如何進行時間管理 (2)ppt課件

1、時間管理如何進展時間管理？爬上山頂、面上大海、閉上眼睛用心領會，您會發(fā)現(xiàn)： 越來越繁重的任務壓力 越來越無趣的平淡日子 越來越乏味的親密關系 越來越迷失的空虛自我 越來越劇烈的覺得想逃避 越來越狹小的藍天在身旁假設您發(fā)現(xiàn)生命中的空間被擠壓得喘不過氣來請留下 一點冥思的時間 一場心靈的晚宴 一朵玫瑰的美麗 一段思索的安靜 一些彈性的人性空間 一個未來的夢想包裹 一個留給本人的燦爛淺笑V老實地面對 一個只需本人的約會 一個與本人的會議 一場與生命和自愛的對談 一次自我探求的豐富之旅您會發(fā)現(xiàn) 本人其真實跟隨什么 活著其實多么喜悅 愛人與被愛其實多么幸福 人生的風景其實多么愉快這個課程帶給大家最重要的

2、信息是.不是教給他把事情做得快的技巧, 也不是教他怎樣可以不眠不休明白本人問題所在, 他們需求作出怎樣的決議, 及他可以做些什么和要做些什麼一、認識時間 二、時間管理圈套三、如何跨越時間的圈套四、時間矩陣課程目的一、認識時間1、時間的特性供應毫無彈性無法積存無法替代無法失而復得2、如何對待時間不擅長利用時間的三種觀念視時間為主宰視時間為敵人視時間為奴隸一、認識時間二、時間管理的圈套1、豬八戒踩西瓜皮滑到那里是那里2、不好意思回絕他人3、反正時間還早拖延4、不速之客5、會議病6、文件滿桌病7、事必躬親時間殺手的分類補充資料時間殺手的分類補充資料二、時間管理的圈套1、豬八戒踩西瓜皮滑到那里是那里沒

3、時間方案任務是程序化、規(guī)律化，根本沒必要做方案方案經(jīng)常被打斷不喜歡被方案束縛船到橋頭自然直二、時間管理的圈套2、不好意思回絕他人接受請托比回絕容易回絕請托會觸怒請托人從而導致請托人報仇我想做一個廣受敬愛的人我不懂得如何回絕二、時間管理的圈套3、反正時間還早拖延帕金森定律-任務會自動膨脹占滿一切能夠的時間時段隱含他可以為一項任務安排過多的時間。而假設他給本人安排了富余的時間做某項任務，他會放慢他的節(jié)拍以運用掉他分配的一切時間。二、時間管理的圈套4、不速之客沒有約定的客人無故的申訴 往往會使您難以專心致志地任務5、會議病基于合群的愿望而聚會傾談為推卸責任沒有勇氣，逃避指出個別員工的錯誤無效的會議不

4、斷反復 測算一下會議本錢！二、時間管理的圈套6、文件滿桌病平安感猶疑的個性半途而廢的任務習慣個人喜好二、時間管理的圈套7、事必躬親擔憂部屬做錯平安感不情愿放棄得心應手的任務找不到可授權的下屬二、時間管理的圈套三、如何跨越時間的圈套1、豬八戒踩西瓜皮要事第一2、不好意思回絕他人學會NO3、反正時間還早以終為始4、不速之客學會應對不速之客5、會議病如何減少長會議6、文件滿桌病辦公桌5S運動7、事必躬親角色定位與學會授權三、如何跨越時間的圈套1、要事第一二八定律ABC法那么辦事的優(yōu)先次序三、如何跨越時間的圈套訂立方案補充資料訂立方案以掌握時間運用企劃的概念- 擬定方案訂好長期目的, 以及的短期目的根

5、據(jù)目的的輕重, 安排優(yōu)先次序搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效 的任務時間, 勾勒出“ 理想任務時間表以目的, 優(yōu)先次序, 理想任務時間表表示這三塊積木為根底, 想好一天的方案補充資料哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目的60目的模糊10有明晰但較短期的目的3有明晰且長期的目的為什么需求目的？補充資料25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目的社會的最底層，埋怨整個世界60目的模糊社會的中下層面安穩(wěn)地生活與任務10有明晰但較短期的目的成為各行業(yè)的專業(yè)人士3有明晰且長期的目的成為社會各界的頂尖人士為什么需求目的？補充資料長期

6、目的個人目的- 能否有關于安康, 休閑和營養(yǎng)等的目的?事業(yè)目的長期的目的應該是可以鼓勵本人和推進本人!補充資料短期目的工程方案( 例如推行 新系統(tǒng))日常運作方案 ( 編寫每月消費報告)每周的行事安排每日的需求完成的任務短期的目的應該是現(xiàn)實的!補充資料“ 剝洋蔥法“多叉樹法分解目的補充資料Specific - 明確的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以達成的Realistic - 實踐可行的Time Bound - 有時間性的方案目的補充資料命中是偶爾的，打不中是必然的！假設沒有目的補充資料他是怎樣編排時間方案？一、年度方案甘特圖二、周方案執(zhí)行事項清單史蒂芬 柯維博

7、士“與時間有約補充資料 TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單 補充資料TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單每天做每天同一時間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴卵a充資料最重要的是我們必需經(jīng)常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲學家 施格蘭補充資料理想的任務時間表1/ 要有正面的任務態(tài)度2/ 留意本人的表現(xiàn)曲線3/ 預留本人安靜的時間4./利用任務日志補充資料看看他的任務日志, 然后問本人:幾點開場目的? 能不能早點開場? 有沒有任何讓他分心,以致無法完成目的的事情?

8、, 能不能早點開場? 他完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去)他最有效率和最沒有效率是什么時候? 他將當天的主要目的完成到什么程度? 他會照著優(yōu)先次序的書面方案做事嗎? 他在適當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠?他在怎樣處置不應該做的事? 可不可以授權? 手邊的任務要如何做得更有效果, 更為簡化, 并減少細節(jié)? 他花的時間與他的優(yōu)先次序能否相稱?補充資料以行動配合方案將目的寫下來- 是什么目的? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及陳列優(yōu)先次序時間估計 每項的行動需求多長時間? 靈敏性 有沒有預留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 甚么

9、時候處置甚么事項？補充資料立 即 行 動 ! 1/改 變 他 的 習 慣 行為科學研討闡明：一個人一天的行為只需5是屬于非習慣性的，而95的行為都是習慣性的。江山易改，本性難移 !羅曼羅蘭名言：性情即命運 ! 補充資料立 即 行 動 ! 2/ 修 正 他 的 態(tài) 度 光陰對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。補充資料三、如何跨越時間的圈套2、學會NO耐心聽無法當場決議時通知他您要思索多長時間顯示慎重表情和顏悅色態(tài)度堅決指出回絕理由回絕是請托本身而不是回絕他本人如能夠為他提供其他可行途徑切忌經(jīng)過第三人來回絕2、學會NO說“不應該是有禮貌要給對方的明晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 三

10、、如何跨越時間的圈套3、以終為始以最終結果來開場行動是必需求做的嗎？不完成會怎樣樣？是本人想要的嗎？和目的直接相關嗎？報答及收益高嗎？三、如何跨越時間的圈套4、學會應對不速之客不要采取無條件的“門戶開放政策授權秘書活助理對約會作初步之安排授權秘書甄別并攔截來客規(guī)定接見部屬時間，或定期會見部屬移樽就教在辦公室外接見不速之客站立會客讓秘書控制談判時間，或限時面談如何處置/ 電郵假設找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并闡明事情的嚴重性, 以確保對方回電打之前, 要把事情重點寫下來要談比較復雜的事情, 可以先將文件給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件自設時限補充資料三、如何跨越時間的圈套5

11、、如何減少長會議會議是必需開的嗎？共同問題VS部門間問題您必需參與嗎？能否可以授權讓下屬參與會議主題明確不開沒有主題的會議會議主題、內(nèi)容事先知會一切參會者會議主題數(shù)量控制不要搭便車會議議程安排會議主持人引導與控制會議時間估計與控制會議地點選擇會議紀律知會5、如何減少長會議每次召開任何會議前, 必需求緊記以下幾點: 我能否一定要出席這個會議 會議之前應派發(fā)議程 闡明開會的目的 假設他是主席, 他應 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要防止發(fā)言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各人安排任務三、如何跨越時間的圈套6、辦公桌5S運動整理紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)各就各位的擺置集中精神做一件事不要總是反復處

12、置一件事不要為了外表的整潔塞入一處下班前的清理5S他的辦公桌怎樣樣？他的任務環(huán)境是怎樣樣?有什么方法令他的辦公環(huán)境可以令他感到愉快和添加效率? 改善任務環(huán)境將一切可以吸引他視野的東西全挪開將他每天必需用的文具放在上面 ( , 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.) 將他要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓勵本人的金石良言放在他抬頭可以看到的地方將一些他知道不會作出反響的信件丟棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善任務環(huán)境歸檔一切的文件和書信應只分成三類: 馬上處置只作參考歸檔歸檔系統(tǒng)一些他需求今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些他需求這個星期完成的任務 - FILE 一些他需求歸檔的文件 -

13、 FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需求傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需求等待資料完成 - PROGRESS補充資料三、如何跨越時間的圈套7、角色定位與學會授權角色定位與學會授權授權的定義和緣由委派授權是一個向下級分配任務的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責任以及決策權益有關 委派授權可以協(xié)助他節(jié)約時間的有力武器 委派授權可以加強一個經(jīng)理的聰明才智 授 權 應 有 的 心 態(tài) ? 把任務授權給下級, 應該存在一個給下屬開展的時機它不是用來懲罰下級不是讓經(jīng)理擺脫本人不喜歡做的事情授權的形狀主要可以分成兩種形狀： 下達指令 充分信任委派授權技巧預期的成果解釋所分配任務的重要性訂出需求的結