高效時間管理PPT通用PPT課件

1、高效時間管理四代時間管理理論第一代時間管理 -備忘錄型第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我第四代時間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活如果你的時間只剩下一年， 你打算做點(diǎn)什么？ （ 寫下來，你別忙著下翻）請寫出你剛才思考問題的直接感受培訓(xùn)目標(biāo) 學(xué)完本課程后，能夠達(dá)到： 1.加強(qiáng)時間管理意識, 減少時間浪費(fèi), 學(xué)會正確的時間分配并養(yǎng)成良好的 時間管理習(xí)慣；2.學(xué)會制定SMART的學(xué)習(xí)目標(biāo)和目標(biāo)分 解的方法； 3.掌握日常學(xué)習(xí)生活中的時間管理方法。一、 時間管理的概念和誤區(qū)1、什么是時間？ 時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種

2、特殊的資源。2、什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 時間的四項(xiàng)獨(dú)特性（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項(xiàng)活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力

3、挽回。 1、我們的問題在哪里時間的浪費(fèi)某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）睡 眠 8.05小時用 餐 1.31小時瑣 事 0.55小時工 作 7.34小時交 際 0.39小時 休 息 0.45小時娛 樂 0.31小時上下班交通 0.73小時讀書報(bào)雜志 0.42小時處理家務(wù)事 0.26小時興趣的工作 0.37小時音樂或電視 2.51小時 與朋友聊天 1.11小時日本學(xué)者關(guān)于時間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每7-8分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，

4、每天就是2.5小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。 “時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下： *尋求學(xué)業(yè)與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息時代）*競爭的壓力 *企業(yè)對人才的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費(fèi)的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。 所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費(fèi)的各種因素。 誤區(qū)之一：學(xué)習(xí)、工作缺乏計(jì)劃 盡管計(jì)劃的擬定能給我們

5、帶來諸多的好處，但我們有的學(xué)員從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強(qiáng)調(diào)“知易行難”而認(rèn)為沒有必要在行動之 前多做思考； 2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 3、不了解做計(jì)劃的好處； 4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失 信任； 5、不知如何做計(jì)劃。 原因剖析：1、有些事情是易行而難料的僥幸心理： “做了再說”或“船到橋頭自然直！”試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 2、不做計(jì)劃被動的地位：消極地應(yīng)付眼前事結(jié)論：做計(jì)劃是有意識地支配工作，處于主動地位、并提高工作效率。 3、計(jì)

6、劃與事實(shí)難趨一致走進(jìn)死胡同：不能審時度勢、不能隨機(jī)應(yīng)變方法：適應(yīng)客觀環(huán)境發(fā)生變動，做出必要的修正，尋找最佳途徑。缺乏計(jì)劃將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 ；2、沒有進(jìn)行學(xué)習(xí)、工作歸類的習(xí)慣；3、缺乏做事輕重緩急的順序 ；4、沒有時間分配的原則 。If you fail to plan, you plan to fail.如果你不做計(jì)劃， 你就是在計(jì)劃失??！誤區(qū)之二：時間控制不夠 1、習(xí)慣拖延時間；2、不擅處理不速之客的打擾； 3、不擅處理無端電話的打擾；4、不擅利用“零碎”時間。誤區(qū)三：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的

7、。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運(yùn)。誤區(qū)四：進(jìn)取意識不強(qiáng) “人最大的敵人就是自己”。 有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對學(xué)習(xí)和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 1、個人的消極態(tài)度 2、做事拖拉，找借口不做事 3、唏噓不已，做白日夢 4、學(xué)習(xí)中閑聊 影響時間有效管理的誤區(qū)？二、時間管理的基本原則 SMART原則： 1. 具體的（Specific） 2. 可衡量的（Measurable） 3. 可達(dá)到的（Attainable） 4

8、. 相關(guān)的（Relevant） 5. 基于時間的（Time-based） 80/20法則 80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要關(guān)于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。 80/20原則80%有效時間20%次要時間80%的瑣事20%的要事來自花去常見事例：80%的銷售額是源自20%的顧客。80%的看報(bào)時間都花在20%的版面上。80%的電話都是來自20%的發(fā)話人。80%的教師輔導(dǎo)時間被20%的學(xué)生所占用 四象限法則我們每天所做的事情，可

9、以分類歸入四個象限： 1、重要并且緊急：它們是危機(jī)任務(wù) 2、重要但不緊急：它們是新的機(jī)遇 3、緊急但不重要：它們是日常事務(wù) 4、不緊急不重要：它們是雜亂瑣事 時間矩陣圖時間矩陣圖虛假的必要的危機(jī)有限期的任務(wù)項(xiàng)目計(jì)劃準(zhǔn)備建立關(guān)系真正的創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)的干擾一些活動一些會議浪費(fèi)的逃避的活動4 D 原 則DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做授權(quán)不做立即做普通人的時間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%15%50-60%鵝卵石的故事成功人士的時間安排20-25%65-80%15%1%20-25%60%-80%10%-15%-1%更高效的時間安排值2.

10、5萬美元的時間管理秘訣 伯利恒鋼鐵公司領(lǐng)導(dǎo)者查理斯舒瓦普曾會見效率專家艾維利。會見時，艾維利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他的公司業(yè)績提高至少50%。 艾維利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個實(shí)驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認(rèn)為值多少就給我多少?！?整個會見歷時不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點(diǎn)看，那是他一生中最有價(jià)值的一課。后來有人說，五年之后，這個當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠，而其中，艾維利提出的方法功不可沒。這個方法還為舒瓦

11、普賺得一億美元。 艾維利法則寫下你明天要做的6件最重要的事；用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)；每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。PDCA循環(huán)法則Plan(計(jì)劃） 制定目標(biāo)和計(jì)劃Do（執(zhí)行） 開始行動，實(shí)施計(jì)劃Check（檢查） 對行動的結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)Action（調(diào)整） 糾正錯誤，調(diào)整方向（再進(jìn)入下一個PDCA循環(huán)） 每日學(xué)習(xí)計(jì)劃分配原則早上6:3011:00中午 13:0015:00下午16:0020:00晚上21:0023:00活力充沛, 沖勁與勇氣兼具、努力做事思考遲頓, 適合散心, 放松、與朋友交流冷靜、自我溝通、計(jì)劃人文

12、, 個人世界、挖掘創(chuàng)意1.適當(dāng)鍛煉身體2.復(fù)習(xí)專業(yè)知識3.上好專業(yè)課4.做專業(yè)測試1.面對面答疑2.適當(dāng)走動3.與周圍朋友交流4.電話、Email1.思考問題2.寫計(jì)劃/ 進(jìn)度 (1H)3.評估進(jìn)行中專案4.自我檢討、分析1.讀書2.寫日記3.暢想人生4.思考可以做的事情一日之計(jì)在于昨天睡覺前 每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就感的； 每天睡覺前把今天應(yīng)完成未完成的事, 或者是明天做的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來, 這是明天的計(jì)劃； 隨身準(zhǔn)備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 你將是最有創(chuàng)意最有行動力的人。時間管理的 基本原則是什么？提高你的時間管理技能做個時間管理的

13、高手學(xué)會從例行事務(wù)中解脫出來有效地計(jì)劃與安排自己的時間找到節(jié)約時間的措施學(xué)會積零成整應(yīng)付意外事件分身有術(shù)三、時間管理的方法和技巧2、應(yīng)該記住4條實(shí)用方法關(guān)鍵在于準(zhǔn)備購買工具書/增加知識儲備/提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用文件、物品放好養(yǎng)成存放思想檔案和做記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。1、生理節(jié)奏法注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價(jià)值的事；注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時。2、杜拉克時間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時間開始。記錄時間：分析時間浪費(fèi)在什么地方。分析時間：減少用于非生產(chǎn)性需求的時間。管理時間：在整段時問內(nèi)工作效率大于在分散時間內(nèi)的 工作效率之和，盡量利用大段時間進(jìn)行工作。 以原則為重心，配合個人對使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)；管理四步驟：確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色； 選擇目標(biāo)：分別為每個角色確定未來一周要達(dá)成的目標(biāo)； 安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時間； 逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。 3、柯維時間管理法“我要得到什么樣的結(jié)果？”“