文件與資料的管理制度

1、有限公司文件編號DA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 1 /12 1.目的：使質(zhì)量系統(tǒng)所使用之文件能正確之使用。各相關(guān)單位能適時獲得適當(dāng)且有效之最新文件。2.范圍：本公司質(zhì)量系統(tǒng)之有關(guān)文件皆屬之。3.定義：本公司文件系統(tǒng)架構(gòu)區(qū)分如下：3-1品質(zhì)手冊：述敘公司方針與政策文件。3-2作業(yè)程序書：與ISO9001系列要項有關(guān)之所需程序文件等。3-3操作說明書：支持文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、規(guī)范、手冊等3-4表格記錄、矯正記錄、報告、圖表.等。品質(zhì)手冊 -第一階文件作業(yè)程序書 -第二階文件作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書 -第三階文件表格、記錄 -第四階文件4.權(quán)責(zé)：4.1文件之制定、修訂及廢止之核準(zhǔn)：

2、品質(zhì)手冊-總經(jīng)理作業(yè)程序書-總經(jīng)理操作說明書-總經(jīng)理表格、記錄-(依附程序書支持文件處理)。4.2文件之審查：由制定部門主管負(fù)責(zé)審查。 4.3文件分發(fā)、收回、銷毀及管制：管理單位。有限公司文件編號DA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 2 /12 5.內(nèi)容：5.1文件管制作業(yè)程序(附件一)。5.2文件編號：公司質(zhì)量系統(tǒng)文件編號如下： 流水號 (01-99)章節(jié) (04-08)文件類別部門別部門別：T-科技信息部 B-市場營銷部 M-生產(chǎn)部 A-行政部 F-財務(wù)部 文件類別：Q-品質(zhì)手冊 P-作業(yè)程序書W-作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書 R-表格、記錄各單位對文件編號應(yīng)列表管制，文件編號不

3、得重復(fù)。5.2.3為避免版本修改次數(shù)頻繁，影響文件之真實內(nèi)容，凡文件無重大變更，可以版次修訂，并記錄于文件首頁之文件修訂變更表(附件二)內(nèi)，如為重大之變更，則須以版本修訂之。屬于作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書類之三階文件制定、修訂作業(yè)，可依實際需要，不受5.2.1限制，分發(fā)亦不受5.4限制。5.3文件制定、修訂、廢止作業(yè)5.3.1文件制訂作業(yè)：視組織任務(wù)及業(yè)務(wù)需要，由各部門指定專門人以各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式(附件三、四)，依業(yè)務(wù)實際需求制定草案后，填妥文件制訂、修訂、廢止申請單(附件五)，由制定單位主管審查通過后，呈管理代表或總經(jīng)理核準(zhǔn)后，依規(guī)定實施分發(fā)。5.3.2文件修訂之作業(yè)：文件若有不符合現(xiàn)狀，需修改、增訂或刪除

4、時，得由制定單位填寫文件制訂、修訂、廢止申請單，提出修訂原因，研議修改，修改完成后之文件審查、核準(zhǔn)作業(yè)，同5-3.1規(guī)定辦理。有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 3 /12 文件之廢止作業(yè)：文件廢止之申請、審查、核準(zhǔn)作業(yè)同5-3.2規(guī)定辦理，奉核準(zhǔn)廢止之文件，原件之編號不得重復(fù)使用。5.3.4屬于作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書類之三階文件之制定、修訂、廢止，得依實際作業(yè)需要而訂。5.4文件分發(fā)、回收作業(yè)：5.4.1經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之文件，得由管理單位，以文件一覽表(附件六)列帳管理，并依制定單位所擬之文件發(fā)行數(shù)量，影印適當(dāng)份數(shù)，加蓋文件發(fā)行章(附件八)后發(fā)行，并請收文單位于

5、文件分發(fā)回收記錄表(附件七)上簽收。5.4.2文件修訂及廢止時，應(yīng)由管理單位，依分發(fā)記錄回收舊版之文件，回收時應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄于文件發(fā)回收記錄表。文件修訂及廢止時，舊版失效文件應(yīng)于新文件發(fā)行時，即刻收回，但為了法律規(guī)定或提供信息之參考，文件可不回收，但于文件上須標(biāo)示注明參考用(附件八)字樣。對外文件之提供，得經(jīng)由副總經(jīng)理或總經(jīng)理核可后，以參考用文件提供之。5.5文件保存、銷毀作業(yè)5.5.1文件保管：a)經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之質(zhì)量手冊、作業(yè)程序書、原稿文件，均由管理單位列帳保管。b)對外文件及三階支持文件得由各主辦單位，指派專人自行保管。5.5.2文件保存：a)廢止文件回收時，管理單位須注

6、明回收情形，各單位不得保有廢止文件及不適用之文件，但管理單位須對歷次版本變更之原稿予以保存，唯須與現(xiàn)行文件分開保存。b)各類質(zhì)量數(shù)據(jù)及記錄之保存期限，如文件中未載有特殊規(guī)訂，一般至少保存一年，如有特殊者則另訂之。文件銷毀作業(yè)：a)自各單位回收之廢止文件，由管理單位于收到后加蓋作廢章作廢并銷毀(管理單位須保留文件原稿)。 b)逾保存期限之?dāng)?shù)據(jù)、記錄，由保管單位加蓋作廢章并銷毀。5.6文件檔案管理現(xiàn)場使用之文件須置于作業(yè)場所。非現(xiàn)場使用之文件須由各使用單位，指派專人自行集中管理。有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 4 /12 5.7暫行文件之發(fā)行發(fā)行之

7、時機：a)客戶暫定之要求。b)因急需而暫時更動標(biāo)準(zhǔn)。c)因應(yīng)新程序之試作。發(fā)行程序：依一般文件發(fā)行程序處理，但于文件上須標(biāo)示”暫時發(fā)行”(附件八)字樣及有效期限，逾期則自動失效，不予回收。6.相關(guān)文件：6.1外來文件管制程序。（AP0402）6.2質(zhì)量記錄管制程序。（AP0403）7.附件與質(zhì)量記錄：7.1文件管制作業(yè)流程。7.2文件首頁標(biāo)準(zhǔn)格式(AR0401)。7.3質(zhì)量手冊標(biāo)準(zhǔn)格式。7.4作業(yè)程序書標(biāo)準(zhǔn)格式。7.5文件制定、修訂、廢止申請單(AR0402)7.6文件一覽表(AR0403)7.7文件分發(fā)回收簽收記錄表(AR0404)7.8各種文件管制章樣。有限公司文件編號EA01 版本 /

8、版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 5/12 附件一文件管制作業(yè)流程圖文件制定/修訂/廢止審查核準(zhǔn) NO 文管中心 修訂及廢止文件 登 錄制 作回收舊資料分 發(fā)銷 毀記錄、管制有限公司文件編號EA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 6 /12 附件二文件首頁標(biāo)準(zhǔn)格式文件名稱文件編號：版 本： 制 訂：審 查： 核 準(zhǔn)：文 件 修 訂 變 更 履 歷 欄版 次修訂理由、內(nèi)容摘要(或修訂編號）修訂頁次修訂日期文件發(fā)行受文單位：計 份發(fā)行管制章單位份編號：AR0401有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 7 /12 附件

9、三質(zhì)量手冊標(biāo)準(zhǔn)格式一、目的：二、范圍(適用范圍)：三、定義：(可省略)四、職責(zé)：五、程序內(nèi)容：六、相關(guān)文件(參考數(shù)據(jù))：有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 8 /12 附件四作業(yè)程序書標(biāo)準(zhǔn)格式一、目的：二、適用范圍：三、定義：(可省略)四、職責(zé)：五、程序內(nèi)容：六、相關(guān)文件(參考數(shù)據(jù))：七、窗體：有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 9 /12 附件五文件制訂、修訂、廢止申請單日期： 年 月 日文件編號：撰 寫 人審查核準(zhǔn)制訂修訂廢止部門文件名稱：職稱姓名修訂前版本版次修訂后版本版次原因說明：編號：AR0402有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 10 /12 附件六文件一覽表頁次：章節(jié)文 件制修訂記錄(年/月/日)備 注文件名稱編號編號:AR0403 有限公司文件編號QA01 版本 / 版次1.0文件與數(shù)據(jù)管制程序頁次 / 總頁數(shù) 11 /12附件七文件分發(fā)、回收記錄部門：