第二章總經(jīng)理辦公室工作手冊

1、第二章 總經(jīng)理辦公室工作手冊第一節(jié) 概述及組織機構(gòu)一、概述總經(jīng)理辦公室（以下簡稱總辦）是酒店實施行政管理的主要機構(gòu)，發(fā)揮著上傳下達、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、檢查、督促的參謀和助手的作用，總辦日常工作中負責(zé)酒店對內(nèi)對外的各種計劃、報告、總結(jié)、請求、通知、會議記錄等各種文件的起草、審核、打印、收發(fā)、存檔工作，接待當?shù)卣母鞣N來訪及上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，協(xié)調(diào)酒店與地方的關(guān)系，辦理酒店所需經(jīng)營資格證書年檢、更換的工作，負責(zé)酒店日常物質(zhì)采購工作，酒店車輛調(diào)度工作，酒店商鋪出租和管理工作，做好員工飯?zhí)煤蛦T工宿舍的服務(wù)、管理工作，建立健全和提供完善的后勤保障系統(tǒng)。總辦下設(shè)采購辦、司機室、福食部、員工宿舍。二、組織機構(gòu)總經(jīng)

2、理辦公室主任司機秘書宿舍領(lǐng)班福食主管采購主管清潔工宿舍管理員福食領(lǐng)班采購員白班夜班廚師砧板上什水臺什工面點什工第二節(jié) 職位說明及崗位職責(zé)一、主任崗位名稱：總辦主任崗位編碼：直接上司：總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理管理對象：秘書、采購主管、福食主管、宿舍領(lǐng)班、司機具體職責(zé)：1.在直接上司領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)調(diào)各部門工作，協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督、檢查各部門對酒店方針、政策、重要決定、上級批示及各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.按照總經(jīng)理的意圖，組織起草綜合性的業(yè)務(wù)報告和起草、修訂酒店工作規(guī)劃、報告、總結(jié)、請示、通知等函件。3.負責(zé)安排酒店行政會議和總經(jīng)理辦公會議，檢查各部門貫徹落實會議精神情況，將有關(guān)信息反饋直接上司。4.收集、整

3、理各部門反映的問題、情況，做好綜合分析和統(tǒng)計工作，為總經(jīng)理的決策提供咨詢，當好參謀。5.負責(zé)安排辦公室人員做好文件資料歸檔、收發(fā)、打字等辦公室工作，負責(zé)酒店印章保管和使用工作。6.負責(zé)對管理對象的工作安排及工作監(jiān)督，考核本部門員工工作績效。7.組織召開部門每周、月例會。8.對酒店車輛進行管理，對酒店物業(yè)進行管理。9.處理直接上司交辦的信函，審批未簽發(fā)的重要文稿，發(fā)現(xiàn)重要情況及時報告直接上司。10.負責(zé)接待和安排拜訪總經(jīng)理的客人，接待當?shù)卣母鞣N來訪和上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，協(xié)調(diào)酒店與地方政府、社區(qū)的關(guān)系。11.負責(zé)辦理酒店經(jīng)營資格證書，以及證書年檢、更換。12.嚴格執(zhí)行保密制度。13.負責(zé)指導(dǎo)員工

4、飯?zhí)煤蛦T工宿舍管理、服務(wù)工作，提供完善的后勤保障。14.做好責(zé)任區(qū)消除、衛(wèi)生、安全管理。15.完成直接上司完辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，有感召力，有信任感，有凝聚力，有責(zé)任心，有協(xié)調(diào)能力。2.自然條件：年齡26歲以上，身體健康，儀表端莊。3.文化程度：大專以上學(xué)歷，有較豐富的社會學(xué)、秘書學(xué)和管理學(xué)知識。4.語言能力：普通話流利，有較強的文字處理能力和語言表達能力。5.工作經(jīng)驗：三年以上三星級酒店管理經(jīng)驗，熟悉辦公自動化。二、秘書崗位名稱：秘書直接上司：總辦主任管理對象：（兼）司機具體職責(zé)：1.按照直接上司指令，負責(zé)酒店對內(nèi)對外的各種計劃、報告、總結(jié)、請示

5、、通知等文件的起草工作。2.參加經(jīng)理晨會，對晨會內(nèi)容進行記錄、整理、分發(fā)、存檔，協(xié)助總辦主任對酒店領(lǐng)導(dǎo)在晨會上的指示進行跟蹤。3.負責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)資料的收集、整理。4.負責(zé)上級公司和政府職能部門來文來電的登記、整理，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。5.嚴格執(zhí)行保密制度。6.協(xié)助管理酒店商鋪及其他物業(yè)。7.結(jié)合酒店經(jīng)營管理形勢，不定期在宣傳欄推出專欄。8.不定期完成編輯、出版，做好稿費領(lǐng)取、發(fā)放工作。9.不定期召開通訊員會議。10.負責(zé)酒店車輛調(diào)度。11.完成直接上司交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，有信任感，有責(zé)任心，有協(xié)調(diào)能力。2.自然條件：年齡24歲以上，身體健康，儀表端莊

6、。3.文化程度：大專以上學(xué)歷，具有較豐富的社會學(xué)和秘書學(xué)知識。4.語言能力：普通話流利，具有較強的文字處理能力和語言表達能力。5.工作經(jīng)驗：兩年以上星級酒店辦公室工作經(jīng)歷，掌握和運用電腦。三、司機崗位名稱：司機崗位編號：直接上司：總辦主任管理對方：無具體職責(zé)：1.鉆研業(yè)務(wù)，熟悉車輛性能，對負責(zé)車輛進行日常維護，保持車輛整潔，保證車輛良好的狀態(tài)。2.堅守崗位，遵守行車制度，遵守值班制度，聽從總辦指定車輛調(diào)度人員安排。3.提前5分鐘到達調(diào)車指定地點。4.主動為乘客服務(wù)，嚴格遵守保密規(guī)定，對乘客談話做到不介入，不傳播。5.本著努力為酒店節(jié)省費用的原則，凡屬于自行保養(yǎng)的(如換機油等)要及時自行做好。6

7、.每天上崗檢查所分管車輛的車況，認真擦洗，隨時做好出車準備。7.車輛有故障要及時向直接上司報告，填寫車輛維修申請單，領(lǐng)導(dǎo)審批后到指定廠家維修，嚴禁開帶病車上路。8.嚴格執(zhí)行交通安全法規(guī)和有關(guān)條例，確保安全行車。9.嚴格執(zhí)行酒店關(guān)于在崗人員儀表著裝規(guī)定，執(zhí)行酒店司機及車輛管理規(guī)定，優(yōu)質(zhì)高效完成出車任務(wù)。10.認真填寫用車報表，做好行車記錄。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：有信任感，有責(zé)任心。2.自然條件：年齡22歲以上，身體健康，儀表端莊。3.文化程度：高中以上。4.語言能力：普通話流利。5.工作經(jīng)驗： 崗位名稱：采購主管 崗位編碼：直接上司：總辦主任管理對象：采購員具體職責(zé)：1.根據(jù)酒店各營業(yè)部門物資

8、要求及消耗情況，編制酒店全年度的采購預(yù)算和采購計劃，報總經(jīng)理批準以后組織實施，確保各項采購任務(wù)的完成。2.建立完整的采購檔案保存制度（包括供應(yīng)商資料檔案、供應(yīng)商質(zhì)量信譽檔案、物品的價格資料檔案）3.負責(zé)與倉庫聯(lián)系，及時處理產(chǎn)品的質(zhì)量問題，協(xié)調(diào)督促供應(yīng)商及時送貨。4.協(xié)助上司比較供應(yīng)商的報價和整理供應(yīng)商資料。5.搜集各類采購物料的樣板和安排供應(yīng)商的示范工作。6.配合倉庫對物品進行驗收，確保物品符合申購的要求。7.對供應(yīng)商的各種單據(jù)進行審核和整理。8.負責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，開展員工的職業(yè)道德、法制觀念教育，完成上級分配的其它工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：遵紀守法，有協(xié)調(diào)能力；有責(zé)任感，

9、不以權(quán)謀私，保守業(yè)務(wù)機密。2.自然條件：年齡25歲以上，品貌端正，待人和藹，身高1.7以上3.文化程度：大專以上。4.語言能力：國、粵語流利。5.工作經(jīng)驗：具備5年以上酒店工作經(jīng)驗，兩年以上采購工作經(jīng)驗。6.特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。權(quán)力范圍與授權(quán)方式：1、崗位職責(zé)范圍；直接上司授權(quán)方式(一律以書面方式授權(quán))。五、采購員崗位名稱:采購員崗位編碼:直接上司：采購主管管理對象：無具體職責(zé)：1.了解各營業(yè)部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。2.了解部門和倉庫各類物品的消耗情況，根據(jù)采購計劃，對各種物品進行價格調(diào)

10、查。3.搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息，作好資料的存檔工作。4.協(xié)助倉庫作好物質(zhì)的驗收工作，對質(zhì)量不合格價格不符的產(chǎn)品給予退貨。5.與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。6.嚴格執(zhí)行酒店財務(wù)制度，遵紀守法，不索賄，不受賄，在平等互利的下開展業(yè)務(wù)工作。7.完成上級分配的其它工作任務(wù)。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：遵紀守法，不以權(quán)謀私，不假公濟私。2.自然條件：年齡在25歲以上，品貌端正，身體健康。3.文化程度：高中以上學(xué)歷。4.工作經(jīng)驗：具備3年以上酒店采購工作經(jīng)驗。6.特殊要求：對工作認真負責(zé)，勇于克服困難。六、員工宿舍領(lǐng)班崗位名稱：員工宿舍領(lǐng)班直接上司：總辦主任管理對象：員工宿舍管員、員工

11、宿舍清工具體職責(zé)：1.負責(zé)員工宿舍的計劃安排，搞好員工宿舍的安全，衛(wèi)生工作。2.制定和執(zhí)行宿舍管理制度，經(jīng)常檢查員工入住情況，發(fā)現(xiàn)情況敢于糾正處理。3.參加部門每周例會，組織召開該部門每月例會，制定實施對管理對象進行崗位培訓(xùn)，做好考勤工作。4.負責(zé)所屬設(shè)施設(shè)備管理、保養(yǎng)和報修工作。5.每天檢查招待室衛(wèi)生和房間整理情況。6.督促管理員做好員工親屬來訪登記，辦理離職員工退房手續(xù)。7.控制各房間的用電，用水情況，定期抄報水、電費并公布。8.對員工宿舍的收費隨時進行審計，定期上繳，做到錢帳兩清。9.搞好防火、防盜工作，熟知消防安全知識和滅火器材的操作使用。10.完成直接上司交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1

12、.基本素質(zhì)：有協(xié)調(diào)力，責(zé)任心強，任勞任怨。2.自然條件：年齡30歲以上，體健貌端，身高1.75米以上。3.文化程度：高中以上學(xué)歷。4.工作經(jīng)驗：三年以上星級酒店宿舍管理經(jīng)驗。七、宿舍管理員崗位名稱：宿舍管理員。直接上司：宿舍領(lǐng)班。管理對象：無具體職責(zé)：1.模范遵守員工宿舍管理規(guī)定，工作認真負責(zé)，文明禮貌。2.敢于嚴格管理，不徇私情，發(fā)現(xiàn)有員工違反員工宿舍管理規(guī)定時，要及時批評、糾正、處理，嚴禁徇私。3.準時上下班，不準遲到、早退不準擅離值班室，上班時間不準干私事，不準打瞌睡。4.搞好工作日記，當值時間的各種情況必須如實登記。5.每天定時檢查宿舍，經(jīng)常注意水電使用情況，注意用電安全，每月定期登記

13、各宿舍水電耗用度、噸數(shù)。6.宿舍發(fā)生（安全等）意外情況時，當值人員應(yīng)及時采取措施，非當值應(yīng)立即到達現(xiàn)場協(xié)助工作，并即時通知總機或有關(guān)部門，并報告上司。7.隨時掌握員工的入住情況和思想動態(tài)。8.搞好招待室的收費和上繳工作，不得隨意挪用和截留款項，違者視情況以嚴肅處理。9.搞好員工親友接待登記工作，并做好招待室衛(wèi)生。10.每天必須打掃宿舍公共區(qū)衛(wèi)生兩次以上，每周大掃除一次，經(jīng)常保持宿舍衛(wèi)生、整潔。11.積極配合有關(guān)部門搞好宿舍的安全和維修工作。12.搞好防火、防盜工作，熟知消防安全知識和滅火器材的操作使用。13.完成上司臨時交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：工作能吃苦耐勞，有責(zé)任心，服從意識

14、較強。2.自然條件：年齡20以上，身體健康，五官端正，身高1.65以上。3.文化程度：初中以上文化程度。4.工作經(jīng)驗：一年以上管理宿舍經(jīng)驗。八、宿舍清潔工崗位名稱：宿舍清潔工崗位編號：直接上司：宿舍領(lǐng)班管理對象：無具體職責(zé)：1.模范遵守員工手冊的有關(guān)規(guī)定，工作認真負責(zé)。2.每天必須打掃宿舍樓層衛(wèi)生兩次，每周大掃除一次（洗樓梯），保持宿舍環(huán)境衛(wèi)生整潔。3.對宿舍區(qū)域衛(wèi)生死角要勤巡查，保證衛(wèi)生工作無死角。4.積極配合有關(guān)部門搞好宿舍的安全和維修工作。5.完成直接上司臨時交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：能吃苦耐用勞，任勞任怨。2.自然條件；年齡20歲以上，身體健康，身高1.6米以上。3.文化

15、程度：初中文化。九、福食主管崗位名稱：福食主管崗位編號：直接上司：總辦主任管理對象：福食領(lǐng)班具體職責(zé)：1.服從總辦主任領(lǐng)導(dǎo)，嚴格要求自己。2.計劃、組織、實施員工餐廳的日常工作，不斷改善員工生活。3.制定每周菜譜，做好伙食成本核算工作，控制福食計劃成本。4.合理安排三餐飲食，了解每個出品的口味，確保飯菜出品質(zhì)量，出品受到大多數(shù)員工肯定。5.參加部門內(nèi)部的每周例會，制定福食部崗位責(zé)任制。6.抓好員工的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高員工的素質(zhì)。7.負責(zé)所屬范圍的環(huán)境、食品、用具的衛(wèi)生管理工作，保證飲食衛(wèi)生質(zhì)量。8.負責(zé)所屬范圍的環(huán)境、設(shè)備、用具的保管、保養(yǎng)和報修工作。9.負責(zé)所屬范圍的治安、消防

16、工作。10.完成直接上司臨時交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：具有多年烹飪工作經(jīng)驗，熟悉的川粵菜及其他的菜式特色，熟悉食品衛(wèi)生法。2.自然條件：年齡28-45歲，身體健康，儀容儀表端正。3.文化程度：高中以上，有豐富的烹飪和管理專業(yè)知識。持國家二級廚師證以上。4.工作經(jīng)驗：有5年以上酒店任主廚的工作經(jīng)驗，兩年以上大型員工食堂的管理經(jīng)驗。十、福食領(lǐng)班崗位名稱：福食領(lǐng)班崗位編號：直接上司：福食主管管理對象：廚師、面點師、砧板、上什、水臺、什工具體職責(zé)：1.能夠培訓(xùn)、考核新廚工，能夠與他人友好合作。2.帶領(lǐng)本班人員精心加工制作，確保準時開餐，合理加工，減少浪費。3.帶領(lǐng)本班人員做好開餐前的一切

17、準備工作，按時按量完成員工飯菜的分派工作。4.督導(dǎo)各崗位嚴格按照流程操作，嚴把質(zhì)量關(guān)。5.安全第一，節(jié)約能源，下班前負責(zé)關(guān)好廚房內(nèi)水、電、油開關(guān)，做好完全節(jié)約的工作。6.完成直接上司臨時交辦的其他工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)；有多年的烹調(diào)經(jīng)驗，責(zé)任心強，能夠?qū)Σ土铣杀具M行核算與控制。2.自然條件：年齡28-45歲以上，身強體健。3.文化程度：高中以上，有一定的專業(yè)烹調(diào)知識，熟悉食品衛(wèi)生法。4.語言能力：普通話流利。5.工作經(jīng)驗：有年烹調(diào)工作經(jīng)驗，含年以上餐廳或酒店廚房工作經(jīng)驗。十一、什工崗位名稱：什工崗位編號；直接上司：福食領(lǐng)班管理對象：無具體職責(zé)：1.按每天菜單安排的順序，配菜的要求，整理瓜

18、果青菜類的刨皮、開邊、洗滌、以保證砧板崗工作的順利進行。2.負責(zé)員工餐廳的所有餐具餐前餐后清洗、清毒工作，把清洗好的餐具放到指定的位置。3.搞好廚房、餐廳的衛(wèi)生工作，餐前餐中餐后各清潔一次，擺放好用餐的臺凳，保持餐廳整潔。4.負責(zé)本區(qū)域和周邊環(huán)境衛(wèi)生。5.在開餐前十分鐘準備好所用的工具。6.嚴格控制非酒店員工在餐廳用餐，禁止員工將餐具帶離餐廳。7.負責(zé)填劃用餐卡、統(tǒng)計每餐的用餐人數(shù)。并做好記錄。8.保持分菜臺上的清潔衛(wèi)生、保溫柜要經(jīng)常清理，保證分菜間的整潔明亮。9.負責(zé)炒鍋調(diào)料的供應(yīng)。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：身體健康，吃苦耐勞，講究衛(wèi)生。2.自然條件；年齡23-40歲，身體健康，儀容儀表端正。

19、3.文化程度；初中以上。4.語言能力；普通話流利。5.工作經(jīng)驗：有年以上餐廳、飯?zhí)霉ぷ鹘?jīng)驗。十二、廚師崗位名稱：廚師崗位編號：直接上司：福食領(lǐng)班管理對象：無具體職責(zé)：1.親自負責(zé)菜式出品工作，包括菜式的創(chuàng)新，菜式味道的調(diào)整。2.配合餐廳分菜崗的工作，將各類菜式交替炒出，保證菜的正常供應(yīng)。3.掌握好各種食品的烹調(diào)加工和預(yù)制方法，熟悉各類原料的處理和使用性能。4.把好食品衛(wèi)生關(guān)，禁止使用變質(zhì)變味的原料，搞好所屬范圍的環(huán)境衛(wèi)生，保養(yǎng)好設(shè)備，對廚房的各類用具應(yīng)輕拿放，不得大力投擲。5.注意防火，下班后注意關(guān)水、關(guān)電、關(guān)好爐頭。油制總開關(guān)。6.完成直接上司交辦的其他工作。素質(zhì)要求1.基本素質(zhì)：熟悉兩種以

20、上菜系的烹調(diào)知識。 2.自然條件：年齡3-45歲以上，身強體健。3.文化程度：高中以上，有專業(yè)的烹調(diào)知識，持國家三級以上廚師證。4.語言能力：普通話流利。5.工作經(jīng)驗；4年以上餐廳、食堂工作經(jīng)驗。十三、砧板崗位名稱：砧板崗位編號：直接上司：福食領(lǐng)班管理對象：無具體職責(zé)：1.按照當天的菜譜，安排好出菜的順序，備好當餐的配菜。2.做好所需的半成品的預(yù)制工作，同時備好隔天用的餐料。3.掌握好各種肉類的腌制和所用材料的份量。4.搞好所屬范圍的環(huán)境衛(wèi)生，冷藏柜存放的食品要做到生熟分開，排放有序，注意食品的保存，防止發(fā)霉、發(fā)臭變質(zhì)，發(fā)現(xiàn)異味應(yīng)即時清洗冷藏柜，正常情況下每星期清洗一次。5.保養(yǎng)保管好本崗位的

21、用具。6.肉菜類等原料應(yīng)洗滌干凈后才進行刀工處理，注意節(jié)約。協(xié)助好分餐工作，認真填劃用餐卡、統(tǒng)計每餐用餐人數(shù)，并做好記錄。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：能吃苦耐勞，工作細心，責(zé)任心強。2.自然條件；年齡20-40歲，身體健康。儀表儀容端正。3.文化程度：初中以上。4.語言能力：普通話流利。5.工作經(jīng)驗；有2年以上餐廳酒店工作經(jīng)驗。十四、水臺崗位名稱：水臺直接上司：福食領(lǐng)班具體職責(zé)：1.掌握各種家禽、水產(chǎn)的宰殺、清洗、保管技術(shù)。2.按照當天菜譜的要求，盡快斬好當餐所需用料，清洗干凈后交炒鍋烹調(diào)。3.把隔天用料斬好，清洗后應(yīng)立即放進冷藏柜保存好。4.保養(yǎng)、保管好本崗所屬用品。5.搞好水臺范圍的清潔衛(wèi)生。

22、6、協(xié)助做好分菜工作。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)；講究衛(wèi)生，吃苦耐勞，責(zé)任心強。2.自然條件；年齡35歲，身強體健。3.文化程度：初中以上學(xué)歷。4.語言能力；普通話流利。5.工作經(jīng)驗；有年以上餐廳水臺工作經(jīng)驗。十五、面點師崗位名稱：面點師直接上司：福食領(lǐng)班。具體職責(zé)：1.安排好早點和夜宵的出品工作。2.搞好包點、粥、粉、面、湯類的制作，保證早點、夜宵食品的正常供應(yīng)。3.做好分點心、面食、粉食等工作，認真填劃用餐卡，并統(tǒng)計進餐人數(shù)。4.做好餐廳內(nèi)餐前餐后的衛(wèi)生工作，注意食品的存放，減少浪費。5.清洗所用工具，做好爐臺、案臺、廚房的清潔衛(wèi)生。6.注意防盜、防火；關(guān)好門窗、水、電、爐頭油制和總油制開關(guān)。

23、素質(zhì)要求：1.基本要求；要有責(zé)任心，吃苦耐勞。熟悉面點制作。2.自然條件；年齡2040歲，儀容儀表端正，身強體健。3.文化程度；初中以上，有一定的中西式面點制作專業(yè)知識。4.語言能力；國語流利。5.工作經(jīng)驗；有2年以上餐廳、酒店的面點制作經(jīng)驗。十六、上什崗位名稱：上什崗位編號：直接上司：福食領(lǐng)班管理對象：無具體職責(zé)：1.做好每餐的飯和湯。2.負責(zé)一切蒸的菜式和預(yù)制品的蒸、熬，包括鹵味制品的工作。3.中午值班檢查各崗位的水、電、油爐是否關(guān)好，負責(zé)存放好剩下的食品。4.搞好所屬的環(huán)境衛(wèi)生和蒸柜的衛(wèi)生，蒸籠定期清洗，保養(yǎng)、保管本崗的用具。素質(zhì)要求；1.基本素質(zhì)；能接受廚房高溫操作，吃苦耐勞。2.自然

24、條件；年齡2040歲，身強體健。3.文化程度：初中以上，有相關(guān)的烹調(diào)知識。4.語言能力：普通話流利。5.工作經(jīng)驗：2年以上餐廳、酒店廚房工作經(jīng)驗。第三節(jié) 工作程序及標準一、會務(wù)工作程序及標準會務(wù)工作程序1.了解會務(wù)的性質(zhì)和目的。2.確定會議日期、出席者和主持人。3.開會前一天（緊急會議：會前一小時）由辦公室以適當?shù)男问?電話、信函、傳真)向有關(guān)人員通知會期。4.準備會議所需的材料及物品，會前一小時安排布置好會場。5.（會前接待、簽到和分發(fā)材料。）6.會議記錄發(fā)放到有關(guān)部門。會議記錄標準1.根據(jù)會議通知要求，攜帶必備的文具，提前5分鐘到會。2.按要求記錄會議內(nèi)容，記錄要準確、無誤、不發(fā)揮，如實記

25、錄。3.會后24小時內(nèi)，將記錄加以整理，形成會議紀要或記錄。二、公文收發(fā)程序及標準1.公文收發(fā)由專人負責(zé)，處理要準確及時，手續(xù)簡便、完善。2.來文要簽收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、時、分，以備查考。3.來文折封時應(yīng)保持原封完好，可將原封附在文件或信件后一并處理。4.來文封緘標明公文者，由被受權(quán)的專人折封。5.收文后嚴格登記，機要文件、外來業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部文件應(yīng)分別登記。登記的項目包括收發(fā)日期、收發(fā)文號、來文機關(guān)、來文字號、頁數(shù)、文件標題、承辦部門等。6.收文登記后，及時呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)，機要文件、簡報、資料等按照有關(guān)規(guī)定或傳閱。7.對需要批辦的文件，酒店領(lǐng)導(dǎo)要及時對文件的處理做出具體指

26、示，批示的內(nèi)容包括處理問題的原則，要求完成期限以及承辦部門及承辦人。8.需酒店領(lǐng)導(dǎo)及時指示的文件如超過三天，總辦人員應(yīng)催批，并將結(jié)果向呈報部門說明。 9.酒店領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，在完成期限達到時，要向承報部門催辦并將結(jié)果向酒店領(lǐng)導(dǎo)匯報。10.公文處理完畢后，按文件管理制度執(zhí)行，由相關(guān)部門歸存或交文檔中心，并于次年初建檔后交回總辦綜合檔案室。三、內(nèi)部行文程序及標準1.酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下達指示、各部門請示報告及部門之間的信息傳遞均屬內(nèi)部行文范疇。2.內(nèi)容行文要標明發(fā)文者、致達者、抄報者、發(fā)文時間、發(fā)文編號、事由等項目。3.發(fā)文者、致達者必須是（副）總經(jīng)理、部門經(jīng)理，標明姓名、職務(wù)，不得越級行文。行文必須由發(fā)文

27、者簽字生效。4.呈送酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的公文一律以打印形式，不許有涂改、污跡、否則重新打印。5.（要將核稿、打字、校對者和批準者的姓名一一打印在公文末頁下端，以明確責(zé)任。）五、接待訪總經(jīng)理的客人的工作程序和要求（一）客人到前廳通過服務(wù)人員（或迎賓員）要求1.服務(wù)人員(或迎賓員)先將客人介紹給大堂副理或前廳部經(jīng)理。2.大堂副理或前廳經(jīng)理應(yīng)有禮貌地請客人就座，然后詢問客人所在單位及找總經(jīng)理有何事宜，使客人感到對其關(guān)心并愿意提供幫助。在證實客人身份情況下，大堂副理可以在自己權(quán)限范圍內(nèi)代表總經(jīng)理處理有關(guān)事宜。3.如客人執(zhí)意要見總經(jīng)理，應(yīng)請客人稍候，然后用電話與總經(jīng)理或總辦聯(lián)系。4.總經(jīng)理或總辦根據(jù)情況決定是

28、否可以讓該客人會見總經(jīng)理，并通知前廳。5.對于總經(jīng)理預(yù)定接待的重要客人，由大堂副理或所指派服務(wù)人員引領(lǐng)至總經(jīng)理接待室。6.對于總經(jīng)理暫不能接待的客人，由大堂副理或前廳經(jīng)理婉轉(zhuǎn)地告知客人，然后根據(jù)客人情況，必要時將其介紹到相應(yīng)的部門，之后由該部門經(jīng)理接待并將情況反饋給總經(jīng)理。（二）客人直接到總辦要求拜見總經(jīng)理時：1.如客人系政府或有關(guān)部門的重要客人或總經(jīng)理非常熟悉的客人，總辦主任、秘書或接待文員應(yīng)首先請其在總辦接待室等候，然后通報總經(jīng)理。2.對于執(zhí)意要會見總經(jīng)理的客人，應(yīng)先請客人在接待室稍候（茶水服務(wù)），問明情況后報告總經(jīng)理，再決定如何處理。如總經(jīng)理同意接待，就將客人介紹給總經(jīng)理（一般在接待室或

29、會議室）；總經(jīng)理不同意接待時，可安排部門經(jīng)理出面接待。3.一般公務(wù)性客人，要求會見總經(jīng)理，在問明客人來由后，由辦公室人員直接處理或介紹到相應(yīng)的部門接待（應(yīng)在總經(jīng)理接待室或部門辦公室），然后將情況反饋給總經(jīng)理。4.總經(jīng)理接待準則：計劃安排接待的客人。臨時性、重大的接待（如政府有關(guān)部門、特殊事項以及管理公司和董事會等上級）。其他客人由有關(guān)部門經(jīng)理負責(zé)接待（如需總經(jīng)理接待，可另行安排時間）。六、車輛出車程序與標準準備工作上班第一件事：檢查所負責(zé)車輛的清潔衛(wèi)生、油量及其他基本車況，及時加油、洗車。在辦公室等候出車。2.司機接到出車任務(wù)單后要仔細閱讀，尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及其去向要了解清楚

30、。持汽車使用調(diào)度單領(lǐng)取車鑰匙和有關(guān)證件。提前做好車輛的內(nèi)外清潔衛(wèi)生，檢查儲油量和水電及其儀表運轉(zhuǎn)情況，符合要求再出車。3.載客行駛衣、發(fā)整潔。待客人入座，放好行李后，關(guān)上車門，發(fā)動車輛。如客人中途要求下車需問清等候的時間及地點。有禮貌地回答客人所提問題，熱情幫助乘客解決臨時遇到的困難。行車到達目的地后，打開車門請客人下車，與客人告別并目送客人離開。駕車返回前檢查客人坐位，如有遺忘物品及時送還客人。4. 收尾工作完成出車任務(wù)后，回酒店將車輛停放在指定位置，檢查車況，如未到下班時間和沒有出車任務(wù)則安排加油、洗車。關(guān)閉電源，鎖好車門。將車鑰匙交回保安部值班室，填寫出車記錄表?；氐睫k公室，向主管簡單匯

31、報出車情況。填寫用車日報表，包括去向、出車時間、行駛公里等。保管好出車任務(wù)單，月末統(tǒng)一結(jié)算。在辦公室等候出車任務(wù)。七、員工宿舍管理工作流程（一）日班工作九個小時（上午7：30-下午5：00）1.7：30打開宿舍通道大門，讓車輛、行人出入。2.7：55打卡上班，查看交班記錄。3.8：00-8：15，關(guān)1-3棟宿舍樓梯間燈。4.8：15-9：15做好操場、值班室、招待室的衛(wèi)生。5.9：15-9：30清點經(jīng)理衣物并做好登記（洗衣部人員來領(lǐng)）。6.9：30-10：00辦招待室的退房手續(xù)，并整理招待室物品。7.10：00-12：00接聽電話，無電話時站在外門接待來訪人，用餐時邊吃邊工作。8.12：00-

32、14：00，接聽電話、登記抄寫、收發(fā)員工信件匯單、包裹。9.14：00-17：00接聽電話，保持熱水器內(nèi)經(jīng)常有水，保證開水供應(yīng)，清點洗好的經(jīng)理衣物并放入專柜。10.及時做好交班記錄，做好入職員工的安排入住，離職員工的簽字、清房工作。11.定期檢查、保養(yǎng)消防器材，經(jīng)常注意宿舍區(qū)的防火、防盜、嚴格控制來訪人員上樓。12.宿舍報修，10分鐘內(nèi)要將維修單送工程部。（二）晚班工作九個小時（下午5：00-深夜2：00）1.16：55打卡上班，認真查看交班記錄。2.17：00按照值班記錄，核對值班室、招待室的物品。3.17：10清掃操場衛(wèi)生。4.17：15-18：00接聽電話，及時傳達，準時分發(fā)員工的信件、

33、包裹，有時間協(xié)助張貼店務(wù)公開欄和通知欄內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容。5.18：00-20：00接聽電話，打開宿舍通道上的路燈，便于行人車輛通行，保證員工有開水飲用。6.20：00-22：00接聽電話，無電話時站在門外接待來訪人員，并嚴格控制其上樓，給留宿舍人員辦理登記手續(xù)。7.22：00-0：00接聽電話，制止個別員工亂扔垃圾，做到一掃二管，請出來訪人員，23：00按時鎖住宿舍大門，禁止行人車輛通行。8.0：00-0：40，制止吃宵夜的員工大吵大鬧，保持宿舍區(qū)安靜。9.0：40-1：20巡視1-3棟樓房，查看空房，警告并關(guān)掉相關(guān)宿舍的長明燈、長流水，看熱水龍頭和樓梯間燈有否損壞，消防器材是否配套無損，宿舍有無

34、賭博行為。10.1：20-2：00再次清掃一遍操場垃圾，清點好值班室招待室物品，認真做好交班記錄和巡視記錄。11.宿舍報修，10分鐘內(nèi)要將維修單送工程部。（三）清潔工作流程1.8：00-9：00清理1-3棟樓層的垃圾并換袋（60分鐘）。2.9：00-9：30將垃圾運送到東湖路垃圾屋，分類裝入鐵垃圾桶內(nèi)（30分鐘）。3.9：30-12：00清掃1-3棟樓層陽臺，樓梯及宿舍大門通道，一棟后陽臺、巷子、夾縫、二棟巷子的垃圾（150分鐘）。4.12：00-12：30用餐（30分鐘）。5.12：30-14：30午休（120分鐘）。6.14：30-15：00送維修單及維修的電視機、空調(diào)等物品（90分鐘）。

35、7.工作時發(fā)現(xiàn)問題及時反映，跟蹤服務(wù)。8.15：00-18：40第二次清掃1-3棟各樓層的陽臺，樓梯，夾縫，巷子的垃圾（180分鐘）。八、采購工作程序及標準（一）入庫物品的采購工作流程及標準：1.入庫物品的采購申請營業(yè)部門根據(jù)本部的日常經(jīng)營需要，由申請人填寫采購申請單，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及參考價等。部門負責(zé)人對所需采購物品簽字確認，必要時對采購物品進行刪減和增補。采購申請單一式四聯(lián)，一聯(lián)作采購物品用、一聯(lián)作驗收憑據(jù)一聯(lián)作倉庫備查、一聯(lián)作部門備查；倉庫根據(jù)本月的倉庫物質(zhì)庫存情況和營業(yè)部門月用貨量情況、由倉庫保管員填寫采購申請單，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量

36、、品牌及參考價等；倉庫負責(zé)人對營業(yè)部門或倉庫所下的采購申請單進行初步審核 并簽字，對于倉庫有存貨的物質(zhì)或代替品知會各申請部門，將采購申請單的分類整理歸檔；2.入庫物品的采購審批采購員或采購主任每天上午8：30到倉庫拿取采購申請單，將倉庫和營業(yè)部門的采購申請單分類整理，并在采購申請單上注明供應(yīng)商名稱，沒有供應(yīng)商的注明原因，并檢查所有所需采購是否有參考價，沒有參考價的注明參考價；采購員或采購主任每天上午9：00將整理好的采購申請單交給物價小組審核，物價小組將對所采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、參考價和供應(yīng)商名稱等進行審核并簽字確認；采購員或采購主任每天上午9：30將經(jīng)物價小組審核簽字后的采購申請

37、單呈報總經(jīng)理審批，除零星急用物品外，所有采購物品的采購都需總經(jīng)理審批簽字。3.入庫物品的采購實施采購員或采購主任對經(jīng)總經(jīng)理審批后的采購申請單進行采購有固定供應(yīng)商的，應(yīng)書面通知供應(yīng)商供貨，并按照供應(yīng)商與酒店物價小組簽訂的合同對供應(yīng)商的供貨期限進行跟蹤，務(wù)必使供應(yīng)商及時送貨；對于沒有固定供應(yīng)商送貨的日常用品等由采購員或采購主任組織采購，并在采購申請單下達23天內(nèi)完成采購。4.入庫物品的采購驗證供應(yīng)商或總辦采購部購回物品，由倉庫通知驗貨部驗貨，驗貨部及時組織驗貨人員按照供應(yīng)商提供的樣品或驗收標準、采購申請單、有關(guān)供貨合同等對所到貨物進行驗收。驗收合格品入庫；對于驗收不合格物品由采購部與供應(yīng)商協(xié)調(diào)退貨

38、，并對退貨品種以書面記錄，作為對供應(yīng)商考核的依據(jù)。(二)直拔物品的采購工作流程及標準：1.直拔物品的采購申請：直拔物品包括蔬菜類、海鮮類、肉類、部份餐料等；部門申請人根據(jù)每天用貨情況和部門倉庫的庫存情況填寫采購申請單，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等；于當天下午5：00交給行政總廚；行政總廚對采購申請單進行檢查，必要時作刪減和增補并簽字確認后于當日下午5：30之前交給分管部門領(lǐng)導(dǎo)審批。2.直拔物品的采購審批：分管部門領(lǐng)導(dǎo)對行政總廚的審核過的采購申請單進行審批。3.直拔物品的采購實施：部門申請人將經(jīng)分管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后的采購申請單于當日下午6：00之前書面通知供應(yīng)商作為第二天供應(yīng)品種。4

39、.直拔物品的采購驗證：各供應(yīng)商到貨時間福食部蔬菜及餐料供應(yīng)商到貨時間為：每天上午8：05福食部肉菜類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午8：10中餐肉禽類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9：10中餐海鮮類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9：20中餐蔬菜類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9：35供應(yīng)商到貨，由部門申請人通知驗貨部驗收，對于驗收不合格品種予以退貨，并作好相關(guān)的退貨記錄作為對供應(yīng)商考核依據(jù)。 (三)臨時物品采購工作程序1.臨時物品的采購申請：臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例工程維修配件等）部門申請人詳細填寫采購申請單，注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)

40、格、數(shù)量等2.臨時物品的采購審批：部門負責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。3.臨時物品的采購實施：采購員或采購主任根據(jù)部門所下的采購申請單直接采購，部門急用的物品采購須在當天完成；采購員或采購主任將部門所采購物品購回后，需將采購申請單交給物價小組和總經(jīng)理補簽字手續(xù)。4.臨時物品的采購驗證：總辦采購部購回物品，驗貨部給予優(yōu)先驗收，驗收合格入庫后交與營業(yè)部門領(lǐng)用。九、總辦員工飯?zhí)酶鲘徫还ぷ髁鞒蹋ㄒ唬└Ｊ持鞴?.班前會每周一8:20-8:30，檢查夜班下班后的衛(wèi)生情況和安全問題，是否關(guān)好電、水、餐廳的衛(wèi)生。2.8:309:00:檢查供應(yīng)商送

41、來的餐料，核實數(shù)量、質(zhì)量與驗貨部門的單據(jù)是否吻合。3.9:0010:30:協(xié)助砧板切菜切菜，向炒菜師講解當餐菜品在加工時需注意的問題。4.10:3012:40:開餐人手不夠時要協(xié)助開餐。到餐廳征求員工對飯菜的意見，做好記錄，盡快給以解決。下班后，檢查各小組的水、電、油是否關(guān)好，檢查餐廳衛(wèi)生。5.15:0016:20:檢查人員到位和各工作崗位的工作情況，做好晚餐的準備工作。6.16：2018：40：搞好晚餐的開餐工作。下班前開好次日菜單，檢查剩余物料的保存情況。設(shè)備、設(shè)施、用具衛(wèi)生維護保養(yǎng)情況。檢查廚房的水、電、油、開關(guān)是否關(guān)好。工作質(zhì)量標準：準時開飯、服務(wù)快捷，保證員工吃飽，吃得衛(wèi)生。(二)福

42、食領(lǐng)班1.8:2012:00:根據(jù)當餐菜單，對所需物料進行刀工處理，在10：30調(diào)一人開餐。2.12:0012:40：準備晚餐餐料，做好衛(wèi)生。3.15:0018:40:做好晚餐餐料的刀工處理，清潔本崗位臺面，地面、雪柜、玻璃窗衛(wèi)生，對刀具進行保管、保養(yǎng)。在16:30分需到餐廳協(xié)助開餐。工作質(zhì)量標準：保質(zhì)保量，為員工提供可口的飯菜。(三)福食什工1.8：2012：30；洗切青菜，刨瓜果類的皮，搞好衛(wèi)生，3人中一人在10：30到前廳開餐，每天抽一人換夜班人員輪班。2.12：3013：10；搞好餐廳衛(wèi)生，擦洗臺面、凳面、拖地，沖洗洗碗池和水槽。3.15：3019：10；清潔餐廳玻璃衛(wèi)生，廚房周邊水溝

43、、地面衛(wèi)生，清洗用具，其中一人在開餐時負責(zé)廳衛(wèi)生，一人負責(zé)廚房用具衛(wèi)生至用餐結(jié)束，負責(zé)餐廳內(nèi)部和外圍衛(wèi)生。工作質(zhì)量標準1.各式蔬菜的清洗整理，必須達到無砂，無黃葉，無菜蟲，至少沖洗三次以上。2.分菜份量均勻，動作快，禮貌待人，一視同仁。(四)廚師1.8：209：40燒豬毛，幫助水臺殺魚、砧板切菜、刨瓜菜皮等。2.9：4012：00根據(jù)當餐菜譜出菜，同一種菜要做出南北風(fēng)味。3.12：0012：40根據(jù)本崗位，灶臺、地面、抽煙罩、水溝、用具等的衛(wèi)生。不炒菜時關(guān)好油、水、電。4.15：0016：30根據(jù)當餐菜譜對物料進行初加工、飛水、過油、腌味。5.16：3018：40出菜至開餐結(jié)束，做衛(wèi)生，關(guān)好水

44、、油、電的開關(guān)。在三人同時上班一人協(xié)助其他崗位的工作。工作質(zhì)量標準菜式多樣、色、香、味、型俱全。(五)砧板1.8：2012：00：根據(jù)當餐菜單，對所需餐料進行刀工處理，在10：30調(diào)一人去開餐。2.12：0012：40：準備晚餐餐料，做好衛(wèi)生才能下班。15：0018：40：做好晚餐餐料的準備工作，清潔本崗位臺面、在面、雪柜、玻璃窗衛(wèi)生。對刀具保管、保養(yǎng)。在16：30分需到餐廳協(xié)助開餐。工作質(zhì)量標準熟練掌握各類食品的加工技能，刀法均勻，斬切美觀，備好配料、保證炒鍋的烹調(diào)供應(yīng)。(六)上什1.7：4010：00：準備中餐所用的大米清洗，裝蒸入柜，換蒸腳水，切洗煲湯所需原料，邦砧板洗豬腳等。2.10：

45、0012：40：把午餐開餐時所需米飯、湯送到指定位置，協(xié)助開餐至開餐結(jié)束。3.12：4016：00：準備晚餐所需米飯，靚湯，中途有空協(xié)助砧板工作，下班前做好地面、灶臺、蒸柜、抽油煙罩的衛(wèi)生。關(guān)好水、電、油。工作質(zhì)量標準保證湯熱味香，飯松軟可口，無雜質(zhì)。(七)水臺1.8：2010：30；殺魚、斬雞、斬豬手、斬排骨、斬鴨子，準備炒鍋上午所需味料，做好本崗位的設(shè)施、設(shè)備、用具衛(wèi)生、并擺放整齊。2.10：3012：40：把菜送到開餐保溫柜開餐，下班時，打掃清洗開餐所需設(shè)備、用具，并把用具擺放到指定位置。3.15：0018：45：幫助砧板做衛(wèi)生，準備下午炒鍋用料，下午開餐至收檔，做好衛(wèi)生。工作質(zhì)量標準刀

46、法嫻熟，充分利用各種原料。(八)面點1.21：0021：45：1人清潔飯桶、湯桶，并準備好次日早餐所有的小菜。2.21：0023：00：1 人負責(zé)員工當日夜宵。3.21：0023：00：1人負責(zé)一部份次日早餐所有的面點。4.11：0012：40：有2人到餐廳開餐，一人在廚房加工制作。開餐結(jié)束搞衛(wèi)生，關(guān)好油、水、電。5.4：305：00：1 人清潔所需用具，1 人負責(zé)煲粥，空時兩人協(xié)助面點師做面點。6.5：006：00：3 人必須做開餐前的準備工作。（面點、小菜、炒粉、面等）7.6：008：45：2 人開餐，1人往外送開餐時所需物品。一邊搞廚房、地面、用具、設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生。8點開餐結(jié)束，做好餐廳

47、內(nèi)外衛(wèi)生（地面、餐桌、凳子、洗碗池、外圍水溝），檢查安全問題。關(guān)好油、水、電。工作質(zhì)量標準花色、品種多樣，時常更新。第四節(jié) 管理制度一、文件管理制度總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合本酒店的實際情況，特制訂本制度。文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本酒店上報下發(fā)的各種文件、資料。酒店各類文件由總經(jīng)理辦公室（以下簡稱總辦）歸口管理。收文的管理公文的簽收1.凡來酒店公啟文件（除酒店領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由總辦文員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外）后交總辦秘書拆封。公文的編號保管1.總辦秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理單”

48、，并分類登記編號、保管。須由酒店承辦或歸檔的酒店領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，酒店領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交總辦辦理正常手續(xù)。2.本酒店外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總辦秘書進行登記編號保管，不得個人保存。公文的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式文件均需由總辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2.一般函、電、單據(jù)等，分別由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到酒店領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)

49、務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交總辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”總辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)送交總辦秘書，切忌亂傳。5.總辦秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任

50、，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。發(fā)文的管理發(fā)文的規(guī)定1.全酒店上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在領(lǐng)導(dǎo)班子，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，發(fā)文應(yīng)向酒店提出發(fā)文申請，并將文件底稿交總辦審核。3.對全酒店影響較大，涉及兩個以上酒店老總分管范圍的文件，須由總經(jīng)理簽發(fā)。其余文件均由分管老總批準簽發(fā)。發(fā)文的范圍：1.凡是以酒店名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范

51、圍。2.酒店下發(fā)文件主要用于：公布全酒店規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的酒店文件；公布酒店體制機構(gòu)變動或干部任免事項；公布全酒店性的重大經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；其他有關(guān)全酒店的重大事項；3.酒店上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)酒店重大經(jīng)營管理、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、黨群工作等事宜。發(fā)文程序與要求發(fā)文程序規(guī)定；1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向總辦提出申請；2.總辦同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從酒店角度出發(fā)，做

52、到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5.總辦應(yīng)根據(jù)酒店的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6.所有正式文件統(tǒng)一使用A4紙型；7.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；8.經(jīng)總辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；9.對審核時有修改的，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫打

53、印清楚；10.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付審批前送會簽部門會簽；11.文稿審核會簽后，按批件權(quán)限的規(guī)定分別呈送分管副總、總經(jīng)理審定批準簽發(fā)；12.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交總辦秘書統(tǒng)一編號送打字室打??；13.文件打字后，由總辦派專人按數(shù)印刷，再由總辦文員負責(zé)分發(fā)文件，總辦秘書負責(zé)檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，總辦秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。文件的借閱和清退各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須總辦主任同意后方可借閱。借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。總辦秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦

54、，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本酒店文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一由總辦負責(zé)歸檔：上級機關(guān)來文，包括上級對酒店報告、申請的批復(fù)；酒店發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；酒店總經(jīng)理辦公會議、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；酒店職代會，工會委員會、團代會等酒店一級的黨群組織召開的代表大會所

55、形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本酒店在會上匯報發(fā)言材料等；上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來酒店檢查視察工作的報告、批示記錄，以及本酒店向上級進行匯報的提綱和材料；反映本酒店生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及酒店領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像制品；酒店日志和大事記；酒店向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照年度、期限、機構(gòu)順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.上年度形

56、成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份。文件的銷毀對于多余、重復(fù)和無保存價值的文件，總辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。二、印章、介紹信的管理規(guī)定第一條1.各部門的印章，由各部門經(jīng)理保管，酒店印章由總經(jīng)理自行保管。2.未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章。不得將印章攜出辦公室。第二條印章必須妥善保管、隨用隨取，用后立即存放原處，并及時上鎖。第三條下列情況可以使用酒店印章：1.以酒店名義對外發(fā)出的公文；2.以酒店名義對外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等；3.以酒店名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等；4.本單位

57、職工辦理私事，確需酒店出具的證明信等；5.經(jīng)總經(jīng)理批準其他需要使用印章者。第四條使用酒店印章必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)書面批準，使用部門印章必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)書面批準。第五條1.開具印制好的介紹信，必須將存根所列項目填寫清楚；視情況，如需領(lǐng)導(dǎo)簽字則請總經(jīng)理在“批準人”一欄簽名后，再加蓋公章；2.使用信箋開介紹信，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的底稿抄清后再蓋公章；3.介紹信存根和底稿，必須妥善保管，以備核查。第六條印章保管人員發(fā)現(xiàn)不符合上述規(guī)定的，應(yīng)拒絕用酒店印章并及時報告上級。第七條1.各部門印章應(yīng)按有關(guān)部門規(guī)定的式樣、尺寸統(tǒng)一刻制，在使用前，根據(jù)工作需要向有關(guān)單位發(fā)送啟用通知。2.酒店印章，要留印模存查。作廢的印章要及時上交存

58、查。三、保密制度1.凡在各項工作和活動中形成的、已辦理完畢的、有保存價值的檔案材料，是酒店工作的起初歷史記錄，是今后工作考查的主要依據(jù)。按國家規(guī)定，酒店的保密文件均由總經(jīng)理辦公室派專人專柜保管，任何人不得據(jù)為已有。2.各級管理人員調(diào)動時，應(yīng)將保密文件（含保密記錄本）整理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時送總辦登記保管。3.沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準，由酒店總經(jīng)理審定銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷，秘密級以上文件，不準作廢品出售。4.閱讀文件就按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀，因工作需要借閱需辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文件，

59、各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。5.保密文件任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。6.嚴格遵守保密守則，嚴守保密紀律。做到：不刻說的不說、不刻看的不看、不刻問的不問、不在公共場合談?wù)撐募?nèi)容、不私自拆看密封文件，對于各種“秘密”等級以上密級文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定妥善處理。7.財務(wù)人員不準向外界透露酒店財務(wù)情況，不準向員工透露其他員工的工資情況。四、辦公室內(nèi)部管理規(guī)定1.嚴格遵守辦公室作息制度，不遲到、不早退。2.不準在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、閑聊、吃東西、做私事、打私人電話、睡覺。3.不準在辦公室接待親戚朋友。4.非公事，不準到其他部門閑聊。5.要隨時保持辦公室的清潔衛(wèi)生，下班時辦公室必須保持清潔

60、狀態(tài)。6.辦公室設(shè)備、用品要定期進行保養(yǎng)，確保完好。7.辦公室的設(shè)備、擺設(shè)不許隨便移動或添置。8.重要文件、檔案一定要放在檔案柜里，妥善保存，不能隨意放在桌面上。9.愛護酒店財物，如有遺失或損壞照價賠償，并予以記錄。10.上班時間必須穿著工作服，并保持干凈整潔，以維護酒店形象。11.任何人不得無故請假，如有特殊情況需請假者嚴格按照酒店的請假規(guī)定辦理。12.嚴格遵守酒店保密制度，不得向外界透露酒店機密，違者嚴肅處理。五、內(nèi)務(wù)整理規(guī)定為了加強內(nèi)部管理,保持良好的工作環(huán)境,特制定此管理規(guī)定：1.每部辦公室門前必須有該部指示牌予以引導(dǎo)，辦公臺顯眼處須設(shè)有人員的姓名、職位的指示牌。2.辦公室地面保持干凈