需求管理和采購計劃。會中好采購計劃、采購工作說明書、采購文件、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)和/采購決議等相關(guān)文件，并根據(jù)簽署的合同和醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)及消防設(shè)施管理標(biāo)準(zhǔn)，該項目預(yù)算是 1000 萬元，其中有 500 萬，用于采購硬件，該院的軟件采購都是公司研發(fā)的產(chǎn)品庫中成產(chǎn)品，參照某省成功的軟件配置的成功案例，該省總院選擇了物聯(lián)網(wǎng)消防系統(tǒng)為主的軟件，大概成本為 200 萬元。硬件采購為主機(jī)、路由器備網(wǎng)和思科交換機(jī)、感知層設(shè)備等，成本大概為 3

5、00 萬元管員做好會中相關(guān)內(nèi)容和會議文件，并上報院方和我方。會后我讓資料保。經(jīng)其批準(zhǔn)后，納入基線管理，更新相關(guān)文件，并讓項目管理辦公室通知相關(guān)干系人，參與后期采購管理工作。二、根據(jù)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實施采購選擇好供應(yīng)商，簽訂合同。我，相關(guān)關(guān)系人和，根據(jù)采購計劃、采購工作說明書、采購文件等等相關(guān)資料實施采購。根據(jù)合同和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，院方?jīng)Q定采用聯(lián)想主機(jī) 4 臺，聯(lián)想數(shù)據(jù)服務(wù)器采用 2 臺，雙機(jī)熱備軟件采用 ROSE，數(shù)量 2 臺，科品牌，數(shù)量 2 臺及消防感知設(shè)備等，以上硬件合計 500 萬元交換機(jī)采用思左右。因為院方和我方簽訂的是總價合同，該硬件采購均由我方公司進(jìn)行采購，并進(jìn)行招投標(biāo)，確定好硬件后，雙

6、方達(dá)成在 2017 年 12 月 31 日之前，以上硬件必須送達(dá)，數(shù)量、質(zhì)量和服務(wù)等符合合同和省總醫(yī)院信息管理和消防標(biāo)準(zhǔn)，我方對貨物的采購，發(fā)送，接收，移交進(jìn)行全程，確保整個采購符合國家相關(guān)進(jìn)行招投標(biāo)，貨到后由我和院方主要來進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容：產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品使用說明書、數(shù)量、質(zhì)量保、保修卡、采購合同等等。會后由我方采購部門實施采購，院方對采購過程實施全程。我讓資料保管員對多次會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)歸納，并上報雙方，經(jīng)其批準(zhǔn)，更新項目文件和項目管理計劃。項目辦公室通知相關(guān)干系人進(jìn)行下面的相關(guān)活動。三、控制采購，管理好采購，監(jiān)督合同執(zhí)行，必要時采取糾正措施，規(guī)范變更管理。在該過程中，我作為項目經(jīng)理，服

7、務(wù)器是整個項目一個關(guān)鍵的里程碑，在收集好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)后，因為沒有服務(wù)器，無法開展下一步的工作，天都對硬件采購情況進(jìn)行了解，和采購部進(jìn)行聯(lián)系，進(jìn)行相關(guān)溝通和協(xié)調(diào)，把相關(guān)重要情況匯報院方主要，讓其了解項目相關(guān)采購的情況，做好相關(guān)收貨準(zhǔn)備工作。在積極溝通和協(xié)調(diào)下，我方服務(wù)器提前一個禮拜全部到達(dá)，隨后我與院方根據(jù)合同、標(biāo)準(zhǔn)和會議內(nèi)容對相關(guān)硬件進(jìn)行驗收，事后移交相關(guān)文檔，院方對該貨物質(zhì)量和活動進(jìn)度相當(dāng)滿意。在該管理過程組中，在遇到變更是，按照變更流程處理變更。其過程是：當(dāng)事人提交變更申請，我與項目團(tuán)隊初步和論證，提交 CCB，經(jīng)其批準(zhǔn)后通知所有關(guān)系人，我和當(dāng)事人在實施變更過程中進(jìn)行，評估變更效果，判斷變更發(fā)

8、生后的項目是否進(jìn)入正常軌道。其中一次變更是在綜合布線中一次活動中，準(zhǔn)備開始光纖接入，從老機(jī)房連接到新機(jī)房，其中間隔 1 棟建筑，老機(jī)房在門診 4 樓，新機(jī)房在綜合大樓的 8 樓，合同中光纖線的采購有 800 米，我實際觀察周圍建筑，大概估算了一下線路，覺得只需要 700 米光纖線就足夠了，于是我找到院方匯報該情況，希望修改該采購數(shù)量節(jié)約成本，和他一起勘察了周圍情況，之后他覺得建議符合實際情況，覺得有必要進(jìn)行變更處理，于是我按照變更流程，處理該變更。該變更為院方節(jié)約成本 1.5 萬元，受到了院方的高度贊揚。我讓資料保管員做好相關(guān)文檔管理。并對項目文件、項目計劃和組織過程資產(chǎn)進(jìn)行更新。四，交付合格

9、的設(shè)備讓院方驗收，結(jié)束采購并做好組織過程資產(chǎn)總結(jié)在服務(wù)器達(dá)到后，我與院方根據(jù)合同、標(biāo)準(zhǔn)和會議內(nèi)容對相關(guān)硬件進(jìn)行驗收，事后移交相關(guān)文檔（產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品使用說明書、數(shù)量、質(zhì)量保、保修卡、采購合同），院方對該貨物質(zhì)量和活動進(jìn)度相當(dāng)滿意。我以形式通知院方該硬件采購合同完成，經(jīng)院方簽字后，我納入基線管理，讓配置管理員做好相關(guān)文件的歸納更新，并存檔保存。時候?qū)υ摯尾少忂M(jìn)行審計，找出該次采購的成功經(jīng)驗，以備后期項目的組織過程資產(chǎn)。五、總結(jié)該項目經(jīng)過全體成員的努力，在 320 天內(nèi)完成了該項目，實際花費 960 萬元，比合同提前了 36 天，節(jié)約近 40 萬元，贏得了公司與院方的一致好評。項目的成功很大程度上歸功于在項目進(jìn)行的采購管理中采取了積極的溝通和協(xié)調(diào)，加強(qiáng)過程，嚴(yán)格按照變更流程處理相關(guān)變更。但是不足的是，在該項目中，由于沒有實際踏