有效工作時間管理教材

1、有效工作時間管理教材人這一生可短暫了，有時候跟睡覺是一樣一樣的。眼睛一閉，一睜，一天兒過去了,哈啊！眼睛一閉，不睜，一輩子過去了，哈啊！ 維克托米爾克是世界上屈指可數(shù)的現(xiàn)代化大食品公司墨西哥中心技術(shù)總監(jiān)。他的工作直接或間接地受到公司5000雇員中3000多人的影響。他總是忙得不可開交，想找點時間度假非常難，因為他的工作從來也沒干完過。因此他參加了在墨西哥城舉行的一次時間管理研討會，并取得了效果。 米爾克說：“現(xiàn)在我在較少的時間里做完了更多的工作。按保守的說法，我現(xiàn)在完成同樣的工作后還能節(jié)余1h。我使用的方法是制訂每天工作計劃。現(xiàn)在我根據(jù)事情的重要性安排工作順序。首先完成第一號事，然后再進行第二

2、號事。過去則不是這樣，那時往往將重要事延至有空的時候做。我沒有認識到次要的事竟占用了我的全部時間?，F(xiàn)在我把次要事項都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔憂?，F(xiàn)在我對我的工作安排感到很滿意。我認為，我更明確地確定了各項目標。過去我從未迫使自己寫出要做的事并將它們排列出優(yōu)先次序?，F(xiàn)在這樣做使我對各項目標有了明確認識，把不需要親自做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。對我有極大幫助的另一點是 現(xiàn)在就辦的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實際上，參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公

3、桌和人為的混亂列為第二號浪費時間因素?！辟N在墻上的浪費時間因素表。米爾克說：“我已經(jīng)親身體會到了顯而易見這個詞的含意。我把浪費時間因素表貼在辦公桌前的墻壁上，非常醒目。我曾核對過其中20個浪費時間因素，證明它對我是非常重要的。正象你看到的，我對頭號浪費時間因素(變換化先次序和拖延)和辦公桌上雜亂無章的控制有了明顯進展。我的第三個浪費時間因素是危機管理，這好象是說我們的生活危機四伏。通過大型電腦控制室，我們能夠鑒別機械或電子設(shè)備方面出現(xiàn)的問題?，F(xiàn)在我們正設(shè)法預(yù)先采取措施來防止將要出現(xiàn)的危機問題，并且正在尋找能夠更好地管理危機的辦法。同時我們也確切地發(fā)現(xiàn)，預(yù)先采取措施防止可能發(fā)生的危機和制訂應(yīng)急計

4、劃完全可能最大限度地減少危機的影響”。【 培訓內(nèi)容 】時間管理的含義、本質(zhì)時間管理的發(fā)展12時間管理的殺手3時間管理的原則及運用4培訓總結(jié)5一、時間管理的含義、本質(zhì)什么是時間管理 ？就是通過對自己時間的管理，來探討如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 時間管理的本質(zhì)自我管理 任務(wù)管理二、時間管理的發(fā)展備忘錄期時間進程表輕重緩急個人管理時間管理的側(cè)重點不同三、時間的殺手你能很好的安排工作嗎？你有拖延的習慣嗎？您能很好的安排您的工作時間嗎？、每個工作日之前，我都能為計劃中的工作做些準備。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、凡是可交派下屬去做的我都交派下去。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總

5、這樣做、我用工作進度時間表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我盡量一次性處理完畢每份文件。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按優(yōu)先排列，先辦最重要的事情。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然召開的會談。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我試著按照成績曲線圖表來安排我的工作。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我的日程表留有回旋余地，以便我有時間應(yīng)付突發(fā)事件。 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做、我努力這樣安排我的活動，以便集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事。 、從未做過、有

6、時做、經(jīng)常做、總這樣做10、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情，我會說“不” 、從未做過、有時做、經(jīng)常做、總這樣做測試結(jié)果對照0分-15分：您自己并無時間規(guī)劃，而是讓別人牽著鼻子轉(zhuǎn)。如果您在諸多事項中排出優(yōu)先要辦的事情，則可能達到一些自己的目的。16分-20分：您試圖掌握自己的時間，但卻不能持之以恒，以便取得工作成效。你也許過于重視對事情做出迅速的處理，在此忽略了那些事情更重要，不要把緊急的跟重要的工作混淆起來，緊急的不一定是最重要的。不要被外界干擾和影響，無論這干擾是來自傳真、電話、還是來自同事。如果你不能完成你必須完成的事，你決不會因為迅速處理了不重要的小事而提高工作效率。

7、21分-25分：你嘗試的掌握自己的時間，有些很不錯的開始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的輕重緩急，這樣更加集中精力和提高效率。A為0分，B為1分，C為2分，D為3分拖延商數(shù)測驗請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （3）我經(jīng)常采取折中的辦法以避免或延緩不愉快的事。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （4）我遭遇了太

8、多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛汀?A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、

9、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、極不同意 拖延商數(shù)測驗總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 “A”評4分； “B”評3分；“C”評2分； “D”評1分。四、員工時間管理的原則及運用 時間在使用過程中，確實存在著一些不可抗拒的原則，如果我們了解并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用

10、；如果不知道、不遵循時間管理的原則就會盲目地將時間浪費。時間管理具有以下四個原則：80/20原則四象限法則計劃原則習慣原則 20%的工作占整個工作80%的價值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。 當然有可能會稍微多一些，有時也可能會少一些，但是如果你認真去實踐這個原則，你會發(fā)現(xiàn)這個原則是正確的。（一）80/20原則含義：步驟一：將每天的工作全部列出步驟二：對工作進行如下的分類如何運用呢？步驟三：時間和精力的分配價值80%的工作價值20%的工作事項一：需2小時

11、集中精力事項二：需1小時不受干擾事項三：需2小時高效時間事項四：可往后推事項五：沒時間就不做事項六：可委托下屬價值80%的工作價值20%的工作事項一事項二事項三事項四事項五事項六事項七例：工作價值的分類例：時間和精力分配價值80%的工作價值20%的工作文件審閱30分鐘9：0011：00準備預(yù)算報告11：0012：00準備工作總結(jié)留出1小時左右處理緊急事項例會無必要可取消輔導下屬可在下午短時間處理客戶不重要讓下屬會見讓助理過濾電話等獎金推到某一時間或讓人事部門決定讓下屬提供資料價值80%的工作價值20%的工作審閱文件準備工作總結(jié)并匯報撰寫計劃、預(yù)算費用報告處理重要緊急事項例會輔導下屬部門會議會見

12、客戶談獎金問題接聽和打出電話聊天等舉例說明：接聽所有電話會見所有客戶閱讀所有文件出席所有會議接受所有下屬意見每天做完所有工作結(jié)果：忙碌由秘書過濾接聽電話只處理重要電話只會見占銷售量80%的20%的客戶只批閱80%信息量的20%的文件只聽取20%下屬80%的建議出席起80%作用的20%的會議結(jié)果：充裕運用80/20原則效果體現(xiàn)按照80/20原則一般做法重要性緊迫程度 二：重要但不緊急 65%80% 一：重要而且緊急 20%25% 四：不重要且不緊急 1% 三：不重要但緊急 15%（二）四象限原理成功的時間分配管理第象限：重要而且緊急-沒什么好說的，立即去做！銷售部經(jīng)理要處理客戶的投訴。當遇到既緊

13、急又重要的事項，就需要他根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和指示技能來處理顧客的投訴，不使事情擴大化，又要使顧客對你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意。說緊急是指必須馬上就要做的事項；說重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。例： 不能因為不緊急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時間將任務(wù)進行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第象限：重要但不緊急的事項-有計劃去做！ 王石所做的最有眼光和與眾不同的事是，他在別人都忙著做那些緊急的事情的時候，做了那些在當時看上去重要卻并不緊急的事情，譬如說企業(yè)制度的規(guī)范、人力資源的設(shè)和企業(yè)文化與經(jīng)營理念的設(shè)定。 馮侖（萬

14、通集團董事長）第象限：緊急但不重要的事項-交給他人去做！ 第三象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務(wù)的發(fā)生。第象限：不重要和不緊急的事項-盡量別做！ 當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調(diào)整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。注意事項： 合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中。 先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作。 不要讓第二象限的事情溜達到第一象限中。 不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。 根據(jù)第二象限的工作制定計劃。 80%的時間做第二象限的工作；20

15、%的時間做其它象限的工作。Serving the nation, Strengthening society練習：將以下事項歸入到相應(yīng)的象限臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。解決客人投訴。編寫下個月部門員工排班。去拜訪VIP客人。陪朋友買手機。向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報表。發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。打若干個溝通的電話。保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。去當當網(wǎng)購買最近很火的一本書致青春 。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。工作時段分配法則早上中午13：0015：00下午晚上活力充沛，沖勁與勇氣兼俱思考遲鈍，適合散心冷靜，溝通放松思考1、開重要會議2、電話敲定

16、事情/做事情3、給Leader方向/畫架構(gòu)4、執(zhí)行進行中項目1、面對面（例訪談）2、四處轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)3、溝通與協(xié)調(diào)1、思考問題2、寫計劃跟蹤進度（1hr)3、跟蹤進行中項目 （三）養(yǎng)成習慣 要知道什么是好的時間管理的習慣 好的習慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的 對時間的管理是一種可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意識中形成人們不會認為習慣也會成為一種原則，但在時間的原則中它確實也是一種存在形式，即： 工作效率低，辦事拖拉 時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭 工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次 經(jīng)常被電話、不速之客干擾，任由發(fā)展，不會說不 上班時間不緊湊，晚上加班干 什么事情都愿意管，

17、認為自己很忙才好 愿意下屬多請示、多匯報才有權(quán)威 沒有目標、沒有計劃、人云亦云 零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間 沒有時間安排表，由別人來安排 不會休息、不會娛樂、沒有空閑不良習慣養(yǎng)成習慣 行為學的研究表明，如果堅持21天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個新的習慣。當然，這21天，你需要經(jīng)歷如下過程： 1-15天： 感到別扭； 15-18天： 可以自覺地去做了； 18-20天： 感覺做起來舒服； 21天： 變得自動了！一些好習慣： 每天花10分鐘作計劃； 每周都將自己的工作排出優(yōu)先順序； 在高效能的時間里完成重要的工作； 會有效利用零星時間； 文件柜或辦公桌整潔、條例清楚； 在固定的時間里處理往來的函件； 盡量將無用的文件處理掉。備忘錄和宣傳品放在電腦上重要聯(lián)系人名單貼在電腦上電話機被紙張淹沒了廢紙溢出未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時更新文件柜中充斥著無關(guān)的資料整理文件-從清理辦公桌開始 盡量減少找東西所