項(xiàng)目文檔管理規(guī)范V1.0

1、類(lèi)型:密級(jí):文檔管理制度內(nèi)部資料項(xiàng)目文檔管理規(guī)范(V1.0)江西省水投江河信息技術(shù)有限公司2019年9月修訂狀況版本修訂章節(jié)名稱(chēng)修訂內(nèi)容簡(jiǎn)述修訂日期修訂人修訂前版本號(hào)批準(zhǔn)人V1.0草稿2019.9.2萬(wàn)志榮 I TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 目的 1 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 范圍 1 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 組織機(jī)構(gòu) 1 HYPERLINK l bookmark14 o Current Docum

2、ent 項(xiàng)目文檔管理平臺(tái) 2 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 模板發(fā)布標(biāo)準(zhǔn) 3 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 模板變更標(biāo)準(zhǔn) 4 HYPERLINK l bookmark28 o Current Document 文檔發(fā)布標(biāo)準(zhǔn) 5 HYPERLINK l bookmark30 o Current Document 文檔變更標(biāo)準(zhǔn) 6 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn) 7 HYPERLINK l bookmark40 o Curre

3、nt Document 項(xiàng)目文檔范圍 8 HYPERLINK l bookmark44 o Current Document 文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)【待實(shí)施】 12江西省水投江河信息技術(shù)有限公司i.目的在項(xiàng)目生命周期中會(huì)形成很多文檔資料，包括工作文檔和技術(shù)文檔。這些文檔資料是未來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)和提供運(yùn)維服務(wù)所必須的，是項(xiàng)目管理中非常重要的一部分 工作。為加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，維護(hù)江河公司利益，特制訂本規(guī)范對(duì)項(xiàng)目各類(lèi)文 檔進(jìn)行規(guī)范管理。從法律角度來(lái)看，項(xiàng)目生命周期中產(chǎn)出的文檔代表了江河公司作為服務(wù)提供方按照 合同約定完成交付義務(wù)的標(biāo)志，具有重要的證據(jù)作用；同時(shí)也代表了客戶(hù)方對(duì)江河公司 提供的服務(wù)的

4、接受和確認(rèn)。.范圍此規(guī)范適用于公司內(nèi)所有業(yè)務(wù)部門(mén)項(xiàng)目文檔管理活動(dòng)，業(yè)務(wù)部門(mén)包含研發(fā)中心、系 統(tǒng)集成部和集團(tuán)信息建設(shè)部，各部門(mén)根據(jù)公司項(xiàng)目文檔管理規(guī)范執(zhí)行項(xiàng)目文檔管理操作。.組織機(jī)構(gòu)公司組織主要分為職能部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)兩類(lèi)，為了規(guī)范業(yè)務(wù)部門(mén)項(xiàng)目文檔管理流程,統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理項(xiàng)目交付成果提升公司核心競(jìng)爭(zhēng)力。技術(shù)管理部建設(shè)和維護(hù)項(xiàng)目文檔管 理平臺(tái)，對(duì)研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部和集團(tuán)建設(shè)部項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理和維護(hù)。江西省水投江河信息技術(shù)有限公司 副總經(jīng)理總經(jīng)理助理市場(chǎng)商務(wù)部系統(tǒng)集成部對(duì)外合作經(jīng)營(yíng)管理部人力資源部行政辦公綜合行政部紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)審技術(shù)管理部黨群工作rTM工程運(yùn)維 團(tuán)信息建設(shè)部-系統(tǒng)方案 KKf

5、 TM 孵化中心 研發(fā)中心一 三硬件開(kāi)發(fā) 軟件開(kāi)發(fā).項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)由技術(shù)管理部統(tǒng)一建設(shè)和維護(hù)，對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中式存儲(chǔ)、管 理與備份，文檔管理平臺(tái)提供以下核心服務(wù)能力:* 功能說(shuō)明：文檔存儲(chǔ)：平臺(tái)可以支持業(yè)務(wù)部門(mén)海量項(xiàng)目文檔的存儲(chǔ)能力，保證文檔安全傳輸與下載；文檔備份：平臺(tái)可以自動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)備份，避免服務(wù)器硬件故障造成數(shù)據(jù)丟失,數(shù)據(jù)完整性和一致性遭受破壞；權(quán)限管理：平臺(tái)提供靈活的權(quán)限配置能力、可以區(qū)分部門(mén)管理、項(xiàng)目管理和普通成員不同角色身份進(jìn)行靈活的權(quán)限配置與功能授權(quán)；文件檢索：為了方便數(shù)據(jù)查詢(xún)和知識(shí)共享，平臺(tái)需提供全文檢索能力，方便用戶(hù)快速查找和檢索項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)文檔。5.模板發(fā)布

6、標(biāo)準(zhǔn)為了規(guī)范項(xiàng)目文檔模板的格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)等，江河公司技術(shù)管理部參考ISO 9000和CMMI 3軟件開(kāi)發(fā)和實(shí)施方法論，整理了項(xiàng)目各階段需要提交的文檔 名稱(chēng)和模板，通過(guò)評(píng)審后進(jìn)行發(fā)布，所有項(xiàng)目在實(shí)施時(shí)均須使用標(biāo)準(zhǔn)模板。模板發(fā)布流程項(xiàng)目管理專(zhuān)員PMO部門(mén)經(jīng)理制定標(biāo)準(zhǔn)模:板審核會(huì)有發(fā)布應(yīng)用7 流程說(shuō)明：項(xiàng)目管理專(zhuān)員參考公司實(shí)施方法論和開(kāi)發(fā)方法論制定文檔模板；PMO對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審，部門(mén)經(jīng)理對(duì)文檔進(jìn)行會(huì)審；審核通過(guò)后，項(xiàng)目管理專(zhuān)員通過(guò)svn上傳至配置管理數(shù)據(jù)庫(kù)。注：PMO為項(xiàng)目管理辦公室，在公司主要由技術(shù)管理部負(fù)責(zé)，文檔模板見(jiàn)實(shí)施工具包 中，參考選用。.模板變更標(biāo)準(zhǔn)在文檔使用過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)

7、文檔模板或提交方式等有問(wèn)題，可以提交變更需求，由PMO進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由PMO修改并進(jìn)行發(fā)布應(yīng)用。模板變更流程部門(mén)經(jīng)理項(xiàng)目管理專(zhuān)員PMO*流程說(shuō)明:顧問(wèn)或項(xiàng)目經(jīng)理將變更需求提交給部門(mén)經(jīng)理審核；部門(mén)經(jīng)理匯總后提交PMO評(píng)審；項(xiàng)目管理專(zhuān)員根據(jù)需求修改標(biāo)準(zhǔn)模板，并發(fā)布應(yīng)用。.文檔發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目組成員根據(jù)文檔模板的格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)項(xiàng)目文檔內(nèi)容, 為了保證項(xiàng)目文檔質(zhì)量，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審，填寫(xiě)評(píng)審意見(jiàn)。關(guān)鍵技術(shù)方 案和里程碑文檔需要部門(mén)經(jīng)理和技術(shù)管理部參與會(huì)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的項(xiàng)目文檔才能正常 發(fā)布。文檔發(fā)布流程* 流程說(shuō)明：項(xiàng)目成員參考文檔模板格式制定項(xiàng)目文檔；項(xiàng)目經(jīng)理審核項(xiàng)目文

8、檔規(guī)范和質(zhì)量，記錄評(píng)審意見(jiàn)；關(guān)鍵技術(shù)文檔時(shí)，部門(mén)經(jīng)理和技術(shù)管理部需評(píng)審文檔質(zhì)量；評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，文檔正常發(fā)布至管理平臺(tái)。.文檔變更標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目組成員在執(zhí)行文檔變更流程時(shí)，需要維護(hù)文檔歷史版本，提交文檔至項(xiàng)目經(jīng) 理進(jìn)行審核。關(guān)鍵技術(shù)方案和里程碑文檔，需要部門(mén)經(jīng)理和技術(shù)管理部進(jìn)行會(huì)審，評(píng) 審?fù)ㄟ^(guò)后才能實(shí)施變更操作。文檔變更流程項(xiàng)目成員項(xiàng)目疑理前門(mén)曼理技術(shù)等理部中流程說(shuō)明：項(xiàng)目成員制定變更文檔，記錄文檔歷史版本信息；項(xiàng)目經(jīng)理審核項(xiàng)目文檔規(guī)范和質(zhì)量，記錄評(píng)審意見(jiàn)；關(guān)鍵技術(shù)文檔時(shí)，部門(mén)經(jīng)理和技術(shù)管理部需評(píng)審文檔質(zhì)量;評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，文檔正常變更至管理平臺(tái)。.文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目歸檔分為兩部分，項(xiàng)目生命周期中的重要文檔需

9、要參考經(jīng)營(yíng)管理部項(xiàng)目文檔實(shí) 施要求，對(duì)重要項(xiàng)目文檔加蓋公章，統(tǒng)一進(jìn)行紙質(zhì)文檔維護(hù)。紙質(zhì)文檔提交的同時(shí)，需 要保存版本一致的電子檔提供給經(jīng)營(yíng)管理部維護(hù)。技術(shù)管理部主要對(duì)項(xiàng)目過(guò)程文檔進(jìn)行 維護(hù)，包含項(xiàng)目全生命周期的文檔、需求分析、設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成、測(cè)試、評(píng)審和部署文 檔發(fā)布至統(tǒng)一項(xiàng)目文件管理平臺(tái)，形成公司核心競(jìng)爭(zhēng)力項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)。技術(shù)管理部制定的項(xiàng)目文檔歸檔流程如下圖：文檔歸檔流程項(xiàng)目經(jīng)理技術(shù)管理部部門(mén)經(jīng)理*流程說(shuō)明:項(xiàng)目經(jīng)理將經(jīng)客戶(hù)項(xiàng)目文檔原件提交至項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)；技術(shù)管理部對(duì)歸檔文檔進(jìn)行評(píng)審，部門(mén)經(jīng)理對(duì)文檔進(jìn)行會(huì)審;審核通過(guò)以后，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目文檔執(zhí)行存檔操作；項(xiàng)目存檔成功，文檔成功存儲(chǔ)至服務(wù)器。

10、.項(xiàng)目文檔范圍江河公司項(xiàng)目文檔管理范圍主要涉及三個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部和集團(tuán) 信息建設(shè)部。為了規(guī)范項(xiàng)目文檔交付要求，可以把各業(yè)務(wù)部門(mén)項(xiàng)目劃分為三類(lèi)，分別為 集成類(lèi)項(xiàng)目、運(yùn)維類(lèi)項(xiàng)目和研發(fā)類(lèi)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目有不同的階段實(shí)施流程、不同的輸出 文檔和資產(chǎn)數(shù)據(jù)。集成類(lèi)項(xiàng)目周期主要包含項(xiàng)目規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持五 個(gè)階段，開(kāi)發(fā)類(lèi)項(xiàng)目周期主要包含規(guī)劃、設(shè)計(jì)、編碼、上線(xiàn)和驗(yàn)收五個(gè)階段，各個(gè)階段 的工作任務(wù)不同，所涉及和需要提交的文檔也有所不同。集成類(lèi)文檔清單：序號(hào)階段文檔清單文件格式確認(rèn)方式1項(xiàng)目規(guī)劃項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要電子檔文檔已上傳項(xiàng)目組成員名單電子檔文檔已上傳風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃電子

11、檔文件已上傳測(cè)試計(jì)劃電子檔文件已上傳質(zhì)量保證計(jì)劃電子檔文件已上傳評(píng)審計(jì)劃電子檔文件已上傳項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)電子檔文檔已上傳2需求分析需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)電子檔文檔已上傳解決方案電子檔文檔已上傳3系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告電子檔文檔已上傳4系統(tǒng)切換上線(xiàn)切換報(bào)告電子檔文檔已上傳試運(yùn)行報(bào)告電子檔文檔已上傳5持續(xù)支持驗(yàn)收?qǐng)?bào)告電子檔文檔已上傳系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單電子檔文檔已上傳6其他項(xiàng)目艾更單電子檔文檔已上傳產(chǎn)品安裝確認(rèn)報(bào)告電子檔文檔已上傳重要階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要電子檔文檔已上傳運(yùn)維類(lèi)文檔清單:序號(hào)階段文檔清單文件格式確認(rèn)方式1項(xiàng)目規(guī)劃項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要電子檔文檔已上傳項(xiàng)目組成員名單電子檔文檔已上傳風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃電子檔文件已上

12、傳質(zhì)量保證計(jì)劃電子檔文件已上傳評(píng)審計(jì)劃電子檔文件已上傳項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)電子檔文檔已上傳2系統(tǒng)切換上線(xiàn)切換報(bào)告電子檔文檔已上傳試運(yùn)行報(bào)告電子檔文檔已上傳3持續(xù)支持驗(yàn)收?qǐng)?bào)告電子檔文檔已上傳系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單電子檔文檔已上傳4其他項(xiàng)目艾更單電子檔文檔已上傳重要階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要電子檔文檔已上傳開(kāi)發(fā)類(lèi)文檔清單:序號(hào)階段文檔清單文件格式確認(rèn)方式1項(xiàng)目規(guī)劃項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要電子檔文件已上傳項(xiàng)目組成員名單電子檔文件已上傳風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃電子檔文件已上傳測(cè)試計(jì)劃電子檔文件已上傳質(zhì)量保證計(jì)劃電子檔文件已上傳評(píng)審計(jì)劃電子檔文件已上傳項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)電子檔文件已上傳2需求分析項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃電子檔文件已上傳需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)電子檔文件已

13、上傳變更申請(qǐng)表電子檔文件已上傳3設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)電子檔文件已上傳數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)電子檔文件已上傳測(cè)試用例電子檔文件已上傳測(cè)試報(bào)告電子檔文件已上傳項(xiàng)目周報(bào)電子檔文件已上傳用戶(hù)操作手冊(cè)電子檔文件已上傳4編碼5上線(xiàn)系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告電子檔文件已上傳試運(yùn)行報(bào)告電子檔文件已上傳6驗(yàn)收驗(yàn)收?qǐng)?bào)告電子檔文件已上傳系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單電子檔文件已上傳7其他項(xiàng)目艾更單電子檔文件已上傳重要階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要電子檔文件已上傳手備注及說(shuō)明:項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)存儲(chǔ)的是項(xiàng)目過(guò)程文檔，技術(shù)方案和評(píng)審記錄數(shù)據(jù)，項(xiàng)目合同和驗(yàn)收文檔等由經(jīng)營(yíng)管理部統(tǒng)一保管；業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施并輸出項(xiàng)目文檔；項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，可根據(jù)評(píng)審情況適當(dāng)裁減。11.文

14、檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)【待實(shí)施】技術(shù)管理部設(shè)置項(xiàng)目文檔管理專(zhuān)員，定期(每個(gè)季度不少于一次)根據(jù)文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)項(xiàng)目文檔，并出具文檔審計(jì)報(bào)告，審計(jì)報(bào)告發(fā)：項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理、PMO經(jīng)理。文檔審計(jì)報(bào)告發(fā)出后，項(xiàng)目經(jīng)理有2周的整改時(shí)間，2周后PMC再組織審計(jì)，其作為階段審計(jì)結(jié)果，納入項(xiàng)目KPI考核，最終審計(jì)結(jié)果影響KPI。文檔審計(jì)流程項(xiàng)目經(jīng)理部門(mén)經(jīng)理PMO為了體現(xiàn)文檔審計(jì)的可操作性和標(biāo)準(zhǔn)性，本規(guī)范建立了審計(jì)評(píng)分規(guī)則，按照標(biāo)準(zhǔn)模板設(shè)置 Checklist點(diǎn)和對(duì)應(yīng)分值，對(duì)顧問(wèn)提交上來(lái)的文檔逐項(xiàng)進(jìn)行打分，從而判定文檔是否合格，打分結(jié)果納入項(xiàng)目KPI考核。文檔審計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)(滿(mǎn)分100分，不合格項(xiàng)扣分)文檔名稱(chēng)Check

15、list分值評(píng)價(jià)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分會(huì)議決議內(nèi)容：是否指定雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員名單；是否明確說(shuō)明項(xiàng)目范圍；項(xiàng)目計(jì)劃是否與客方確認(rèn)；關(guān)鍵階段驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間是否與客方確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分，不明確作為決議得0分。項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容： 是否有項(xiàng)目編碼和項(xiàng)目名稱(chēng)；是否有項(xiàng)目范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；是否有項(xiàng)目組織架構(gòu)和成員名單；是否有項(xiàng)目計(jì)劃；是否有人力投入計(jì)劃。8缺一項(xiàng)扣2分。項(xiàng)目組成員名單是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否明確雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)；是否包含姓名、項(xiàng)目角色、聯(lián)系方式；項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是否清晰；項(xiàng)目組

16、名單是否得到客戶(hù)確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分。需求分析報(bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有調(diào)研活動(dòng)總結(jié)；是否有業(yè)務(wù)流程描述；是否有需求分析； 是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分。解決方案是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分（集成類(lèi)）包含內(nèi)容：是否有解決方案概述； 是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否詳細(xì)、完整； 是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分。設(shè)計(jì)方案（研發(fā)類(lèi)）是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采用非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述； 是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否詳細(xì)、完整； 是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分。上線(xiàn)切換報(bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容：是否明確上線(xiàn)的模塊和范圍； 是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有判定上線(xiàn)的決議； 是否得到客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。8缺一項(xiàng)扣2分。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢查內(nèi)容： 是否明確驗(yàn)收的模塊和范圍； 是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有階段成果產(chǎn)出物；是否有明確表示項(xiàng)目終驗(yàn)；遺留問(wèn)題及處理方法。8缺一項(xiàng)扣1.5分。系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤記錄單無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢查內(nèi)容：是否填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)；是否填寫(xiě)提交時(shí)間；是否填寫(xiě)維護(hù)人員； 是否填寫(xiě)問(wèn)題類(lèi)型；是否填寫(xiě)問(wèn)題目前狀態(tài)。8缺一項(xiàng)扣2分。實(shí)施日志是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板3無(wú)得0分檢查內(nèi)容： 是否填寫(xiě)客戶(hù)名稱(chēng)；是否填寫(xiě)部門(mén)； 是否