公司檔案管理制度(2014初稿)(共41頁(yè))

1、PAGE 41 PAGE 44集 團(tuán) 管 理 制 度檔案管理制度(zhd)本制度(zhd)由集團(tuán)行政辦公室于2016年02月10日發(fā)布(fb)本制度于2016年02月首次制定。本制度由集團(tuán)行政辦公室歸口管理。本制度起草人：本制度審核人： 本制度批準(zhǔn)人： 制度七明細(xì)條款1獎(jiǎng)罰細(xì)則按本制度執(zhí)行部門按本制度2發(fā)放形式報(bào)送范圍董事長(zhǎng)適用范圍集團(tuán)發(fā)送范圍集團(tuán)各公司、各部門3發(fā)布部門集團(tuán)總裁辦管理部門集團(tuán)行政辦公室評(píng)審部門集團(tuán)行政辦公室4通報(bào)形式通報(bào)內(nèi)容按本制度5發(fā)布時(shí)間2016年05月實(shí)施時(shí)間2016年5月通報(bào)周期每年一次檢查周期每年一次6制度版本2016年第1版保密等級(jí)內(nèi)部解釋部門企業(yè)管理部聯(lián)系電話7

2、矛盾處理本制度與集團(tuán)制度有矛盾時(shí)，以集團(tuán)制度為準(zhǔn)。目 錄1、檔案管理辦法(bnf)（5）1.1 總 則 （5）1.2 管理(gunl)部門及其職責(zé) （6）1.3 文件材料的收集(shuj)與歸檔 （6）1.4 檔案的保管 （7）1.5檔案的分類（8）1.6 法律責(zé)任 （9）1.7 附則 （9）2、檔案管理實(shí)施細(xì)則 （10）2.1 文書檔案管理實(shí)施細(xì)則 （10）2.2 工程檔案管理實(shí)施細(xì)則（13）2.3會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則（16） 2.4聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則（17）2.5實(shí)物檔案管理實(shí)施細(xì)則(19)2.6檔案移交實(shí)施細(xì)則（20） 2.7檔案借(查)閱實(shí)施細(xì)則 (21) 2.8檔案庫(kù)房管理實(shí)細(xì)則(

3、22)3、日常檔案管理工作重點(diǎn)規(guī)范(23) 3.1證照的日常管理(23) 3.2證照的年檢、變更工作(24)4、附件(fjin)（25） 4.1檔案分類、保管期限、密級(jí)、歸檔(gudng)范圍一覽表（25） 4.2年度文書(wnsh)檔案匯總目錄（封面）.（31） 4.3年度文書檔案歸檔統(tǒng)計(jì)匯總表（32） 4.4案卷目錄 （33） 4.5 卷內(nèi)目錄 (34) 4.6 卷內(nèi)備考表（35） 4.7 檔案移交清單 （36） 4.8檔案借（查）閱申請(qǐng)表 （37） 4.9檔案管理組織架構(gòu)圖 （38）4.10 檔案移交流程圖 (39）4.11 檔案借（查）閱流程圖 （39）檔案管理辦法(bnf)第一章 總

4、 則第一條 目 的為了加強(qiáng)和規(guī)范集團(tuán)本部及各公司的檔案管理工作，有效地保護(hù)利用檔案資源，促進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，維護(hù)文件的完整性和安全性，提高檔案的利用工作。根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合(jih)本司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 定 義公司(n s)檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式、載體的歷史記錄的總和。包括房地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理、建筑設(shè)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。 第三條 適用范圍本辦法適用于集團(tuán)本部及其所屬各公司。各區(qū)域公司、地區(qū)公司須根據(jù)本辦法的精神，結(jié)合所在地檔案行政管

5、理部門的檔案規(guī)定及本司實(shí)際情況，進(jìn)一步制定和完善各自的檔案管理制度，保證檔案管理制度的層次性、規(guī)范性和統(tǒng)一性。第四條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的文書檔案（含黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理）、基本建設(shè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，法務(wù)類檔案、審計(jì)檔案、房產(chǎn)物業(yè)類(物業(yè)管理、樓盤銷售、租賃等)類目的檔案由公司檔案管理部門統(tǒng)一管理；人事檔案、會(huì)計(jì)檔案分別由行政人事部、財(cái)務(wù)部獨(dú)立管理，以維護(hù)檔案的完整和安全。 第五條 檔案工作是公司各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)之一，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案信息化是公司辦公信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分。第二章 檔案管理部門(bmn)及其職責(zé) 管理(g

6、unl)部門1、集團(tuán)檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)(ln do)，分級(jí)管理的原則。2、由集團(tuán)行政人事經(jīng)理，行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)本部各部門和各下屬公司培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各項(xiàng)工作。各公司行政人事部負(fù)責(zé)各自公司的日常檔案管理工作。（參見附件九）第二條 管理職責(zé)1、集團(tuán)、各公司專(兼職)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)檔案管理辦法和各項(xiàng)管理制度，履行各自管理職責(zé)。 2、公司各部門指定一名人員作為專（兼職）檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司文件材料（紙質(zhì)、電子文件、聲像、實(shí)物等）的收集、整理并應(yīng)做好文檔管理和移交工作。第三章 文件材料的收集與歸檔第一條 文件材料形成和積累是檔案工作的基礎(chǔ)，必須將文件材料歸檔工作納入公司各部門工作計(jì)劃和

7、有關(guān)檔案工作人員的崗位職責(zé)。公司各部門在工作中形成的文件材料，承辦人在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)交本部門專（兼）職檔案管理員統(tǒng)一整理進(jìn)行管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。 集團(tuán)本部、各公司、各部門，在日常(rchng)工作中產(chǎn)生指導(dǎo)性文件材料必須及時(shí)收集、分類整理，立卷歸檔、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，做好重要資料的保密工作。 第三條 應(yīng)以公司形成(xngchng)的文件材料為主，凡是反應(yīng)公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。第四條 歸檔(gudng)時(shí)間1、文書檔案：公司各部門辦理完畢的文件材料，每年移交一次。各公司的檔案于每年3月31日之前向其所在行

8、政人事部辦理移交。各地區(qū)公司的工程竣工檔案，由各項(xiàng)目的專（兼職）檔案管理人員進(jìn)行收集整理、立卷工作。應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，按規(guī)定期限向所在地城建檔案館和公司檔案室辦理檔案移交工作。聲像檔案、審計(jì)檔案、法務(wù)檔案、實(shí)物檔案、樓盤銷售、房產(chǎn)租賃等，在每項(xiàng)活動(dòng)完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4、 涉及員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或者個(gè)人手中的文件材料及公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)立、重大投資決策、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等文件材料辦理完畢一周內(nèi)整理后立即移交歸檔。第四章 檔案的保管 第一條 集團(tuán)、各公司應(yīng)設(shè)專門的檔案庫(kù)房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守公司檔案機(jī)密,任何人不

9、得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房,以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。第二條 檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。 對(duì)照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置(pizh)密封盒和專門的案卷盒，按編號(hào)盒存放在防磁柜。 檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵(fn chn)、防蟲等“八防”工作。 定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)(h du)工作，做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。第五章 檔案的分類與整理第一條 歸檔的文件材料，應(yīng)參照國(guó)家和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，充分考慮公司的管

10、理職能，并結(jié)合檔案的內(nèi)容和形成特點(diǎn)。第二條 檔案的分類分別為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、房產(chǎn)物業(yè)類、人事檔案類、聲像類、實(shí)物類、法務(wù)類、審計(jì)類等。第三條 根據(jù)國(guó)家檔案管理局的有關(guān)規(guī)定，文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年；基本建設(shè)類、聲像類、法務(wù)類、審計(jì)類、實(shí)物類、樓盤銷售類、房產(chǎn)租賃類分為永久、長(zhǎng)期、短期，其中永久為50年以上，長(zhǎng)期為16-50年，短期為15年以下；會(huì)計(jì)檔案分為永久、定期，其中定期為3年、5年、10年、15年、25年。 第四條 各公司行政人事部在接收各部門移交(yjio)的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行檢查、并完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)工作。 第五條 接

11、收的移交(yjio)檔案要辦理雙方交接手續(xù)，做好編目工作，并及時(shí)入庫(kù)。 各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對(duì)是否(sh fu)有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。相關(guān)人員到檔案管理員處借閱資料需辦理借閱登記手續(xù)，（詳見附表八檔案借（查）閱申請(qǐng)單）。對(duì)超過保管期限的檔案，由集團(tuán)行政人事經(jīng)理、文件所屬職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)鑒定，并出具鑒定報(bào)告后予以銷毀。集團(tuán)行政人事部每年定期對(duì)各公司檔案進(jìn)行年度審核、檢查工作。所屬公司對(duì)文件有留存的權(quán)力，員工在未經(jīng)所屬公司書面同意的情況下，不得將其保存的文件及復(fù)印件、電子文檔等提供給第三方或者向公眾公開。第六章 法律責(zé)任 對(duì)有下列行為的員工，公司將根據(jù)情節(jié)輕重

12、，給予警告或開除處理，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：1、將公司檔案占為已有的行為；2、在崗位(gng wi)調(diào)動(dòng)或離職時(shí)不及時(shí)移交檔案資料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的行為；3、遺失、損毀或擅自銷毀(xiohu)公司文件材料及檔案的行為；4、擅自出賣、倒賣(do mi)公司檔案的行為；第七章 附 則 第一條 本管理辦法由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。第二條 本管理辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 文書(wnsh)檔案管理實(shí)施細(xì)則一、目的(md)為了規(guī)范集團(tuán)本部、各公司的文書檔案管理(gunl)工作,結(jié)合集團(tuán)的各項(xiàng)管理規(guī)定,特制定本細(xì)則。二、實(shí)施范圍集團(tuán)本部及其所屬各公司。三、文書檔案的定義文書檔案是

13、指公司在日常管理事務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的書面文件。包括公司黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、會(huì)計(jì)文件、審計(jì)文件、法務(wù)文件、房產(chǎn)物業(yè)、其他（合同、簽報(bào)、批復(fù)、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告）等。四、文書檔案的管理職能1、集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)建立、完善文書檔案管理制度，并做好推行、培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，定期檢查集團(tuán)本部各部門及各下屬公司檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2、各公司行政人事部作為檔案管理部門，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的文書檔案工作，包括日常文檔的收集、歸檔、借（查）閱工作，并將年度歸檔情況匯編成冊(cè)。3、集團(tuán)本部、下屬公司的各部門應(yīng)設(shè)定專（兼職）檔案管理人員負(fù)責(zé)部門文件的管理、立卷和歸檔工作。

14、4、各部門的檔案管理人員須報(bào)集團(tuán)行政人事部備案，崗位變動(dòng)或離職的，部門必須做好人員交接工作，并將變更人員名單上報(bào)。五、文書檔案的歸檔范圍（參見附件一）1、黨群工作類2、行政(xngzhng)管理類3、經(jīng)營(yíng)(jngyng)管理類4、房產(chǎn)(fngchn)物業(yè)類5、財(cái)務(wù)類6、其他六、文書檔案的收集、整理和立卷1、各部門專(兼職)檔案管理人員根據(jù)本部門業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行日常收集。2、歸檔的文件按照文件的種類設(shè)置“案卷類目”，按年度存放于文件夾內(nèi)，做好平時(shí)“預(yù)立卷”工作。3、歸檔的文件必須是原件，如因特殊原因，原件不能歸檔的，必須在備考表中加以說明。4、歸檔的文件必須按年度、文件形成時(shí)間順序排列。不同年度的

15、文件不得存放在同一案卷中?？缒甓鹊呐疚募瑧?yīng)按批復(fù)或簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。七、文書檔案的編制和裝訂1、填寫卷內(nèi)目錄的要求：（參見附件五）（1）卷內(nèi)目錄應(yīng)與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相符，必須按規(guī)范要求進(jìn)行打印，并置于卷首，卷內(nèi)目錄中各項(xiàng)內(nèi)容填寫必須符合一定要求。（2）序號(hào)：文件排列的順序號(hào)。（3）文件編號(hào)：發(fā)文單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的原編圖號(hào)。（4）責(zé)任者：填寫文件材料的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。（5）文件名稱：應(yīng)完整填寫文件材料上的標(biāo)題。（6）發(fā)文日期：文件材料形成時(shí)間（落款時(shí)間），并用XX-XX-XX表示。（7）頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫

16、起止頁(yè)號(hào)。（8）備注：文件有特殊情況需加說明（如原件遺失或外借，需用復(fù)印件替代）2、填寫卷內(nèi)備考表的要求：（參見附件六）（1）本卷情況(qngkung)說明：要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體形式文件的數(shù)量，如：文字材料XX頁(yè)、照片(zhopin)XX張、附圖XX張，說明組卷和使用情況，如卷內(nèi)文件數(shù)量缺損、修改、書寫材料不規(guī)范等，簽上立卷人、檢查人名字及立卷日期（如案卷中存在復(fù)印件替代原件歸檔(gudng)的，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明原件的存放點(diǎn)）。（2）立卷人：負(fù)責(zé)立卷的專/兼職檔案人員的簽名。（3）檢查人：集團(tuán)（各公司）行政部檔案人員對(duì)該案卷質(zhì)量檢驗(yàn)后的簽名。（4）完成立卷日期：該案卷通過合格

17、檢查的日期。（5）卷內(nèi)備考表放在文件后。3、編碼的要求（1）卷內(nèi)文件應(yīng)按前后排列順利依次在文件的右上角進(jìn)行編號(hào)，反面則在左上角編號(hào)。 （2）空白頁(yè)不編號(hào)。 4、案卷歸檔號(hào)的編寫（1）案卷歸檔號(hào)必須與卷內(nèi)文件類別相符，有利于歸檔后的查詢、調(diào)閱工作。（2）案卷歸檔號(hào)由公司和部門的英文專稱縮寫、年度號(hào)、歸檔類別的漢語拼音縮寫和案卷號(hào)組成。5、案卷封面及檔案盒的填寫（1）案卷封面依次填入該卷文件起始時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)及歸檔號(hào)。（2）檔案盒必須在側(cè)面標(biāo)注歸檔類別（文件名稱）和案卷檔號(hào)，便于查找。6、案卷的裝訂（1）每本案卷厚度原則上不超過2厘米，如超過2厘米，須另外組卷。（2）案卷采用“三洞一線

18、”方式進(jìn)行裝訂。八、年度文書檔案匯總目錄的編制（參見附件二、三、四、五）1、各公司行政人事部在匯總各部門提交的年度文書檔案后，必須對(duì)總體歸檔情況進(jìn)行(jnxng)統(tǒng)計(jì)、匯總成冊(cè)，以便日后查詢。2、匯總(huzng)目錄由封面、統(tǒng)計(jì)匯總表、案卷目錄和卷內(nèi)目錄四部分組成。3、封面：主要注明(zh mn)年度及公司名稱（集團(tuán)提供電子版）。4、統(tǒng)計(jì)匯總表：按部門提交案卷和檔案盒數(shù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。5、案卷目錄和卷內(nèi)目錄：將每一本案卷進(jìn)行登錄，并與卷內(nèi)目錄對(duì)應(yīng)一致。九、文書檔案的保管1、文書檔案由集團(tuán)行政人事部、各公司行政人事部編目、上架后統(tǒng)一保管。2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，維護(hù)檔案的安全性和機(jī)密

19、性。第二章 工程檔案管理實(shí)施細(xì)則一、目的 為了加強(qiáng)集團(tuán)所屬項(xiàng)目工程檔案的管理，維護(hù)檔案的完整性和安全性，確保項(xiàng)目順利通過工程檔案驗(yàn)收，特制定本細(xì)則。 二、實(shí)施范圍 集團(tuán)所屬各項(xiàng)目公司三、建設(shè)工程檔案的定義建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中自立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工直至交付使用全過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱工程檔案。建設(shè)工程檔案的管理職能各項(xiàng)目行政人事部協(xié)助、督導(dǎo)工程部做好工程檔案管理工作。各項(xiàng)目行政人事部定期組織工程部、開發(fā)公司其他部門召開工程檔案會(huì)議，對(duì)各施工單位的資料收集狀況進(jìn)行溝通，及時(shí)(jsh)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。各項(xiàng)目在總、分包單位進(jìn)場(chǎng)后，

20、由項(xiàng)目行政人事部會(huì)同工程部，召集所有施工單位召開(zhoki)工程資料交底會(huì)議，將業(yè)主方在資料上的要求進(jìn)行明確。4、項(xiàng)目行政人事部協(xié)同工程部做好竣工檔案的收集、整理、預(yù)立卷工作，并在項(xiàng)目竣工時(shí)，及時(shí)完成編制(binzh)及報(bào)驗(yàn)工作。五、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案整理程序（一）建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件，在歸檔時(shí)必須按工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。立卷可采用如下方法：立項(xiàng)文件及竣工文件應(yīng)按同一事項(xiàng)先批復(fù)后請(qǐng)示，先正文后附件，先文件材料后附圖的順序組卷。設(shè)計(jì)文件應(yīng)按設(shè)計(jì)程序、單位工程、專業(yè)等組卷。施工

21、文件應(yīng)按項(xiàng)目、單位工程、專業(yè)等組卷，其中有共性的文件材料可按項(xiàng)目或單位工程集中組卷。監(jiān)理文件應(yīng)按階段、單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐D應(yīng)按單位工程組卷，單位工程內(nèi)應(yīng)按專業(yè)組卷。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目（工程）內(nèi)所有的文件和圖紙應(yīng)按工程前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段排列程序組卷。注：民防部分獨(dú)立組卷，排列在施工階段，作為分部工程組卷。 備案驗(yàn)收單獨(dú)組卷，排列在竣工階段。1、各項(xiàng)目竣工檔案歸檔范圍原則參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，以各項(xiàng)目所在地城建檔案館頒布規(guī)定為準(zhǔn)。2、工程竣工檔案應(yīng)編制三套，分別為：竣工檔案報(bào)驗(yàn)（城建檔案館）、業(yè)主方和物業(yè)方各一套。3、各項(xiàng)目工程部應(yīng)按各施工階段，選擇(xunz)拍

22、攝具有代表性的照片或DV，形成完整的聲像檔案。六、工程竣工檔案的立卷(l jun)要求1、文件(wnjin)材料的編制（1）工程文件的用紙規(guī)格為A4幅面（297mm210mm），小于此規(guī)格的文件應(yīng)進(jìn)行托裱。（2）托裱紙必須是白紙，單張托裱時(shí)文件材料的右邊和底邊必須與托裱紙的右邊和底邊貼齊，多張托裱時(shí)文件內(nèi)容嚴(yán)禁相互覆蓋。（3）工程文件組卷厚度不宜超過20mm,整卷為A4幅面的紙張應(yīng)少于200張。（4）文件立卷時(shí)要標(biāo)明頁(yè)號(hào)，正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左下角，空白頁(yè)不標(biāo)號(hào)，托裱時(shí)，頁(yè)號(hào)標(biāo)在文件上。（5）案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件。（6）不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 2、竣工圖的編制（1）竣工圖須與實(shí)物相

23、符，所有變更內(nèi)容都必須修改、注記到位，做到圖形清晰，字跡工整，竣工圖必須用新的藍(lán)圖，修改、注記用黑色碳素墨水。（2）在設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件中，應(yīng)當(dāng)包含被修改的圖號(hào)等內(nèi)容。（3）設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程師指令、工程會(huì)議紀(jì)要等設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件，應(yīng)注記其原始編號(hào)或日期。（4）“竣工圖章”應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印，加蓋在藍(lán)圖右下角設(shè)計(jì)圖簽的上方或周圍，不能壓蓋圖形文字的地方，技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)必須在審核后簽字。（5）竣工圖不裝訂，采用散裝法，按A4幅面規(guī)格折疊，圖面朝里，圖標(biāo)外露，頁(yè)號(hào)標(biāo)在右下角。（6）竣工圖按單體工程排列，單體工程中按專業(yè)組卷。七、工程檔案的管理1、項(xiàng)目行政人

24、事部應(yīng)對(duì)前期立項(xiàng)文件和竣工備案文件進(jìn)行保管，并嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。2、各項(xiàng)目的施工資料(zlio)收集應(yīng)與施工進(jìn)度基本保持一致。3、各施工單位應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)工程(gngchng)資料的收集和管理工作，并由項(xiàng)目備案。4、項(xiàng)目實(shí)行總承包(chngbo)的，由各分包單位收集、整理后移交總包，由總包匯總、整理，并進(jìn)行預(yù)立卷。5、施工、監(jiān)理單位在工期各節(jié)點(diǎn)將預(yù)先立卷的工程資料，分批移交項(xiàng)目工程部驗(yàn)收、匯總，直至項(xiàng)目竣工匯總后交項(xiàng)目行政部保管。6、對(duì)已組卷、歸檔的竣工檔案，原則上不予外借，如有特殊情況，必須有項(xiàng)目總監(jiān)確認(rèn)。第三章 會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則 一、目的 為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，結(jié)合

25、公司管理規(guī)定，特制訂本細(xì)則。 二、實(shí)施范圍集團(tuán)及所屬各公司 三、會(huì)計(jì)檔案(dng n)的定義 會(huì)計(jì)檔案(dng n)主要是指公司財(cái)務(wù)憑證、賬簿（冊(cè)）、報(bào)表等的會(huì)計(jì)核算材料。四、會(huì)計(jì)(kui j)檔案的管理1、各公司財(cái)務(wù)部在年終對(duì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)整理立卷并裝訂成冊(cè)，由財(cái)務(wù)部自行保存。2、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分永久和定期兩種。其中定期分為3年、5年、10年、15年、25年。3、各公司財(cái)務(wù)部所形成的會(huì)計(jì)檔案，由本部門指派專人負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管工作。4、各公司財(cái)務(wù)部對(duì)接收保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)有目錄清單，并保持原卷冊(cè)的封裝，有序存放，便于調(diào)閱，嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度。 5、會(huì)計(jì)檔案的借閱，

26、必須由部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)副總經(jīng)理簽字確認(rèn)，原件不得帶出。 6、會(huì)計(jì)檔案不得對(duì)外借閱。第四章 聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則 一、目的 為了(wi le)更好地展現(xiàn)公司發(fā)展歷史，提高利用價(jià)值，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，特制定本細(xì)則。二、實(shí)施(shsh)范圍集團(tuán)(jtun)及所屬各公司三、聲像檔案的定義聲像檔案是以照片、錄音、錄像、光盤等為載體形式，集聲、像、畫同步視聽為一體，真實(shí)記錄公司發(fā)展歷史的檔案。四、歸檔部門集團(tuán)行政人事部或各公司行政人事部聲像檔案歸檔范圍公司召開的重要會(huì)議及活動(dòng)形成的錄像、錄音、照片、光盤。公司重大慶典活動(dòng)形成的錄像、錄音、照片、光盤。反映公司進(jìn)行重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的錄像

27、、錄音、照片、光盤。工程奠基、開工儀式和竣工等的錄像、錄音、照片、光盤，反映工程概貌及施工進(jìn)展的照片、錄像。聲像檔案歸檔時(shí)間和要求具有保存價(jià)值的聲像檔案由各責(zé)任部門及時(shí)向集團(tuán)（各公司）行政部移交、保管。歸檔的聲像檔案必須填寫移交目錄，概況說明、形成日期、責(zé)任部門等。聲像檔案的保管和利用對(duì)歸檔的聲像檔案必須定期檢查，可利用防磁設(shè)備保存。借用聲像檔案必須經(jīng)過審批，未經(jīng)許可，任何人不得復(fù)制。八、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案聲像檔案的編制整理程序（一）建設(shè)工程聲像檔案，是竣工檔案的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、貌和工程施工主要過程及建成后的建構(gòu)筑物的照片、錄像檔案。（二）聲像檔案歸檔(gudng)要求：

28、一般項(xiàng)目報(bào)照片；總投資額在人民幣5000萬1億項(xiàng)目報(bào)送照片檔案；重大工程項(xiàng)目及總投資1億以上項(xiàng)目，除報(bào)送照片外，還需報(bào)送專業(yè)級(jí)錄像帶。（三）聲像檔案的整理：歸檔照片（含底片）要求圖像清晰，文字說明準(zhǔn)確。錄像片必須經(jīng)過專業(yè)級(jí)剪輯、配音、制作合成的專業(yè)級(jí)錄像帶，其內(nèi)容反映建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)(zhngg)過程。1）照片檔案由照片、底片(從外單位收集的可不收底片)和文字說明三部分組成。文字說明要簡(jiǎn)單、明了，一般不超過200個(gè)字，其內(nèi)容包括：（建設(shè)前原址、原貌、重要紀(jì)念物、動(dòng)拆遷情況、各施工階段代表性照片、特別是隱蔽工程、質(zhì)量事故等）每張照片都要有摘要文字說明照片內(nèi)容（照片至少60張，尺寸5寸），數(shù)碼照片要同

29、時(shí)報(bào)送光盤(un pn)，像素大于400萬。光盤內(nèi)文件序號(hào)、文件名與紙質(zhì)數(shù)碼照片相同。事由：照片所反映的事件、事物的情由時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和照片拍攝時(shí)間(用阿拉伯?dāng)?shù)字表示)地點(diǎn)：被拍攝物所在的具體地點(diǎn)人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份背景：對(duì)揭示照片主題具有一定作用的背景拍攝者：照片的拍攝單位和拍攝人2)工程錄像檔案：總投資在人民幣一億元以上的和重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目必須報(bào)送以剪輯、合成后的專業(yè)級(jí)錄像帶，錄像內(nèi)容能基本反映建設(shè)工程項(xiàng)目全過程，要求圖像清楚、聲音清晰（錄像長(zhǎng)度不少于10分鐘，錄像帶必須用BETACAM帶，攝像機(jī)水平掃描線不低于500線，畫面穩(wěn)定，經(jīng)過編輯、整

30、理、配有解說詞、文字說明）（按批復(fù)）。帶盒上應(yīng)標(biāo)有簡(jiǎn)要說明、內(nèi)容，包括工程名稱、錄制人、審核人及批準(zhǔn)人，同時(shí)必須是原版、原件。第五章 實(shí)物檔案管理實(shí)施細(xì)則 一、目的(md) 實(shí)物檔案是企業(yè)(qy)發(fā)展成果的體現(xiàn)，為了加強(qiáng)管理，特制定本細(xì)則。二、歸檔(gudng)部門集團(tuán)行政人事部/營(yíng)銷管理部、各公司行政人事部三、歸檔范圍1、在各種比賽中榮獲的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等。2、各類榮譽(yù)證書。3、在各類活動(dòng)中接收的具有保存價(jià)值的贈(zèng)品、禮品等。四、歸檔時(shí)間和要求1、由各責(zé)任部門及時(shí)向集團(tuán)（各公司）行政/營(yíng)銷部門移交、保管。2、歸檔的實(shí)物檔案必須填寫目錄，注明獲獎(jiǎng)日期、概況說明、責(zé)任部門等。第六章

31、檔案移交管理實(shí)施細(xì)則一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案集中管理的原則，在本公司工作(gngzu)活動(dòng)中形成的、具有保存利用價(jià)值的文件材料都應(yīng)移交歸檔。二、任何部門(bmn)或個(gè)人辦理檔案移交時(shí)，交接雙方必須認(rèn)真核對(duì)，同時(shí)填寫檔案移交清單，一式二份，交接雙方各執(zhí)一份。（參見附件七）三、各公司各部門應(yīng)每年做好文書檔案歸檔移交工作。（移交流程參見(cnjin)附件十）1、各部門應(yīng)在每年3月31日之前將文書檔案移交行政人事部。2、各公司行政人事部并于每年4月15日之前將文書檔案統(tǒng)計(jì)匯總表移交集團(tuán)行政人事部備案。四、任何員工或檔案管理人員若因崗位變動(dòng)或離職，必須做好文件（檔案）移交工作。第七章 檔案借（查）閱管理實(shí)施細(xì)則

32、 為維護(hù)檔案(dng n)的完整與安全性，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本細(xì)則。 一、公司所有員工都有保護(hù)檔案、借閱(ji yu)檔案的權(quán)利和義務(wù)。 二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫檔案借（查）閱申請(qǐng)單（參見附件八），經(jīng)過相關(guān)審批流程(lichng)后方可借閱，以確保檔案的安全性。三、會(huì)計(jì)類檔案一般只能在財(cái)務(wù)部查閱，如有需要只能復(fù)印，不得外借。四、工程類檔案原則上不予外借（除工程檔案底圖需要曬圖外）。五、珍貴的實(shí)物檔案、重要膠片、底片等檔案一律不得外借。 六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的

33、整潔、完整。 七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會(huì)集團(tuán)（各公司）行政人事部進(jìn)行處置。八、集團(tuán)（各公司）行政人事部對(duì)外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。九、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。十、各公司行政人事部應(yīng)配合集團(tuán)行政人事部做好長(zhǎng)期外借證照統(tǒng)一歸還、入庫(kù)工作。第八章 檔案庫(kù)房(kfng)管理實(shí)施細(xì)則 一、集團(tuán)(jtun)行政人事部、各公司行政人事部必須設(shè)有專門庫(kù)房或?qū)９駥?duì)各類檔案進(jìn)行保管。二、檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得(bu de)隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。三、庫(kù)房要保持清潔和相對(duì)溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火

34、、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。四、庫(kù)房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫(kù)房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。五、根據(jù)檔案庫(kù)房情況需要，可配備去濕機(jī)、換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫(kù)房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24，相對(duì)濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫(kù)房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。八、檔案庫(kù)房及檔案柜箱鑰匙必須由行政部專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。日常(rch

35、ng)檔案管理工作重點(diǎn)規(guī)范第一章 證照(zhn zho)的日常管理證照(zhn zho)原則由集團(tuán)行政人事部進(jìn)行統(tǒng)一管理，但考慮到項(xiàng)目日常使用，各公司的證照原件系由各公司行政人事部管理保存。各公司需提供最新版本的各項(xiàng)證照的正副本復(fù)印件及掃描件到集團(tuán)行政人事部處備案，一旦取得最新證照，需第一時(shí)間通知及備案至集團(tuán)行政人事部。借出的各類證照必須在辦理后及時(shí)歸還集團(tuán)(各公司)行政人事部入庫(kù)保管。 項(xiàng)目各部門如需借閱證照，應(yīng)提前先向項(xiàng)目行政人事部提出申請(qǐng)。 對(duì)于外借暫不能歸還的證照，應(yīng)由項(xiàng)目行政人事部指派專人保管。地產(chǎn)集團(tuán)本部、各公司行政人事部應(yīng)做好證照日常借閱的審核工作。第二章 證照(zhn zho)

36、的年檢、變更工作一、各公司行政人事部應(yīng)在每年的36月完成各類證照的聯(lián)合(linh)年檢工作（具體以各地工商行政部門規(guī)定為準(zhǔn)），并在每年的912月完成組織機(jī)構(gòu)代碼證的驗(yàn)證工作。二、各公司在辦理完年檢工作后，須及時(shí)(jsh)將信息告知集團(tuán)行政人事部，以確保證照的有效性。三、各公司行政人事部應(yīng)做好到期證照換證的審核工作，并及時(shí)通知相關(guān)部門予以辦理，因延誤未能及時(shí)辦理，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。附件(fjin)一集團(tuán)(jtun)檔案歸檔范圍類 別歸檔范圍密 級(jí)保管期限責(zé)任部門歸檔時(shí)限黨群工作類黨務(wù)文件機(jī)密長(zhǎng)期、永久行政人事部、其他部門及時(shí)歸檔行政管理類董事會(huì)文件機(jī)密永久行政人事部、其他部門及時(shí)歸檔行政類文件機(jī)

37、密長(zhǎng)期行政人事部及時(shí)歸檔公共管理類秘密長(zhǎng)期行政人事部、營(yíng)銷管理部年度歸檔法律事務(wù)類文件機(jī)密永久法務(wù)部及時(shí)歸檔人事文件機(jī)密永久行政人事部獨(dú)立管理及時(shí)歸檔后勤文件秘密短期行政人事部年度歸檔檔案管理機(jī)密永久行政人事部年度歸檔經(jīng)營(yíng)管理類資產(chǎn)管理類文件機(jī)密長(zhǎng)期營(yíng)銷管理、行政人事部年度歸檔計(jì)劃管理類文件機(jī)密長(zhǎng)期營(yíng)銷管理、行政人事部年度歸檔行政合同機(jī)密長(zhǎng)期、永久行政人事部、相關(guān)部門及時(shí)歸檔產(chǎn)品銷售類資料機(jī)密長(zhǎng)期營(yíng)銷管理部年度歸檔財(cái)務(wù)管理、審計(jì)秘密長(zhǎng)期審計(jì)法務(wù)部、相關(guān)部門年度歸檔會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他機(jī)密15年財(cái)務(wù)部獨(dú)立管理年度歸檔實(shí)物檔案、聲像檔案照片、錄音、錄像、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等機(jī)密

38、永久營(yíng)銷管理部、行政人事部活動(dòng)完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔房產(chǎn)物業(yè)類物業(yè)管理文件機(jī)密長(zhǎng)期物業(yè)部年度歸檔注：工程基建檔案(dng n)歸檔范圍不包括在內(nèi),工程檔案歸檔參照國(guó)家規(guī)范和所在地城建檔案館要求。屬類序號(hào)檔案分類歸檔范圍保管 期限1-黨群工作類1.1黨務(wù)工作1公司黨委工作計(jì)劃、總結(jié)永久2公司黨委會(huì)議決議、會(huì)議記錄或紀(jì)要永久3組織建設(shè)（包括機(jī)構(gòu)建設(shè)、印鑒管理、發(fā)展黨員等）；黨員和黨員干部管理（包括黨內(nèi)干部任免）、黨費(fèi)管理、黨內(nèi)評(píng)優(yōu)評(píng)先等相關(guān)的文件材料永久4黨委的一般工作通知；上級(jí)單位普法需要執(zhí)行的黨群工作的規(guī)定、通知、重要會(huì)議短期5黨委各種重要的調(diào)查報(bào)告、情況反映、黨務(wù)工作大事跡永久6黨委工作的請(qǐng)示、

39、批復(fù)報(bào)告、通報(bào)長(zhǎng)期7黨委工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定短期8紀(jì)委工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、群眾來信來訪材料及調(diào)查處理結(jié)果、向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)及批復(fù)長(zhǎng)期9對(duì)違紀(jì)案件、違紀(jì)黨員的調(diào)查、處理決定、請(qǐng)示、批復(fù)材料；舉報(bào)材料永久10公司紀(jì)委建立、改選、成員任免的批復(fù)、請(qǐng)示長(zhǎng)期11公司紀(jì)監(jiān)、廉政建設(shè)工作形成文件長(zhǎng)期12扶貧、救災(zāi)、贊助希望工程等事跡材料短期13黨員專題活動(dòng)短期2-行政管理類2.1 董事會(huì)工作1公司董事會(huì)、總裁辦公會(huì)綜合性行政辦公會(huì)議的材料（決議、專題報(bào)告、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、通知、委托書等永久2公司領(lǐng)導(dǎo)班子的構(gòu)成及變更永久3上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)董事會(huì)工作要求、考核、規(guī)定、通知、通報(bào)及本

40、公司貫徹執(zhí)行文件永久2.2 行政工作1公司行政工作總結(jié)、計(jì)劃、大事記、目標(biāo)責(zé)任制永久2公司行政工作年度總經(jīng)理工作會(huì)議、專題會(huì)議記錄、紀(jì)要永久3公司成立、改制、增資、減資等形成的合同、章程、可行性研究報(bào)告的批復(fù)、請(qǐng)示、決議、協(xié)議、委托書、資金使用證明、驗(yàn)資報(bào)告永久4公司成立、改制、增資、減資、變更、等級(jí)、年檢、申領(lǐng)各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等各類證書、文件永久5公司制訂各類規(guī)章制度、管理辦法（包含各部門、各類制度）長(zhǎng)期6印鑒管理的規(guī)定長(zhǎng)期7向公司的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)短期8與有關(guān)單位簽訂的行政合同、協(xié)議書等長(zhǎng)期2.3 公共管理工作1公司貴重禮品、物品發(fā)放長(zhǎng)期2公司對(duì)外宣傳報(bào)道工作的請(qǐng)示、方案、批示等長(zhǎng)

41、期3公司重大活動(dòng)、重要事項(xiàng)活動(dòng)、簽約儀式議程、議案、出席名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、主持稿、新聞統(tǒng)發(fā)稿、照片、錄像帶等短期4優(yōu)秀工程的申報(bào)和驗(yàn)評(píng)資料，年度評(píng)定的各級(jí)優(yōu)秀工程證書的決定永久5在國(guó)家、本系統(tǒng)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書等材料2.4 法律事務(wù)工作1市、區(qū)法院對(duì)本公司案件訴訟的判決、傳票、起訴狀、委托書、公證書永久2上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)法律事務(wù)工作要求、規(guī)定、通知、通報(bào)短期3知識(shí)產(chǎn)權(quán)全部版權(quán)、商標(biāo)、專利、服務(wù)標(biāo)志、商號(hào)、域名、專有技術(shù)和品牌認(rèn)證材料（包括對(duì)前述內(nèi)容的申請(qǐng))永久4有關(guān)法律事務(wù)類的文件材料短期2.5 人事工作1員工花名冊(cè)、勞資統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久2公司領(lǐng)導(dǎo)人員的任免、聘用的批復(fù)、請(qǐng)示永久3公司推薦干部的批復(fù)、請(qǐng)示、

42、方案、簽報(bào)永久4公司員工錄用、招聘、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等員工的通知、請(qǐng)示、批復(fù)永久5公司干部考核、評(píng)定文件長(zhǎng)期6公司員工培訓(xùn)、考察批文、申報(bào)表長(zhǎng)期7公司對(duì)下屬基層干部任免、聘用的批復(fù)、請(qǐng)示長(zhǎng)期8人事、工資、職稱、員工考勤、福利待遇、獎(jiǎng)金、績(jī)效考核等工作規(guī)定、方案辦法、通知、請(qǐng)示、批復(fù)文件（機(jī)密文件另存檔）長(zhǎng)期9員工因公出國(guó)的報(bào)告、批復(fù)長(zhǎng)期10本單位勞動(dòng)模范，先進(jìn)工作者及事跡材料及表彰決定短期11有關(guān)人事管理的統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期2.6 后勤工作1公司固定資產(chǎn)匯總表、驗(yàn)收單長(zhǎng)期2公司申購(gòu)、更新置換、報(bào)廢車輛、辦公用品批示、請(qǐng)示、驗(yàn)收單、隨機(jī)文件短期3公司后勤管理、節(jié)假日通知短期4公司保衛(wèi)、消防工作、工傷事故處

43、理等文件短期2.7檔案管理1檔案工作的規(guī)章制度短期2檔案移交清單、借閱清單、檔案鑒定銷毀請(qǐng)示及報(bào)告永久3檔案電子目錄匯總表短期3-經(jīng)營(yíng)管理類3.1 資產(chǎn)管理/計(jì)劃管理/合同管理 1公司投資、收購(gòu)、組建、改制、增資擴(kuò)股、減資縮股、歇業(yè)等董事會(huì)決議、議案等長(zhǎng)期2公司投資、收購(gòu)、組建、改制、增資擴(kuò)股、減資縮股、歇業(yè)形成的合同、章程、可行性研究報(bào)告的批復(fù)、請(qǐng)示長(zhǎng)期3下屬公司成立、改制、變更、年檢、申領(lǐng)各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等各類證書、文件長(zhǎng)期4公司編制年度預(yù)算及上級(jí)批復(fù)、請(qǐng)示長(zhǎng)期5有關(guān)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)等長(zhǎng)期6上級(jí)下達(dá)公司有關(guān)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃工作規(guī)定、通知短期7公司簽訂的年度合同

44、（行政類）永久8其他有關(guān)文件材料短期3.2 產(chǎn)品銷售工作1前期市場(chǎng)分析和客戶定位報(bào)告、產(chǎn)品建議書長(zhǎng)期或短期2公司營(yíng)銷工作總結(jié)、計(jì)劃、營(yíng)銷分析報(bào)告長(zhǎng)期或短期3公司營(yíng)銷過程中市場(chǎng)調(diào)查、策劃報(bào)告長(zhǎng)期或短期4公司制定營(yíng)銷工作規(guī)定、通知長(zhǎng)期或短期3.3 財(cái)務(wù)管理工作1公司各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析文件永久2公司財(cái)務(wù)工作年度分析報(bào)告、項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)告、成本控制、資金管理工作匯報(bào)長(zhǎng)期3公司有關(guān)資金運(yùn)作請(qǐng)示簽報(bào)、資金流量表長(zhǎng)期4公司有關(guān)財(cái)務(wù)管理工作規(guī)定、通知長(zhǎng)期5銀行同意提供信用額度信函、協(xié)議、銀行開戶記錄長(zhǎng)期6稅務(wù)申報(bào)稅及完稅憑證，年度企業(yè)所得稅申報(bào)表長(zhǎng)期7公司有關(guān)貸款、擔(dān)保、借款請(qǐng)示簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示短期8關(guān)于財(cái)務(wù)工作計(jì)

45、劃和總結(jié)短期9有關(guān)財(cái)務(wù)管理及資金管理的規(guī)章制度、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通告短期3.4 審計(jì)管理工作1公司年度、專項(xiàng)、內(nèi)部各類審計(jì)、審核報(bào)告永久2公司下屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)離職審計(jì)報(bào)告永久3公司制定各類審計(jì)管理規(guī)定、通知、請(qǐng)示長(zhǎng)期4聯(lián)合審計(jì)短期5公司審計(jì)調(diào)查文件長(zhǎng)期6上級(jí)有關(guān)審計(jì)管理規(guī)定、通知短期4-會(huì)計(jì)檔案類4.1賬簿1會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)賬、輔助賬15年2現(xiàn)金和銀行存款日記賬、外幣日記賬15年3固定資產(chǎn)卡片15年4.2憑證1現(xiàn)金收、付、轉(zhuǎn)款憑證15年2涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久4.3報(bào)表1年度財(cái)務(wù)報(bào)表（決算）永久2月、季度報(bào)表3年4.4其他1會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年2會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)永久3銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單

46、永久4納稅申報(bào)表10年5-實(shí)物檔案、聲像檔案5.1 實(shí)物檔案1證書（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、質(zhì)信證書、其他證書等）長(zhǎng)期2獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他（書籍、紀(jì)念品）等長(zhǎng)期5.2 聲像檔案1公司各種重要會(huì)議、業(yè)務(wù)活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久2上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親臨視察工作的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久3國(guó)內(nèi)外來賓考察本單位的錄音帶、錄像帶、光盤永久4基建工程開工、竣工典禮的照片、錄音帶、錄像帶、光盤永久5重要合同、協(xié)議簽字儀式、開業(yè)典禮的照片、錄音帶、錄像帶、光盤短期6本單位獲國(guó)家、省、市級(jí)榮譽(yù)稱號(hào)（證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗）的照片、錄音帶、錄像帶、光

47、盤短期6-房產(chǎn)物業(yè)類6.1 物業(yè)管理1物業(yè)接管通知書、回單、合同短期2客戶入伙通知書、收取資料簽收單短期3房屋使用、管理、維修公約短期4客房維修簽報(bào)單、報(bào)修單、結(jié)算單、短期5物業(yè)交接驗(yàn)收文件短期6物業(yè)修繕保養(yǎng)文件短期7物業(yè)投訴、上訪及處理文件短期8客戶運(yùn)營(yíng)過程中協(xié)調(diào)文件短期9接管物業(yè)的工程管理文件、設(shè)備運(yùn)行文件長(zhǎng)期6.2 房產(chǎn)出售一、房屋出售法律文件長(zhǎng)期1房屋預(yù)售意向書請(qǐng)示簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示長(zhǎng)期2房屋預(yù)售意向書、預(yù)售合同長(zhǎng)期3房屋出售合同請(qǐng)示簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示長(zhǎng)期4房屋出售合同、公證書長(zhǎng)期5房屋出售合同變更協(xié)議長(zhǎng)期6客戶退售或提前中止協(xié)議長(zhǎng)期7客戶貸款合同長(zhǎng)期二、其它文件長(zhǎng)期或短期1客戶整幢樓(或整個(gè)住宅小區(qū))出售匯編長(zhǎng)期或短期2客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照或身份證長(zhǎng)期或短期3客戶代理委托書長(zhǎng)期或短期4客戶談判記錄長(zhǎng)期或短期5客戶來往信函長(zhǎng)期或短期6客戶拜訪記錄長(zhǎng)期或短期7客戶付款記錄長(zhǎng)期或短期6.3 房產(chǎn)出租/停車位出租一、租賃法律文件長(zhǎng)期或短期1房屋租賃意向書請(qǐng)示簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示長(zhǎng)期或短期2房屋租賃意向書長(zhǎng)期或短期3房屋租賃合同請(qǐng)示簽報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示長(zhǎng)期或短期4房屋租賃