秘書事務(wù)管理 事務(wù)12 辦公室布局和辦公室布置

1、事務(wù)12 辦公室布局和辦公室布置學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)內(nèi)容課后練習(xí)學(xué)習(xí)內(nèi)容一、合理進(jìn)行辦公室布局的作用二、辦公室布局的種類及其特點(diǎn)三、設(shè)計辦公室布局的工作程序四、設(shè)計辦公室布局的本卷須知五、辦公室布置的原那么和要求六、辦公室布置的工作程序一、合理進(jìn)行辦公室布局的作用一有利于形成有效率的工作流程二有利于員工的工作分配三有利于工作順利完成一有利于形成有效率的工作流程合理的辦公室布局，可以使一項協(xié)同性工作任務(wù)的完成在一個最小的空間范圍內(nèi)實現(xiàn)，簡化工作流程，提高工作效率。二有利于員工的工作分配合理的辦公室布局，可以使需要相互配合的崗位之間在空間上得以相鄰，從而實現(xiàn)工作中的配合默契與協(xié)作攻關(guān)。三有利于工作順利完成

2、合理的辦公室布局，可以使具有內(nèi)在聯(lián)系的工作崗位之間實現(xiàn)最大程度的互相協(xié)作，有利于復(fù)雜工作任務(wù)的順利完成。二、辦公室布局的種類及其特點(diǎn)一開放式辦公室二封閉式辦公室一開放式辦公室1.開放式辦公室的概念2.開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)3.開放式辦公室的缺點(diǎn)1.開放式辦公室的概念開放式辦公室是指在一個大的辦公空間內(nèi)，設(shè)置多個工作位置，每一個工作位置通常包括辦公桌椅、櫥柜、 、計算機(jī)等。工作位置之間一般會用屏風(fēng)或者板材隔開，以吸收噪音和區(qū)分不同的工作組。2.開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)1靈活多變。每一個工作位置都可以隨著工作需要而移動位置或者改變配置；2節(jié)省費(fèi)用。相對所需的面積和建筑材料較少，單位空間費(fèi)用較少；3易于溝通、

3、交流和監(jiān)督；4便于集中化效勞和共享辦公設(shè)備。如飲水機(jī)、打印機(jī)、 機(jī)、復(fù)印機(jī)等都可共享。3.開放式辦公室的缺點(diǎn)1保密性差。同處一個透明空間，相互之間毫無隱私和秘密可言，不適合需要保密的機(jī)要、財務(wù)等部門。2干擾因素多。 鈴聲、人員走動聲、敲擊鍵盤聲3沒有私人空間。每個員工的一舉一動都置于其他人的監(jiān)督之下。4.平安每天下班前，要認(rèn)真檢查一下電腦、電燈、空調(diào)等是否關(guān)閉，抽屜、柜門等是否上好鎖。二封閉式辦公室1.封閉式辦公室的概念2.封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)3.封閉式辦公室的缺點(diǎn)1.封閉式辦公室的概念封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分割而成的假設(shè)干個相對獨(dú)立的辦公室，每個辦公室之間互不干擾，相安無事。2.封閉式

4、辦公室的優(yōu)點(diǎn)1平安保密性好。面積小，人員少，獨(dú)立門窗，隨時鎖閉。2干擾因素少。相互獨(dú)立，互不干擾，容易集中注意力。3保護(hù)隱私。室內(nèi)人員相對較少且相對固定，有利保護(hù)隱私。3.封閉式辦公室的缺點(diǎn)1費(fèi)用高。占用空間多，裝修材料多。2難于監(jiān)督。相互獨(dú)立，難以了解別人的工作狀態(tài)。3不便交流。相互隔離，不利于協(xié)作精神的培養(yǎng)。三、設(shè)計辦公室布局的工作程序一分析需求二設(shè)計辦公室布局平面圖三選擇辦公家具和設(shè)備四設(shè)計裝飾和美化效果五設(shè)計采光、控溫和通風(fēng)設(shè)施一分析需求分析不同部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)對辦公條件的要求，包括所需空間的大小、人員流動的頻率、環(huán)境噪音要求、需要設(shè)備及家具量的多少等。二設(shè)計辦公室布局平面圖指定專人或委

5、托他人設(shè)計辦公室布局平面圖，并征詢各使用部門的意見，根據(jù)意見修改設(shè)計，完善辦公室的功能。三選擇辦公家具和設(shè)備辦公室中使用的所有家具應(yīng)符合健康要求和平安標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)辦公室通常提供給每一個工作人員以下的辦公家具和設(shè)備：1.辦公桌：工作的空間2.辦公椅：用于支撐工作時的身體3.櫥柜：用于存儲文件、辦公用品等4.辦公設(shè)備：完成工作任務(wù)的必要手段四設(shè)計裝飾和美化效果辦公室的裝飾和美化應(yīng)滿足以下要求：1.營造良好印象。能夠給來訪者和客戶一個良好的企業(yè)印象，如懸掛企業(yè)形象標(biāo)志、產(chǎn)品模型、經(jīng)營理念和開展目標(biāo)掛圖等。2.給人平安感。能夠給工作人員以平安感，如質(zhì)地良好的防盜門和護(hù)窗網(wǎng)，牢固的座椅和櫥柜。3.給人愉

6、悅感。能夠讓工作人員感到愉快，如特定的顏色、綠色的植物、精美的圖片等。五設(shè)計采光、控溫與通風(fēng)設(shè)施1.采光設(shè)施：采光效果良好的窗戶、用來調(diào)節(jié)光照強(qiáng)度的百葉窗和人工照明設(shè)施等。2.控溫設(shè)施：封閉良好的門窗以及性能優(yōu)良的空調(diào)設(shè)備。3.通風(fēng)設(shè)施：可隨意翻開的門窗和機(jī)械通風(fēng)設(shè)備。四、設(shè)計辦公室布局的本卷須知設(shè)計辦公室布局的時候，需要考慮以下因素：一職工人數(shù)二業(yè)務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容三部門間的工作聯(lián)系四工作需要一職工人數(shù)職工人數(shù)少，可采用封閉式辦公室布局；職工人數(shù)多，可采用開放式辦公室布局。二業(yè)務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容一般商貿(mào)類企業(yè)的接待區(qū)一般安排在離大門較近的區(qū)域，總經(jīng)理辦公室一般安排在離大門較遠(yuǎn)的區(qū)域。生產(chǎn)類工業(yè)企業(yè)的辦公

7、區(qū)一般安排在離大門較近的區(qū)域，車間那么一般安排在離大門較遠(yuǎn)的區(qū)域。零售類商業(yè)企業(yè)的辦公區(qū)一般安排在離大門較遠(yuǎn)的區(qū)域，而把商品陳列區(qū)安排在離大門較近的區(qū)域。三部門間的工作聯(lián)系工作聯(lián)系較多的部門要安排在鄰近的位置，以確?？茖W(xué)有效地實施工作流程，減少或防止不必要的重復(fù)與浪費(fèi)。四工作需要辦公室的布局方式應(yīng)符合工作的需要，如需要強(qiáng)化交流，就選擇開放式辦公室，如需要強(qiáng)化保密，就選擇封閉式辦公室。五、辦公室布置的原那么和要求一辦公室布置的三大原那么 1.利于溝通 2.便于監(jiān)督 3.協(xié)調(diào)舒適二辦公室布置的具體要求1.利于溝通辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效地流轉(zhuǎn)，系

8、統(tǒng)內(nèi)各因子、各環(huán)節(jié)才能協(xié)調(diào)地運(yùn)行。2.便于監(jiān)督辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別是有利于員工的自我監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督。自我監(jiān)督就是進(jìn)行自我約束和控制，自覺遵守公司的規(guī)章制度等。內(nèi)部監(jiān)督就是工作人員之間相互約束和控制。3.協(xié)調(diào)舒適協(xié)調(diào)，主要是指辦公室的布置和辦公人員之間配合得當(dāng)；舒適，主要是指人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感。協(xié)調(diào)是舒適的前提，只有協(xié)調(diào)，才會有舒適。二辦公室布置的具體要求1.桌椅櫥柜整齊劃一2.設(shè)備安裝便捷高效3.方便工作有利健康4.預(yù)留彈性便于擴(kuò)容1.桌椅櫥柜整齊劃一應(yīng)選用樣式、規(guī)格、風(fēng)格一致的桌椅櫥柜，以增進(jìn)美觀，營造協(xié)調(diào)的環(huán)境，并增強(qiáng)職員的相互平等感。2.設(shè)

9、備安裝便捷高效常用的辦公設(shè)備應(yīng)安裝在使用者近處。特別是 ，最好是5空間范圍一部，并安裝在使用者左手邊方便拿到的位置。電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備宜集中安裝在同一個區(qū)域，以方便電源接線和管理。3.方便工作有利健康辦公桌應(yīng)按照直線對稱的原那么和工作流程的順序的排列，以防止任務(wù)處理中的逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應(yīng)朝向同一個方向辦公，以免相互干擾和閑談。主管的辦公桌應(yīng)位于員工座位的前方，以便監(jiān)督掌控工作場面。自然光應(yīng)來源于桌子的左上方或斜后上方，同時，防止讓員工面對窗戶、靠近熱源或堵住通風(fēng)口。4.預(yù)留彈性便于擴(kuò)容應(yīng)預(yù)留充足的辦公空間和電源、 、網(wǎng)絡(luò)負(fù)荷，以應(yīng)對公司規(guī)模擴(kuò)大時增加辦公位置和設(shè)備。六、辦公室布置的工作程序一考察分析工作要求二合理分配工作空間三精心選配辦公家具四繪制座位分布圖五合理安放辦公設(shè)備一考察分析工作要求對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。二合理分配工作空間列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來，按工作人員數(shù)量及其辦公所需的空間來設(shè)定其工作空間的大小。通常辦公空