XX企業(yè)檔案管理辦法(1)

1、檔案管理方法一、 檔案管理流程設(shè)計(jì)目的1目的2目的3目的4規(guī)范檔案管理工作，統(tǒng)一檔案的管理與運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，分清權(quán)責(zé)，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)規(guī)范檔案的分類、傳遞等工作，可續(xù)歸檔保管檔案，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高企業(yè)管理水平和管理效率（一） 流程設(shè)計(jì)目的檔案管理流程設(shè)計(jì)目的盡量削減檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場(chǎng)所，節(jié)約資源，提高檔案的保密系數(shù)和平安性，同時(shí)降低管理成本圖8-1 檔案管理流程設(shè)計(jì)目的說明檔案歸檔與維護(hù)流程（二） 流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案管理流程結(jié)構(gòu)檔案日常管理流程聲像檔案管理流程檔案保密管理流程檔案銷毀管理流程檔案借閱與歸還流程圖8-2 檔案管理流程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖

2、二、 檔案日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案日常管理流程圖（二） 檔案日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案鑒定與分類登記1（1）在相關(guān)部門的協(xié)作下收集檔案（2）將新收集的檔案盒已有檔案進(jìn)行分類整理企業(yè)檔案收集規(guī)定檔案管理制度檔案鑒定表2（1）對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，整理出有價(jià)值的檔案，并擬定保管期限（2）編制檔案鑒定表，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批3（1）確認(rèn)檔案鑒定的各項(xiàng)手續(xù)齊全，且已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）依據(jù)審批結(jié)果對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編號(hào)登記檔案保管維護(hù)4（1）將登記表及齊全文件的修訂稿、正本和材料歸檔保管（2）檔案歸檔保管流程可參照“檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”檔案登記表檔案檢索工具檔案管理制度

3、檔案更新記錄表5查詢、借閱流程參照“檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)6（1）收集相關(guān)材料，不斷對(duì)檔案進(jìn)行更新、完善（2）整理出沒有價(jià)值和已損壞的檔案，并進(jìn)行相應(yīng)處理檔案銷毀與記錄存檔7檔案銷毀流程參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)“檔案銷毀記錄表檔案更新記錄表檔案管理制度8（1）將檔案更新、銷毀記錄表進(jìn)行存檔保存（2）對(duì)檔案重新進(jìn)行存檔保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案收集、整理收集全面性，收集的檔案文件完整、全面收集、整理剛好性，剛好收集和整理檔案文件，無拖延狀況2檔案鑒定鑒定精確度，對(duì)檔案價(jià)值和保存期限的鑒定看法與領(lǐng)導(dǎo)審批的鑒定結(jié)果基本一樣3檔案分類整理、登

4、記分類整理精確率，目標(biāo)值為100%登記剛好率，目標(biāo)值為100%6檔案更新、完善更新延誤次數(shù)，目標(biāo)值為0次更新、完善次數(shù)，目標(biāo)值為_次以上三、 檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案歸檔、維護(hù)流程圖（二） 檔案歸檔、維護(hù)工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具申請(qǐng)歸檔1依據(jù)檔案鑒定表與檔案登記表填寫檔案歸檔申請(qǐng)表，并提交行政部長審批檔案鑒定表檔案登記表檔案歸檔申請(qǐng)表檔案裝訂2（1）將所整理的文件進(jìn)行組合固定，依據(jù)厚薄度采納卷繩或訂書器裝訂（2）裝訂時(shí)首先應(yīng)依據(jù)文件排版確定裝訂線。處理未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件時(shí)，應(yīng)在裝訂的位置加肯定寬度的紙邊；處理大小不一、長短不齊的文件時(shí)，應(yīng)實(shí)行折疊的方

5、法使其規(guī)格統(tǒng)一檔案管理制度檔案編號(hào)歸檔3在各職能部門的協(xié)作下，將裝訂好的檔案按文件性質(zhì)分類檔案管理制度檔案書目4分類后，按肯定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)分類方案的最低一級(jí)類目進(jìn)行排序5（1）排列依次后，按分類方案和排列依次對(duì)檔案逐件編號(hào)（2）在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫文件名稱、類別、編號(hào)等內(nèi)容6編號(hào)后，按文件性質(zhì)和內(nèi)容編制檔案書目，以便查閱和統(tǒng)計(jì)檔案裝盒7（1）確定各檔案已全部分類編號(hào)且編制了檔案書目（2）將整理好的檔案按編號(hào)依次裝入檔案盒，在檔案盒封面標(biāo)明全宗名稱（3）依據(jù)檔案盒擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止編號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)（4）檔案盒內(nèi)附上案卷備考表（置于盒

6、內(nèi)文件之后），其項(xiàng)目包括盒內(nèi)檔案狀況說明、整理人、檢查人和歸檔日期等（5）盒內(nèi)檔案狀況說明主要記錄檔案的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況檔案盒檔案盒標(biāo)簽檔案管理制度案卷備考表檔案維護(hù)8（1）將歸檔、審查完畢的歸檔盒依據(jù)檔案編號(hào)、檔案材質(zhì)及保存方法放至相應(yīng)的檔案室（2）定期對(duì)檔案與檔案盒進(jìn)行除塵、維護(hù)（3）對(duì)破損的檔案應(yīng)剛好進(jìn)行必要的修理、托襯、裱糊，確保檔案完整、復(fù)原原貌檔案管理制度檔案室管理制度（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案歸檔申請(qǐng)檔案歸檔申請(qǐng)剛好性，檔案歸檔申請(qǐng)剛好，無延誤狀況檔案歸檔申請(qǐng)表填寫精確性，填寫精確、無錯(cuò)誤2檔案裝訂檔案裝訂規(guī)范性，檔案裝

7、訂工作按檔案管理制度中的檔案裝訂方法執(zhí)行裝訂整齊性，檔案裝訂整齊，無大小或長短不一等裝訂狀況3檔案分類檔案分類合理性，檔案分類合理，便于查找檔案分類出錯(cuò)次數(shù)，目標(biāo)值為0次5檔案編號(hào)檔案編號(hào)正確性，檔案編號(hào)正確，無重復(fù)或錯(cuò)漏編號(hào)等狀況7檔案裝盒檔案裝盒精確率，目標(biāo)值為100%檔案盒各項(xiàng)標(biāo)簽填寫的清晰、精確度，檔案盒各項(xiàng)標(biāo)簽填寫清晰、內(nèi)容精確8檔案保存維護(hù)檔案保存維護(hù)剛好率，目標(biāo)值為100%檔案保存整齊性，檔案整齊、干凈，無灰塵覆蓋檔案破損率，目標(biāo)值為0四、 檔案借閱、歸還流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案借閱、歸還流程圖（二） 檔案借閱、歸還工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案借閱1（1）行政部長審

8、核經(jīng)行政人員審查的檔案借閱申請(qǐng)表（2）行政部長審批權(quán)限內(nèi)的申請(qǐng)表，并將權(quán)限外的申請(qǐng)表（如借閱機(jī)密檔案的申請(qǐng)表）交執(zhí)行長審批檔案借閱申請(qǐng)表企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度檔案調(diào)出登記表檔案借閱登記表檔案管理制度2（1）行政人員確認(rèn)檔案借閱申請(qǐng)表已經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（2）取出相應(yīng)的借閱檔案，在檔案調(diào)出登記表中登記檔案的名稱、類別、編號(hào)、取出日期等信息3（1）通知借閱人領(lǐng)取借閱檔案（2）在檔案借閱登記表上登記借閱檔案的名稱、類別、編號(hào)、借閱人、借閱日期、應(yīng)歸還日期、審批人、經(jīng)辦人等信息檔案續(xù)借4（1）審查續(xù)借檔案與續(xù)借緣由（2）將相關(guān)續(xù)借檔案的名稱、類別、編號(hào)、續(xù)借緣由、續(xù)借時(shí)間等信息填寫至檔案續(xù)借申請(qǐng)表，提交上級(jí)

9、領(lǐng)導(dǎo)審批檔案續(xù)借申請(qǐng)表檔案續(xù)借登記表企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度檔案管理制度5（1）確認(rèn)續(xù)借手續(xù)已齊全（2）在檔案續(xù)借登記表中寫明續(xù)借檔案的名稱、類別、編號(hào)、續(xù)借人、審批人、續(xù)借日期、續(xù)借時(shí)間經(jīng)辦人等狀況檔案歸還6（1）依據(jù)檔案借閱登記表確認(rèn)各檔案應(yīng)歸還日期及其借閱人等（2）對(duì)于即將到期歸還的檔案，應(yīng)通知檔案借閱人按時(shí)歸還檔案借閱登記表檔案續(xù)借登記表檔案破損處理表檔案管理制度7檢查歸還檔案是否完整。對(duì)于有破損或缺失的檔案，應(yīng)將相關(guān)狀況登記后反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理8依據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的處理方式，對(duì)相應(yīng)的檔案及借閱人進(jìn)行處理9（1）將歸還或修復(fù)的檔案歸檔至相應(yīng)的檔案盒與檔案室（2）將檔案借閱登記表、檔案

10、續(xù)借登記表、檔案破損處理表永久保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案取出、登記檔案取出剛好性，檔案借閱申請(qǐng)審批完成后剛好取出檔案調(diào)出登記表填寫完整性，填寫內(nèi)容完整、精確3借閱手續(xù)辦理借閱手續(xù)辦理剛好率，目標(biāo)值為100%借閱手續(xù)完整性，借閱手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整5續(xù)借手續(xù)辦理續(xù)借手續(xù)辦理剛好率，目標(biāo)值為100%續(xù)借手續(xù)辦理完整性，續(xù)借手續(xù)齊全，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記內(nèi)容完整7歸還檔案檢查、登記歸還檔案檢查剛好性，剛好檢查歸還檔案的破損狀況歸還檔案登記精確率，目標(biāo)值為100%8破損檔案處理破損檔案處理剛好率，目標(biāo)值為100%破損檔案處理規(guī)范性，處理工

11、作依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及檔案管理制度中的檔案破損處理方法進(jìn)行9檔案與記錄歸檔歸檔剛好率，目標(biāo)值為100%記錄保存完整性，各項(xiàng)登記記錄保存完整、無缺失狀況五、 檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案銷毀管理流程圖（二） 檔案銷毀管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案銷毀分析1（1）定期依據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、密級(jí)、利用價(jià)值等，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定（2）對(duì)鑒定為無保存價(jià)值的檔案編制檔案銷毀分析報(bào)告檔案銷毀分析報(bào)告檔案管理制度檔案銷毀審批2清點(diǎn)、核對(duì)篩選出檔案的內(nèi)容、價(jià)值，確保篩選出的需銷毀檔案為無保存價(jià)值檔案檔案銷毀清單檔案銷毀手冊(cè)檔案銷毀分析報(bào)告企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)審批制度檔案管理制度3（1）依據(jù)清

12、點(diǎn)、核對(duì)無誤的需銷毀檔案列出檔案銷毀清單（2）依據(jù)需銷毀檔案的內(nèi)容、密級(jí)，編制檔案銷毀手冊(cè)，內(nèi)容包括檔案的名稱、編號(hào)、類別、形成時(shí)間，銷毀緣由，銷毀方式等（3）將檔案銷毀手冊(cè)與檔案銷毀分析報(bào)告提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批檔案銷毀4（1）確認(rèn)需銷毀檔案已通過審核（2）在需銷毀檔案的檔案書目、檔案總登記簿和檔案書目登記簿上注銷相關(guān)檔案檔案書目檔案總登記簿檔案書目登記簿檔案銷毀記錄表檔案管理制度5（1）在行政部長的監(jiān)督下，由兩名或兩名以上的行政人員依據(jù)銷毀處理方式對(duì)需銷毀檔案進(jìn)行銷毀處理（2）銷毀處理方式有焚燒、碎片和化漿等6（1）確認(rèn)需銷毀檔案已銷毀（2）在檔案銷毀記錄表上登記銷毀檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人及監(jiān)

13、督人等信息，并簽字歸檔（3）長期保存檔案銷毀記錄表（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值1檔案價(jià)值定期檢定檔案價(jià)值鑒定剛好率，目標(biāo)值為100%檔案價(jià)值鑒定合理性，對(duì)檔案價(jià)值鑒定合理，無將有保存價(jià)值檔案鑒定為無保存價(jià)值、需銷毀檔案的狀況3檔案銷毀清單、手冊(cè)編制檔案銷毀清單編制正確率，編制的清單內(nèi)容正確無誤檔案銷毀手冊(cè)編制合理性，手冊(cè)內(nèi)容合理，銷毀方式和檔案性質(zhì)相相宜4檔案注銷注銷剛好率，目標(biāo)值為100%注銷精確率，目標(biāo)值為100%5檔案銷毀檔案銷毀按時(shí)完成率，目標(biāo)值為100%檔案銷毀規(guī)范性，檔案銷毀工作按檔案管理制度中的檔案銷毀管理規(guī)定執(zhí)行6檔案銷毀記錄、歸檔檔案銷毀記錄

14、歸檔剛好性，將檔案銷毀記錄剛好歸檔，無逾期未記錄或未歸檔等狀況記錄保存完整性，檔案銷毀記錄長期保存，記錄無丟失六、 檔案保密管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 檔案保密管理流程圖（二） 檔案保密管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工具檔案保密管理制度建設(shè)1（1）收集、參考優(yōu)秀企業(yè)或同行業(yè)企業(yè)的檔案管理制度（2）擬定適合本企業(yè)的檔案保密管理制度，交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批檔案管理制度檔案保密管理制度密級(jí)確定2（1）依據(jù)檔案保密管理制度和檔案詳細(xì)內(nèi)容，在相關(guān)部門協(xié)作下劃分檔案密級(jí)（2）編制檔案密級(jí)建議書，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批檔案密級(jí)建議書檔案密級(jí)明細(xì)表檔案管理制度3（1）將檔案按密級(jí)凹凸排序，編制檔案密級(jí)明細(xì)表（2）檔案密

15、級(jí)明細(xì)表內(nèi)容包括檔案的名稱、類別、編號(hào)、密級(jí)等4（1）將檔案按類別、編號(hào)及密級(jí)分別歸檔保存至相應(yīng)的檔案室（2）將檔案密級(jí)明細(xì)表存放至指定的平安文件柜保密處理5（1）定期組織人員對(duì)檔案平安進(jìn)行評(píng)估，剛好發(fā)覺漏洞和錯(cuò)誤（2）將平安評(píng)估報(bào)告提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)處理方式平安評(píng)估報(bào)告泄密事故處理報(bào)告檔案保密管理制度6（1）出現(xiàn)泄密事故時(shí)，應(yīng)剛好依據(jù)檔案保密管理制度進(jìn)行緊急處理（2）調(diào)查緣由、總結(jié)閱歷，避開類似事故再次發(fā)生密集調(diào)整7對(duì)檔案進(jìn)行定期審查、整理，審查、整理范圍包括已泄密和未泄密的全部檔案檔案管理制度企業(yè)內(nèi)部審批制度8（1）確定已泄密和未泄密檔案的處理方法（2）需解密、降級(jí)的檔案須提交主管領(lǐng)導(dǎo)

16、審批，重新進(jìn)入密集確定程序；無需處理的檔案，則歸檔保存（三） 流程關(guān)鍵事項(xiàng)與考核說明所屬節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng)考核指標(biāo)與目標(biāo)值2檔案密級(jí)劃分檔案密級(jí)劃分合理性，檔案密級(jí)劃分合理，所供應(yīng)密級(jí)劃分建議與領(lǐng)導(dǎo)審批看法的差錯(cuò)率為04檔案歸檔保存歸檔剛好率，目標(biāo)值為100%保存完整性，保存的檔案整齊、完整5定期平安評(píng)估平安評(píng)估剛好性，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)剛好進(jìn)行平安評(píng)估平安評(píng)估精確性，平安評(píng)估精確，能剛好發(fā)覺漏洞和問題6泄密事故處理處理剛好率，目標(biāo)值為100%處理 有效性，泄露事故處理有效，能將不利影響降至最低七、 聲像檔案管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一） 聲像檔案管理流程圖（二） 聲像檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工

17、具聲像檔案收集整理1（1）在聲像資料形成1個(gè)月內(nèi)收集反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問題的聲像資料，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和聞名人物參與的與本企業(yè)有關(guān)的重大活動(dòng)聲像資料，本企業(yè)有關(guān)人員組織或參與的重要會(huì)議及活動(dòng)的聲像資料，其他單位與本企業(yè)形成的重要聲像資料（2）隨時(shí)收集具有保存價(jià)值的聲像資料（3）隨時(shí)征集重要的聲像資料檔案管理制度聲像檔案管理規(guī)定聲像資料統(tǒng)計(jì)表聲像資料保管期限建議書2（1）整理、分類、組合、排列收集/征集的聲像資料（2）將照片資料按年頭分類，同屬一類的按時(shí)間依次編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)、底片在案卷內(nèi)的流水號(hào)；音像資料按年度分類，按內(nèi)容編號(hào)，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)收為一個(gè)案卷，編同一案卷號(hào)，

18、然后每盤再依次編排序號(hào)（3）編制聲像資料統(tǒng)計(jì)表與聲像資料保管期限建議書，交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批聲像檔案歸檔保管3編寫文字說明，精確記錄聲像資料的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等信息聲像檔案文字說明聲像檔案書目檔案管理制度聲像檔案管理規(guī)定4（1）依據(jù)聲像資料的分類及編號(hào)編制聲像資料書目，以便查找（2）聲像檔案書目的內(nèi)容包括聲像資料的名稱、類別、編號(hào)、時(shí)間、作者（攝制者）等5聲像檔案歸檔流程可參照“檔案歸檔、維護(hù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”6（1）剛好處理污損的聲像檔案，進(jìn)行必要的技術(shù)處理（2）依據(jù)各項(xiàng)聲像檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)保存（3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出。清洗、消磁、涂改和銷毀聲像檔案必需經(jīng)過審批（4）聲像檔案的銷毀、保密流程可分別參照“檔案銷毀管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”和“檔案保密管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”聲像檔案開發(fā)利用7（1）建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批程序，