[2022年秋期]國開電大專科《辦公室管理》十年期末考試設(shè)計題庫(分學(xué)期版)

1、2021年秋期國開電大專科辦公室管理十年期末考試計題庫（分學(xué)期版）說明：更新至2021年7月試題。2021年7月試題及答案13 .給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（5）賜教（1）長期未見說（）（3）求人辦事說（）（5）求人指點說（）（7）看望別人說（）（9）希望照顧說（） 答：（1）久違 （2）請教（2）請人解答說（）（4）請改文章說（）（6）身體不適說（）（8）請人接受說（） （10）贊人見解說（）（3）拜托 （4）斧正2016年7月試題及答案（3）久違 （4）請教 （11）關(guān)照（12）高見（5）拜托 （6）斧正 （7）恭喜 （8）欠安 （13）奉還（14）恭候（15）斟酌（7）向人祝賀說（）（1

2、0）請人接受說（）（13）歸還物品說（）答：（1）貴姓（2）久仰（9）拜訪（10）笑納（8）身體不適說（）（11）希望照顧說（14）等候別人說（9）看望別入說（）（12）贊人見解說（） （15）需要考慮說（）2018年7月試題及答案13.設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。答：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼 開業(yè)告示）一要做好來賓邀請工作一發(fā)放請柬一現(xiàn)場的布置一準(zhǔn)備開幕詞、致答詞一要做好接待服務(wù)工 作一要做好禮品饋贈工作一擬定典禮程序一做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。2018年1月試題及答案13. X市政府辦公室的李助理，在接

3、受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室, 在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李助理趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他 有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可 回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交 辦的事項。（3）李助

4、理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶 把實際參與查找人員的名字講一下。2017年6月試題及答案13 .給下面的情境設(shè)計禮貌用語。（2）仰慕已久說（久仰）（5）求人辦事說（拜托）（8）身體不適說（欠安） （11）希望照顧說（關(guān)照） （14）請人赴約說（賞光）（3）長期未見說（久違）（6）請改文章說（斧正）（9）看望別人說（拜訪） （12）贊人見解說（高見） （15）需要考慮說（斟酌）（1）問人姓氏說（貴姓）（4）請人解答說（請教）（7）求人指點說（賜教）（10）請人接受說（笑納）（13）歸

5、還物品說（奉還）2017年1月試題及答案在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室,13.市政府辦公室的李助理， 在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他 有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：（1）辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可 回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦

6、公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交 辦的事項。（3）李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶 把實際參與查找人員的名字講一下。23.設(shè)計一份電話記錄表 答：來電人姓名：單位部門：職務(wù)：電話號碼：來電時間年月0時分通話地點來電人地點：受話人地點：通話要點1.結(jié)束時間年 月 日 時 分處理要點交由進(jìn)行處理請盡快回電約定再來電話記錄人2016年1月試題及答案23.X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室,在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市

7、長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他 有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：(1)辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可 回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交 辦的事項。李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材

8、料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶 把實際參與查找人員的名字講一下。2015年7月試題及答案辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機(jī)聽筒兩端要 用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用

9、完？打火機(jī)還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？ 檢查清楚并收拾妥當(dāng)。掛畫、擺設(shè)。用掉子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細(xì)心，因為可能有上司隨手丟棄的 機(jī)密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。2015年1月試題及答案上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？答：（1）用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人 代為會見，要問他哪些事情？ ”然后將寫好的便條對折折好。（2）走入會客室，在上司背后說一聲：“對 不起，打攪一下”

10、。（3）上司回頭時，遞上便條與鉛筆。（4）退一步，等候指示。如何接受對方的名片？答：（1）在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。（2）當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸 部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（3）雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名CSi片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。（4）遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音9重復(fù)一遍:“您是某某單位某某，很抱歉！并行禮致歉。2014年7月試題及答案設(shè)計一份電話記錄單。答:來電單位來電號碼來電者姓名分機(jī)來電時間

11、年 月日時 分手機(jī)內(nèi)容摘要：上司批示處理結(jié)果記錄人24.當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對?答：（1）先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。（2）然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。（3）向上司匯報：“您約好的某某單位某先生（女士），現(xiàn)在已經(jīng)來了”。（4）如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生（女士），真抱歉，不知您已約好, 讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。2014年1月試題及答案所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？答：（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋并 提出建議。堅持說你沒有權(quán)利

12、更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來 訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會 使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司 沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？ 要考慮哪些因素？答：（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格

13、習(xí)慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；（4）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。2013年7月試題及答案安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共 同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任 請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接

14、來賓；（6）商議日程；（7）安排 會談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的 出差費用；（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報，如果是與上司同行的，可根據(jù)上 司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案；（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用；（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。2013年

15、1月試題及答案上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共 同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請 小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？答：（1）接受任務(wù)；（2） 了解來賓、制訂計劃；（3）預(yù)訂食宿；（4）歡迎來賓、商議日程；（5）禮節(jié)性拜訪、 宴請；（6）正式會談；（7）簽訂協(xié)議書；（8）陪同參觀游覽；（9）互贈禮品；（10）歡送來賓、接待小結(jié)。某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計一個電話記錄單。小胡應(yīng)該 怎么設(shè)計？答：來電單位（3分）來電號碼（2分）來電者

16、姓名（1分）分機(jī)來電時間（1分）年 月 日 時 分（1分）手機(jī)（1分）內(nèi)容摘要：（3分）上司批示（2分）處理結(jié)果（1分）記錄人（1分）2012年7月試題及答案文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對？答：（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并 提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來 訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能

17、會 使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司 沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？ 要考慮哪些因素？答：（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。.2

18、012年1月試題及答案安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共 同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行io人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任 請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？答：(1)接受任務(wù)；(2) 了解來賓；制訂計劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排 會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的 出差費用。回到公司上班后，應(yīng)將出差過

19、程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上 司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。2011年7月試題及答案所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看 到這封信。進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安

20、部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來 訪者直接沖突。情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會 使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。騙人的老手。他們：介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司 沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應(yīng)注意哪些具體事務(wù)？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包

21、裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。2011年1月試題及答案本單位為了推進(jìn)工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研 討會，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，

22、上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？ 要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；CSi贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。2010年7月試題及答案安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同 生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請 小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個

23、接待方案？答：(1)接受任務(wù)；(2) 了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排 會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的 出差費用?；氐焦旧习嗪?，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上 司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。對在旅行過程中

24、給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。2010年1月試題及答案某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市 場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個座 談會，你該如何做？答：(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者;座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談

25、，可使氣氛輕松。文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的 出差費用?；氐焦旧习嗪?，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上 司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。補(bǔ)充：1.辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。辦公桌椅。只要用抹布擦

26、拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機(jī)聽筒兩端要 用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？ 檢查清楚并收拾妥當(dāng)。掛畫、擺設(shè)。用掉子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別

27、細(xì)心，因為可能有上司隨手丟棄的 機(jī)密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好座談會。答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。當(dāng)來訪者自稱事先巳和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。向上司匯報

28、：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說： 讓您久等了，請往這邊走。然后引導(dǎo)客人去會見上司。4 給下面的情境設(shè)計禮貌用語。(1)問人姓氏說(貴姓)(4)請人解答說(請教)(7)求人指點說(賜教)(10)請人接受說(笑納)(13)歸還物品說(奉還)面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：(1)辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可 回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交 辦的事項。李助理自己全神貫注認(rèn)

29、認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶 把實際參與查找人員的名字講一下。某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？ 要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。如何接受對方的名片？答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)

30、出尊重的態(tài)度。當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字， 以示尊重。雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱， 以確認(rèn)無誤?！澳诚壬?女士)，真抱歉，不知您已約好,仰慕已久說(久仰) (5)求人辦事說(拜托)(8)身體不適說(欠安) (11)希望照顧說(關(guān)照) (14)請人赴約說(賞光)(3)長期未見說(久違) (6)請改文章說(斧正)(9)看望別人說(拜訪) (12)贊人見解說(高見) (15)需要考慮說(斟酌)S3.SS1(4)遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這

31、 個字怎么念？對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！并行禮致歉。 8.上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？答：（1）用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人 代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。（2）走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下o（3）上司回頭時，遞上便條與鉛筆。（4）退一步，等候指示。9.設(shè)計一份A4白文件紙庫存記錄卡庫存記錄卡庫存參考號B4項目A4白文件紙最大庫存量100令最小庫存量15令單位數(shù)量（1令二500頁）再訂貨量25令接受發(fā)放接受數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請?zhí)杺€人/部門余額10.設(shè)計一份電話記錄表答:來電單位（3分）來電號碼（2分）來電者姓名（1分）分機(jī)來電時間（1分）年 月 日時分（1分）手機(jī)（1分）內(nèi)容摘要：（3分）上司批示（2分）處理結(jié)果（1分）記錄人（1分）來電人姓名：單位部門：職務(wù)：電話號碼：來電時間年月日時分通話地點來電人地點：受話人地點：通話要點1.結(jié)束時間年月日時分處理要點交由進(jìn)行處理請盡快回電約定再來電話記錄人11 .設(shè)計一份歸檔文件目錄 答：件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注12.設(shè)計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程 答：開業(yè)典禮籌備工作