地鐵通信傳輸維護維修項目委外合同管理常見問題與策略分析

1、地鐵通信傳輸維護維修項目委外合同管理常見問題與策略分析摘要隨著軌道交通迅猛發(fā)展，地鐵已經(jīng)網(wǎng)絡狀滲透在上海，每年還會有已建和新建項目增加。上海地鐵通信傳輸維護維修項目委外合同管理也隨著不斷新增的線路站點新的問題會層出不窮出現(xiàn)在眼前，維護維修委外合同管理中一二級公司職責劃分、承包單位管理人員專業(yè)資質(zhì)等問題都是業(yè)主公司必須面對的。上海地鐵通信傳輸維護維修委外項目突發(fā)搶修、日常巡檢等需要承包單位完成既定的目標，這就需要合同管理明確三方職責，規(guī)范化管理到位，保證設備正常運行的同時降低風險到最小。本文從委外合同管理的階段分析開始淺析了合同管理目標、合同管理中常見問題以及相應策略的分析。關鍵詞地鐵通信傳輸維

2、護維修項目委外合同管理常見問題策略分析上海地鐵通信傳輸維護維修委外項目工作涉及全網(wǎng)絡民用通信機房的維護和專業(yè)的程控電話、電源設備、網(wǎng)絡端口、空調(diào)設備維護維修以及對所有機房內(nèi)設備發(fā)生各類狀況的整修等內(nèi)容，在項目委外期間從階段分析到按照各類工作特點制定合同內(nèi)容，使合同規(guī)范化、制度化，質(zhì)量標準化和安全風險控制在最小化。但是目前上海地鐵通信傳輸維護維修項目中的委外合同管理仍然存在一些問題。一、委外合同管理階段分析（一）移交接手階段上海地鐵通信傳輸維護維修項目從建設方移交民用通信機房和各專業(yè)設施設備后就要進行維護和維修工作，具有工作量大、投資大、維護維修每年連續(xù)等特點。交接過程中建設方主體多、工作接口眾

3、多。在該階段，主業(yè)公司必須對項目進行全面了解并結合自身的特點制定出合適的總體策劃方案。這一階段的合同主要以招標文件要求為基礎，按各專業(yè)對后續(xù)維護維修內(nèi)容制定相應合同內(nèi)容。（二）維護維修階段由于各專業(yè)維護維修項目連續(xù)性的特點需要每年或者二年一次的招投標來選擇最優(yōu)承包商、每年根據(jù)不斷新增的機房數(shù)進行總預算的確定、每年維護維修出現(xiàn)的各種狀況制定合同內(nèi)容、明確一級公司二級公司和承包商的管理職責和協(xié)調(diào)工作等。維護維修過程中一級公司、二級公司管理人員和承包商的實施人員按照各方職責管理維護維修出現(xiàn)的各類問題，按照合同內(nèi)容對日?；蛲话l(fā)事件作出及時調(diào)整和搶修，確保設施設備正常運行，依據(jù)合同制度保證實際搶修響應時

4、間與合同規(guī)定一致。（三）匯報、考核階段上海地鐵通信傳輸維護維修項目委外合同管理在地鐵通信傳輸項目管理中具有核心作用。不同階段的合同管理的側(cè)重點都不同。一年或二年的合同執(zhí)行過程中，一級公司根據(jù)二級公司現(xiàn)場管理情況進行每季度的考核確認。每季度一級二級公司和承包商將出現(xiàn)和解決的問題進行匯報并著手解決后續(xù)需要協(xié)調(diào)、調(diào)整以及按進度完成的事項。每年根據(jù)合同完成情況進行后續(xù)招投標，依據(jù)往年的維護維修內(nèi)容更新合同內(nèi)容，或者通過核價競價選出最適合地鐵通信傳輸項目的承包商，確保項目連續(xù)有序地進行。二、委外合同管理目標地鐵通信傳輸項目的特點決定了項目中簽訂的合同涉及空調(diào)設備、程控電話、機房整修、網(wǎng)絡系統(tǒng)設備、電源系

5、統(tǒng)設備、全網(wǎng)絡的通信系統(tǒng)設施設備維護、維修、消防安全等眾多相關者，因為專業(yè)復雜多樣，所以對合同管理體系需提出各自符合專業(yè)特殊的要求。為了加強合作、減少內(nèi)耗，地鐵通信傳輸項目在合同管理工作中提出五方面的目標：第一，證響應及時、故障排除及時、專項任務和臨時安排任務的完成及時，高效地完成通信傳輸項目，完成預定的維護維修目標，達到預定的維護維修功能要求。第二，保證合同的合法、公平和公正，依據(jù)相關法律、法規(guī)和申通集團合約管理部門的規(guī)范文本文件簽訂合同，第三，保證維護維修內(nèi)容全面，分析和總結往年內(nèi)容增加未來項目中的預見性，擬定合同條款嚴密，確保合同的完備性。合同條款力求嚴謹準確，詳盡地規(guī)定不同專業(yè)合同雙方

6、的權利和義務。第四，保證維護維修的人員管理到位，二級公司加強對中標承包商執(zhí)行情況的監(jiān)控，提高合同的履約率。第五，保證維護維修工作順利進行，重視協(xié)調(diào)各維護維修活動的合理搭接，確保整個維護維修進度處于良好銜接狀態(tài)。三、委外合同管理中的常見問題（一）合同簽訂時間無法確定由于一級公司合同流程需先EAM系統(tǒng)進行合同預審然后走正式審批流程、二級公司合同流程需走EA娘統(tǒng)再經(jīng)上級公司審批、二級公司內(nèi)部又按不同專業(yè)部門負責，合同簽署時間會因為開展招標文件最后定稿、合同審批流程等時間因素影響發(fā)生合同未經(jīng)三方正式簽訂前維護維修工作必須開展，一旦發(fā)生故障或安全隱患無法按照合同條款進行責任的確認，合同的簽訂會產(chǎn)生倒簽情

7、況。（二）合同管理制度管理粗放由于全網(wǎng)絡站點機房逐年上升工作量也隨之越來越大，維護維修項目存在管理人員無法及時將維護維修內(nèi)容與檔案內(nèi)容相一致的情況，例如程控電話維護內(nèi)容的歸檔，數(shù)據(jù)管理存在施工人員維護工作完成沒有及時建立臺賬導致記錄不全的問題，沒有清晰的臺賬程控電話占用與空閑的端口在后續(xù)分配使用中造成混亂，對后續(xù)的使用無法充分利用。（三）其他業(yè)主公司造成的問題因為通信傳輸維護維修項目故障風險不確定，業(yè)主公司管理人員少，工作繁多，為節(jié)約管理成本，將日常各專業(yè)設備維護維修部分分包出去，由其他專業(yè)的公司來完成。但是在實際維護維修過程中，因為其他業(yè)主公司造成民用通信機房的滲漏水、回購設備沒及時清理致使

8、承包商與二級公司管理人員無法進入機房維護維修，使分包合同管理出現(xiàn)無法按照合同條款執(zhí)行的問題。四、委外合同管理的策略分析（一）合同簽訂的規(guī)范隨著上海軌道交通的不斷發(fā)展，合同管理也要與時俱進按照國家法律法規(guī)進行規(guī)范，合同簽訂時間與實際維護維修時間的不同造成無法按合同條款進行責任確定。首先在總體策劃方案階段體現(xiàn)出國家的規(guī)定，按照各專業(yè)特點制定相關職責、進度、支付、索賠等條款。其次，當合同擬定完成后，按照申通集團或者經(jīng)法務審核的統(tǒng)一模板標準，確保合同中沒有模棱兩可、相互矛盾的問題。在合同簽訂時間問題上盡早啟動招投標工作、申報核價競價的流程與公示、承包商的選擇工作，對于優(yōu)質(zhì)承包商用二年一簽換原來一年一簽

9、。對無法按時正式簽訂合同但現(xiàn)場的維護和應急維修工作必須開展時段以簽訂過渡階段協(xié)議保證工作連續(xù)性責任確定性，前承包商與后承包商的工作順利交接。（二）EAM合同管理系統(tǒng)的完善在通信傳輸維護維修項目實施過程中，三方單位要有序地進行維護維修工作和安全管理，就需要對EAM合同管理系統(tǒng)完善，把合同管理放在重要的位置。目前，一級二級公司EAM合同管理系統(tǒng)中已建立明確的合同審批、簽訂、銷號、變更、資金計劃和付款管理等流程，通過科學規(guī)范的管理，使合同在實施過程中有章可循。當一級二級合同管理人員發(fā)生變化時，要確保EAM合同管理系統(tǒng)交接全面，確保合同管理的科學性及全面性。（三）對承包商合同管理加強監(jiān)管在承包商合同管

10、理方面，首先明確承包合同管理時的職責。三方合同中明確各自職責，一級公司負責牽頭抽查、調(diào)整、整改與考核、二級公司負責技術交底和安全培訓、檢查資質(zhì)證件，制止任何違章作業(yè)行為及方案執(zhí)行并及時組織開展合同中合同后的考核工作、監(jiān)督整改。同時二級公司對承包商維護維修的設備管理、基礎資料和安全管理加強監(jiān)管。其次，規(guī)范合同管理流程，對合同的內(nèi)容、簽訂、履約過程進行嚴格把關，使簽訂的合同能夠符合我國法律條款，并且能夠保障三方利益。然后還要對承包商合同管理人員進行專項培訓，做好合同交底，做到人員思想重視、業(yè)務熟練，交底清楚、完整。然后，對其他業(yè)主公司的原因而無法實施影響合同履約，承包商及時提交一級二級公司，由一級

11、二級公司牽頭與其他業(yè)主公司協(xié)商解決。通過季度會的匯報與總結安排協(xié)調(diào)后續(xù)的工作進度。五、結語有效規(guī)范管理地鐵通信傳輸維護維修項目，關鍵是合同管理。通過科學管理，能夠提高效率。在合同管理中，應該注重符合技術規(guī)程、科學、合法的原則，這樣才能使委外合同起到應有的作用。通過合同的管理，也可以有效規(guī)避實施過程中可能發(fā)生的風險，保證項目正常運行和三方的各自利益。合同管理人員應該通過不斷學習來充實自己適應上海軌道交通飛速的發(fā)展，員工需要不斷提高自身素養(yǎng)與職業(yè)技能，隨著業(yè)務量的擴大、EAM合同管理系統(tǒng)不斷開發(fā)應用培訓必不可少。一二級公司舉辦EAM合同管理業(yè)務、系統(tǒng)應用知識、法律法規(guī)等多方面的學習課。管理人員應提升自己的主觀能動性，主積極動學習有合同相關的新知識、新法規(guī)，時刻了解最新的合約相關政策變化和工作相關的合同