會計電算化賬套操作

1、 會計賬套操作 20111一、概述系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括一下幾個方面：1.賬套管理。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。2.年度賬管理。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。3.操作員及其權(quán)限管理。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限等。2二、啟動和注冊系統(tǒng)管理(一)啟動和注冊系統(tǒng)管理系統(tǒng)允許以兩種身份進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份;二是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理員負責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進入后，可以進行賬套的建

2、立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負責(zé)所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。3(二)設(shè)置操作員設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。1.增加操作員增加操作員時，必須指定操作員編號、姓名、定義并確認操作員口令。(1)操作員編號(ID)：用來標識所設(shè)置的操作員，操作員編號必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù);(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統(tǒng)時的用戶名，內(nèi)容不能為空;(3)部門：即操作員所屬部門，部門內(nèi)容可以不填;(4)口令：即操作員登錄系統(tǒng)時使用的

3、口令。2.修改或刪除操作員設(shè)置的操作員一旦登錄過系統(tǒng)，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對未啟用的操作員進行，另外還可以設(shè)置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無效)狀態(tài)。例題：以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理時，不能進行的操作是( )。(單選)A.建立賬套 B.修改賬套 C.年度賬清空 D.年度賬引入4三、建立賬套建立賬套，就是指使用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套帳簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。(一)設(shè)置賬套信息1.賬套號：用來輸

4、入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。4.啟用會計期：新設(shè)置賬套被啟用的時間。5.會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)帳日期。(二)設(shè)置單位信息單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。5 (三)確定核算類型用于記錄本單位的基本核算信息，包括：1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸

5、入。4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩張類型，必須選擇輸入。5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。(四)確定分類信息。如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，通常對它們進行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時再進行設(shè)置。6 (五)確定編碼方案編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精

6、度數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。(七)系統(tǒng)啟用在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。例題：賬套號是區(qū)別不同賬套的唯一標識。( )(判斷)答案：。賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。7四、設(shè)置操作員權(quán)限操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設(shè)置。兩者權(quán)限有所區(qū)別。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。提示：1

7、.一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。2.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除?！揪毩?xí)題】1、 賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時也有類似手工的建賬工作，這就是(D)。A. 設(shè)置會計科目 B.設(shè)置帳套 C.設(shè)置憑證類別 D.系統(tǒng)初始設(shè)置2、 賬務(wù)系統(tǒng)中帳套號設(shè)置的最重要要求是(B)。A. 只能用兩位數(shù)字 B.賬套號不能重復(fù) C.只能用兩位字符 D.可以任意設(shè)置3、 賬務(wù)系統(tǒng)中，建成后，(B)參數(shù)可以修改。A.啟用日期 B.單位名稱 C.編碼規(guī)則 D.采用的會計制度日期 4、某賬套的科目編碼規(guī)則是322

8、2，下列代碼中不是正確的科目代碼的是（C）。A、521B、52112C、D、52124268第二節(jié) 系統(tǒng)初始化 【學(xué)習(xí)目的與要求】通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求掌握在會計軟件初始化過程中設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別以及輸入期初余額的方法?！緝?nèi)容講解】一、概述系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉(zhuǎn)變成專用會計軟件，并將手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務(wù)軟件的基礎(chǔ)?？傎~系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。9二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案(一)設(shè)置部門檔案部門檔案設(shè)置是設(shè)置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。

9、掌握操作步驟。(二)設(shè)置職員檔案職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。(三)設(shè)置客戶檔案如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。 10二、設(shè)置會計科目 （一）增加會計科目 （二）修改和刪除會計科目修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自上而下”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下一級科

10、目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級科目?？颇恳唤?jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設(shè)下級科目。(三)指定會計科目指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。11四、設(shè)置憑證類別通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：1. 記賬憑證2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證5. 自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制

11、，本系統(tǒng)提供五種限制類型：1. 借方必有2. 貸方必有3. 憑證必有4. 憑證必?zé)o5. 無限制12五、輸入期初余額期初余額錄入是將手工資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負號。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入，輔助核算科目期初余額錄入。(一)總賬期初余額錄入。對于沒有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入起初余額。(二)輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對應(yīng)，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是

12、說不能直接輸入總賬期初數(shù)。(三)試算平衡期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。13第三節(jié) 填制憑證在實際工作中，可直接在計算機上根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項內(nèi)容。填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。1.增加憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分;二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容。(1)憑證頭內(nèi)容憑證類別憑證編號制單日期附單據(jù)數(shù)提示： 采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于等于

13、啟用日期，但不能超過業(yè)務(wù)日期; 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。14(2)憑證正文內(nèi)容摘要科目輔助信息金額提示： 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空; 科目編碼必須是末級的科目編碼; 金額不能為零，紅字以“-”表示; 可按“=”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標位置; 不能確定的輔助核算信息可不輸入。152.修改憑證在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需要修改的地方進行修改即可?？梢孕薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。3.刪除憑證(1)作廢/恢復(fù)憑證當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。

14、方法是：找到要作廢的憑證，執(zhí)行“制單作廢/恢復(fù)”命令。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。(2)整理憑證憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。4.查詢憑證用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當(dāng)前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。例題：1.憑證保存后，( )是可以修改的。(多選)A.制單日期 B.摘要 C.憑證編號 D.金額答案：ABD。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。2.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬憑證的編號不應(yīng)(D)。A.由計算機自動編號 B.編號必須連接 C.如果分類，應(yīng)分類編號 D.重號或漏號3. 賬務(wù)處理系統(tǒng)中可以不提供記賬憑證的查詢功能。(X

15、).16二、審核憑證審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。提示： 審核人必須有審核權(quán); 作廢憑證不能被審核，也不能被標錯; 審核人和制單人不能是同一個人; 憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以修改或刪除。具體操作： 更換操作員 審核憑證例題：賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬憑證審核是由(A)對已輸入計算機的憑證進行審核的。A.專人 B.任意人 C.憑證輸入員 D.會計主管17三、記賬記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地進行到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)

16、審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。提示： 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬; 上月未記賬，本月不能記賬; 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍; 記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。具體操作：記賬。例題：1.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證的無痕跡修改應(yīng)當(dāng)在(C)之前進行。A.結(jié)賬 B.審核 C.記賬 D.打印2.在執(zhí)行憑證登賬功能時，一旦給定了登賬條件，機器就將該范圍內(nèi)的所有憑證自動進行登

17、賬處理。( )(判斷)答案：。未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。3.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，賬簿中的數(shù)據(jù)(A)。A.不可以修改或刪除 B.可以刪除 C.可以增加 D.可以修改4.賬務(wù)處理系統(tǒng)中，(D)后憑證可以記賬。A.查詢 B.修改 C.輸入 D.審核18四、賬簿管理企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。1.基本會計核算賬簿管理基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。(1)總賬的查詢及打印總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且可以查詢所有

18、二至六級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。(2)明細賬的查詢及打印。明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中包含未記賬憑證。(3)日記賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和打印。2.各種輔助核算賬簿管理輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。19【練習(xí)題】1、 計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中，同類憑證要求按(B)從1開始連續(xù)編號。A. 年 B.月 C.季 D.半年2、 計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一般采用(A)記賬方法。A.

19、 復(fù)式記賬 B.雙式記賬 C.單式記賬 D.三欄賬3、 賬務(wù)處理系統(tǒng)中，經(jīng)過審核但還沒有記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯誤應(yīng)該(B)。A. 直接進行修改 B.取消審核后修改 C.不能修改 D.用紅字沖銷法修改4、賬務(wù)處理系統(tǒng)中，實現(xiàn)登日記賬功能時，可按照用戶設(shè)定的日記賬簿格式，按(C)的先后順序逐筆登錄其經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。A.金額 B.借貸 C.日期 D.經(jīng)辦人5、在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只要有憑證審核權(quán)，就可以審核(C)。A.自己輸入的憑證 B.任何人輸入的憑證C.自己以外的其他人輸入的憑證 D.未審核的憑證6、賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證處理時賬務(wù)處理日常核算的基本功能，包括憑證的編輯錄入、修改、審核、匯總、打印等

20、內(nèi)容。()7、賬務(wù)處理系統(tǒng)中，各種賬簿的數(shù)據(jù)信息不能直接修改，但可以查詢和打印。()8、賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證錄入后不一定經(jīng)過審核才能進行正式匯總。()20第四節(jié) 期末處理一、銀行對賬由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和入賬時間不一致，企業(yè)和銀行之間經(jīng)常會出現(xiàn)“未達賬項”，為了能夠準確掌握銀行存款的實際余額企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容。在計算機總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目在科目設(shè)置時應(yīng)定義為“銀行賬”輔助賬類的科目性質(zhì)。21 1.輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)銀行對賬有個啟用日期，該啟用日期應(yīng)當(dāng)是使用銀行對賬功能前最后一次手工賬的截止日期。用戶應(yīng)在此錄入最后一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達項。提示：第一次使用銀行對賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對賬