sap采購與庫存的核算(差異處理原理—經(jīng)典)VS

1、SAP采購與庫存的核算ERP環(huán)境下的采購核算及其控制存貨作為企業(yè)的一種資產(chǎn)，在企業(yè)資產(chǎn)中占有相當(dāng)比重，有的企業(yè)甚至在其流動資金中占了7080%的比率。合理選擇存貨的計價方法對企業(yè)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量會產(chǎn)生不同的影響。因此，企業(yè)對存貨的管理成為企業(yè)管理中非常重要的工作重心之一。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)對存貨的管理手段也在不斷加強(qiáng)，技術(shù)也越來越先進(jìn)。黨的十六大報告中也指出：信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出一條科技含量高、經(jīng)濟(jì)效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。很多大型的企業(yè)隨著企業(yè)的不斷發(fā)

2、展，也逐漸從手工或小型的物資或庫存管理信息系統(tǒng)（MIS）轉(zhuǎn)向集成的企業(yè)信息化來管理企業(yè)。ERP（EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計劃/規(guī)劃）是集成了企業(yè)采購、庫存、生產(chǎn)制造、銷售、財務(wù)成本、人力資源、資產(chǎn)、質(zhì)量、資金、項目投資管理等在內(nèi)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的存貨管理和財務(wù)軟件核算上，ERP環(huán)境下存貨的管理出現(xiàn)了一些新的變化,這種變化不僅對于企業(yè)對存貨的管理是重要的，另一方面對于會計師審計存貨也是具有重要意義的。ERP系統(tǒng)的重要特點之一就是高度的集成性和數(shù)據(jù)的共享。在高度集成的ERP環(huán)境下，大多數(shù)和庫存相關(guān)的財務(wù)核算都是由系統(tǒng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時自動產(chǎn)生的，而不再需要

3、財務(wù)單獨計帳完成。由于ERP環(huán)境下的存貨管理出現(xiàn)了這些新的特點，因此有必要弄清楚ERP系統(tǒng)中的物流及資金流的情況以加強(qiáng)存貨管理控制。ERP系統(tǒng)中的存貨計價一般都支持計劃/標(biāo)準(zhǔn)價、移動平均價、先進(jìn)先出法和后進(jìn)先出法等。這里主要介紹ERP系統(tǒng)中最典型也時最常使用的兩種計價方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平均價。本文將以ERP軟件中的市場領(lǐng)先者一一SAPR/3企業(yè)管理軟件為例進(jìn)行介紹采購過程中的成本核算及其控制點。1、標(biāo)準(zhǔn)成本法在ERP環(huán)境下，對于存貨的米購?fù)ǔ０瑑蓚€步驟：米購收貨和發(fā)票校驗。當(dāng)米購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動生成相應(yīng)的會計憑證。但自動記帳的科目和金額由于存貨計價方法不同和收貨與收發(fā)票

4、的順序不同而不同。在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，采購價與計劃/標(biāo)準(zhǔn)價之間的價差直接計入“價差”科目。這里的價差不僅包括計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購價的差異，還包括發(fā)票校驗時采購價和發(fā)票價格的差異。先收貨后收發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，當(dāng)先收貨時，系統(tǒng)將計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購定單價格的差異計入“采購價差”科目，以計劃/標(biāo)準(zhǔn)價更新存貨的價值。對方科目則計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清若發(fā)票價格和采購定單之間存在差異則把初始存貨數(shù)量：100件采購數(shù)量：100件收發(fā)票數(shù)量：100件帳科目，反映“應(yīng)付暫估”的金額；當(dāng)收到發(fā)票時該差異也直接計入“采購價差”科目?，F(xiàn)舉例說明：標(biāo)準(zhǔn)成本或初始移動加權(quán)平均價：1.1元/件采購價：1.3元/件收貨

5、：貨數(shù)量：100件發(fā)票：1.2元/件自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：收貨時：借：存貨110借：采購價差20貸：收貨/收發(fā)票130發(fā)票校驗時：借：收貨/收發(fā)票130貸：采購價差10貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表1所示：表1：存貨數(shù)量、金額及成本變化（標(biāo)準(zhǔn)成本法先收貨后收發(fā)票）時點數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本初始時100件110元1.1元/件收貨后200件220元1.1元/件發(fā)票校驗后200件220元1.1元/件先收發(fā)票后收貨在有些企業(yè)存在先收到發(fā)票而后收貨的情況，標(biāo)準(zhǔn)成本法下，其會計核算與先收貨后收發(fā)票的情況類似，這里不再贅述，只給出相應(yīng)的結(jié)果。沿用上述例子數(shù)據(jù)，先收發(fā)票后收貨，

6、自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：發(fā)票校驗時：借：收貨/收發(fā)票120貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。收貨時：借：存貨110借：采購價差10貸：收貨/收發(fā)票120此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表2所示：表2：存貨數(shù)量、金額及成本變化（標(biāo)準(zhǔn)成本法先收發(fā)票后收貨）時點數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本初始時100件110元1.1元/件發(fā)票校驗時100件110元1.1元/件收貨后200件220元1.1元/件2、移動（加權(quán)）平均法由于ERP系統(tǒng)采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，使存貨的移動加權(quán)平均成為可能，在大多數(shù)情況下,使用移動加權(quán)平均法對存貨計價更貼近存貨的實際

7、成本。因此，在很多企業(yè)實施ERP的過程中選擇移動加權(quán)平均法對存貨進(jìn)行核算計價。2.1先收貨后收發(fā)票（庫存充足）在移動加權(quán)平均法下，企業(yè)也存在收到發(fā)票時，實際的庫存已小于發(fā)票數(shù)量的情況，因此對于庫存是否充足（相對收發(fā)票時存貨的數(shù)量）會直接影響到計入存貨科目的金額大小。與標(biāo)準(zhǔn)成本法不同，在移動加權(quán)平均法下，當(dāng)先收貨時，系統(tǒng)將直接按采購定單價格計入存貨價值；收發(fā)票時的價差，如果庫存充足，既庫存數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，則直接更新庫存價值。相應(yīng)的對方科目也是計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：收貨時：TOC o 1-5 h z借：存貨130貸：收貨/收發(fā)

8、票130發(fā)票校驗時：借：收貨/收發(fā)票130貸：存貨10貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表3所示：表3：存貨數(shù)量、金額及成本變化（移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，庫存充足）時點數(shù)量金額移動平均價初始時100件110元1.10元/件收貨后200件240元1.20元/件發(fā)票校驗后200件230元1.15元/件先收貨后收發(fā)票（庫存不足）當(dāng)收貨后，在收發(fā)票時如果庫存不足，既庫存數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，則收發(fā)票時的價差系統(tǒng)通常會將差異金額在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分?jǐn)?。仍然沿用上述例子?shù)據(jù)，收貨后收發(fā)票前領(lǐng)用120件，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：收貨時：TOC o 1-5 h

9、 z借：存貨130貸：收貨/收發(fā)票130領(lǐng)用時：借：生產(chǎn)成本/費用消耗144貸：存貨144發(fā)票校驗時：借：收貨/收發(fā)票130貸：存貨8貸：采購價差2貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120由于收發(fā)票時庫存數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，因此收發(fā)票時的價差，在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分?jǐn)?，其中：“采購價差”科目所分?jǐn)偛町?總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量=（130-120）*100-（100+100-120）/100=10*20/100=2“存貨”科目應(yīng)分?jǐn)偟牟町?總差異*當(dāng)前庫存數(shù)量/發(fā)票數(shù)量=（130-120）*（100+100-120）/100=10*80/100=8此時該存貨數(shù)量、金額及成本

10、變化如表4所示：表4：存貨數(shù)量、金額及成本變化（移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，庫存不足）時點數(shù)量金額移動平均價初始時100件110元1.10元/件收貨后200件240元1.20元/件領(lǐng)用后80件96元1.20元/件發(fā)票校驗后80件88元1.10元/件先收貨后收發(fā)票（收貨時為負(fù)庫存）在移動加權(quán)平均價法下，對于先收貨后收發(fā)票還存在一種特殊情況，即在收貨時庫存不足，帳面庫存已小于零。實際業(yè)務(wù)當(dāng)中也的確存在這樣的情況而并不一定是帳實不符。例如，在某些石油天然氣行業(yè)，由于存貨如油品隨自然條件如氣溫不同而使測量結(jié)果不完全相同，而這種差異也存在于合理范圍之內(nèi)，就可能存在帳面已經(jīng)為負(fù)而實際存貨尚可發(fā)貨，即負(fù)庫

11、存的情況。當(dāng)然原則上不應(yīng)出現(xiàn)負(fù)庫存的情況，但在極特殊的條件下也在情理之中。在這種情況下收貨時，系統(tǒng)不完全將直接按采購定單價格計入存貨價值，而是將負(fù)庫存數(shù)量與采購價和移動平均價間所得差額計入“采購價差”科目。仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，收貨前領(lǐng)用120件，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：領(lǐng)用時：TOC o 1-5 h z借：生產(chǎn)成本/費用消耗132貸：存貨132收貨時：借：存貨126借：采購價差4貸：收貨/收發(fā)票130其中：采購價差=|（定單價格-移動平均價格）|*負(fù)庫存數(shù)量=|（1.30-1.10）|*20=4（對于定單價格移動平均價仍然適用）發(fā)票校驗（庫存不足，發(fā)票數(shù)量存貨數(shù)量）時：借：收貨/收發(fā)票1

12、30貸：存貨8貸：采購價差2貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120其中：“采購價差”科目所分?jǐn)偛町?總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量=（130-120）*100-（100-120+100）/100=10*20/100=2“存貨”科目應(yīng)分?jǐn)偟牟町?總差異*當(dāng)前庫存數(shù)量/發(fā)票數(shù)量=（130-120）*（100-120+100）/100=10*80/100=8另外，如果此時發(fā)票校驗時也是負(fù)庫存，則差異全部直接記入“采購價差”科目。實際上此時“采購價差”科目所分?jǐn)偛町?總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量=（130-120）*100-0/100（負(fù)庫存時當(dāng)前庫存視為“0”）=10*100/1

13、00=10存貨數(shù)量、金額及成本變化如表5所示：表5：存貨數(shù)量、金額及成本變化（移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，收貨時負(fù)庫存）時點數(shù)量金額移動平均價初始時100件110元1.10元/件領(lǐng)用后-20件-22元1.10元/件收貨后80件104元1.30元/件發(fā)票校驗后80件96元1.20元/件先收發(fā)票后收貨在移動加權(quán)平均法下，如果收發(fā)票早于收發(fā)票，則收發(fā)票時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目，而收貨時按發(fā)票金額更新“存貨”價值。仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，先收發(fā)票后收貨，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：發(fā)票校驗時：TOC o 1-5 h z借：收貨/收發(fā)票120貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細(xì)120由于收發(fā)

14、票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。收貨時：借：存貨120貸：收貨/收發(fā)票120在移動加權(quán)平均價法下，對于先收發(fā)票后收貨時如果收貨時為負(fù)庫存，則此時“采購價差”科目所分?jǐn)偨痤~的原則與先收貨后收發(fā)票的負(fù)庫存處理一樣。此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表6所示：表6：存貨數(shù)量、金額及成本變化（移動加權(quán)平均法先收發(fā)票后收貨）時點數(shù)量金額移動平均價初始時100件110元1.10元/件發(fā)票校驗后100件110元1.10元/件收貨后200件230元1.15元/件3、期末結(jié)帳的采購核算處理在期末結(jié)帳時，F(xiàn).13將執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”的自動科目清帳，把已收貨且已收發(fā)票的“收貨/收

15、發(fā)票”明細(xì)項目一一清帳核銷。然后執(zhí)行F.19“收貨/收發(fā)票”科目余額重組調(diào)整的操作把“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目借方余額調(diào)整到資產(chǎn)負(fù)債表“物資采購”項目中，反映收到發(fā)票尚未收貨的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為：借：物資采購貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目一般情況下，ERP系統(tǒng)不是直接調(diào)整“收貨/收發(fā)票”科目的，而是記入另外一個性質(zhì)相似的調(diào)整科目，即：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目。這是因為做這樣的調(diào)整主要是為了調(diào)整資產(chǎn)負(fù)債表項目而為，因此系統(tǒng)在期末做這樣的調(diào)整的時候還同時自動產(chǎn)生了下一個期間期初的沖銷憑證：借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目貸：物資采購如果“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳存在貸方科目余額則重

16、組調(diào)整到相應(yīng)的“應(yīng)付暫估”科目中，反映已收貨尚未收到發(fā)票的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為：借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目貸：應(yīng)付暫估同時也自動產(chǎn)生下一個期間期初的沖銷憑證：借：應(yīng)付暫估貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目因此，實際上對于“收貨/收發(fā)票”中間待清帳科目和“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目是不包含在資產(chǎn)負(fù)債表項目中的，而正常結(jié)帳完成后，這兩個科目的匯總余額應(yīng)該為零。這樣處理也便于下個期間正常的收貨和收發(fā)票的校對，不至于影響到收貨和收發(fā)票逐筆清帳核銷。而對于“采購價差”科目，在ERP系統(tǒng)中一般是作為存貨的備加/備抵科目反映在資產(chǎn)負(fù)債表的存貨項目中的。一般在ERP系統(tǒng)中，無論在標(biāo)準(zhǔn)成本法下或是移動平均法下，

17、存貨科目的記帳都是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，而且都和一定的存貨數(shù)量對應(yīng)的。因此，存貨科目在系統(tǒng)中是不能手工記帳，必須從物料管理部門的業(yè)務(wù)操作自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證；而“采購價差”科目雖然有一部分也是由系統(tǒng)自動記帳的，但該科目也同時也允許財務(wù)手工單獨處理，并且該科目的余額是沒有相應(yīng)的存貨數(shù)量來對應(yīng)的。4、ERP環(huán)境下存貨的異動根據(jù)上文所述，無論是在標(biāo)準(zhǔn)成本法或是移動平均法下，“采購價差”科目在存貨采購成本核算過程中都扮演了中間“協(xié)調(diào)者”的角色，是存貨控制的關(guān)鍵點，需要特別關(guān)注。4.1標(biāo)準(zhǔn)成本法下存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動正常情況下，一旦確定相應(yīng)的存貨標(biāo)準(zhǔn)價后，除非標(biāo)準(zhǔn)價和實際價存在較大差異，不應(yīng)隨意調(diào)整

18、標(biāo)準(zhǔn)價。如果發(fā)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中存在存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動，則需要特別關(guān)注。這種情況對于審計師對存貨的審計也需要提高警惕，因為系統(tǒng)一般會提供改變標(biāo)準(zhǔn)價的功能，并自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證：借或貸：存貨貸或借：采購價差而采購價差通常有兩種處理方法。一種是在當(dāng)期已發(fā)出材料和期末結(jié)存材料之間進(jìn)行分配，屬于已消耗材料應(yīng)分配的差異，應(yīng)從該科目中轉(zhuǎn)到相關(guān)科目；另一種是直接轉(zhuǎn)入當(dāng)期損益，從而影響財務(wù)狀況和損益。4.2移動平均法下采購價差科目存在較大科目余額從上述介紹可知，與標(biāo)準(zhǔn)成本法不同，移動平均法下的采購價差科目通常其科目余額應(yīng)該為零，只有在一些特殊情況才可能出現(xiàn)科目余額且相對來講余額應(yīng)該不大。采購價差的處理也同于標(biāo)準(zhǔn)成本法，為了簡便，當(dāng)科目余額不大時可直接計入當(dāng)期損益。因此，在這種情況下，如果存在相反的情況則表明存貨控制存在較大的風(fēng)險。4.3移動平均法下負(fù)庫存情況及其發(fā)生頻率一般來講，正常情況下是不會或是不應(yīng)該存在負(fù)庫存情況的。如果在移動平均法下出現(xiàn)負(fù)庫存且發(fā)生頻率較多，則需要進(jìn)一步查明出現(xiàn)負(fù)庫存的原因，加強(qiáng)存貨控制。4.4移動平均法下存貨和采購價差科目間