項目文檔管理規(guī)范V1.0

1、類型:密級:文檔管理制度內(nèi)部資料項目文檔管理規(guī)范(V1.0)江西省水投江河信息技術(shù)有限公司2019年9月修訂狀況版本修訂章節(jié)名稱修訂內(nèi)容簡述修訂日期修訂人修訂前版本號批準人V1.0草稿2019.9.2萬志榮 I TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 目的 1 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 范圍 1 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 組織機構(gòu) 1 HYPERLINK l bookmark14 o Current Docum

2、ent 項目文檔管理平臺 2 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 模板發(fā)布標準 3 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 模板變更標準 4 HYPERLINK l bookmark28 o Current Document 文檔發(fā)布標準 5 HYPERLINK l bookmark30 o Current Document 文檔變更標準 6 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document 文檔歸檔標準 7 HYPERLINK l bookmark40 o Curre

3、nt Document 項目文檔范圍 8 HYPERLINK l bookmark44 o Current Document 文檔審計標準【待實施】 12江西省水投江河信息技術(shù)有限公司i.目的在項目生命周期中會形成很多文檔資料，包括工作文檔和技術(shù)文檔。這些文檔資料是未來進行系統(tǒng)維護、升級和提供運維服務(wù)所必須的，是項目管理中非常重要的一部分 工作。為加強項目過程中的風險控制，維護江河公司利益，特制訂本規(guī)范對項目各類文 檔進行規(guī)范管理。從法律角度來看，項目生命周期中產(chǎn)出的文檔代表了江河公司作為服務(wù)提供方按照 合同約定完成交付義務(wù)的標志，具有重要的證據(jù)作用；同時也代表了客戶方對江河公司 提供的服務(wù)的

4、接受和確認。.范圍此規(guī)范適用于公司內(nèi)所有業(yè)務(wù)部門項目文檔管理活動，業(yè)務(wù)部門包含研發(fā)中心、系 統(tǒng)集成部和集團信息建設(shè)部，各部門根據(jù)公司項目文檔管理規(guī)范執(zhí)行項目文檔管理操作。.組織機構(gòu)公司組織主要分為職能部門和業(yè)務(wù)部門兩類，為了規(guī)范業(yè)務(wù)部門項目文檔管理流程,統(tǒng)一存儲和管理項目交付成果提升公司核心競爭力。技術(shù)管理部建設(shè)和維護項目文檔管 理平臺，對研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部和集團建設(shè)部項目文檔進行統(tǒng)一存儲、管理和維護。江西省水投江河信息技術(shù)有限公司 副總經(jīng)理總經(jīng)理助理市場商務(wù)部系統(tǒng)集成部對外合作經(jīng)營管理部人力資源部行政辦公綜合行政部紀檢監(jiān)察監(jiān)審技術(shù)管理部黨群工作rTM工程運維 團信息建設(shè)部-系統(tǒng)方案 KKf

5、 TM 孵化中心 研發(fā)中心一 三硬件開發(fā) 軟件開發(fā).項目文檔管理平臺項目文檔管理平臺由技術(shù)管理部統(tǒng)一建設(shè)和維護，對項目文檔進行集中式存儲、管 理與備份，文檔管理平臺提供以下核心服務(wù)能力:* 功能說明：文檔存儲：平臺可以支持業(yè)務(wù)部門海量項目文檔的存儲能力，保證文檔安全傳輸與下載；文檔備份：平臺可以自動進行系統(tǒng)備份，避免服務(wù)器硬件故障造成數(shù)據(jù)丟失,數(shù)據(jù)完整性和一致性遭受破壞；權(quán)限管理：平臺提供靈活的權(quán)限配置能力、可以區(qū)分部門管理、項目管理和普通成員不同角色身份進行靈活的權(quán)限配置與功能授權(quán)；文件檢索：為了方便數(shù)據(jù)查詢和知識共享，平臺需提供全文檢索能力，方便用戶快速查找和檢索項目經(jīng)驗文檔。5.模板發(fā)布

6、標準為了規(guī)范項目文檔模板的格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫標準等，江河公司技術(shù)管理部參考ISO 9000和CMMI 3軟件開發(fā)和實施方法論，整理了項目各階段需要提交的文檔 名稱和模板，通過評審后進行發(fā)布，所有項目在實施時均須使用標準模板。模板發(fā)布流程項目管理專員PMO部門經(jīng)理制定標準模:板審核會有發(fā)布應(yīng)用7 流程說明：項目管理專員參考公司實施方法論和開發(fā)方法論制定文檔模板；PMO對文檔進行評審，部門經(jīng)理對文檔進行會審；審核通過后，項目管理專員通過svn上傳至配置管理數(shù)據(jù)庫。注：PMO為項目管理辦公室，在公司主要由技術(shù)管理部負責，文檔模板見實施工具包 中，參考選用。.模板變更標準在文檔使用過程中，如果發(fā)現(xiàn)

7、文檔模板或提交方式等有問題，可以提交變更需求，由PMO進行評審，評審?fù)ㄟ^后，由PMO修改并進行發(fā)布應(yīng)用。模板變更流程部門經(jīng)理項目管理專員PMO*流程說明:顧問或項目經(jīng)理將變更需求提交給部門經(jīng)理審核；部門經(jīng)理匯總后提交PMO評審；項目管理專員根據(jù)需求修改標準模板，并發(fā)布應(yīng)用。.文檔發(fā)布標準項目組成員根據(jù)文檔模板的格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫標準，填寫項目文檔內(nèi)容, 為了保證項目文檔質(zhì)量，項目經(jīng)理需要對文檔進行評審，填寫評審意見。關(guān)鍵技術(shù)方 案和里程碑文檔需要部門經(jīng)理和技術(shù)管理部參與會審，評審?fù)ㄟ^的項目文檔才能正常 發(fā)布。文檔發(fā)布流程* 流程說明：項目成員參考文檔模板格式制定項目文檔；項目經(jīng)理審核項目文

8、檔規(guī)范和質(zhì)量，記錄評審意見；關(guān)鍵技術(shù)文檔時，部門經(jīng)理和技術(shù)管理部需評審文檔質(zhì)量；評審?fù)ㄟ^后，文檔正常發(fā)布至管理平臺。.文檔變更標準項目組成員在執(zhí)行文檔變更流程時，需要維護文檔歷史版本，提交文檔至項目經(jīng) 理進行審核。關(guān)鍵技術(shù)方案和里程碑文檔，需要部門經(jīng)理和技術(shù)管理部進行會審，評 審?fù)ㄟ^后才能實施變更操作。文檔變更流程項目成員項目疑理前門曼理技術(shù)等理部中流程說明：項目成員制定變更文檔，記錄文檔歷史版本信息；項目經(jīng)理審核項目文檔規(guī)范和質(zhì)量，記錄評審意見；關(guān)鍵技術(shù)文檔時，部門經(jīng)理和技術(shù)管理部需評審文檔質(zhì)量;評審?fù)ㄟ^后，文檔正常變更至管理平臺。.文檔歸檔標準項目歸檔分為兩部分，項目生命周期中的重要文檔需

9、要參考經(jīng)營管理部項目文檔實 施要求，對重要項目文檔加蓋公章，統(tǒng)一進行紙質(zhì)文檔維護。紙質(zhì)文檔提交的同時，需 要保存版本一致的電子檔提供給經(jīng)營管理部維護。技術(shù)管理部主要對項目過程文檔進行 維護，包含項目全生命周期的文檔、需求分析、設(shè)計、系統(tǒng)集成、測試、評審和部署文 檔發(fā)布至統(tǒng)一項目文件管理平臺，形成公司核心競爭力項目知識庫。技術(shù)管理部制定的項目文檔歸檔流程如下圖：文檔歸檔流程項目經(jīng)理技術(shù)管理部部門經(jīng)理*流程說明:項目經(jīng)理將經(jīng)客戶項目文檔原件提交至項目文檔管理平臺；技術(shù)管理部對歸檔文檔進行評審，部門經(jīng)理對文檔進行會審;審核通過以后，項目經(jīng)理對項目文檔執(zhí)行存檔操作；項目存檔成功，文檔成功存儲至服務(wù)器。

10、.項目文檔范圍江河公司項目文檔管理范圍主要涉及三個業(yè)務(wù)部門，研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部和集團 信息建設(shè)部。為了規(guī)范項目文檔交付要求，可以把各業(yè)務(wù)部門項目劃分為三類，分別為 集成類項目、運維類項目和研發(fā)類項目，每個項目有不同的階段實施流程、不同的輸出 文檔和資產(chǎn)數(shù)據(jù)。集成類項目周期主要包含項目規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)切換和持續(xù)支持五 個階段，開發(fā)類項目周期主要包含規(guī)劃、設(shè)計、編碼、上線和驗收五個階段，各個階段 的工作任務(wù)不同，所涉及和需要提交的文檔也有所不同。集成類文檔清單：序號階段文檔清單文件格式確認方式1項目規(guī)劃項目啟動會會議紀要電子檔文檔已上傳項目組成員名單電子檔文檔已上傳風險管理計劃電子

11、檔文件已上傳測試計劃電子檔文件已上傳質(zhì)量保證計劃電子檔文件已上傳評審計劃電子檔文件已上傳項目計劃書電子檔文檔已上傳2需求分析需求規(guī)格說明書電子檔文檔已上傳解決方案電子檔文檔已上傳3系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)測試報告電子檔文檔已上傳4系統(tǒng)切換上線切換報告電子檔文檔已上傳試運行報告電子檔文檔已上傳5持續(xù)支持驗收報告電子檔文檔已上傳系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單電子檔文檔已上傳6其他項目艾更單電子檔文檔已上傳產(chǎn)品安裝確認報告電子檔文檔已上傳重要階段會議會議紀要電子檔文檔已上傳運維類文檔清單:序號階段文檔清單文件格式確認方式1項目規(guī)劃項目啟動會會議紀要電子檔文檔已上傳項目組成員名單電子檔文檔已上傳風險管理計劃電子檔文件已上

12、傳質(zhì)量保證計劃電子檔文件已上傳評審計劃電子檔文件已上傳項目計劃書電子檔文檔已上傳2系統(tǒng)切換上線切換報告電子檔文檔已上傳試運行報告電子檔文檔已上傳3持續(xù)支持驗收報告電子檔文檔已上傳系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單電子檔文檔已上傳4其他項目艾更單電子檔文檔已上傳重要階段會議會議紀要電子檔文檔已上傳開發(fā)類文檔清單:序號階段文檔清單文件格式確認方式1項目規(guī)劃項目啟動會會議紀要電子檔文件已上傳項目組成員名單電子檔文件已上傳風險管理計劃電子檔文件已上傳測試計劃電子檔文件已上傳質(zhì)量保證計劃電子檔文件已上傳評審計劃電子檔文件已上傳項目計劃書電子檔文件已上傳2需求分析項目進度計劃電子檔文件已上傳需求規(guī)格說明書電子檔文件已

13、上傳變更申請表電子檔文件已上傳3設(shè)計設(shè)計說明書電子檔文件已上傳數(shù)據(jù)庫設(shè)計電子檔文件已上傳測試用例電子檔文件已上傳測試報告電子檔文件已上傳項目周報電子檔文件已上傳用戶操作手冊電子檔文件已上傳4編碼5上線系統(tǒng)測試報告電子檔文件已上傳試運行報告電子檔文件已上傳6驗收驗收報告電子檔文件已上傳系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單電子檔文件已上傳7其他項目艾更單電子檔文件已上傳重要階段會議會議紀要電子檔文件已上傳手備注及說明:項目文檔管理平臺存儲的是項目過程文檔，技術(shù)方案和評審記錄數(shù)據(jù)，項目合同和驗收文檔等由經(jīng)營管理部統(tǒng)一保管；業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目類型進行項目實施并輸出項目文檔；項目立項時，可根據(jù)評審情況適當裁減。11.文

14、檔審計標準【待實施】技術(shù)管理部設(shè)置項目文檔管理專員，定期(每個季度不少于一次)根據(jù)文檔審計標準審計項目文檔，并出具文檔審計報告，審計報告發(fā)：項目經(jīng)理、部門經(jīng)理、PMO經(jīng)理。文檔審計報告發(fā)出后，項目經(jīng)理有2周的整改時間，2周后PMC再組織審計，其作為階段審計結(jié)果，納入項目KPI考核，最終審計結(jié)果影響KPI。文檔審計流程項目經(jīng)理部門經(jīng)理PMO為了體現(xiàn)文檔審計的可操作性和標準性，本規(guī)范建立了審計評分規(guī)則，按照標準模板設(shè)置 Checklist點和對應(yīng)分值，對顧問提交上來的文檔逐項進行打分，從而判定文檔是否合格，打分結(jié)果納入項目KPI考核。文檔審計評分標準(滿分100分，不合格項扣分)文檔名稱Check

15、list分值評價項目啟動會會議紀要是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分會議決議內(nèi)容：是否指定雙方項目經(jīng)理和項目組成員名單；是否明確說明項目范圍；項目計劃是否與客方確認；關(guān)鍵階段驗收標準和時間是否與客方確認。8缺一項扣2分，不明確作為決議得0分。項目計劃書無是否使用PMO標準模板2無得0分包含內(nèi)容： 是否有項目編碼和項目名稱；是否有項目范圍和驗收標準；是否有項目組織架構(gòu)和成員名單；是否有項目計劃；是否有人力投入計劃。8缺一項扣2分。項目組成員名單是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否明確雙方項目經(jīng)理和項目總監(jiān)；是否包含姓名、項目角色、聯(lián)系方式；項目組織結(jié)構(gòu)是否清晰；項目組

16、名單是否得到客戶確認。8缺一項扣2分。需求分析報告是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否有調(diào)研活動總結(jié)；是否有業(yè)務(wù)流程描述；是否有需求分析； 是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。8缺一項扣2分。解決方案是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分（集成類）包含內(nèi)容：是否有解決方案概述； 是否明確方案目標和范圍；方案是否詳細、完整； 是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。8缺一項扣2分。設(shè)計方案（研發(fā)類）是否使用PMO標準模板2采用非標模板得0分包含內(nèi)容：是否有解決方案概述； 是否明確方案目標和范圍；方案是否詳細、完整； 是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。8缺一項扣2分。上線切換報告是否使用PMO標準模板2無得0分包含內(nèi)容：是否明確上線的模塊和范圍； 是否有實施過程回顧；是否有判定上線的決議； 是否得到客戶方項目經(jīng)理確認。8缺一項扣2分。驗收報告是否使用PMO標準模板2無得0分檢查內(nèi)容： 是否明確驗收的模塊和范圍； 是否有實施過程回顧；是否有階段成果產(chǎn)出物；是否有明確表示項目終驗；遺留問題及處理方法。8缺一項扣1.5分。系統(tǒng)運行問題跟蹤記錄單無是否使用PMO標準模板2無得0分檢查內(nèi)容：是否填寫項目名稱；是否填寫提交時間；是否填寫維護人員； 是否填寫問題類型；是否填寫問題目前狀態(tài)。8缺一項扣2分。實施日志是否使用PMO標準模板3無得0分檢查內(nèi)容： 是否填寫客戶名稱；是否填寫部門； 是否