辦公自動化軟件---EXCEL的使用ppt課件

1、第三章 辦公自動化軟件3.1 Microsoft Office 2000概述3.2 字處置軟件Word 20003.3 電子表格軟件Excel 20003.4 文稿演示軟件PowerPoint 2000.3.1 Microsoft Office 2000概述辦公自動化的主要業(yè)務有：文字處置；電子郵件；數字、表格處置；電子會議；語音處置；文檔管理和資料檢索；圖形圖像處置。 .3.1 Microsoft Office 2000概述Microsoft公司推出的Office 2000是當前運用最廣泛的辦公自動化套裝軟件之一，它主要包含了：字處置軟件Word、電子表格Excel、關系數據庫Access、

2、文稿演示軟件PowerPoint、郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序Outlook 、網頁制造工具FrontPage、圖片處置軟件Photo Draw和排版軟件Publisher。.3.3 電子表格軟件Excel 2000Excel 2000窗口的根本組成啟動Excel 2000后，將出現任務簿窗口。它包含了最根本的元素：標題欄、菜單欄、工具欄、形狀欄、滾動條、任務區(qū)等。任務表是由65536256個單元格組成的表格.3.3 電子表格軟件Excel 20001任務表：在屏幕上由網格構成的表格。1Excel的一切操作都是在任務表上進展的。2每張任務表可由256列和65536行構成。3系統(tǒng)默許任務表名為she

3、et1、sheet2、位于標簽欄上，白色標簽的為當前任務表。2任務簿：是任務表的集合。1一個任務簿最多可以有255張相互獨立的任務表。2Excel 2000 中每一個文件保管一個任務簿，其文件擴展名為XLS。.3.3 電子表格軟件Excel 20003單元格：單元格是Excel運算和操作的根本單位，用來存放輸入的數據。每一個單元格都有一個固定的地址編號，由“列標+行號構成，如D8。1活動單元格：被黑框套住的單元格稱為活動單元格。2單元格區(qū)域命名：選定單元格或區(qū)域，單擊稱號框，輸入稱號并回車。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000Excel：窗口的標題欄、編輯欄1標題欄 ：顯示當前翻開的任

4、務簿的文件名。啟動時默許任務簿文件名為Book1。2編輯欄：1編輯欄左部為稱號框，顯示當前編輯的位置；當編輯公式時，提供可選擇的函數。2編輯欄右部為編輯區(qū)，它可以編輯活動單元格的內容。編輯區(qū)中寫入的內容可以用取消按鈕取消編輯、用確認按鈕確認編輯、用函數工具按鈕插入各種函數。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000窗口操作1陳列窗口：選擇“窗口菜單的“重排窗口命令。2分割窗口：單擊任務表中需求分隔窗口的某行或列或單元格，選擇“窗口菜單的“拆分命令。3凍結窗口：單擊任務表中某行或列或單元格，選擇“窗口菜單的“凍結窗格命令；或窗口被拆分后，選擇“窗口菜單的“凍結窗格命令。4縮放窗口：選擇“視圖菜

5、單的“顯示比例命令。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000在任務表中輸入數據Excel單元格中，可輸入兩種類型的數據：常量、公式。1常量(1)數字：如日期、時間、貨幣方式、百分比等等。在單元格中默許右對齊； 數值格式默以為“常規(guī)，其數字長度為11位，超出單元格目前寬度時，自動以科學記數方式表示；分數的輸入：如“1/4表日期“1月4日，“0 1/4表數值“1/4；當數據較長，目前單元格顯示不下時，那么顯示成“#，此時可拉長相應列標即可。(2字符：在單元格中默許左對齊；把數字作為字符對待，輸入時應在前面加上單引號，如：0620。3在單元格中按Alt+Enter鍵輸入硬回車。2公式公式是由一串

6、數值、單元格、函數及運算符等組成的表達式。公式以等號“=或“+或“開場。單元格顯示公式計算結果。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000修正數據 單元格、行或列及任務表的插入 去除和刪除 挪動和復制 填充 (填充等差數列或等比數列)查找與交換 .3.3 電子表格軟件Excel 20001選定任務表1選定一個任務表：單擊任務表標簽。2選定多個延續(xù)的任務表：先單擊要選定的第一個任務表標簽，然后按住Shift鍵，單擊最后一個任務表標簽。3選定多個不延續(xù)的任務表：按住Ctrl鍵，用鼠標左鍵逐個單擊要選定的任務表標簽。4選定一個任務簿文件中的全部任務表：指針在某一任務表標簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜

7、單中選擇“選定全部任務表命令項。5取消多張任務表的選定：用鼠標右鍵單擊恣意一張任務表的標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組任務表命令項。.3.3 電子表格軟件Excel 20002任務表的更名：任務表名字的長度可達31個字符。1雙擊要更名的任務表標簽上的名字。2先選中要更名的任務表，再選擇“格式菜單中“任務表菜單項下的“重命名命令項。.3.3 電子表格軟件Excel 20003任務表的復制和挪動1選定要復制的任務表，單擊同時按住Ctrl鍵，沿標簽拖至新位置，假設不按Ctrl鍵，那么為挪動。2在任務表名字上單擊鼠標右鍵，在彈出快捷菜單中選擇復制或挪動。3選擇“編輯菜單的“挪動或復制任務表命令。

8、4添加任務表：在插入新表的位置，選擇“插入菜單中的“任務表命令5刪除任務表：運用“編輯菜單的“刪除任務表命令；或在要刪除的任務表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出快捷菜單中選擇“刪除命令 .3.3 電子表格軟件Excel 2000公式是電子表格最重要的中心部分，它是對數據進展分析的等式。Excel提供了許多類型的函數。在公式中利用函數可以進展簡單或復雜的計算或數據處置。 一、公式 Excel中的公式是以等號開頭的式子，語法為：“表達式。.3.3 電子表格軟件Excel 2000二、運算符 Excel中運算符有4類：它們是算術運算符、比較運算符、文本運算符和援用運算符。1算術運算符運算符有：負號-、百分

9、數%、乘冪、乘*和除/、加+和減-。運算優(yōu)先級：高 低2文本運算符Excel的文本運算符只需一個，就是“&。3比較運算符比較運算符有：等于=、小于、小于等于=、不等于。4援用運算符.3.3 電子表格軟件Excel 2000單元格援用1相對援用當把一個含有單元格地址的公式復制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址會隨著改動，如SUMC1：C4。2絕對援用把復制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址堅持不公式變。單元格地址列標和行號前帶有“$符號，如SUM$C$1：$C$4。.3.3 電子表格軟件Excel 20003混合援用在一個單元格地址中，既有

10、絕對地址援用，又有相對地址援用。單元格地址的列標或行號中，有一個帶有“$，如SUMC$1：C$4。4援用運算符1冒號：是區(qū)域運算符，對左右兩個援用之間，包括兩個援用在內的矩形區(qū)域內一切單元格進展援用。2逗號，是結合運算符，結合操作符將多個援用合并為一個援用。.3.3 電子表格軟件Excel 20003空格是交叉運算符，它取援用區(qū)域的公共部分又稱為交。4三維援用運算符“！，利用它可以援用另一張任務表中的數據，其表示方式為：任務表名！單元格援用區(qū)域。援用不同任務簿中某任務表中的數據，其表示方式為：任務簿名任務表名！單元格援用區(qū)域。5表示某一行或幾行，可以表示成“行號:行號的方式，同樣假設要表示某一

11、列或幾列，可以表示成“列標:列標的方式。 .3.3 電子表格軟件Excel 20001求和函數SUM SUM(num1,num2,)2求平均值函數AVERAGE AVERAGE(num1,num2,)當單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時將被忽略不計3計數函數COUNT COUNT(num1,num2,)當單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時，將不會計數4求最大值函數MAX MAX(num1,num2,)5求最小值函數MIN MIN(num1,num2,)6取整函數INT 格式：INT(number)7四舍五入函數ROUND 格式：ROUND(number,num_digits).3.3 電子

12、表格軟件Excel 20008根據條件計數函數COUNTIF 格式：COUNTIF(range,criteria)9條件函數IF。 IF(logical_value,value1,value2)10邏輯求與函數AND。AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)11邏輯求或函數OR。OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)12邏輯非函數NOT 格式：NOT(logical) .3.3 電子表格軟件Excel 2000.3.3 電子表格軟件Excel 2000任務表的格式化1改動行和

13、列的寬度：1改動行寬：鼠標指針移到行標底邊框線，鼠標指針變成帶上下箭頭的十字外形，上下拖動鼠標即可.2改動列寬：鼠標指針移到列標右邊框線，指針變成帶左右箭頭的十字外形，左右拖動鼠標即可。3最適宜的行高和列寬：“格式菜單“行命令中的“最適宜行高命令和“列命令中的“最適宜列寬命令。.3.3 電子表格軟件Excel 20002設置數據格式：選擇“格式菜單下的“單元格 命令項，在“單元格格式對話框中，可設置貨幣格式、日期格式、時間格式、分數格式、數值格式及自定義格式，設置對齊方式等 3維護任務表：在缺省形狀下，一切的單元格都得處于“鎖定形狀，但必需選擇“工具菜單“維護子菜單下的“維護任務表命令項，才使

14、“鎖定起作用。.3.3 電子表格軟件Excel 20004隱藏單元格中的公式：先執(zhí)行單元格隱藏操作，然后經過“維護任務表命令來維護該任務表，否那么隱藏公式或鎖定單元格不起作用。5條件格式：選擇要設置格式的單元格區(qū)域，單擊“格式菜單的“條件格式命令項，在“條件格式對話框，設置格式。6自動套用格式：選擇單元格區(qū)域，單擊“格式菜單的“自動套用格式命令。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000圖表是任務表數據的圖形表示，用來生動、籠統(tǒng)地表示數據。1創(chuàng)建圖表1選中用于制表的數據區(qū)域。2選擇“插入菜單的“圖表命令，或單擊“常用工具欄上 的“圖表導游按鈕，選擇圖表類型；3在“圖表數據源對話框中，選擇圖表

15、的數據系列；4在“圖表選項對話框中，設置標題、坐標軸、網格線、圖例、數據標志和數據表；5在“圖表位置對話框中，選擇是建立嵌入式圖表還是任務表圖表。.3.3 電子表格軟件Excel 20002圖表編輯 1挪動圖表：單擊圖表，把鼠標指針移到圖表中，拖動鼠標，挪動圖表到新的位置。2調整圖表的大小：單擊圖表，把鼠標指針移到某個尺寸柄上，鼠標指針成雙箭頭外形；拖動鼠標，改動圖表大小。3改動圖表的類型：單擊圖表，選擇“圖表菜單的“圖表類型命令或選擇快捷菜單的“圖表類型命令或利用“圖表工具欄的“圖表類型下拉按鈕進展改動。4修正圖表中的標題：單擊圖表，選擇“圖表菜單的“圖表選項命令；或選擇已有的標題，單擊修正

16、。.3.3 電子表格軟件Excel 20005插入數據標志：單擊圖表，選擇“圖表菜單的“圖表選項命令。6刪除圖表：單擊圖表，選擇“編輯菜單的“去除命令；或按 Delete 鍵。7添加數據：方法一：選擇添加的數據，用“編輯菜單的“復制命令，或單擊“常用工具欄的“復制按鈕，選中圖表，用“編輯菜單的“粘貼命令，或單擊“常用工具欄的“粘貼按鈕。方法二：選中圖表，用“圖表菜單的“添加數據命令。8刪除數據：單擊要刪除的數據系列，再按Delete鍵。9添加文字方法一：選中圖表，單擊“繪圖工具欄中的“文本框按方法二：選中圖表，直接輸入文字，然后按Enter鍵。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000數據庫

17、管理數據庫：數據庫是把數據按照一定的聯(lián)絡構造組織起來存放在外存儲器中的數據集合。其特點是數據高度共享，數據的冗余度小，易于維護和運用。數據清單：在Excel 2000 中，把任務表中的數據做成一個類似于數據庫文件的數據清單。數據清單也按照行、列方式組織數據。每一行稱為記錄，每一列稱為字段。數據清單的第一行稱為標題行，由字段名組成。1數據清單的建立，可同任務表一樣建立。2運用記錄單編輯數據、修正數據、添加記錄、刪除記錄和查找記錄 .3.3 電子表格軟件Excel 2000記錄排序1表格整體排序單擊含數據單元格，選擇“數據菜單的“排序命令項，選擇關鍵詞、能否包含標題行，選擇排序次序、排序方法等。2

18、表格部分排序選擇單元格數據區(qū)域，選擇“數據菜單的“排序 命令項，以當前選定區(qū)域排序。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000記錄挑選1單擊任一單元格，選擇“數據菜單的“挑選選項的“自動挑選命令，每個標題右側出現下拉箭頭，選擇或輸入挑選條件。2取消某個字段的挑選條件：單擊該字段的挑選箭頭，選擇“全部即可。3取消一切的挑選條件：選擇“數據菜單的“挑選選項中再次選擇“自動挑選 命令項即可。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000分類匯總在數據清單中，對記錄按照某一字段的內容進展分類，然后對每一類做出統(tǒng)計。1建立分類匯總：先按關鍵詞進展排序，選擇“數據菜單的“分類匯總命令，選擇分類字段、匯總方式、匯總項。2吊銷分類匯總：翻開“分類匯總對話框，單擊“全部刪除命令按鈕。 .3.3 電子表格軟件Excel 2000數據透視表1創(chuàng)建數據透視表選擇數據清單中的任一單元格，選擇“