印章管理操作流程(共17頁)

1、 印章管理操作流程 文件編號：第 PAGE 18 頁 共 NUMPAGES 18 頁印章(ynzhng)管理操作(cozu)流程(lichng)1目的本文件規(guī)定了XX農(nóng)村銀行（以下簡稱“本行”）印章管理操作的流程及控制要點，旨在加強印章管理，確保用印的安全和規(guī)范。2適用范圍本文件適用于本行黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章的管理。3定義、縮寫與分類3.1定義印章：是指法人單位（含其內(nèi)設(shè)機構(gòu)、分設(shè)機構(gòu)和派出機構(gòu)等）及其工作人員持有、管理和使用的，載明本單位名稱并且對外表示本單位身份及行為，以便公開區(qū)分于其他單位身份及其行為的各種印章及其印模、印鑒和電子簽名印章。本文件所指印章為本行除業(yè)

2、務(wù)印章外的所有印章，具體包括黨委印章、行政印章、法定代表人印章和電子印章等。3.2縮寫無3.3分類1）黨委印章：是指用于本行黨委事務(wù)的印章。2）行政印章：是指用于本行行政辦公事務(wù)的印章。包括法人印章，各部門、分支機構(gòu)印章。3）法定代表人印章：是指以本行法定代表人或主要負責(zé)人姓名為刻制內(nèi)容并辦理備案登記手續(xù)，對外代表本行的簽名章或印鑒章。4）電子印章：是指以數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實物印章用于加蓋電子文件，具有與本行實物印章相同外觀、相同有效性的印章。4職責(zé)與權(quán)限部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)行長1）審批印章刻制申請；2）審批印章的銷毀或停用。主管領(lǐng)導(dǎo)審批是否確需對外用印，確認事實是否清楚，理由是否充分

3、。綜合辦公部門/主任崗1）對印章刻制和對外用印申請進行審核，并在權(quán)限范圍內(nèi)對用印申請進行審批；2）審核印章的銷毀、作廢等處理申請；3）監(jiān)督印章的銷毀、作廢等處理工作。綜合辦公部門/機要崗1）登記印章使用情況；2）按規(guī)定用印，分發(fā)印章；3）按照審批意見刻制印章；4）印章交接、保管變更管理；5）收繳各機構(gòu)作廢的印章；6）報請對印章進行銷毀或作其他處理；7）統(tǒng)一銷毀或處理印章。各部門、分支機構(gòu)1）提出印章刻制和用印申請；2）領(lǐng)取、保管印章；啟用印章；3）按照規(guī)定提交印章停用、作廢申請等。5原則與基本(jbn)規(guī)定5.1原則(yunz)1）統(tǒng)一(tngy)管理原則。綜合辦公部門是本行印章管理的歸口管理

4、部門，負責(zé)指導(dǎo)各部門、分支機構(gòu)的印章管理工作。2）專人保管原則。各部門、分支機構(gòu)印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，移交時應(yīng)辦理相應(yīng)的交接手續(xù)。3）先審核后用印原則。使用印章應(yīng)履行必要的審批手續(xù)，嚴禁私自用印。4）記錄備案原則。印章使用應(yīng)詳細登記，明確使用人、審批人等內(nèi)容。5.2基本規(guī)定1）印章的使用范圍a)本行黨委印章使用范圍：以本行(bnhng)黨委名義(mngy)制發(fā)的公文；以本行(bnhng)黨委名義審核的各類審核表；以本行黨委名義頒發(fā)的各類獎狀、證書；其他需以本行黨委名義加蓋印章的情形。b)本行法人印章的使用范圍：以本行名義發(fā)送正式公文、電函、傳真件，印發(fā)管理制度；報送或下達各類業(yè)務(wù)計劃、業(yè)務(wù)報

5、表、財務(wù)報表；人事任免；以本行名義出具的授權(quán)委托書、簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、勞動合同；以本行名義授予上崗證、先進集體和個人榮譽證書；代表本行需要加蓋法人印章的其他批件、文本、憑證、材料等。c）各部門、分支機構(gòu)印章主要在其授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得對外代表本行使用。d）法定代表人印章對外代表本行使用，一般與本行行政印章同時使用。任何人不得以個人名義使用法定代表人印章。2）印章的刻制a）本行黨委印章、行政印章及電子印章由上級主管部門統(tǒng)一按有關(guān)批準文件制發(fā)。b）本行各部門、分支機構(gòu)因工作需要刻制印章的，須向本行綜合辦公部門提出書面申請，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準后方可刻制。c)印章不能繼續(xù)使用需要重新刻制的，各部門、

6、分支機構(gòu)應(yīng)向本行綜合辦公部門提出書面申請，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準后方可重新刻制。d)本行印章（上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的除外）統(tǒng)一由綜合辦公部門到本行登記機關(guān)、公安機關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)（無須辦理批準登記手續(xù)的除外）后，在公安機關(guān)指定的專營單位刻制。e)綜合辦公部門應(yīng)當(dāng)?shù)怯浶聠⒂糜≌碌拿Q、模印、枚數(shù)、印章保管員等信息，未辦理啟用手續(xù)的各類印章不得啟用。f)本行綜合辦公部門應(yīng)將所有已啟用的各類印章的印模、批準啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。3）印章的使用a)申請(shnqng)使用(shyng)本行(bnhng)黨委印章、行政印章、電子印章，應(yīng)當(dāng)填制印章使用審批表，寫明申請事項，經(jīng)本行綜合辦公部門審核，主管領(lǐng)

7、導(dǎo)批準同意后方可用印。b)申請使用各部門、分支機構(gòu)印章，應(yīng)當(dāng)填制印章使用審批表，經(jīng)部門、分支機構(gòu)負責(zé)人簽字同意后方可用印。c)本行印章原則上不準帶出本機構(gòu)使用，如確因工作需要，需履行審批手續(xù)，由印章保管員攜帶印章陪同用印申請人員外出辦理。任何單位和個人不得借用印章。d)印章保管員有責(zé)任對用印進行審查及監(jiān)督。對于不合法、不合手續(xù)的用印申請有權(quán)拒絕；同意用印時，應(yīng)做好登記，寫明用印單位、具體經(jīng)辦人、用印事由及用印數(shù)量等。e)印章的使用必須使用紅色印泥，要做到上不壓正文，下壓成文日期或單位名稱等文字，不能歪斜或倒印。f)嚴禁在空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎狀和證書等上面蓋章，嚴禁印章保管員越權(quán)

8、用印或私自將印章轉(zhuǎn)交他人使用，嚴禁利用印章謀取私利或?qū)嵤┢渌麚p害本行利益的行為。4）印章的保管a)本行印章實行專人保管制度。本行黨委印章、行政印章、電子印章由綜合辦公部門負責(zé)保管，并指定印章保管員。各部門、分支機構(gòu)印章由各機構(gòu)負責(zé)保管。各部門、分支機構(gòu)應(yīng)指定本機構(gòu)的印章保管員，并將印章保管員名單報綜合辦公部門備案。b)各類印章在使用過程中，印章保管員如有變動，應(yīng)在變動當(dāng)日通知本行綜合辦公部門。c)印章保管員因故請假，各機構(gòu)應(yīng)指定臨時保管員，并辦理交接手續(xù)。e)各類印章應(yīng)存放在專用保險柜內(nèi)，鑰匙由印章保管員持有；未經(jīng)批準，印章保管員不得擅自將印章轉(zhuǎn)交給他人保管。f)持有印章的各機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對本機構(gòu)印

9、章的使用及保管承擔(dān)全部責(zé)任。g)印章如丟失，應(yīng)立即向本行綜合辦公部門報告，由其迅速向公安部門報案，請求立案偵察，在公安部門的指導(dǎo)下，刻制與原印章有所區(qū)別的新印章，并在一定范圍內(nèi)聲明遺失的印章作廢。5）印章的繳銷a)印章內(nèi)容(nirng)需要變更或內(nèi)設(shè)機構(gòu)(jgu)撤并時，應(yīng)停止使用有關(guān)印章。持有(ch yu)印章的機構(gòu)應(yīng)在印章停用五日內(nèi)，由印章保管員寫明印章停用說明，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人簽字后報綜合辦公部門，并將印章交綜合辦公部門予以封存或銷毀。b)若出現(xiàn)印章丟失、毀損或被盜，持有印章的機構(gòu)應(yīng)及時向本行綜合辦公部門報告。c)印章丟失、被盜時，若法律法規(guī)要求辦理相關(guān)公告注銷手續(xù)的，由本行綜合辦公部門負責(zé)

10、辦理公告手續(xù)，并到公安機關(guān)及登記機關(guān)辦理注銷手續(xù)。6流程描述(mio sh)與控制要求階段環(huán)節(jié)風(fēng)險點6.1申請環(huán)節(jié)名稱 : 用印申請適用部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 提出用印申請操作規(guī)范 : 各部門、分支機構(gòu)向上級機關(guān)和有關(guān)部門報送各類報表、專題報告函件，以本行名義對外簽訂的各類協(xié)議合同，外出參加各類活動或聯(lián)系工作需以本行名義出具的介紹信，及其他需要使用本行印章（含黨委印章、行政印章）的證明、函件等，都應(yīng)填寫印章使用審批表（附件二），由各部門、分支機構(gòu)負責(zé)人簽字、交綜合辦公部門主任崗審核、再報本行領(lǐng)導(dǎo)審批，方可用印。需要使用其他印章的，也應(yīng)填寫印章使

11、用審批單，逐級審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責(zé)要求 : 審核用印申請操作規(guī)范 : 1）審核各部門、分支機構(gòu)的用印申請，判斷是否確需對外用印，事實是否清楚，理由是否充分，并在印章使用審批表（附件二）上簽署審核意見。2）屬一般事務(wù)往來，不涉及經(jīng)費、財務(wù)、合同等重大事項的用印，可由綜合辦公室主任直接審批。風(fēng)險描述:審核不嚴,用印不嚴謹，或遇重大事項用印未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批直接用印,造成財務(wù)損失或影響本行聲譽。風(fēng)險等級:中等風(fēng)險控制措施:加強崗責(zé)控制和監(jiān)督檢查，涉及經(jīng)費、財務(wù)、合同等重大事項用印的，應(yīng)嚴格審核把關(guān)，動用本行總部印章需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審

12、批，對違反規(guī)定用印的責(zé)任人進行處分?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 : 行長;適用崗位 : 主管領(lǐng)導(dǎo);職責(zé)要求 : 對用印申請進行審批操作規(guī)范 : 審核使用印章申請，并在印章使用審批表（附件二）上簽署審批意見。6.3登記環(huán)節(jié)名稱 : 登記適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責(zé)要求 : 登記印章使用情況操作規(guī)范 : 根據(jù)用印審批意見，規(guī)范填寫印章使用登記簿（附件三），詳細登記備查。6.4使用環(huán)節(jié)名稱 : 用印適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責(zé)要求 : 根據(jù)審批意見用印操作規(guī)范 : 在各類報表、函件、合同、介紹

13、信、證明上蓋章。蓋印應(yīng)在落款日期的中間偏上位置，騎年蓋月，壓住年、月、日中間四至七個字，且要蓋得端正、清晰、美觀，嚴禁錯蓋、漏蓋。印章的使用必須使用紅色印泥，要做到上不壓正文，下壓成文日期或單位名稱等文字，不能歪斜或倒印。嚴禁在空白紙、空白介紹信、空白信箋、空白獎狀和證書等上面蓋章。嚴禁印章保管人員越權(quán)用印或私自將印章轉(zhuǎn)交他人使用。風(fēng)險描述:用印不嚴謹,未經(jīng)審批直接用印，或在空白紙張、空白獎狀、空白證書、空白證明、空白介紹信等空白憑證上用印,可能給本行造成損失，聲譽受到影響。風(fēng)險等級:高風(fēng)險控制措施:加強崗責(zé)控制和監(jiān)督檢查，杜絕擅自用印可能造成的風(fēng)險和損失。對違反規(guī)定用印的責(zé)任人進行處分。控制

14、部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;階段環(huán)節(jié)風(fēng)險點6.1申請環(huán)節(jié)名稱 : 申請刻制適用部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 負責(zé)人;負責(zé)人;職責(zé)要求 : 提出刻制印章申請操作規(guī)范 : 各部門、分支機構(gòu)需要刻制印章的，依據(jù)相關(guān)文件提出書面申請，并填寫印章刻制審批表（附件一）報綜合辦公部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責(zé)要求 : 對刻制印章申請進行審核操作規(guī)范 : 審核印章刻制申請是否合法合規(guī)、是否有相關(guān)的證明文件，在印章刻制審批表（附件一）上簽署明確意見，并提交行長審批。6.2審核、審批環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 :

15、 行長;適用崗位 : 行長;職責(zé)要求 : 對刻制印章申請進行審批操作規(guī)范 : 對印章刻制申請作出批示，并在印章刻制審批表（附件一）上簽署審批意見。6.3刻制環(huán)節(jié)名稱 : 刻制印章適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責(zé)要求 : 根據(jù)審批意見刻制印章操作規(guī)范 : 經(jīng)審批同意，及時與印章制作定點機構(gòu)聯(lián)系刻制新印章。印章刻制名稱必須與營業(yè)執(zhí)照和金融營業(yè)許可證上記載的名稱一致，不得刻制簡稱或自創(chuàng)名稱。印章刻制的規(guī)格、式樣、字體必須統(tǒng)一按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。風(fēng)險描述:越權(quán)行使崗位職責(zé),未經(jīng)授權(quán)擅自刻制印章,可能發(fā)生內(nèi)部偷盜、欺詐案件，給本行造成財務(wù)損失和聲譽影響。風(fēng)險等級:高風(fēng)險控制措施:加強

16、監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定擅自刻制印章的責(zé)任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 分發(fā)、登記適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責(zé)要求 : 分發(fā)新印章并進行登記操作規(guī)范 : 印章刻制完畢，應(yīng)及時通知申請機構(gòu)派人領(lǐng)??；分發(fā)印章時，應(yīng)核實領(lǐng)取人身份，與領(lǐng)取人共同驗證印章，填寫印章刻制、啟用、銷毀登記簿（附件四）并留存印模。6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 領(lǐng)取印章適用部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 雙人領(lǐng)取新印章操作規(guī)范 : 申請機構(gòu)必須派兩名工作人員領(lǐng)取新印章。因機構(gòu)更名、合并和印章磨損更換印章的，應(yīng)憑舊章和單

17、位證明領(lǐng)取新章；因工作需要不能以舊換新的，應(yīng)在領(lǐng)取并啟用新章的同時封存舊章，并逐級上繳到本行綜合辦公部門。凡新刻制的印章均需備案后方可領(lǐng)用。本行公章、部門印章及支行公章領(lǐng)用時應(yīng)分別先由行長、部門負責(zé)人及支行行長簽名領(lǐng)用，再移交專管人員保管。風(fēng)險描述:未按規(guī)定領(lǐng)取新印章,未按規(guī)定驗證領(lǐng)取人身份；領(lǐng)取新印章時舊印章未上繳,導(dǎo)致印章被盜領(lǐng)、舊印章繼續(xù)被使用，可能給本行造成不必要的損失和聲譽影響。風(fēng)險等級:高風(fēng)險控制措施:做好領(lǐng)取人身份驗證登記，確保舊印章上繳或作其他處理；加強審核檢查。對違反規(guī)章管理制度的責(zé)任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.4啟用環(huán)節(jié)名稱 : 啟用印章適用

18、部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 啟用新印章操作規(guī)范 : 以綜合辦公部門名義正式向有關(guān)單位、部門發(fā)文通知啟用印章。啟用新印章前必須在印章交接登記簿（附件五）上預(yù)留印模、登記啟用時間和保管人等信息。6.5保管使用環(huán)節(jié)名稱 : 保管使用適用部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 保管使用印章操作規(guī)范 : 行政公章等印章必須由印章保管員保管，用印必須經(jīng)過審批，并在印章使用登記簿（附件三）上詳細登記。用印機構(gòu)印章保管員辦理印章交接手續(xù)的，移交人、接交人、監(jiān)交人應(yīng)在印章交接登記簿（附件五）上簽字確認。風(fēng)險描述:未認真履行崗位職責(zé),

19、未妥善保管印章，使用時未經(jīng)審批或越權(quán)審批,導(dǎo)致印章遺失，或用印不當(dāng)，造成本行財務(wù)損失，影響本行聲譽。風(fēng)險等級:極大風(fēng)險控制措施:加強崗責(zé)控制和監(jiān)督檢查，杜絕違規(guī)使用和管理?？刂撇块T:內(nèi)部審計部門;控制崗位:現(xiàn)場審計崗 ;6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 申請停用銷毀適用部門 : 分支機構(gòu);相關(guān)部門;適用崗位 : 負責(zé)人;負責(zé)人;職責(zé)要求 : 申請停用銷毀印章操作規(guī)范 : 印章需作廢、停用的，須提出書面申請，并在印章交接登記簿（附件五）、印章使用登記簿（附件三）上詳細記載。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責(zé)要求 : 審核印章停用銷毀申請操作規(guī)范 :

20、審查印章作廢、停用的合規(guī)性，申請資料的完整性。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 : 行長;適用崗位 : 行長;職責(zé)要求 : 審批印章的停用和銷毀操作規(guī)范 : 對印章的停用和銷毀申請進行審批。6.6停用銷毀環(huán)節(jié)名稱 : 統(tǒng)一收回銷毀適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機要崗 ;職責(zé)要求 : 收繳需要銷毀或處理的公章并統(tǒng)一銷毀操作規(guī)范 : 統(tǒng)一銷毀作廢、停用的印章或作其他相應(yīng)的管理，并在印章刻制、啟用、銷毀登記簿（附件四）上詳細記載。風(fēng)險描述:銷毀無人監(jiān)管或無銷毀登記,未按規(guī)定處理應(yīng)停用、銷毀的印章,造成印章仍然留存使用，或被不法分子盜用，給本行造成不必要的風(fēng)險和損失。風(fēng)險等級:中等風(fēng)險控制措施:按規(guī)定處理停用作廢公章，并登記相關(guān)登記薄；加強內(nèi)部監(jiān)督審核。對未按規(guī)定處理停用、銷毀的印章的責(zé)任人進行處分。 控制部門:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;7檢查(jinch)監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內(nèi)容檢查頻次報告路線檢查結(jié)果利用綜合辦公部門對印章管理的各個環(huán)節(jié)進行檢查。每年一次主管領(lǐng)導(dǎo)考核、問責(zé)、持續(xù)改