PMO的組織模式與建立步驟

1、PMO的組織模式與建立步驟通常我們會(huì)根據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)文化，組織結(jié)構(gòu)等不同， 采用不同的組織模式。PMO作為組織內(nèi)部一個(gè)共享部門，它的組織模 式對(duì)于它在組織中的作用產(chǎn)生很大的影響。常用的組織模式有三種： 支持式PMO、教練式PMO、管理式PMO。（1）支持式PMO：在這種模式下，PMO作為項(xiàng)目管理制度和項(xiàng)目 最佳實(shí)踐的收集者，將這些信息形成知識(shí)庫(kù)，供項(xiàng)目經(jīng)理使用。這些 知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容包括：*項(xiàng)目管理方法論*項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)*項(xiàng)目的歷史信息*項(xiàng)目管理軟件*項(xiàng)目管理工具和模板*項(xiàng)目人力資源庫(kù)*項(xiàng)目管理的培訓(xùn)它為項(xiàng)目設(shè)計(jì)、管理、報(bào)告提供一套方便的工具和方法，但它不 參與到項(xiàng)目的具體實(shí)施和控制中，也

2、不為項(xiàng)目實(shí)施提供更深層次的支 持服務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理仍然向他的職能部門經(jīng)理匯報(bào)。這種模式通常會(huì)在 一些控制力薄弱的總部機(jī)構(gòu)中長(zhǎng)期出現(xiàn)，其實(shí)在這種模式下，PMO是 作為項(xiàng)目的支持者和部分項(xiàng)目戰(zhàn)略決策者的角色出現(xiàn)。（2）教練式PMO：這種模式是第一種模式的延展，PMO除提供知 識(shí)庫(kù)外，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)和教育，并做一部分項(xiàng)目監(jiān)督的工作。PMO通過(guò)采取一些主動(dòng)的行為來(lái)共享一些跨職能部門的項(xiàng)目管理 的實(shí)踐，同時(shí)加強(qiáng)他們之間的溝通，因此項(xiàng)目的執(zhí)行效果有明顯的改 觀。另外PMO開(kāi)始嘗試實(shí)行項(xiàng)目群管理，但通常只是簡(jiǎn)單的輸入，沒(méi) 有能力進(jìn)行決策建議。同時(shí)會(huì)采取一系列的措施，盡力提高組織的整 體項(xiàng)目管理能力，例如：

3、培訓(xùn)不勝任的和新的項(xiàng)目經(jīng)理，在執(zhí)行能力 強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理和弱的項(xiàng)目經(jīng)理之間建立起來(lái)一種導(dǎo)師制度等等。在這種模式下，PMO是一個(gè)持久的部門，有固定的員工，同時(shí)對(duì) 所有的項(xiàng)目有一些監(jiān)督的責(zé)任（但不會(huì)涉及到很詳細(xì)的項(xiàng)目檢查，也 不會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目審批），這樣，在項(xiàng)目經(jīng)理和PMO之間就會(huì)形成一定的 “虛線”的匯報(bào)關(guān)系。這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情 況下建立。概括的講，在這種模式下，PMO主要的工作有：*提供項(xiàng)目管理的服務(wù)和培訓(xùn)。*輔助進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目收尾等工作。*推廣項(xiàng)目管理的方法論和流程。*管理高級(jí)別的項(xiàng)目檢查和報(bào)告。（3）管理式PMO：這種模式下，PMO是最持久和穩(wěn)固的組織，它 作為

4、監(jiān)控項(xiàng)目的內(nèi)部顧問(wèn)，擁有一些權(quán)威人士來(lái)評(píng)價(jià)、批準(zhǔn)和監(jiān)控組 織的項(xiàng)目實(shí)施，此時(shí)PMO職能最全，對(duì)于項(xiàng)目管理的影響也最大。組 織中所有的項(xiàng)目都將被PMO直接管理和監(jiān)控，甚至有時(shí)所有的項(xiàng)目經(jīng) 理都是共享的，PMO會(huì)根據(jù)公司項(xiàng)目的需要，將項(xiàng)目經(jīng)理分配到項(xiàng)目 中去，而不受職能部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的限制。在這種模式下，PMO對(duì)組織所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括：評(píng)定項(xiàng) 目范圍，分配項(xiàng)目資源，核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目執(zhí)行前 對(duì)項(xiàng)目假定施加影響。PMO還進(jìn)行高層次的項(xiàng)目群管理，根據(jù)組織的 目標(biāo)、資源狀況、收益預(yù)期等來(lái)有效選擇項(xiàng)目。概括的講，這種模式 下，PMO主要的工作有：*執(zhí)行項(xiàng)目的評(píng)審和項(xiàng)目檢查*參與到項(xiàng)目生

5、命期的各個(gè)階段中*為項(xiàng)目提供項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員*優(yōu)化項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和方法論*在整個(gè)組織范圍內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目群管理了解了 PMO的角色和組織模式，那么對(duì)于沒(méi)有建立PMO的組織， 應(yīng)該如何建立自己的PMO呢？我認(rèn)為可以分為3個(gè)步驟：第一步，建立PMO的準(zhǔn)備，這一步工作主要是了解組織的現(xiàn)狀， 明確建立PM。的目標(biāo)，及整體的規(guī)劃。這個(gè)步驟的工作主要有以下幾 項(xiàng)：（1）評(píng)估當(dāng)前所處的環(huán)境：了解組織在項(xiàng)目管理方面的相關(guān)資源 （員工技能、資金、項(xiàng)目管理工具等）現(xiàn)狀，組織（企業(yè)文化、組織支持等）狀況以及目前組織的管理模式等。（2）建立PMO的愿景（vision）和使命，包括：組織的授權(quán)，PMO 的模式，運(yùn)作政策和執(zhí)行的方

6、法。明確PMO在組織內(nèi)實(shí)施的目標(biāo)和目的。開(kāi)發(fā)PMO的商業(yè)模式，包括：PMO的需求，執(zhí)行的戰(zhàn)略，進(jìn) 展計(jì)劃以及費(fèi)用預(yù)算等。第二步，開(kāi)發(fā)PMO的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃，這一步的工作中主要是建 立PMO的組織，明確組織的流程和項(xiàng)目管理體系和管理制度。其主要 的工作包括：定義PMO的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求。定義項(xiàng)目管理的方法論框架。定義PMO的運(yùn)作流程。建立檢查的流程和績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。開(kāi)發(fā)培訓(xùn)需求。第三步、建立PMO招募員工。選擇或開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理的方法論，包括：項(xiàng)目管理的流程、組 織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理的方法論、項(xiàng)目管理的制度等。執(zhí)行PMO的流程和程序當(dāng)按照上面的步驟建立起了組織的PMO后，并不是說(shuō)就保持不變 了，通

7、常情況下，還會(huì)根據(jù)組織的運(yùn)行情況，再次重復(fù)執(zhí)行13步 的過(guò)程，以進(jìn)行PMO的改進(jìn)，這個(gè)周期可以在612個(gè)月左右。在選擇PMO的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式(支持 式PMO)作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)(運(yùn)作的成熟、項(xiàng)目管理價(jià) 值的認(rèn)可，模式限制的顯現(xiàn)等），再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級(jí) PMO的組織模式。如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高， 給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式（管理式PMO）， 但直接采用這種模式會(huì)對(duì)組織產(chǎn)生比較大的沖擊，碰到的阻力也會(huì)很 大。對(duì)PMO所需員工的數(shù)目及技能要求，將根據(jù)PMO在組織中扮演角 色和職能不同而發(fā)生變化。在支持式PMO中，方法論專家或一個(gè)項(xiàng)目 助理將是足夠的。在一些復(fù)雜的模式下，可能還需要加入一些項(xiàng)目經(jīng) 理和行政人員。在一些大型的組織中可能會(huì)有幾十個(gè)的項(xiàng)目經(jīng)理直接 或間接隸屬于PMO，但PMO的大小一般會(huì)在520人的范圍內(nèi)。PMO必須是靈活適合當(dāng)前的組