國家開放大學電大?？啤掇k公室管理》2022期末試題及答案（試卷號：2180）2

1、第 PAGE11 頁 共 NUMPAGES11 頁國家開放大學電大?？妻k公室管理2022期末試題及答案試卷號：2180國家開放大學電大專科辦公室管理2022期末試題及答案試卷號：2180 一、單項選擇題請將正確答案的字母序號填在答題紙上。每題1分，共10分1文員假如誤拆了非本公司的信，應(yīng)該( )。A寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去 B在信封上注明“誤拆”寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 2辦公室人員在社交活動中應(yīng)選擇以下哪項適宜的話題？( ) A有共同利益的話題 B夸耀你

2、我的話題 C貼己的話題 D機密的話題 3在來信來訪業(yè)務(wù)中，以下情況的信件，( )仍需繼續(xù)承辦。A問題復雜，調(diào)查處理的時間較長的信件 B精神病患者的來信 C沒有詳細內(nèi)容和情節(jié)的匿名信 D已做結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的 4文員進展會議的方案和準備時，不應(yīng)該做的是( )。A會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定 B文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便 C什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 D文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作 5在會議開場前和進展過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)模? ) A協(xié)助簽到 B分發(fā)資料 C分開會議室接聽

3、D暫時保管與會者的物品 6以下餐巾的使用方法正確的選項是( )。A中途離座，把餐巾放在椅子上 B用來擦嘴唇嘴角 C用來擦刀叉 D塞入衣服領(lǐng)口里 7以下情況中，( )適宜用 機發(fā)送。A紙張?zhí)窕蛱〉奈募?B一般文件或圖像資料 C私人或機密的圖文 D感謝信和祝賀信 8請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司懇求指示，或無權(quán)處理時，向上詞懇求批準。下面懇求中( )是不當?shù)?。A對口請示 B事先請示 C越級請示 D請示要單一 9以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的？( ) A辦公室為上司效勞，其他職能部門不用顧及 B辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會知識和技能 C辦公室管理具有集中性和整體性 D

4、辦公室事務(wù)管理不僅有被動性，表達出來更多的是主動性 10以下關(guān)于交互式 會議的功能中，哪一項為哪一項不具備的？( ) A審查功能 B保密功能 C歡送詞播放功能 D報數(shù)功能 二、判斷題正確打“”，錯誤打“”。每題1分，共10分11文員應(yīng)防止不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)絡(luò)集中起來分批進展。( ) 12.文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，假如錯誤可以再做一遍。( ) 13無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過 發(fā)送，因此文員傳遞信息應(yīng)首選 。( ) 14.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。( ) 15文秘人員對上司支票往來管理要慎重小心，支票簿與印章應(yīng)該一起

5、，以防止被盜用冒領(lǐng)。( ) 16.受到直屬上司以外的指派時，假設(shè)是文員自己可以安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以承受，否那么要向直屬上司請示后再作決定。( ) 17.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。( ) 18.宴請的請柬一般要提早一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。( ) 19假如要回絕別人，最好是按照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以防止因為回絕而發(fā)生不必要的困擾。( ) 20介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。( ) 三、簡答題每題10分，共20分21.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾

6、種？一般應(yīng)怎樣做？ 答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的 ，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地到達阻擋或回絕的目的即可。4分(1) 擋駕。上司不愿接的 ，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的 ，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告；2分(2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示；2分(3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。2分22文員所作的完好的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ 答：(1)會議名稱；1分(2)會議記錄人的姓名、蓋章；1分(3)時間開場時間、完畢時

7、間；1分(4)會議地點；1分(5)議題；1分(6)主持人、主席；1分(7)出席者；1分(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；1分(9)相關(guān)的資料I1分(10)下次會議預(yù)定日期。1分四、設(shè)計題每題15分，共30分23.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比擬廉價的原材料和人工，共同消費國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的詳細事宜，辦公室主任請小李作好準備。假設(shè)你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？ 答：(1)承受任務(wù)；1分(2)理解來賓；2分(3)制訂方案；2分(4)預(yù)訂食宿；1分(5)迎接來賓；1分(6)商議日程；2分(7)安排會談2分(8)陪同參觀；1分

8、(9)送別客人1分(10)接待小結(jié)。2分24文秘人員在單獨或伴隨上司旅行完畢后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用；3分 (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報i假如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案；3分(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作；3分(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用；3分(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。3分五、案例分析p 題每題15分，共30

9、分25對下面的案例進展適當分析p 。美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的 ，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：親愛的凱慈夫人：感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達您家的消息。在此信的附件里，請查找一張歸還您購置這些玫瑰所用的全部金額的支票。由于我們送貨車中途修理的意外耽誤，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質(zhì)交貨，為此，請承受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發(fā)生。在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目的。請讓我們理解怎

10、樣更好地為您效勞。您真誠的霍華德佩雷斯 經(jīng)理簽名_答：(1)這是一位老顧客，所反映的情況應(yīng)不容置疑，首要考慮的應(yīng)是怎樣補救；2分(2)補救。一是可以接到 立即派人馬上再送20支玫瑰，二是給予適當賠償貨款；(3分) (3)抱歉。賠償只是物質(zhì)上的表示，抱歉更能從心理上表達對顧客的尊重。方式可以是也打個 ，但是寫信那么顯得更加鄭重其事；(3分) 這封信，先是表示感謝和全額賠償，其次才解釋原因，又不只是就事論事，還提出了防止以后發(fā)生類似事情的保證。最后再聯(lián)絡(luò)一下感情，表示了商店對顧客的根本原那么和態(tài)度。(5分) 此信即使是文秘人員寫的，也應(yīng)由經(jīng)理親筆簽名_，以示對顧客的尊重。2分26A公司原定于12月

11、25日18:00時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶賀活動。為此，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往?？僧斁植繂T工提早在16：00趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能包容50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢問，當初A公司預(yù)訂時，B公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂總匯變更預(yù)訂時間，沒有最后確定。當時大堂負責人說：“假設(shè)B公司換了時間，那么包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的忽略，忘了將時間沖突情況告知A公司。結(jié)果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。(1)為什么A公司慶賀活動未獲得預(yù)期效果？ (2)假如你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？(3)如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被別人所用，應(yīng)怎樣處理？ 答：(1)A公司負責預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時間、地點進展確認，準備工作不充分導致活動沒有獲得預(yù)期效果。2分(2)應(yīng)把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個工程由專人負責。1分(3)由專人負責預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負責此事的人確定?；顒忧耙惶旎蚯皟商?，再和對方確認一下時間、日期、地點。3分(4)案例中領(lǐng)導和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。1分(5)在活動開場前半天，文秘人