中小企業(yè)存貨管理存在的問題及改進策略

1、中小企業(yè)存貨管理存在的問題及改進策略作者：陳瑩來源：經(jīng)營者2020年第4期陳瑩摘要存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，是滿足企業(yè)正常生產(chǎn)和銷售需求、給企業(yè)帶來經(jīng)濟 利益流入的重要經(jīng)濟資源，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)存貨管理是通過包括存貨信息管 理和在此基礎(chǔ)上的價值鏈進行決策分析，實施有效控制以達到保障和提升企業(yè)經(jīng)濟效益的管理 手段。對于中小企業(yè)而言，存貨管理更為關(guān)鍵和重要。本文著眼于分析中小企業(yè)存貨管理存有 的現(xiàn)實問題，就如何完善存貨管理的應(yīng)用舉措提出見解，同時通過實例說明存貨管理在企業(yè)經(jīng) 營運作中的重要性，發(fā)揮其實現(xiàn)控制企業(yè)成本、提升經(jīng)濟效益、權(quán)衡資產(chǎn)穩(wěn)定、達成目標(biāo)戰(zhàn)略 的重要作用。關(guān)鍵詞中小企

2、業(yè)存貨管理問題改進策略一、中小企業(yè)存貨管理存在的問題（一）企業(yè)存貨管理制度不健全隨著中小企業(yè)管理規(guī)模與實力的不斷壯大，企業(yè)內(nèi)部管理制度已逐步形成，并發(fā)揮作用。但對于存貨管理制度并未過多投入人力、物力、財力，在制度的制定和執(zhí)行中也沒有實現(xiàn) 流程的系統(tǒng)化、制約化，因此往往會造成職責(zé)不明、管理混亂、執(zhí)行無序的狀況，甚至出現(xiàn)不 合法、不合規(guī)的暗箱操作、營私舞弊的可能性。特別是對于采購、銷售這些重要環(huán)節(jié)，以及涉 及錢貨共管的崗位，人員配置沒有獨立分工，操作過程監(jiān)管乏力，給企業(yè)的內(nèi)控機制帶來一定 的安全隱患，也阻礙了中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。（二）企業(yè)存貨管理操作不完善存貨管理的基本內(nèi)容就是對企業(yè)的各項存貨進

3、行管理，存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，其 對流動資金的合理運作和周轉(zhuǎn)至關(guān)重要。庫存的總儲備量、各項存貨的配置結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的 運作周期所影響的原料、配料的購儲、銷售環(huán)節(jié)的淡旺季對產(chǎn)成品的供給需求等，這些作為存 貨管理的各項要素必須有效控制。而中小企業(yè)由于管理者對存貨管理的片面理解和忽視，致使 存貨管理混亂，每個環(huán)節(jié)呈現(xiàn)的是一種斷層式管理操作模式，沒有縱橫的關(guān)聯(lián)和共化，導(dǎo)致存 貨儲備結(jié)構(gòu)無序，使占用的流動資金比重偏大，給企業(yè)的發(fā)展帶來困難及影響。（三）存貨管理信息化手段缺失當(dāng)前許多公司沒有建立系統(tǒng)化的信息管理機制，這種現(xiàn)象在中小企業(yè)更為突出。傳統(tǒng)的存 貨管理通過物料的收發(fā)存操作來判斷采購、生產(chǎn)、銷

4、售、倉儲的執(zhí)行，各環(huán)節(jié)自成一體，無法 形成必要的信息流貫通，供需關(guān)系所體現(xiàn)的數(shù)據(jù)內(nèi)容不能實時共享。缺少信息化的存貨管理， 會產(chǎn)生以下情況：第一，產(chǎn)銷脫節(jié)，庫存失衡，阻礙流動資金正常運轉(zhuǎn)。第二，存貨核算準(zhǔn)確 性差，造成賬實不符，無法反映企業(yè)財務(wù)的真實狀況。第三，影響采購周期、銷售節(jié)奏，使供 給狀態(tài)始終處于事后對應(yīng)的狀態(tài)。第四，不利于加強存貨管理的執(zhí)行，不能做到及時監(jiān)管，讓 企業(yè)內(nèi)控管理失序。（四）缺乏科學(xué)規(guī)范的采銷計劃存貨管理是供應(yīng)鏈管理的重要組成部分，從上游的采購、中游的生產(chǎn)到下游的銷售，每個 步驟都必經(jīng)存貨的儲備及周轉(zhuǎn)。如果企業(yè)缺乏科學(xué)規(guī)范的預(yù)測計劃的支撐，僅憑借人的主觀經(jīng) 驗判斷，容易導(dǎo)致

5、供求不平衡的不合理狀況發(fā)生，也必將使SCM （軟件配置管理）的運作及管 理陷入惡性循環(huán)，最終讓企業(yè)的經(jīng)營受到嚴重影響。二、中小企業(yè)存貨管理完善舉措（一）優(yōu)化存貨管理機制，發(fā)揮存貨內(nèi)控作用存貨管理作為企業(yè)內(nèi)控管理的主要項目之一，與企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)運行、銷售規(guī)劃、 財務(wù)管理都緊密相關(guān)，因此建立健全存貨管理制度至關(guān)重要。雖然大多數(shù)中小企業(yè)規(guī)模小、資 金不雄厚，但“麻雀雖小還應(yīng)五臟俱全”，在人、財、物的各項配置上必須全面，更應(yīng)著重系 統(tǒng)化流程制定及實施，特別是以下幾個側(cè)重面。第一，存貨采購環(huán)節(jié)。作為企業(yè)供應(yīng)鏈操作的最前端，應(yīng)有明確的采購計劃、詳細的執(zhí)行 規(guī)劃、全面的供應(yīng)商管控體系、合理的驗收儲存標(biāo)

6、準(zhǔn)、配套的資金結(jié)付手續(xù)。第二，生產(chǎn)領(lǐng)用 環(huán)節(jié)。采購入庫后的領(lǐng)用操作應(yīng)注重收發(fā)存手續(xù)的清晰和完整、記錄的及時與準(zhǔn)確、崗位設(shè)定 的獨立和制約、必備的盤存清查制度。第三，銷售運作環(huán)節(jié)。產(chǎn)品的銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)生存發(fā)展 的重中之重，為了保持穩(wěn)定、持續(xù)增長的銷售發(fā)展良好趨勢，應(yīng)當(dāng)制定銷售預(yù)測流程，了解并 掌握客戶的需求動向，確立完備的信用及財務(wù)結(jié)算制度。第四，驗收存儲環(huán)節(jié)。這是貫穿整個 SCM流程每個步驟的項目，企業(yè)應(yīng)參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的情況，制定并執(zhí)行檢驗查收的準(zhǔn) 則，合理規(guī)范存儲查驗要求。同時，也應(yīng)有嚴格的監(jiān)察措施，針對各種紙漏、差錯、不符，都 應(yīng)該及時查處和糾責(zé)。（二）強化存貨管理操作流程，細化具

7、體的執(zhí)行手續(xù)依托完整的存貨管理制度，企業(yè)應(yīng)就實施細則予以明確。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)必須樹立正確的 管理理念，建立符合企業(yè)發(fā)展的管理操作模式，確立合理的崗位分工和職責(zé)設(shè)定，對于一些重 要的環(huán)節(jié)還必須配予檢查審核流程的執(zhí)行。其次，存貨管理體系應(yīng)與企業(yè)其他管理體系聯(lián)動運 營，尤其是對財務(wù)管理中的資金運作產(chǎn)生直接的影響，而資金運作的差異又是最直接反映企業(yè) 運營優(yōu)劣的標(biāo)桿。再次，企業(yè)存貨管理也可以充分利用第三方物流資源。源于第三方物流的規(guī) 模效應(yīng)和專業(yè)實力，企業(yè)可以降低運營成本、減少存貨儲備，將有限的資金投入核心業(yè)務(wù)中， 實現(xiàn)企業(yè)效率和效益的最大化。同時，也可以借力第三方物流的使用，增強企業(yè)的綜合實力， 更好

8、地服務(wù)于企業(yè)的客戶群體，提升企業(yè)的外在聲譽。（三）推動存貨管理信息系統(tǒng)化，減少企業(yè)資源浪費隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，各種信息化管理軟件應(yīng)運而生，且不斷被中小企業(yè)所認識及利用， 特別是貫穿企業(yè)整體運營的ERP （企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，充分融合了供應(yīng)鏈上的每個運作環(huán)節(jié)， 讓資金流、信息流、物流、人流暢通無阻地傳遞互通，使供、產(chǎn)、銷，收、發(fā)、存不再脫節(jié)。 同時，通過設(shè)立預(yù)警條款，每個環(huán)節(jié)都在觸及上限或下限時啟動緊急對應(yīng)流程，讓問題能及時 體現(xiàn)，讓矛盾都被扼殺在萌芽期，使部門間的交流合作無礙，也于無形中形成一種相互配合、 相互監(jiān)督、共同發(fā)展的管理模式，可以最大限度地避免企業(yè)的資源浪費，堵塞管理漏洞。（四）構(gòu)

9、建科學(xué)合理的采銷預(yù)估機制，導(dǎo)入VMI庫存控制為了防止供應(yīng)鏈管理中“牛鞭效應(yīng)”可能致使企業(yè)發(fā)展的不利因素產(chǎn)生，企業(yè)應(yīng)采用科學(xué) 合理的預(yù)估手段，用數(shù)據(jù)來判斷和衡量采銷內(nèi)容的準(zhǔn)確性，讓生產(chǎn)的節(jié)奏完全符合客戶的需求。 正確的預(yù)估數(shù)據(jù)也是保證庫存管理合理化的基本條件。VMI管理系統(tǒng)是指供應(yīng)廠商管理用戶庫存，連續(xù)補貨的方式?！斑B續(xù)補貨”是供應(yīng)商和零 售商在戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)二者庫存數(shù)據(jù)、銷售信息、存貨水準(zhǔn)的共享，供應(yīng)商根據(jù) 數(shù)據(jù)對零售商實施補貨。VMI系統(tǒng)導(dǎo)入與實施已經(jīng)是庫存管理的較高境界，也是發(fā)展的必然趨 勢。三、中小企業(yè)存貨管理實踐應(yīng)用及重要性A公司是一家集產(chǎn)銷于一體的中小型快消品企業(yè)，公司為

10、了迎合集團管理要求，適應(yīng)地區(qū) 發(fā)展的戰(zhàn)略，建立了較為全面的內(nèi)控管理體系，其中關(guān)于供應(yīng)鏈管理和存貨管理的制度和流程 也一并確立和執(zhí)行。在管理流程運作伊始，企業(yè)在一定程度上取得了較為顯著的成效，主要體 現(xiàn)在：第一，企業(yè)運營結(jié)構(gòu)分為生產(chǎn)、采購、銷售、市場、財務(wù)、品控及人事總務(wù)幾個主要板塊， 每個板塊均設(shè)立了內(nèi)控管理制度和SOP （標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），針對每個環(huán)節(jié)都配備了專職人員以 及崗位JD，特別是涉及錢貨管理的環(huán)節(jié)，基本做到不兼崗、不共管，讓權(quán)責(zé)明確到點、落實到 人。第二，各種OA （辦公自動化）系統(tǒng)的導(dǎo)入，生產(chǎn)制造部門的MRP （物料需求計劃）系統(tǒng)、 銷售部門的CRM （客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)、財務(wù)部門

11、的U8系統(tǒng)以及在采銷部門執(zhí)行的訂單處理系 統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)等，各種信息化手段的運用，可以充分提升企業(yè)經(jīng)營運作的效率，從而帶動 企業(yè)發(fā)展的速度。第三，采購部門和銷售部門均執(zhí)行了預(yù)測機制，從年度預(yù)算到季度估算再到 月度推算，從銷售的預(yù)估來確定生產(chǎn)的步驟，從生產(chǎn)的計劃來判斷采購的周期、數(shù)量及儲備， 將SCM過程中的每個環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，使產(chǎn)銷存一體化趨勢逐步形成。第四，結(jié)合公司銷售網(wǎng)絡(luò) 的構(gòu)架，引進區(qū)域第三方物流資源進行操作管理，在控制存貨管理相關(guān)成本的同時還能最大限 度地盤活庫存，改善企業(yè)現(xiàn)金流，促使企業(yè)能集中資源于核心業(yè)務(wù)，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。當(dāng) 然，每個流程在實施過程中總是不可避免地反映出優(yōu)勢和不

12、足，在體現(xiàn)上述成效的同時，我們 也可清晰地認識到以下的不足。首先，公司各大運營板塊缺乏聯(lián)動機制。由于受到各板塊自身KPI （關(guān)鍵績效指標(biāo)）的制 約，在一些共性化的操作上，相互矛盾、相互影響的因素依然存在并起到作用。同時，專職人 員的素養(yǎng)還有提升的必要，特別是專業(yè)化水平和綜合能力方面。其次，需要整合各個獨立存在、 運行的OA系統(tǒng)，對所有的資源進行梳理、貫通、活用，通過大數(shù)據(jù)的反饋，形成系統(tǒng)分析，實 現(xiàn)共享化。這個也是打破部門間因信息閉塞而產(chǎn)生不協(xié)調(diào)的重要條件。再次，預(yù)測機制的建立 是正確的，但非客觀的預(yù)估是沒有價值的。因此，應(yīng)該建立的是依托信息化數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，排除 主觀臆斷的各級預(yù)測機制，同時還應(yīng)

13、該杜絕“牛鞭效應(yīng)”導(dǎo)致的預(yù)估盲目擴大現(xiàn)象。正是由于這些不足的存在和被忽視，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大、銷售的不斷加強，存貨管 理的缺陷制約了企業(yè)前進的步伐。外界客觀因素的影響、內(nèi)部主觀理念的局限促使公司必須再 次完善現(xiàn)有的管理體制。公司啟用STPD循環(huán)操作，依照銷、產(chǎn)、購的順序采取優(yōu)化措施。購產(chǎn) 銷主線的確立及完善，加之人財物的配套與支撐，讓企業(yè)SCM循環(huán)更暢通、存貨周轉(zhuǎn)更及時， 將內(nèi)控管理的有效性發(fā)揮得淋漓盡致。第一，銷售環(huán)節(jié)為了更精準(zhǔn)地做好預(yù)測分析，公司科學(xué)導(dǎo)入了 BL （Base Level）數(shù)據(jù)源分 析的應(yīng)用，利用同期數(shù)據(jù)、前期數(shù)據(jù)、促銷數(shù)據(jù)等進行細化，得出預(yù)估理論資料。與此同時， 把公司

14、所有客戶群體進行細分，按等級歸類，形成階梯管理，牢牢把握一級客戶信息，有效實 施VMI庫存管理，從而更好地服務(wù)于客戶，實現(xiàn)共贏的局面。第二，生產(chǎn)環(huán)節(jié)主要是在導(dǎo)入銷 售預(yù)測信息的基礎(chǔ)上，綜合評估各項原料、輔料的儲備及備貨周期，從而推算生產(chǎn)的輪次和產(chǎn) 量。生產(chǎn)的核心地位決定了它對縱向的采購和銷售的承接，也貫通了橫向的品控和物流的操作。 與之相關(guān)的資金運作也被合理分配，形成良性的企業(yè)運營態(tài)勢。第三，采購環(huán)節(jié)的執(zhí)行是追隨 生產(chǎn)執(zhí)行情況而定論的。采購的重點是貨物源頭的確認，公司對供應(yīng)商的評估和采用專設(shè)了一 套嚴苛的審評制度，其中也包括對比較敏感的采購價格因素制定細則條約。采購合同的制定和 執(zhí)行對存貨管理的有效性起著至關(guān)重要的決定作用。采購項目執(zhí)行的有序程度也決定了企業(yè)財 務(wù)資金的周轉(zhuǎn)率和靈活度。四、結(jié)語中小企業(yè)要在激烈的行業(yè)競爭中占有一席之地，并永葆發(fā)展動力，就必須