電子檔案移交接收操作規(guī)程

1、PAGE 12PAGE 13電子檔案移交接收操作規(guī)程范圍本文件確立了電子檔案移交接收的操作規(guī)程及相關(guān)技術(shù)要求，包括電子檔案移交接收工作流程、電子檔案移交接收工作準(zhǔn)備、電子檔案移交和電子檔案接收等。本文件適用于檔案移交單位與綜合檔案館之間的電子檔案移交接收操作，其他的電子檔案移交接收操作可參照?qǐng)?zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T 33190-2016 電子文件存

2、儲(chǔ)與交換格式 版式文檔GB/T 33481-2016黨政機(jī)關(guān)電子印章應(yīng)用規(guī)范GB/T 39362-2020 黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范GB/T 39784-2021 電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T 46-2009 文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T 47-2009 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求DA/T 54-2014照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T 58-2014 電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)DA/T 63-2017錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范DA/T 70-2018 文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求DA/T 74-2019 電子檔案存儲(chǔ)用可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T 75-201

3、9 檔案數(shù)據(jù)硬磁盤(pán)離線存儲(chǔ)管理規(guī)范DA/T 85-2019 政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。電子文件 electronic document國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。來(lái)源：GB/T 18894-2016 ，3.1電子檔案 electronic record具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。來(lái)源：GB/T 18894-2016 ，3.2 移交 transfer按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)交給檔案館的過(guò)程。來(lái)源：DA/T

4、 58-2014 ，3.7信息包 information package由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。來(lái)源：DA/T 58-2014 ，2.8移交信息包 transfer information package由檔案移交單位向檔案館進(jìn)行移交的信息包。數(shù)字對(duì)象 digital object通過(guò)計(jì)算機(jī)呈現(xiàn)的對(duì)象，比如由特定的系統(tǒng)或軟件應(yīng)用程序生成的文件。來(lái)源：GB/T 39362-2020 ，3.5內(nèi)容數(shù)據(jù) content data電子公文或電子檔案中包含的數(shù)字對(duì)象。來(lái)源：GB/T 39362-2020 ，3.6 接收 accession檔案館按照國(guó)家規(guī)定收存電子檔案的過(guò)程。來(lái)源：D

5、A/T 58-2014 ，3.8電子印章 electronicseal一種由制作者簽名的包括持有者信息和圖形化內(nèi)容的數(shù)據(jù),可用于簽署電子文件。來(lái)源：GB/T 33481-2016 ，3.4電子印章系統(tǒng) electronicsealsystem支持電子印章制作、管理、使用和驗(yàn)證等過(guò)程的系統(tǒng)的統(tǒng)稱(chēng)。來(lái)源：GB/T 33481-2016 ，3.5電子檔案移交接收工作流程電子檔案移交接收工作一般包括檔案移交單位組織電子檔案移交信息包、檢測(cè)電子檔案移交信息包、填寫(xiě)登記表和提交電子檔案移交信息包，檔案館簽收電子檔案移交信息包、檢測(cè)電子檔案移交信息包、辦理交接手續(xù)和入庫(kù)電子檔案等步驟，如圖1所示。辦理交接手

6、續(xù)簽收電子檔案移交信息包入庫(kù)電子檔案檢測(cè)電子檔案移交信息包開(kāi)始組織電子檔案移交信息包在線/離線傳輸檢測(cè)電子檔案移交信息包填寫(xiě)登記表結(jié)束提交電子檔案移交信息包檔案館檔案移交單位圖1 電子檔案移交接收工作流程電子檔案移交接收工作準(zhǔn)備 電子檔案移交工作準(zhǔn)備在線移交工作準(zhǔn)備檔案移交單位應(yīng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)向檔案館移交電子檔案，配備相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備，應(yīng)用系統(tǒng)的功能應(yīng)滿(mǎn)足GB/T 39784-2021中5.1、5.2的要求。涉密電子檔案的在線移交接收應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。離線移交工作準(zhǔn)備檔案移交單位應(yīng)配備符合安全管理要求的光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)載體及檢測(cè)設(shè)備，存儲(chǔ)載體的選擇和檢測(cè)應(yīng)符合DA

7、/T 74-2019或DA/T 75-2019的要求。涉密電子檔案的離線移交應(yīng)使用涉密離線載體單獨(dú)移交，并嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。 電子檔案接收工作準(zhǔn)備檔案館應(yīng)按照電子檔案移交接收工作相關(guān)要求，與檔案移交單位共同協(xié)商做好電子檔案移交與接收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。檔案館應(yīng)配備符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備，應(yīng)用系統(tǒng)的功能應(yīng)滿(mǎn)足GB/T 39784-2021中5.1、5.2的要求。電子檔案移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備檔案移交單位移交的電子檔案數(shù)據(jù)主要包括電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)等。電子檔案目錄數(shù)據(jù)電子檔案一般以件為單位進(jìn)行管理，電子檔案的目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)目應(yīng)至少包括：序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、

8、保管期限、密級(jí)、檔案開(kāi)放時(shí)限、內(nèi)容數(shù)據(jù)名稱(chēng)、備注等。電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類(lèi)型和格式應(yīng)符合GB/T 18894-2016的8.3、GB/T 33190-2016、GB/T 39362-2020的第9章、DA/T 47-2007等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。元數(shù)據(jù)文書(shū)類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T 39362-2020的7.2、DA/T 46-2009等的要求，照片類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T 54-2014的要求，錄音錄像類(lèi)電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T 63-2017的要求，政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T 85-2019的8.1、8.2、8.3的要求，其他門(mén)類(lèi)電子檔

9、案的元數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。電子檔案移交組織電子檔案移交信息包確定待移交電子檔案檔案移交單位應(yīng)按照電子檔案移交范圍和時(shí)間要求確定待移交電子檔案，并生成電子檔案移交清單（見(jiàn)附錄A）。對(duì)應(yīng)移交傳統(tǒng)載體檔案時(shí)，應(yīng)確保與移交的電子檔案相一致。編制移交說(shuō)明文件檔案移交單位應(yīng)編制說(shuō)明文件，說(shuō)明文件中存放與移交電子檔案有關(guān)的信息，包括電子檔案的移交單位、內(nèi)容描述、起止檔號(hào)、檔案數(shù)量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環(huán)境和其他有助于說(shuō)明移交電子檔案的信息。采用離線移交方式時(shí)，說(shuō)明文件中還應(yīng)包括離線移交的載體參數(shù)（如載體容量、載體類(lèi)型等）、載體編號(hào)、載體制作單位、載體檢查單位等信息。形成移交信息包檔案移交單位

10、應(yīng)對(duì)電子檔案移交清單與待移交電子檔案的一致性進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，導(dǎo)出待移交的電子檔案目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，形成電子檔案移交信息包。電子檔案移交信息包的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)可參見(jiàn)附錄B。 檢測(cè)電子檔案移交信息包檔案移交單位應(yīng)對(duì)電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可提交。電子檔案移交信息包的檢測(cè)方案可參照DA/T 70-2018的5.2執(zhí)行。 填寫(xiě)登記表檔案移交單位在提交電子檔案移交信息包之前應(yīng)填寫(xiě)電子檔案移交接收登記表（見(jiàn)附錄C）中的相關(guān)信息。 提交電子檔案移交信息包檔案移交單位宜通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)，使用相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)向檔案館提交電子檔案移交信息包。采用離線

11、移交方式時(shí)，檔案移交單位應(yīng)按規(guī)定方式將電子檔案移交信息包存儲(chǔ)在準(zhǔn)備好的離線存儲(chǔ)載體上。存儲(chǔ)電子檔案移交信息包的載體和載體盒上應(yīng)標(biāo)注可反映其內(nèi)容的標(biāo)簽，標(biāo)簽的標(biāo)注方法見(jiàn)附錄D。電子檔案接收 簽收電子檔案移交信息包檔案館接收到檔案移交單位提交的電子檔案移交信息包后，應(yīng)向檔案移交單位確認(rèn)簽收（簽收單格式可參見(jiàn)附錄E）。 檢測(cè)電子檔案移交信息包檔案館應(yīng)對(duì)簽收的電子檔案移交信息包進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)方案可參照DA/T 70-2018的5.2執(zhí)行。檢測(cè)不合格時(shí)應(yīng)將電子檔案移交信息包退回檔案移交單位。 辦理交接手續(xù)檢測(cè)通過(guò)之后，檔案館與檔案移交單位應(yīng)辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)完成電子

12、檔案移交接收登記表（見(jiàn)附錄C），由交接雙方確認(rèn)，各自留存。如具備有效的電子印章系統(tǒng)或其他形式可確保電子檔案移交接收登記表上單位電子印章的有效性，則電子檔案移交接收登記表可采用電子形式辦理和保存；否則應(yīng)以紙質(zhì)形式蓋章留存。 入庫(kù)電子檔案由檔案館對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行入庫(kù)管理，完成電子檔案移交接收工作。采用離線移交方式時(shí)，檔案館應(yīng)將接收的電子檔案離線存儲(chǔ)載體保存5年以上。附錄A （規(guī)范性附錄）電子檔案移交清單移交單位： 移交時(shí)間：序號(hào)檔號(hào)題名文件數(shù)量數(shù)據(jù)類(lèi)型保管期限備注注：移交清單采用XML文件格式或由檔案移交單位與檔案館雙方約定。附錄B（資料性附錄）電子檔案移交信息包的結(jié)構(gòu)圖B.1 電子檔案存儲(chǔ)結(jié)

13、構(gòu)（以“件”方式整理）（一）說(shuō)明文件命名為“說(shuō)明文件.TXT”，存放與移交電子檔案及其載體有關(guān)的信息，包括離線移交的載體參數(shù)（如載體容量、載體類(lèi)型等）、載體編號(hào)、載體制作單位、載體檢查單位，以及電子檔案的移交單位、內(nèi)容描述、起止檔號(hào)、檔案數(shù)量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環(huán)境和其他各種有助于說(shuō)明移交電子檔案及其載體的信息。（二）目錄文件命名為“文件目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對(duì)應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行描述。以“件”方式管理為例，目錄文件XML信息格式舉例如下(encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”): （三）全

14、宗文件夾下，按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題等層次組織文件夾，存放電子檔案及其元數(shù)據(jù)。（四）其他文件夾命名為“其他”，存放各種與相關(guān)文件，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類(lèi)編號(hào)規(guī)則、內(nèi)容數(shù)據(jù)命名規(guī)則和交接過(guò)程信息（包含移交接收過(guò)程元數(shù)據(jù)和電子檔案移交與接收登記表的掃描件或電子簽名件）等，這些文件應(yīng)采用符合長(zhǎng)期保存要求的格式。附錄C（規(guī)范性附錄）電子檔案移交接收登記表交接工作名稱(chēng)內(nèi)容描述移交電子檔案數(shù)量移交數(shù)據(jù)量載體起止順序號(hào)（或起止檔號(hào)）移交載體類(lèi)型、規(guī)格檢測(cè)內(nèi)容單位名稱(chēng)移交單位：接收單位：真實(shí)性檢測(cè)完整性檢測(cè)可用性檢測(cè)安全性檢測(cè)載體外觀檢測(cè)填表人（簽名） 年 月 日 年 月 日審核人

15、（簽名） 年 月 日 年 月 日單位（印章） 年 月 日 年 月 日填寫(xiě)說(shuō)明：1、交接工作名稱(chēng)：按移交單位或全宗號(hào)、移交檔案的年度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作。2、內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類(lèi)別、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、交接方式、過(guò)程等說(shuō)明事項(xiàng)。3、移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。4、移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。5、載體起止順序號(hào)：在線移交時(shí)，按載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)，并標(biāo)明其起止檔號(hào)。6、移交載體類(lèi)型、規(guī)格：在線移交時(shí)，填寫(xiě)“在線”。7、準(zhǔn)確性檢測(cè)：檢測(cè)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫(xiě)檢測(cè)方法。8、完整性檢測(cè)：移交的檔案及其元數(shù)據(jù)的完整性檢測(cè)。9、可用性檢測(cè)：檢測(cè)電子檔案的可讀性等。10、安全性檢測(cè)：對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測(cè)。11、載體外觀檢測(cè)：檢查載體標(biāo)識(shí)、有無(wú)劃痕、是否清潔等。附錄D（規(guī)范性附錄）電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容載體標(biāo)識(shí)：全宗號(hào)一年度一載體順序號(hào)。載體盒標(biāo)注：全宗號(hào)、年度、載體順序號(hào)、數(shù)據(jù)量、密級(jí)、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境等。1、全宗號(hào)是檔案館分配給立檔單位的編號(hào)；2、年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如2010年至2016年即標(biāo)定為2010/2016；3、載體順序號(hào)是由載體代號(hào)和順序號(hào)兩部分組成，載體代號(hào)分3類(lèi)：分別是硬盤(pán)用DK表示，