行政文秘人員職業(yè)化訓(xùn)練PPT課件教材講義

1、第一講 你適合做行政文秘嗎1課程安排 什么樣的人員適合做行政文秘人員 行政文秘人員需要具備什么樣的能力行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能行政文秘人員的主要工作2所謂“行政文秘人員”包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等3游戲：心目中的你請?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué)至少列出五條原因4什么樣的人適合做行政文秘人員個(gè)人條件個(gè)性要求品質(zhì)要求5（一）個(gè)人條件學(xué)歷性別年齡外貌體質(zhì)視力聽力6男人適合做行政文秘工作嗎？討論：7形式：自由組合，兩組辯論時(shí)間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請雙方各派代表闡述論點(diǎn)然后，雙方自由辯論每人發(fā)言時(shí)間限制在2-3分鐘

2、討論8（二）個(gè)性要求守時(shí)謹(jǐn)慎熱情合群服從自信機(jī)智勤快整潔自制興趣9（三）品質(zhì)要求忠誠負(fù)責(zé)正派廉潔誠實(shí)謙遜10行政文秘人員需要具備什么樣的能力辦事能力溝通能力11（一）辦事能力操作能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統(tǒng)計(jì)分析能力12（二）溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力13 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號專業(yè)技能名稱具體解釋1秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力。2用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。3是秘書必須掌握的一種最重要的技能。可以體現(xiàn)秘書的文字功底和駕馭語言的能力。4在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加

3、工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字速記寫作編輯歸檔14 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號專業(yè)技能名稱具體解釋6運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說明問題。 7處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項(xiàng)技能。8主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。 9使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。 統(tǒng)計(jì) 復(fù)制使用電信設(shè)備操作電腦15行政文秘人員的主要工作輔助決策工作信息工作文書工作會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作16行政文秘人員的主要工作（表一）工 作具 體 內(nèi) 容輔助決策

4、決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發(fā)揮輔助作用。信息工作秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報(bào)刊上的批評、投訴、建議的處理等。17工 作具 體 內(nèi) 容檔案

5、工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 查辦工作單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 行政事務(wù)工作包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時(shí)任務(wù)等。這也是秘書的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政文秘人員的主要工作（表二）18小測試：你適合做行政文秘嗎？（表一）序號檢測內(nèi)容良一般差1良好的文字處理能力，字

6、體優(yōu)美，書寫工整。2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對電話。3善于與人溝通。4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。7能沉著處理緊急事件。19小測試：你適合做文秘嗎？（表二）序號檢測內(nèi)容良一般差8能代表經(jīng)理出席員工大會并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見。910經(jīng)理外出時(shí)能主動主持辦公室工作。 11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。 12精力充沛。13良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排） 14良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應(yīng)迅速。 及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。 20小測試：你適合做文秘嗎？（表三）序號檢測內(nèi)容良一般差15有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。 16與同

7、事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。 17能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開展。 18積極主動而非被動工作。 19懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。 20知錯能及時(shí)糾正。 21知道何時(shí)征求上司的意見和給上司建議。 21小測試：你適合做文秘嗎？（表四）序號檢測內(nèi)容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）23有一定數(shù)學(xué)頭腦。 24會多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。 25求知欲強(qiáng)。 26掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。 27能代替上司處理日常事務(wù)。 28獨(dú)立工作能力強(qiáng)。 22行政文秘年輕貌美身體好能干會說不貪功23第二講 職業(yè)形象設(shè)計(jì)24課程安排行政文秘專業(yè)形象設(shè)計(jì)行政文秘的專業(yè)儀態(tài)25 誰是合適的行政文秘人選？26

8、行政文秘的服飾設(shè)計(jì)行政文秘服飾的基本要求女性行政人員的服裝男性行政人員的服裝27行政文秘服飾的基本要求與環(huán)境、身份相協(xié)調(diào)與體形相協(xié)調(diào) 行政文秘穿著注意事項(xiàng)28（一）與環(huán)境、身份相協(xié)調(diào)在平時(shí)工作中 參加他人的婚禮或慶典陪同上司參加外交活動29（二）與體型相協(xié)調(diào)（1）顏色 體形瘦小者、纖細(xì)者30（二）與體形相協(xié)調(diào)（1）顏色 體形龐大、肥胖者31（二）與體形相協(xié)調(diào)（2）圖案32（二）與體形相協(xié)調(diào)（3）線條33（三）行政文秘穿著注意事項(xiàng)保持大眾化切忌標(biāo)新立異清潔與健康34女性行政人員的服裝辦公室著裝外出公務(wù)穿著社交場合穿著35（一）女性行政人員辦公室著裝基本原則 1）在辦公室內(nèi)以穿著西裝套裙或長褲為宜

9、。 2）款式以簡潔大方為好，不宜太復(fù)雜、裝飾太 多。 3）華麗或性感的服裝不適合辦公室的文秘。 4）避免顯得清純、學(xué)生味太濃，讓人感覺幼稚。36（一）女文秘辦公室著裝常見衣著的選擇技巧 1）職業(yè)裙裝 款式 面料 顏色 點(diǎn)綴 尺寸 37想一想：哪套是最合適的服裝？38（一）女文秘辦公室著裝常見衣著的選擇技巧 2）襯衫 顏色 面料39（一）女文秘辦公室著裝常見衣著的穿著技巧 3）鞋子 顏色 鞋跟的高度40（一）女文秘辦公室著裝常見衣著的穿著技巧 4）絲巾 5）飾品41試一試：配出五套上班著裝A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C542星期一：參考搭配A1C343星期二：參考搭配A3B1

10、C544星期三：參考搭配A4C445星期四：參考搭配A2B2C246A5B3C1星期五：參考搭配47（二）女性行政人員外出公務(wù)著裝服裝 款式 色彩鞋子飾品48（二）女性行政人員外出公務(wù)著裝49（三）女性行政人員社交場合穿著服裝 常禮服 小禮服 大禮服 簡化禮服飾物50男性行政人員的著裝西服襯衫領(lǐng)帶51男文秘的著裝西服 款式 面料 顏色 圖案52（一）西服的選擇技巧款式（單排扣）（雙排扣）（三件套）53（一）西裝的選擇技巧面料 一是特別舒適、透氣性好 二是垂感好 三是挺括但不僵硬 54（一）西裝的選擇技巧顏色西裝宜：深藍(lán)色、深灰色襯衣宜：淺藍(lán)色、淺灰色鞋、襪：黑色、深藍(lán)色皮包、皮帶、皮鞋：深色配

11、套忌諱顏色：咖啡色、橄欖綠（鴨綠色）55穿西裝的七個(gè)原則 要拆除衣袖上的商標(biāo) 要熨燙平整 要扣好紐扣 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少裝東西56 選擇題：請選擇正確的穿法A1A2 B1B257選擇題：請選擇正確的穿法C1C2D1D258（二）選擇襯衫的技巧長度 “一指原則” 指自然站立時(shí)，襯衫的袖口和領(lǐng)口應(yīng)露出長于西服袖口和領(lǐng)口的一指粗度的距離。顏色面料59（三）選擇領(lǐng)帶的技巧以色彩柔和、雅致樸素、暗色調(diào)為主。不宜過細(xì)，長度以130-150厘米為宜。60化妝技巧化妝技巧化妝的注意事項(xiàng)61（一）化妝技巧膚色描眉畫眼口紅62（二）化妝注意事項(xiàng)淡妝為宜講求實(shí)際講究科學(xué)63發(fā)型設(shè)計(jì)選擇適宜的發(fā)

12、型頭發(fā)的保養(yǎng)64（一）選擇適宜的發(fā)型行政文秘發(fā)型的基本特點(diǎn) 自然、文雅端莊、樸素大方、輕盈俊美、無雕琢之意的發(fā)型。選擇發(fā)型的原則 1）需要考慮發(fā)質(zhì) 2）需要考慮臉型 3）需要考慮身材行政文秘發(fā)型選擇的注意事項(xiàng)65（二）頭發(fā)的保養(yǎng) 做到常梳理、少燙發(fā)、慎染發(fā)、防損 傷、適時(shí)洗發(fā)。66日常姿勢挺拔的站姿端莊的坐姿灑脫的走姿優(yōu)雅的蹲姿67（一）挺拔的站姿保持優(yōu)美站姿的關(guān)鍵 直腰，脖不前伸，頸部直起，背不駝，不窩，肩不聳，腰部挺直，髖不松，膝不打彎 68（二）端莊的坐姿保持優(yōu)美坐姿的關(guān)鍵 1）不要坐在椅子邊沿上，一般應(yīng)當(dāng)坐滿椅面的三分之二。 2）與人交談，身子應(yīng)適當(dāng)前傾。 3）注意兩腳擺放姿勢，兩腳側(cè)

13、放或疊放較為合適。 4）腳不要一直向前，控制住自己的身體，避免身子下滑或斜躺在沙發(fā)上。 5）頭不要靠在沙發(fā)背后去，把小腹挺起來。69（三）灑脫的走姿走姿的基本要領(lǐng) 行走時(shí)雙肩平穩(wěn)，下頜微收，面帶微笑，手臂放松，前后自然擺動，上體微前傾，腳尖略抬，腳跟先著地，步幅適當(dāng)。70（四）優(yōu)雅的蹲姿優(yōu)雅蹲姿的姿勢 高低式蹲姿71第三講 現(xiàn)代商務(wù)禮儀72掌握商務(wù)禮儀的重要性幫助你建立友好的合作關(guān)系幫助你建立彼此的尊重與信賴73課程程序隨從上司出行禮儀陪同上司商談禮儀拜訪客戶禮儀74一 、隨從上司出行禮儀步行禮儀乘車禮儀751. 步行禮儀觀看錄像片段，小組討論陪同上司或客戶步行應(yīng)注意哪些禮儀？761. 步行禮

14、儀l走路時(shí)要昂首挺胸，盡量走直線，而不要左顧右盼。l 人行道的右側(cè)內(nèi)側(cè)是安全而又尊貴的位置，若你作為秘書陪同上司、客人外出，則應(yīng)將其讓給上司、客人行走，你走在外側(cè)。77當(dāng)走到車輛較多或人多處，你應(yīng)先走幾步，同時(shí)提醒和引領(lǐng)，照顧上司和顧客。如果你走路時(shí)同時(shí)提著物品，應(yīng)留神別讓自己提的物品阻攔或碰撞了別人。若與人通行，你則應(yīng)提物品走外側(cè)。1. 步行禮儀（三）78情景表演與客戶同乘出租車開私家車接客戶與公司同事坐火車出差792、計(jì)程車的座位次序司機(jī)ABC802、私家車時(shí)的座位次序主人ABC812. 乘車禮儀送上司、客人坐轎車外出辦事，應(yīng)首先為上司或?yàn)榭腿舜蜷_右側(cè)后門，并以手擋住車門上框，同時(shí)提醒上司

15、或客人小心，等其坐好后再關(guān)門。如果你和你的上司同坐一輛車，座位由上司決定，待其坐定后，你再任意選個(gè)空位坐下，但注意不要去坐右排右席。 822. 乘車禮儀（2）抵達(dá)目的地后，你應(yīng)首先下車，下車后，繞過去為上司或顧客打開車門。并以手擋住車門上框，協(xié)助上司或顧客下車。83情景表演女性如何上下車？842. 乘車禮儀（3） 特別提醒： 作為女性秘書，上下車姿勢必須十分講究，具體來說是： 上車姿勢 上車時(shí)儀態(tài)要優(yōu)雅，姿勢應(yīng)該為“背入式”，即將身體背向車廂入座，坐定后即將雙腳同時(shí)縮進(jìn)車內(nèi)（如穿長裙，應(yīng)在關(guān)上車門前將裙子弄好）。852. 乘車禮儀下車姿勢 應(yīng)將身體盡量移近車門，立定，然后將身體重心移至另一只腳

16、，再將整個(gè)身體移離車外，最后踏出另一只腳（如穿短裙則應(yīng)將兩只腳同時(shí)踏出車外，再將身體移出，雙腳不可一先一后。）86 上車姿勢 開門后手自然下垂，可半蹲捋裙擺順勢坐下。87 上車姿勢 依靠手臂做支點(diǎn)，腿腳并攏提高。 88 上車姿勢 繼續(xù)保持腿與膝蓋的并攏姿勢，腳平移至車內(nèi)。89 上車姿勢 略調(diào)整身體位置，坐端正后，關(guān)上車門。90 下車禮儀 身體保持端座狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車門的手打開車門，然后略斜身體把車門推開。91 下車禮儀 雙腳膝蓋并攏，抬起，同時(shí)移出車門外，身體隨轉(zhuǎn)。92 下車禮儀 雙腳膝蓋并攏著地，一手撐著座位，一手輕靠門框，身體移近門邊。93 下車禮儀 將身體從容從車身內(nèi)移出，雙腳可分

17、開些，但保持膝蓋并攏。94 下車禮儀起身后等直立身體以后轉(zhuǎn)身關(guān)車門，關(guān)門時(shí)不要東張西望，而是面向車門，好象關(guān)注的樣子。避免太大力氣954、乘火車時(shí)的座位次序走廊茶幾行進(jìn)方向ABCD96角色演練:一、A和B，兩人為一組，面對面坐好角色要求：請A準(zhǔn)備一段精彩的故事。稍后講給B聽97角色演練:情景一角色要求：請B在聽A講故事的時(shí)候表現(xiàn)出不耐煩、伸懶腰、看手表、東張西望。98角色演練:情景二角色要求：請B在聽A講故事的時(shí)候表現(xiàn)出目光注視、點(diǎn)頭、贊同、“恩、啊”的贊同聲等。99二、 陪同上司商談禮儀細(xì)心聆聽適時(shí)圓場100提問？剛才情景一和情景二當(dāng)中，B分別有哪些不同的表現(xiàn)？A的感受有什么不同？1011.

18、 細(xì)心聆聽聆聽者六要素（SOFTEN）S微笑（Smile）O準(zhǔn)備注意聆聽的姿勢（Open Posture）F身體前傾（Forward Lean）T音調(diào)（Tone）E目光交流（Eye Communication）N點(diǎn)頭（Nod）102GEC Program103GEC Program1042. 適時(shí)圓場 在領(lǐng)導(dǎo)和客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對方式，并且要充分掌握氣氛。 105三 拜訪客戶的禮儀事先約好時(shí)間做好準(zhǔn)備工作進(jìn)入被訪者的辦公室商談結(jié)束拜訪1061、事先約好時(shí)間不作不速之客準(zhǔn)時(shí)赴約遲到或失約要預(yù)先告知1072、做好準(zhǔn)備工作了解拜訪對象個(gè)人和公司的資料準(zhǔn)備拜訪時(shí)需要用到的資料訂好明

19、確的拜訪目的整理服裝、儀容檢查各項(xiàng)攜帶物是否齊備，如名片、筆、筆記本等1083、進(jìn)入被訪者的辦公室說明身份、地位及拜訪對象從容等待引領(lǐng)敲門入內(nèi)自我介紹、握手、贈名片對奉茶要道謝1094、商談把握拜訪時(shí)間開門見山，避免爭論不休留意對方的舉止表情1105、結(jié)束拜訪感謝對方請對方留步關(guān)門111禮貌體現(xiàn)習(xí)慣更能體現(xiàn)品德112第四講 溝通技巧訓(xùn)練113課程安排：影響行政文秘溝通的四個(gè)因素行政文秘有效溝通的五個(gè)原則行政文秘四個(gè)有效的溝通技巧行政文秘如何與上司溝通114? 找朋友在教室里找到符合每個(gè)條件的人， 請他們簽名。取前五名獲獎?wù)?。每人只能在一個(gè)人的表格上簽一次。抽查不符，無效。游戲 115請您幫忙會

20、唱戲會打猴拳有一歲左右的孩子會講笑話能說三種語言能唱外語歌會拋媚眼微笑迷人會做很多菜會甜言蜜語能模仿周星馳穿40的鞋116影響行政人員溝通的四個(gè)因素情緒因素表達(dá)方法個(gè)人因素環(huán)境因素117（一）情緒因素精神不集中過于緊張和膽怯118（二）表達(dá)方法說話的語氣令“聽眾”反感。在溝通中選擇不合適的媒介來傳遞信息。119不合適的媒介120（三）個(gè)人因素 發(fā)送者和接受者受個(gè)人因素（背景、經(jīng)驗(yàn)、理解力、教育程度、知識水平、偏見和態(tài)度等）的影響，對訊息有不同理解。121（四）環(huán)境因素 在溝通過程中，選擇了不適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、時(shí)間等，直接影響訊息傳送。 122行政人員有效溝通的五個(gè)原則正確回應(yīng)對方的話注意溝通中的態(tài)度

21、注意傾聽經(jīng)常不斷的確認(rèn)溝通信息表達(dá)出讓人印象深刻的溝通話語。123（一）正確回應(yīng)對方的話有效的回應(yīng)可以告知說話人：（）信息被聽到了（）信息被理解了（）信息得到了恰當(dāng)?shù)脑u估回應(yīng)信息的三個(gè)關(guān)鍵：（）希望達(dá)成共識（）給出語言非語言的反饋（）避免令人困惑的信息124（二）注意溝通中的態(tài)度保持微笑并適時(shí)點(diǎn)頭注意你的坐姿你的眼睛會說話讓溝通更近一點(diǎn)125行政文秘四個(gè)有效的溝通技巧技巧一表示尊重技巧二易地而處的聆聽技巧三恰當(dāng)提問技巧四給予建設(shè)性回應(yīng)126（一）技巧一表示尊重客觀開放的態(tài)度真誠避免破壞性的行為127先入為主128避免破壞性行為刻意低估問題嚴(yán)重性諷刺行為武斷129象限一 象限二 象限三 象限四

22、FB MB 鼓 小狗 性別 孩子 BB聽從指示工作表130（二）技巧二易地而處的聆聽要留心及專注，以非語言方法營造正面氣氛。對對方的需求表示興趣，切記聆聽的目的是要明白對方。反應(yīng)確認(rèn)總結(jié)131技巧三恰當(dāng)?shù)奶釂枂栴}的種類）開放式）封閉式）探索式）反射式132技巧四給予有建設(shè)性的回應(yīng)回應(yīng)必須對事，并與行為有關(guān)以改善而不是以批評為目標(biāo)把重點(diǎn)放在對方可以改善的行為上尋求對方的意見而不是強(qiáng)加自己的意見133案例分析第七十二回“曹操怒斬楊修”片段根據(jù)此案例討論“作為行政文秘應(yīng)該如何傳達(dá)上司的指令”134行政文秘如何與上司溝通行政文秘與上司溝通的注意事項(xiàng)行政文秘向上司匯報(bào)工作的技巧行政文秘與上司爭論問題的技

23、巧行政文秘批評上司的技巧135行政文秘與上司溝通的注意事項(xiàng)把握時(shí)機(jī)和場合 注意領(lǐng)導(dǎo)的眼和手136向上司匯報(bào)工作的技巧理清思路突出重點(diǎn)刪繁就簡恭請上司點(diǎn)評137與上司爭論問題的技巧問題是重要的爭論一定要有所準(zhǔn)備爭論要有個(gè)和氣的開頭爭論中一定堅(jiān)持從問題出發(fā)，而不是對人不要時(shí)間過長要客氣地結(jié)尾對同一個(gè)問題，不要爭論多次138批評領(lǐng)導(dǎo)的技巧批評盡可能私下進(jìn)行以親切的話語作為批評的開場白批評行動，而不是對人提供答案一個(gè)過錯一次批評在友好的方式中結(jié)束139第五講 時(shí)間管理140課程程序 1分析時(shí)間2診斷工作環(huán)境，提高工作效率3立即改變4. 跨越時(shí)間管理陷阱141一. 分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先

24、次序，舍棄無效的工作分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時(shí)更新工作日志記憶往往是不可靠的。142診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾143討論：如何排除辦公室4大效率毒素？144辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾145小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等146小辦公室排毒案例（續(xù)）個(gè)人辦公需求：主

25、管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：單項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)）147小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間 148效率專家挑錯辦公室（圖1）80分錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人149效率專家挑錯辦公室（圖2）60分錯誤1 公共通道和私人空間交叉錯誤2 接待空間在辦公室盡頭錯誤3 秘書與主

26、管座位離開太遠(yuǎn)錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)150效率專家挑錯辦公室（圖3）70分 錯誤1 公共通道過長錯誤2 主管個(gè)人空間失去接待功能151效率專家挑錯辦公室（圖4）滿分優(yōu)點(diǎn)1 充分利用有陽光的窗口位置優(yōu)點(diǎn)2 私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點(diǎn)3 利用隔板阻斷過多噪音優(yōu)點(diǎn)4 主管與秘書溝通方便 優(yōu)點(diǎn)5 減少訪客對其他人的干擾152辦公室排毒DIY自我檢測問題：我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？我的工作空間和公共通道是否過近？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？提出辦公室改善建

27、議。153二. 時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早”拖延 文件滿桌病喋喋不休的“電話粥”源源不斷的信息154 1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 沒時(shí)間做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛“船到橋頭自然直” 1552. 不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而 導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕 156 3“反正時(shí)間還早”拖延 帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，你會放慢你

28、的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 1574文件滿桌病 安全感猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好 1585喋喋不休的“電話粥”不分優(yōu)先順序打電話沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話電話的談話離題與喜歡的人打電話，容易失去對時(shí)間的控制1596源源不斷的信息 紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、廣播、電話160三. 如何跨越時(shí)間陷阱 要事第一 以最終的結(jié)果來開始行動（以終為始） 學(xué)會說“NO！” 辦公桌上的“5 S”運(yùn)動 恰當(dāng)、有效地使用電話篩選信息1611. 要事第一“大石頭”理論與“二八”定律 ABC法則 辦事的優(yōu)先次序 并行工作法 1

29、622. 以終為始 是必須要做的嗎？不完成會怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高嗎？ 1633. 學(xué)會說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你還要考慮長點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定1643. 學(xué)會說“NO！”6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕1654辦公桌上的“5 S”運(yùn)動 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理1665有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫掃x擇打電話的時(shí)間按照優(yōu)先順

30、序打電話清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)對于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù)1676 篩選信息迅速處理妥善存放沒有保存價(jià)值的資料就銷毀168運(yùn)籌他人的時(shí)間169時(shí)間管理矩陣圖 危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動無關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要170五、時(shí)間管理的工具 1月歷2 行事歷與甘特表3 效率手冊4 商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘6. 其它工具 171六. 你的計(jì)劃 確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑

31、轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討 172第六講 緩解工作壓力173課程程序了解壓力戰(zhàn)勝壓力放松自我174自我測試：1一旦工作發(fā)生差錯，立刻責(zé)備自己。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是2 一直積壓問題，然后總想發(fā)作。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是3全力工作以忘記私人問題。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是4 遭受壓力時(shí)，注意到自身行為有不良表現(xiàn)。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是5只看到生活中的消極方面而忽視積極方面。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是6環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，感覺不適。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是175自我測試：7 感覺不到在團(tuán)隊(duì)中的自我價(jià)值。A從不 B有時(shí) C經(jīng)

32、常 D總是8上班或出席重要會議時(shí)遲到。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是9對針對個(gè)人的批評反應(yīng)消極。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是10 一小時(shí)左右不工作就內(nèi)疚自責(zé)。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是11 即使沒有壓力，也感到匆忙。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是12 沒有足夠的時(shí)間閱讀報(bào)紙。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是176自我測試：13同時(shí)承攬過多的工作。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是14 拒絕接受同事和上司的勸告。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是15忽視自身專業(yè)或生理方面的局限性。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是16 工作占據(jù)全部時(shí)間，無暇享受興趣愛好。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是17 工作太忙，整整一周不能與朋友、同事共進(jìn)午餐。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是18問題棘手時(shí)，逃避、拖延。A從不 B有時(shí) C經(jīng)常 D總是177自我測試：19 感到工作過多時(shí)，羞于告訴別人。A