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1、 目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc435198442 第一章 安徽工程大學(xué)餐飲公司簡介 PAGEREF _Toc435198442 h 1 HYPERLINK l _Toc435198443 1.1 安徽工程大學(xué)餐飲公司簡介 PAGEREF _Toc435198443 h 1 HYPERLINK l _Toc435198444 第二章 安徽工程大學(xué)餐飲采購管理及供應(yīng)商管理現(xiàn)狀與問題 PAGEREF _Toc435198444 h 2 HYPERLINK l _Toc435198445 2.1 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理現(xiàn)狀 PAGEREF _Toc435
2、198445 h 2 HYPERLINK l _Toc435198446 2.1.1 安徽工程大學(xué)餐飲公司的組織結(jié)構(gòu) PAGEREF _Toc435198446 h 2 HYPERLINK l _Toc435198447 2.1.2 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理的流程 PAGEREF _Toc435198447 h 3 HYPERLINK l _Toc435198448 2.2 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理中的缺陷與原因 PAGEREF _Toc435198448 h 6 HYPERLINK l _Toc435198449 2.2.1 采購組織結(jié)構(gòu)不合理 PAGEREF _Toc4351984
3、49 h 6 HYPERLINK l _Toc435198450 2.2.2 供應(yīng)商的管理不科學(xué) PAGEREF _Toc435198450 h 8 HYPERLINK l _Toc435198451 第三章 安徽工程大學(xué)餐飲采購管理優(yōu)化的分析與措施 PAGEREF _Toc435198451 h 9 HYPERLINK l _Toc435198452 3.1采購食品原材料 ABC 分類管理 PAGEREF _Toc435198452 h 9 HYPERLINK l _Toc435198453 3.1.1 ABC 法的具體運(yùn)用 PAGEREF _Toc435198453 h 9 HYPERLI
4、NK l _Toc435198454 3.2 供應(yīng)商 ABC 分類管理 PAGEREF _Toc435198454 h 10 HYPERLINK l _Toc435198455 3.3規(guī)范采購管理制度,控制采購成本 PAGEREF _Toc435198455 h 11 HYPERLINK l _Toc435198456 3.3.1 建立原材料采購計(jì)劃和審批手續(xù)制度 PAGEREF _Toc435198456 h 12 HYPERLINK l _Toc435198457 3.3.2 建立嚴(yán)格的采購詢價(jià)報(bào)價(jià)制度 PAGEREF _Toc435198457 h 12 HYPERLINK l _Toc
5、435198458 3.3.3 建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)貨制度 PAGEREF _Toc435198458 h 12 HYPERLINK l _Toc435198459 3.3.4 建立嚴(yán)格的報(bào)損報(bào)失制度 PAGEREF _Toc435198459 h 13 HYPERLINK l _Toc435198460 3.3.5 建立嚴(yán)格的出入庫及領(lǐng)用制度 PAGEREF _Toc435198460 h 13 HYPERLINK l _Toc435198461 第四章 采購流程、供應(yīng)商選擇及管理的優(yōu)化 PAGEREF _Toc435198461 h 14 HYPERLINK l _Toc435198462 4
6、.1 采購組織結(jié)構(gòu)的再造 PAGEREF _Toc435198462 h 14 HYPERLINK l _Toc435198464 4.2 采購流程的優(yōu)化 PAGEREF _Toc435198464 h 15 HYPERLINK l _Toc435198466 4.3 供應(yīng)商選擇 PAGEREF _Toc435198466 h 16 安徽工程大學(xué)(dxu)餐飲公司簡介1.1 安徽工程大學(xué)(dxu)餐飲公司簡介 自 1999 年以來,高校后勤社會化改革取得了較大的成效,并引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度。高校后勤集團(tuán)既要符合教育規(guī)律,又要符合經(jīng)濟(jì)(jngj)規(guī)律;既具有教育屬性,又具有商品屬性。因此,對高校
7、餐飲企業(yè)的管理不能按市場餐飲的模式進(jìn)行管理。 經(jīng)過多年的發(fā)展,安徽工程大學(xué)餐飲公司開成了突出學(xué)生伙食、堅(jiān)持特色經(jīng)營、多方式、多檔次的格局,以保證以大鍋菜和小炒為主體的基本伙食,又有調(diào)劑口味的特色餐廳,也有適應(yīng)現(xiàn)代生活節(jié)奏需要的快餐廳,還有滿足會議等多種活動(dòng)需求的高檔典雅的宴會廳,同時(shí)還有異域文化特色濃郁的西餐廳和清蒸餐廳。由于伙食品種豐富(正餐均在 300個(gè)品種以上),質(zhì)量上乘,衛(wèi)生可靠,營養(yǎng)豐富,口味適宜,安徽工程 餐飲公司得到校內(nèi)師生的普遍認(rèn)可。通過多種渠道反饋,每年就餐師生對伙食工作的滿意率均在 85%以上。 第二章 安徽工程大學(xué)餐飲采購管理及供應(yīng)商管理現(xiàn)狀與問題2.1 安徽工程大學(xué)餐飲
8、公司采購管理現(xiàn)狀 2.1.1 安徽工程大學(xué)餐飲公司的組織結(jié)構(gòu) 安徽工程大學(xué)餐飲公司下設(shè)綜合辦公室、財(cái)務(wù)室、運(yùn)行保障室、采購物流中心等 4 個(gè)部室,管轄三個(gè)學(xué)生食堂、教工食堂和特色餐廳。其組織結(jié)構(gòu)及各部門職責(zé)如圖 2-1 所示。 目前(mqin),安徽工程 大學(xué)餐飲公司的食品采購工程由采購物流中心(zhngxn)負(fù)責(zé),受總經(jīng)理直接管理。采購物流中心下設(shè)計(jì)劃部、采購部、倉儲加工部。其中,計(jì)劃部負(fù)責(zé)制定食品原材料采購計(jì)劃、采購統(tǒng)計(jì)和采購質(zhì)量監(jiān)控等工作;采購部負(fù)責(zé)食品原材料的采購和供應(yīng)商的管理,必要時(shí)可增設(shè)供應(yīng)商選擇與評價(jià)委員會;倉儲(cngch)加工部負(fù)責(zé)管理食品原材料出庫、入庫的驗(yàn)收工作,出入可的
9、運(yùn)輸工作和食品原材料加工、保鮮等工作。采購物流中心的組織結(jié)構(gòu)如圖 2-2。目前采購物流中心共有 18 名員工。 2.1.2 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理(gunl)的流程 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理主要包括(boku)采購計(jì)劃和組織、選擇供應(yīng)商、制定訂貨進(jìn)貨策略、采購商務(wù)談判、簽訂訂貨合同,進(jìn)貨實(shí)施、入庫驗(yàn)收和采購評價(jià)等環(huán)節(jié)。采購管理流程如圖 2-3 所示。 (1)采購計(jì)劃的制定(zhdng) 采購計(jì)劃一般以月為單位進(jìn)行采購,由計(jì)劃部根據(jù)各食堂的食品計(jì)劃和各類正常庫存貨物的月使用量,計(jì)劃部整理匯總并制定月度采購計(jì)劃一式 4 份,交總經(jīng)理審批,然后將審批單交采購部進(jìn)行采購。在實(shí)際操作過程中,部
10、分食品原材料的采購周期會遠(yuǎn)超訂單需求周期,這部分食品原材料可由餐飲部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行預(yù)測和判斷,由計(jì)劃部提前做好計(jì)劃。 (2)采購實(shí)施 當(dāng)采購部接到由總經(jīng)理已審批同意的采購計(jì)劃單后,倉儲加工部、采購部、總經(jīng)理室各留 1 份審批單備案,由倉儲加工部根據(jù)各食堂的每月食品需求情況,預(yù)算出各類食品原材料的最低和最高庫存量。采購部則根據(jù)采購計(jì)劃下訂單給合格供應(yīng)商名錄,供應(yīng)商根據(jù)訂單情況對其進(jìn)行確認(rèn)和承諾。 之后進(jìn)入訂單跟蹤階段,采購人員跟蹤訂單,直到食品原材料準(zhǔn)時(shí)、檢驗(yàn)合格的進(jìn)入儲存?zhèn)}庫。最后倉儲加工部驗(yàn)收入庫,再將食品原材料發(fā)放到各食堂。在實(shí)際使用中,各食堂可對采購的食品原材料向計(jì)劃部提出反饋意見,
11、由計(jì)劃部進(jìn)行整合,將食品原材料反饋信息傳遞給采購部,采購部再將食品原材料采購情況反饋供應(yīng)商,訂單完成后,倉儲加工部將驗(yàn)貨單和采購部將采購合同報(bào)財(cái)務(wù)室,財(cái)務(wù)室再將采購款支付給供應(yīng)商。 (3)采購過程中的供應(yīng)商選擇與管理 供應(yīng)商開發(fā)和選擇(xunz)是一個(gè)重要的過程,安徽工程 大學(xué)餐飲公司擁有其自己的較穩(wěn)定(wndng)的合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商分兩種:正在合作(hzu)的供應(yīng)商和候補(bǔ)供應(yīng)商。安徽工程 大學(xué)餐飲公司每月都會對供應(yīng)商進(jìn)行評估,每年還會進(jìn)行一次供應(yīng)商績效考核,評估和績效考核合格的供應(yīng)商進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄;評估和績效考核不合格,或考核排名一直處于后面的供應(yīng)商將從合格供應(yīng)商名錄中除名。采
12、取優(yōu)勝劣汰、競爭和獎(jiǎng)懲等多種方式對供應(yīng)商進(jìn)行管理,以淘汰那些價(jià)格較高、質(zhì)量差、且交期長、總體考核不良的供應(yīng)商。供應(yīng)商的評估分為 A、B、C、D 四種等級,其考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)見表 2-1。進(jìn)入 A 等級的供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商,B 等級的供應(yīng)商為良好供應(yīng)商;而被評為 C 等的供應(yīng)商給予警告,提交品質(zhì)改善報(bào)告,其下次供貨的食品原材料重點(diǎn)檢查,如連續(xù)三個(gè)月被評為 C 的供應(yīng)商將被取消供應(yīng)商資格;被評為 D 等的供應(yīng)商將被直接從合格供應(yīng)商名錄除名,取消其合格供應(yīng)商資格。每月供應(yīng)商評估和績效考核主要由采購部負(fù)責(zé)。 表 2-1 供應(yīng)商績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商評估和績效考核是供應(yīng)商管理的主要內(nèi)容之一,也是供應(yīng)商選擇的參考
13、因素之一。其的主要目的就是對供應(yīng)商進(jìn)行考核與評價(jià),以便增加與優(yōu)秀供應(yīng)商的合作,并建立戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商,同時(shí)淘汰部分不合格供應(yīng)商。圖 2-4 為 2014 年 安徽工程大學(xué)餐飲公司的供應(yīng)商評估與績效考核結(jié)果圖;圖 2-5 為 2014 年 安徽工程大學(xué)餐飲公司供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)訂單的履行統(tǒng)計(jì)圖;圖 2-6 為 2010 年 安徽工程大學(xué)餐飲公司供應(yīng)商被各食堂投訴或抱怨的次數(shù)統(tǒng)計(jì)圖。 圖 2-4 安徽工程(gngchng)大學(xué)餐飲公司 2014 年供應(yīng)商評估(pn )與績效考核結(jié)果 圖 2-5 安徽工程(gngchng)大學(xué)餐飲公司 2014 年供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)訂單的履行統(tǒng)計(jì)圖 2-6 安徽工程大學(xué)餐飲公司
14、 2014 年供應(yīng)商被各食堂投訴或抱怨的次數(shù)統(tǒng)計(jì)圖 從圖 2-4,圖 2-5,圖 2-6 可以看出,安徽工程大學(xué)餐飲公司供應(yīng)商績效評價(jià)高和很高兩個(gè)層次所占的比重為 37%;低于 80%的供應(yīng)商訂單準(zhǔn)時(shí)率的比例高達(dá) 66%,遠(yuǎn)高出 50%的比例;被 2 次及 2 次以上的投訴或抱怨的供應(yīng)商占 53%,大于被 0 次和 1 次投訴或抱怨的供應(yīng)商比例。目前,安徽工程 大學(xué)餐飲公司食品采購的供應(yīng)商主要集中于米、面等主食品和蔬菜、油、豆制品等副食品,但對供應(yīng)商的管理缺乏深層次的了解,僅停留在了解供應(yīng)商的表層信息,對各供應(yīng)商也缺乏分類管理,可見其目前對供應(yīng)商的管理不夠完善。因此,當(dāng)前 安徽工程 大學(xué)餐飲公
15、司還應(yīng)該加強(qiáng)其供應(yīng)商管理。 2.2 安徽工程大學(xué)餐飲公司采購管理中的缺陷(quxin)與原因 2.2.1 采購組織(zzh)結(jié)構(gòu)不合理 在采購(cigu)組織結(jié)構(gòu)上,從圖 2-1 和圖 2-2 可以看出以下問題: (1)集權(quán)式管理模式。從組織架構(gòu)上,總經(jīng)理對采購物流中心的全局進(jìn)行管理是沒有問題的,但從計(jì)劃部到采購部,再到倉儲加工部的所有工作都由總經(jīng)理管理。采購工作復(fù)雜細(xì)致,如果事事都要總經(jīng)理管理,總經(jīng)理審批,是比導(dǎo)致總經(jīng)理工作精力分散,很難在宏觀上對采購物流中心進(jìn)行管理。 (2)計(jì)劃部設(shè)置繁瑣。在目前的采購組織結(jié)構(gòu)中,計(jì)劃部處于采購宏觀層面的機(jī)構(gòu),宏觀層面的職責(zé)可以由總經(jīng)理負(fù)責(zé)。采購計(jì)劃報(bào)總經(jīng)
16、理審批,在將采購計(jì)劃送給采購部進(jìn)行采購,增加了工作流程,內(nèi)耗增加,工作效率降低。另外,計(jì)劃部工作中的統(tǒng)計(jì)管理,對于制定采購計(jì)劃有意義,但對于各食堂對供應(yīng)商原材料的反饋信息又要送到采購部,也增加了信息的不流暢。 (3)監(jiān)督職責(zé)不明確。在整個(gè)組織缺乏監(jiān)管部門,行駛監(jiān)督職責(zé)的部門有采購部的質(zhì)量管理科、采購部和倉儲加工部等三個(gè)部門,各職責(zé)不明確,在監(jiān)管時(shí)存在相互扯皮,相互推卸責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。而對于兩萬多學(xué)生和教職員工來說,食品安全、食品衛(wèi)生是保障正常的教學(xué)工作的基本保障,因此有必要成立職責(zé)明確、分工合理的監(jiān)管部門,以保證在采購管理環(huán)節(jié)的監(jiān)督作用。(4)餐飲公司中的采購人員數(shù)量相對較少,分工不合理。安徽工程
17、 大學(xué)餐飲公司下設(shè)綜合辦公室、財(cái)務(wù)室、運(yùn)行保障室、采購物流中心等 4 個(gè)部室,總共有 100 多人,而采購物流中心工作人員只有 18 人,小于 4 個(gè)部室的評價(jià)值 20 人,餐飲采購的食品原材料種類繁多,每月采購量大等,采購物流中心在整個(gè)餐飲公司中,工作量相對較繁重,而采購物流中心下設(shè)計(jì)劃部、采購部和倉儲加工部,每個(gè)部門只有 3-4 人,工作繁瑣,可見安徽工程 大學(xué)餐飲公司在人員設(shè)置比例上來看嚴(yán)重失調(diào),其各部門造成工作量的不同,勢必會影響各部門的內(nèi)部團(tuán)結(jié)。 2.3.2 采購管理流程不合理 從圖 2-3(采購流程圖)可以看出以下問題: (1)從采購組織與采購流程圖中,均可以發(fā)現(xiàn)整個(gè)采購流程中缺少
18、監(jiān)控環(huán)節(jié)。采購物流中心中的計(jì)劃部、采購部和倉儲加工部都沒有哪個(gè)部門有監(jiān)控監(jiān)督的職責(zé),都有總經(jīng)理一人進(jìn)行把關(guān),集權(quán)制管理,各部門監(jiān)督責(zé)任不明確。 (2)質(zhì)檢環(huán)節(jié)十分薄弱。和監(jiān)控環(huán)節(jié)一樣,沒有相應(yīng)的部門行使質(zhì)檢工作。高校餐飲企業(yè)不同于社會餐飲企業(yè),它不僅要考慮經(jīng)濟(jì)效益,還有考慮服務(wù)師生的教學(xué)與科研,具有企業(yè)性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)的雙重屬性。高校餐飲公司應(yīng)更加注重食品衛(wèi)生和食品安全,缺乏質(zhì)檢過程可能會導(dǎo)致采購人員在食品采購階段,往往以價(jià)格最低作為篩選供應(yīng)商的目標(biāo),而忽視了原材料的質(zhì)量、供貨期等,容易出現(xiàn)以次充好、供貨不穩(wěn)定、供貨不及時(shí)的現(xiàn)象,甚至食品安全隱患。 (3)信息化、OA 辦公建設(shè)滯后,嚴(yán)重影響(y
19、ngxing)采購工作效率。在這個(gè)采購流程中,計(jì)劃部、采購部、各餐廳和供應(yīng)商這四個(gè)角色的溝通采用傳統(tǒng)的人工方式,導(dǎo)致效率不高、信息偏離(pinl)或丟失嚴(yán)重以及信息相對滯后。另外,不同食品原材料的下訂單和交貨的要求是不相同的,而采購人員又需要每日人工發(fā)送不同食品原材料的交貨指令,以確認(rèn)各訂單的交貨狀態(tài),這種人工方式的采購管理模式勢必造成工作效率低下,訂單的交貨狀態(tài)滯后甚至出錯(cuò)。 (4)采購流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)成本控制(kngzh)不夠完善 采購環(huán)節(jié) 以上關(guān)于采購組織結(jié)構(gòu)中提到,采購物流中心只有 18 人,其中采購部也只有 3 人,只設(shè)置了一名采購員,由于缺乏監(jiān)管制度,在客觀環(huán)境上很容易造成采購人員
20、與供應(yīng)商相互串通,提高采購價(jià)格,加大采購成本,從而接收供應(yīng)商賄賂,吃差價(jià)回扣等,使餐飲公司利益受損。使采購員很容易與供貨商串通一氣,提高價(jià)格,吃差價(jià)回扣,加大成本,侵害高校利益;另一方面,這也容易造成供應(yīng)商不公平競爭,影響供應(yīng)商選擇,采購的食品原材料質(zhì)量也存在較大風(fēng)險(xiǎn)。要想杜絕采購人員不良行為,降低采購風(fēng)險(xiǎn),光靠采購人員的自身素質(zhì)是不夠的,還必須從制度上改變目前的采購管理。因此 安徽工程 大學(xué)餐飲公司應(yīng)該從制度、人員控制和監(jiān)督管理等方面,使其相互牽制,相互監(jiān)督,從而提高采購成本控制。 驗(yàn)收環(huán)節(jié) 安徽工程 大學(xué)餐飲公司由倉儲加工部的驗(yàn)貨員進(jìn)行驗(yàn)貨工作。由于缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制,驗(yàn)貨員在驗(yàn)貨時(shí)存在不
21、嚴(yán)格現(xiàn)象,導(dǎo)致殘損食品原材料進(jìn)入餐飲公司,甚至發(fā)生有虛報(bào)、無物報(bào)單的現(xiàn)象。由于采購的食品原材料繁多,零星采購過于頻繁,導(dǎo)致部分驗(yàn)收工作走走過場,流于形式,其嚴(yán)重影響采購食品原材料的質(zhì)量,食品衛(wèi)生、食品安全風(fēng)險(xiǎn)加大。 保管環(huán)節(jié) 倉儲保管如果不善,將會是倉儲成本加大,由于倉儲保管的控制制度不健全,倉儲管理損耗大。由于缺乏監(jiān)管制度、材料的控制和記錄工作不到位,保管員在倉儲保管過程中存在私拿、多報(bào)損耗,深圳偷運(yùn)倒賣等現(xiàn)象。另外食品原材料保管過程中,存在庫存食品的變質(zhì)變味,浪費(fèi)比較嚴(yán)重。 領(lǐng)用環(huán)節(jié) 物資領(lǐng)用制度不健全,導(dǎo)致領(lǐng)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)少用多領(lǐng)、領(lǐng)用記錄丟失現(xiàn)象的發(fā)生。一般領(lǐng)用食品原材料需要填寫領(lǐng)料單,并
22、需要食堂經(jīng)理審批簽字。但餐飲原材料種類繁多、零星,材料種類達(dá)到數(shù)百種,因此在實(shí)際操作過程中很難控制,存在沒有領(lǐng)料單,或沒有經(jīng)理審批簽字就先領(lǐng)料,事后又沒有填單的現(xiàn)象。 2.2.3 供應(yīng)商的管理(gunl)不科學(xué) 供應(yīng)商選擇的好壞直接(zhji)影響企業(yè)的采購成本、質(zhì)量、交貨期等。目前,安徽工程 大學(xué)餐飲公司供應(yīng)商的管理有采購部負(fù)責(zé)(fz),對于供應(yīng)商的選擇和績效考核更多的是采用定性分析的方法,而缺少定量分析的方法,這就使供應(yīng)商的選擇和績效考核缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、有效地分析,不利于采購成本的控制。 (1)供應(yīng)商選擇和評價(jià)不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn) 對供應(yīng)商的開發(fā)、選擇和評價(jià)的工作缺乏流程,流于形式。供應(yīng)商進(jìn)入沒
23、有設(shè)置門檻,只有具備相應(yīng)的資質(zhì)和證件,如公司黃頁、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證等資料即可進(jìn)入候選供應(yīng)商。在供應(yīng)商審查時(shí)往往只注重食品原材料價(jià)格、交貨期、公司質(zhì)量體系、公司規(guī)模、企業(yè)榮譽(yù)等書面的資料審査,而缺乏現(xiàn)場實(shí)地考察。安徽工程 大學(xué)餐飲公司的供應(yīng)商中,有的供應(yīng)商雖合作多年,但餐飲公司去現(xiàn)場實(shí)地考察的很少,有的甚至沒有實(shí)地考察過。對于供應(yīng)商的評價(jià)內(nèi)容比較集中于價(jià)格、質(zhì)量體系、批次合格率、財(cái)務(wù)報(bào)表等方面的數(shù)據(jù),這些評價(jià)內(nèi)容也主要為定性評價(jià),缺少定量分析。 (2)對供應(yīng)商缺乏科學(xué)的分類管理 安徽工程 大學(xué)餐飲企業(yè)采購的食品原材料分為主食、食用油、副食品、調(diào)味品和當(dāng)日菜五大類,其供應(yīng)商數(shù)量較大
24、,參差不齊。目前 安徽工程 大學(xué)餐飲公司正在供貨的供應(yīng)商達(dá)到31 家,供應(yīng)商的采購金額多則高達(dá) 200 余萬元,少則只有 1 萬元的供應(yīng)商。而這些供應(yīng)商中,安徽工程 大學(xué)餐飲公司采用一視同仁的管理,沒有采用分類的管理,這種極不科學(xué)的做法,既浪費(fèi)了公司的管理精力,也難以對重要供應(yīng)商實(shí)施有效的重點(diǎn)、有效的管理。 (3)年度評審制度不夠科學(xué),沒有供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制 安徽工程 大學(xué)餐飲公司對供應(yīng)商的評審一年只做一次,并作為其年度考核成績,其隨意性加大,主要決定于采購人員的主觀印象,缺乏對供應(yīng)商的月度或季度考核。其績效考核結(jié)果往往只作于末尾淘汰的依據(jù),而績效考核優(yōu)秀的供應(yīng)商沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度,沒有建立有效的
25、激勵(lì)機(jī)制。 (4)供應(yīng)商管理觀念落后 安徽工程 大學(xué)餐飲公司采購人員往往認(rèn)為供應(yīng)商是競爭對手,在采購價(jià)格談判過程中,往往只看價(jià)格,最后往往是價(jià)低者的供應(yīng)商進(jìn)行供貨。這樣導(dǎo)致公司沒有長期穩(wěn)定的供應(yīng)商,出現(xiàn)了今年這家供應(yīng)商供貨,明年另外一家供應(yīng)商供貨的現(xiàn)象。這種長期與大量而又分散的供應(yīng)商保持聯(lián)系,沒有建立起戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商。正是采購人員和供應(yīng)商雙方的觀念落后,只著眼于當(dāng)前利益,很難建立穩(wěn)定、長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,很難實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈下的“雙贏”。 第三章 安徽工程大學(xué)餐飲(cn yn)采購管理優(yōu)化的分析與措施3.1采購(cigu)食品原材料 ABC 分類管理安徽工程大學(xué)餐飲公司采購的食品原材料種類
26、繁多、價(jià)格不等、數(shù)量不均。有的食品原材料需要量大,在餐飲采購成本中所占比例大,品種相對固定,如大米、面粉、食用油等主副食品;有的食品原材料需要量大,在餐飲采購成本中所占比例小,品種相對不固定而且價(jià)值很小,但又是生產(chǎn)過程必不可少的,如調(diào)料(tiolio)品;有的食品可以存儲,而有的食品不能存儲,如當(dāng)日菜等。由于人力、財(cái)力、資源有限,對所有的品種均給予相同程度的重視和管理是不可能的,也是不切實(shí)際的。因此,有必要對不同的食品原材料進(jìn)行分類。我們在原來主食、油、副食品、調(diào)味品和當(dāng)日菜五大類的基礎(chǔ)上再進(jìn)行分類,將管理的重點(diǎn)放在餐飲采購成本中所占比例大的原材料品種上,即 A 類物資,進(jìn)行有區(qū)別的分類管理和
27、控制。其分類的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)見表 3-1。表 3-1 ABC 分類法的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)3.1.1 ABC 法的具體運(yùn)用根據(jù)表 3-1 的 ABC 分類法區(qū)分標(biāo)準(zhǔn),將安徽工程大學(xué)大學(xué)餐飲公司采購的食品按主食、油、副食品、調(diào)味品和當(dāng)日菜分為五大類,其 2014 年度采購食品原材料的金額統(tǒng)計(jì)如表 3-2所示:表 3-2 安徽工程 大學(xué)餐飲公司采購原材料金額統(tǒng)計(jì)及分類用 ABC 分析方法可歸納(gun)為列表 3-3 表示(biosh):表 3-3 安徽工程(gngchng) 大學(xué)餐飲公司采購原材料 ABC 分類從表 3-3 可知,A 類食品原材料的采購成本占食品原材料成本的 73.09%,對這類食品原材料管理至關(guān)
28、重要,將直接影響采購總成本。所以對屬于 A 類的食品原材料要重點(diǎn)管理,經(jīng)常查點(diǎn),預(yù)測需求,合理控制庫存量,并及早決定好定貨點(diǎn)和供應(yīng)商;B 類的食品原材料主要是糧油等主食品,包括大米、面粉和食用油等,占到采購金額的 21.53%,但這類食品種類和價(jià)格相對固定,供應(yīng)商也相對集中,有利于管理。C 類的食品原材料采購金額比例只有 5.38%,占整個(gè)餐飲食品原材料采購總成本比例很少,但這類食品原材料種類又多、價(jià)格又低,采購管理中不必過于關(guān)注。3.2 供應(yīng)商 ABC 分類管理對 安徽工程 大學(xué)餐飲公司的采購成本控制,ABC 分類法不僅對食品原材料進(jìn)行分類,而且還可以運(yùn)用在對食品原材料供應(yīng)商的分類管理上。下
29、面以 安徽工程 大學(xué)餐飲公司 2014 年采購的食品原材料的供應(yīng)商進(jìn)行分析,按供應(yīng)商年度采購金額分類并進(jìn)行排序,并運(yùn)用 ABC 分類法分析,供應(yīng)商 ABC 分類見表3-4。表 3-4 安徽工程 大學(xué)餐飲公司 2014 年供應(yīng)商分類表根據(jù)供應(yīng)商的分類,對供應(yīng)商采用不同(b tn)的管理,對于 A 類的 6 家供應(yīng)(gngyng)商,可以與其建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系(gun x),在今后的采購過程中給予重點(diǎn)關(guān)注;對于 B 類的 7 家供應(yīng)商,可與其建立緊密合作伙伴關(guān)系,通過一段時(shí)間的合作,根據(jù)評估和績效考核結(jié)果,可以升格為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系;而 C 類的供應(yīng)商,通過合作,并給與評估和績效考核結(jié)果,適當(dāng)可
30、升格為緊密合作伙伴關(guān)系。通過供應(yīng)商的分類管理,形成了不同層次、不同關(guān)注度的管理階層。3.3規(guī)范采購管理制度,控制采購成本安徽工程 大學(xué)餐飲公司采購管理環(huán)節(jié)較多,并沒有形成系統(tǒng)化的采購管理制度,導(dǎo)致在各環(huán)節(jié)成本控制不夠完善,如在采購環(huán)節(jié)存在采購員接收供應(yīng)商賄賂,吃差價(jià)回扣等,在驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在部分驗(yàn)收工作走走過場,流于形式等,因此有必要規(guī)范采購管理制度,是采購各個(gè)環(huán)節(jié)制度化。規(guī)范采購管理制度,有利于加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理,做到有章可循,預(yù)防采購過程中的各種弊端,降低采購成本,提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。3.3.1 建立原材料采購計(jì)劃和審批手續(xù)(shux)制度各食堂經(jīng)理和倉儲保管員根據(jù)經(jīng)營情況、食品原
31、材料倉儲情況,定期(dngq)填寫采購計(jì)劃報(bào)送 安徽工程(gngchng) 大學(xué)餐飲公司的物流管理中心,對于金額較大的且保存時(shí)間較長主副食品,如大米、面粉、食用油等食品原材料則要填寫申請訂貨單,并交總經(jīng)理審批,采購部每月或每季度進(jìn)行其食品原材料進(jìn)行采購,申請訂貨單如表 4-11。對于采購金額較小或不便保存的當(dāng)日菜,如小額調(diào)味品、蔬菜、鮮肉等則由各食堂經(jīng)理每日報(bào)送,各食堂經(jīng)理或負(fù)責(zé)人填寫當(dāng)日菜訂貨單。3.3.2 建立嚴(yán)格的采購詢價(jià)報(bào)價(jià)制度安徽工程 大學(xué)餐飲公司物流采購中心可設(shè)計(jì)專業(yè)的物價(jià)員或信息員,物價(jià)員或信息員可以設(shè)置在財(cái)務(wù)室或采購部,定期對市場物價(jià)進(jìn)行調(diào)研和價(jià)格咨詢,及時(shí)關(guān)注政府對關(guān)注民生的
32、“菜籃子”菜價(jià)的定價(jià)和網(wǎng)上菜價(jià)查詢,如廣州白云山農(nóng)產(chǎn)品綜合批發(fā)市場會對每日菜價(jià)進(jìn)行公布,可充分利用各種渠道了解市場信息,采購時(shí)堅(jiān)持貨比三家的原則,及時(shí)更新市場變化。物價(jià)員或信息員根據(jù)市場菜價(jià)每周或半月公開報(bào)價(jià)一次,并且每月召開由餐廳經(jīng)理、采購員、物價(jià)員、保管員組成的定價(jià)人員的定價(jià)例會或碰頭會,對供應(yīng)商的價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行公開、公平的優(yōu)選。對于價(jià)格比較穩(wěn)定,如大米、面粉等食品原材料可實(shí)行月價(jià)制,而對于價(jià)格變化幅度較大、季節(jié)性食品則要加強(qiáng)市場調(diào)查。表 3-5菜價(jià)調(diào)查表3.3.3 建立嚴(yán)格的采購(cigu)驗(yàn)貨制度嚴(yán)把進(jìn)貨關(guān)是采購物流管理的重要一環(huán),驗(yàn)收控制的目的就是使采購的食品原材料符合訂貨(dng
33、hu)時(shí)的質(zhì)量、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量。驗(yàn)貨控制是把握好食品原材料進(jìn)入倉庫和廚房的第一關(guān)卡。驗(yàn)收環(huán)節(jié)需要明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、明確驗(yàn)收責(zé)任和貴重原材料標(biāo)簽,并采用專人管理等制定。驗(yàn)貨員要對所有的進(jìn)貨物資進(jìn)行驗(yàn)貨,并做好驗(yàn)貨記錄。驗(yàn)貨員有權(quán)拒收不需要的超量進(jìn)貨、質(zhì)量不合格和規(guī)格不符的食品原材料,并核對采購單,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映和糾正。特別要注意保藏時(shí)間短、易壞易損等食品原材料的記錄(jl),鮮活食品進(jìn)行入冰庫儲存。表 3-6驗(yàn)收記錄3.3.4 建立嚴(yán)格的報(bào)損報(bào)失制度餐飲公司與工業(yè)企業(yè)不同,餐飲公司的采購物資主要為食品原材料,其品種多且雜,各種食品原材料保藏時(shí)間不同,有的食品原材料保藏時(shí)間長則幾天,短則一天,并
34、需要保鮮冷藏,如海鮮、肉類、肉制品、豆制品、果蔬等。對于這些物資應(yīng)制定嚴(yán)格的報(bào)損報(bào)失制定。報(bào)損的物資需要倉儲加工部負(fù)責(zé)人鑒定,并簽字報(bào)損。根據(jù)報(bào)損報(bào)失的數(shù)量,可每天或每周將報(bào)損單報(bào)總經(jīng)理室,對于超過規(guī)定報(bào)損率,要給予預(yù)警,并說明原因。表 3-7報(bào)損單3.3.5 建立嚴(yán)格(yng)的出入庫及領(lǐng)用制度做好發(fā)放控制管理是庫存(kcn)管理的重要環(huán)節(jié)。其目的是按各食堂經(jīng)營(jngyng)需要發(fā)放與需求符合的食品原材料規(guī)格、數(shù)量等,可以從源頭上來控制成本的支出。安徽工程 大學(xué)餐飲公司可根據(jù)主食品、副食品和調(diào)味品等不同食品原材料的特性來制定不同的領(lǐng)用手續(xù)。表 3-8庫房領(lǐng)料申請單第四章 采購(cigu)流
35、程、供應(yīng)商選擇及管理的優(yōu)化 通過前文對安徽工程大學(xué)餐飲公司采購物流管理現(xiàn)狀(xinzhung)與存在問題的分析可知,安徽工程大學(xué)餐飲公司采購流程、供應(yīng)商選擇及管理等方面存在很大的問題,有必要對其進(jìn)行優(yōu)化,提出改進(jìn)方案。4.1 采購(cigu)組織結(jié)構(gòu)的再造根據(jù)組織結(jié)構(gòu)的兩大職能,在原有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,在以下幾方面進(jìn)行改進(jìn): (1)目前的采購物流中心由總經(jīng)理負(fù)責(zé),其管理模式采用的是“集權(quán)式管理”,總經(jīng)理管的過多,過細(xì),往往只注重微觀層面,而對宏觀方面把握采購工作則不利。為此,總經(jīng)理職責(zé)調(diào)整為:采購物流中心由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下統(tǒng)籌安排工作,協(xié)調(diào)各部門的工作,具體負(fù)責(zé)原計(jì)劃部中的采購計(jì)劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作等
36、宏觀工作。解決了凡事都要總經(jīng)理處理和審批,實(shí)行“分權(quán)式管理”模式,使采購計(jì)劃等宏觀方面的頂層設(shè)計(jì)更加合理,有利于提高整體工作效率。 (2)計(jì)劃部撤除,計(jì)劃部中的采購計(jì)劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作等工作由總經(jīng)理直接負(fù)責(zé),而計(jì)劃部中的質(zhì)量管理工作劃到新成立的質(zhì)檢監(jiān)督部,這樣可以減少計(jì)劃部到采購部流程,采購工作更加順暢。 (3)采購部細(xì)化主食品采購科和副食品采購科,以及負(fù)責(zé)原來的供應(yīng)商管理的工作,必要時(shí)采購部負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商開發(fā)與選擇工作委員會等工作。 (4)成立質(zhì)檢監(jiān)督部,將計(jì)劃部中的質(zhì)量管理科并入質(zhì)檢部,加強(qiáng)對采購部門和采購過程的監(jiān)管與控制。優(yōu)化后的目標(biāo)采購組織結(jié)構(gòu)如圖 3-1 所示。優(yōu)化后的采購組織結(jié)構(gòu)較優(yōu)化前的采購組織結(jié)構(gòu)。主要是層級減少,總經(jīng)理直接負(fù)責(zé)采購計(jì)劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作等宏觀工作,減少采購計(jì)劃到達(dá)采購部的時(shí)間和手續(xù);同時(shí)增加了食品原材料的質(zhì)量、衛(wèi)生管理。4.2采購(cigu)流程的優(yōu)化 在前面一章分析了安徽工程大學(xué)餐飲公司采購存在的問題(wnt),以及前面所述的優(yōu)化后
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