電機(jī)工廠ISO體系文件編寫教材ppt課件

1、ISO體系文件編寫 培訓(xùn)教材制造：丁延平 2021.12.13目錄一、體系文件的重要性二、體系文件的架構(gòu)三、文件的構(gòu)造四、流程圖繪制五、編寫文件五忌六、文件的審查、同意七、三洋公司文件編寫導(dǎo)那么八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)那么九、舉例闡明十、課后作業(yè)體系文件的重要性體系文件的重要性體系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立和運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：符合規(guī)范要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中,均要求組織“建立并堅持書面的體系,以全面滿足此規(guī)范的要求.任務(wù)的根據(jù)建立體系文件最重要的作用即是一切的任務(wù)有所依循,堅持一致和穩(wěn)定的任務(wù)方式,以防止不

2、同的人在操作一樣的任務(wù)時出現(xiàn)不一致的任務(wù)方式和規(guī)范,或者由于口頭交待溝通任務(wù)的方式和方法欠明確和清楚.體系文件的重要性(續(xù)一)提升管理技術(shù)程度的根底當(dāng)一切的任務(wù)要求都文件化后,公司即可在此根底上經(jīng)過日常任務(wù)不斷地完善管理和技術(shù)的要求.防止閱歷的流失書面化的運(yùn)轉(zhuǎn)體系亦可防止由于人員的流失而導(dǎo)致閱歷的流失,從而呵斥運(yùn)作上的困難.體系文件的重要性(續(xù)二)改善人際關(guān)系用于任務(wù)的根據(jù)全部在書面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通,同時降低了同事之間磨擦的時機(jī).添加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行任務(wù)人員透過文件知道本人的任務(wù)權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了本人的任務(wù)范圍從而提升了任務(wù)的責(zé)任心和榮譽(yù)感.體系文件

3、的架構(gòu)目前建立的體系文件,普通企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序三階文件:工序卡任務(wù)指點(diǎn)書四階文件:表單和表格體系文件的架構(gòu)(續(xù)一)但是,并不是每家企業(yè)都必需建立上述架構(gòu)的體系文件,許多規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的構(gòu)造分為3個層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序/任務(wù)指點(diǎn)書三階文件:表單文件構(gòu)造的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時亦需思索公司未來的擴(kuò)展和開展等.體系文件的架構(gòu)(續(xù)二)文件架構(gòu)的闡明手冊對于一個國家來說,憲法是他的根本大法,任何法律的制定都必要依憲法的要求來擬制,而對于一間公司業(yè)說,手冊即是公司在管理制度上的根本大法,它會表達(dá)公司在體

4、系運(yùn)轉(zhuǎn)上的大綱要求,簡言之,手冊即是要求我們應(yīng)該要做哪些任務(wù).程序書程序即是明確任務(wù)進(jìn)展規(guī)定的途徑,亦就是說,針對手冊要求要做的任務(wù)和要求程序需詳細(xì)描畫此任務(wù)如何來做.文件化的程序通常包括活動的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時何地和由誰來做；應(yīng)運(yùn)用什么資料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)展控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)(續(xù)三)體系文件的架構(gòu)(續(xù)四)任務(wù)指點(diǎn)書任務(wù)指點(diǎn)書是任務(wù)的明確指示，它需詳細(xì)表達(dá)某一詳細(xì)的任務(wù)如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為任務(wù)指引或作業(yè)規(guī)范。表單格式化的記錄明晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得留意的是大量的或設(shè)計復(fù)雜的表格會令任務(wù)復(fù)雜化，

5、降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫的工程和內(nèi)容。體系文件的架構(gòu)(續(xù)五)普通來說，一項(xiàng)任務(wù)涉及到多個部門那么我們寫文件時編制成程序，例采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而任務(wù)只和本人部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指點(diǎn)書的格式，例設(shè)備運(yùn)用指點(diǎn)書、指點(diǎn)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指點(diǎn)書等。普通對于圖紙、設(shè)備闡明書、國內(nèi)、國際的規(guī)范亦歸納為任務(wù)指點(diǎn)書類文件。文件的構(gòu)造一份文件的構(gòu)造往往視乎文件內(nèi)容的需求，一份文件普通完好的構(gòu)造有：1.目的2.適用范圍3.術(shù)語和定義4.職責(zé)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件7.運(yùn)用表單8 .附件流程文件的構(gòu)造(續(xù)一)現(xiàn)將文件構(gòu)造應(yīng)表達(dá)的內(nèi)容做一詳細(xì)表達(dá):1.目的應(yīng)表達(dá)編制

6、此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么2.范圍規(guī)定此文件運(yùn)用的場所和時機(jī),范圍的界定直接決議文件的功能范圍,所以編寫時應(yīng)留意它的涵蓋性.例有的公司是有手動和自動的繞線機(jī),而假設(shè)文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機(jī)卻將文件的范圍寫成“適用于公司一切的繞線機(jī)的運(yùn)用即是明顯的錯誤.文件的構(gòu)造(續(xù)二)3.術(shù)語和定義亦即名詞解釋,針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語,英文縮寫的做明確闡明,會令文件內(nèi)容更清楚明白.4.職責(zé)即在文件運(yùn)轉(zhuǎn)中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé),普通在文件表達(dá)時常會就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略表達(dá),但是亦有公司只表達(dá)和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的.文件的構(gòu)造(續(xù)三)5.作業(yè)程序即任務(wù)執(zhí)行的方法、過程和要求

7、,普通將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩部分.(1)流程圖:以流程圖的方式描畫任務(wù)進(jìn)展的程序,會更容易了解文件內(nèi)容,但是并非每份文件都需流程圖,完全視乎文件的類型.(2)文件內(nèi)容:在編寫文件內(nèi)容時,一定需留意5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即由誰(WHO)在何時(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),短少任何一個W或H,都有能夠使文件的內(nèi)容不易了解.6.相關(guān)文件(參考文件資料)用以索引文件中所提到或援用的文件資料,在索引文件時,最好將文件的編號同時附在文件名之后會易查找,但是不可將文件版本附上.7.運(yùn)用表單普通用以

8、對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所運(yùn)用的表單,公司一切的表單都應(yīng)從此而來,最好將表單的編號附在稱號后,但是也不可以附版本.8.附件流程圖 對此份文件所操作的流程表示圖，要求要簡明扼要，流程圖與實(shí)踐要一致以上是一份文件的完好構(gòu)造,但是并非一切的文件都應(yīng)依循此固定的構(gòu)造,鑒于文件的內(nèi)容的需求可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的工程,但是為了整齊亦可一致文件構(gòu)造.文件的構(gòu)造(續(xù)四)流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂圃煲恍┝鞒虉D，會更容易了解文件內(nèi)容和加深印象，流程圖的制做不限方式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程圖經(jīng)常將用的符號流程圖繪制續(xù)一例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對送貨單與實(shí)物收貨送 貨流程圖繪制續(xù)二

9、此范例將單位以 表示而將執(zhí)行的任務(wù)以 來區(qū)分，這是一個最簡單的流程圖，您可以恣意發(fā)揚(yáng)。例二：消費(fèi)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備 料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投 料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報流程圖繪制續(xù)三 例二流程圖將執(zhí)行工程，擔(dān)任人及運(yùn)用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常見方法之一。 總之，運(yùn)用流程圖的目的就是明晰明白，一目了然，假設(shè)有些任務(wù)太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)留意流程圖運(yùn)用的時機(jī)。編寫文件的五忌忌簡單草率，未將一切的任務(wù)要求都納入體系。忌過于彈性化，失去可操作性。忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。忌

10、部門主義化，導(dǎo)致其他部門無法配合。忌咬文嚼字，了解困難。文件的審查、同意普通規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可公布運(yùn)用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，由于部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批運(yùn)用能夠沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門任務(wù)內(nèi)容的由制做部門核準(zhǔn)運(yùn)用，掩蓋了其他部門的要求和意見，在運(yùn)用中難免會對其它部門呵斥困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：文件的審查、同意續(xù)一合肥三洋企業(yè)文件、核準(zhǔn)權(quán)限文 件 類 別審查會簽核 準(zhǔn)手冊各部門主管董事長程序相關(guān)部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書單位主管廠長圖紙工程技術(shù)部主管普通來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適宜于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。質(zhì)量手冊范例現(xiàn)以ISO/TS16949:2021規(guī)范要求為例,例舉質(zhì)量手冊的構(gòu)造和部分內(nèi)容要求.質(zhì)量手冊目錄第一章 概述1.1質(zhì)量手冊的目的和作用1.2公司簡介1.3管理者承諾1.4質(zhì)量方針、質(zhì)量目的1.5管理者代表任命1.6客戶代表任命1.7公司組織構(gòu)造1.8職責(zé)與權(quán)限第二章 范圍及管理2.1范圍2.2手冊的管理質(zhì)量手冊范例(續(xù)二)質(zhì)量手冊目錄第三章 質(zhì)量手冊援用規(guī)范和參考手冊第四章 質(zhì)量管理體系4.1總要求4.2過程關(guān)系圖4.3主要過程的識